Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip.
3. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang Kearsipan yang berkedudukan di ibu kota negara.
4. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
5. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
8. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.
9. Arsip Terjaga adalah Arsip yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
10. Arsip Elektronik adalah Arsip yang diciptakan, dibuat, dan diterima dalam format elektronik atau Arsip hasil alih media.
11. Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan Arsip Vital pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah musibah.
12. Pengelolaan Arsip Terjaga adalah kegiatan identifikasi, pemberkasan, pelaporan, dan penyerahan Arsip Terjaga yang dilaksanakan oleh pencipta Arsip.
13. Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas Arsip.
14. Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
15. Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya.
16. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada ANRI.
17. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi mengenai penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman Penyusutan Arsip dan penyelamatan Arsip.
18. Berkas adalah himpunan Arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan
kegiatan dan memiliki kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah.
19. Indeks adalah tanda pengenal Arsip atau judul Berkas Arsip (kata tangkap) yang berfungsi untuk membedakan antara Berkas yang satu dengan Berkas yang lain dan sebagai sarana bantu untuk memudahkan penemuan kembali Arsip.
20. Sentral Arsip Aktif (Central File) adalah tempat penyimpanan Arsip Aktif yang dirancang untuk penyimpanan Arsip secara efisien, efektif, dan aman.
21. Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya Arsip yang memiliki hubungan antara Arsip yang satu dengan Arsip yang lain atau yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan Arsip yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah.
22. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis.
23. Unit Kearsipan adalah unit kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan Kearsipan.
24. Unit Kearsipan I adalah Sekretariat Jenderal Kementerian Perindustrian.
25. Unit Kearsipan II adalah unit kerja pimpinan tinggi pratama yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan Kearsipan pada setiap unit kerja pimpinan tinggi madya termasuk unit pelaksana teknis berbentuk balai besar.
26. Unit Kearsipan III adalah unit pelaksana teknis di lingkungan Kementerian yang berbentuk balai, perguruan tinggi, dan sekolah menengah kejuruan.
27. Unit Pengolah adalah unit kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
28. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai tugas, fungsi, dan tanggung jawab melaksanakan tugas Kearsipan.
29. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
30. Pengamanan Arsip adalah program perlindungan fisik dan informasi Arsip berdasarkan klasifikasi keamanannya.
31. Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian prinsip, kaidah, dan standar Kearsipan dengan penyelenggaraan Kearsipan.
32. Audit Kearsipan adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif, dan profesional berdasarkan standar Kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan penyelenggaraan Kearsipan.
33. Laporan Audit Kearsipan Internal yang selanjutnya disingkat LAKI adalah laporan yang disusun oleh pimpinan Pencipta Arsip berdasarkan hasil audit sistem Kearsipan internal dan/atau laporan hasil audit pengelolaan Arsip Aktif yang dilaksanakan di lingkungannya.
34. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu Berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis, atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
35. Alih Media Arsip adalah kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan Akses Arsip.
36. Pengelolaan Arsip Elektronik yang selanjutnya disingkat PAE adalah proses pengendalian Arsip Elektronik secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi pembuatan, penerimaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, Alih Media, penyusutan, akuisisi, deskripsi, pengolahan, preservasi, akses, dan pemanfaatan.
37. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perindustrian.
38. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perindustrian.
(1) Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 huruf a terdiri atas:
a. Unit Kearsipan I;
b. Unit Kearsipan II; dan
c. Unit Kearsipan III.
(2) Unit Kearsipan I sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a mempunyai tugas:
a. melakukan penataan sistem Kearsipan;
b. pengembangan teknologi Kearsipan;
c. melakukan penilaian usul musnah dan usul serah Arsip serta mengajukan usul musnah Arsip dan usul serah Arsip kepada ANRI sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. menyajikan Arsip menjadi informasi dalam kerangka sistem Kearsipan nasional dan sistem informasi Kearsipan nasional;
e. koordinasi dan sikronisasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi Kearsipan antara Unit Kearsipan dan Unit Pengolah;
f. menyerahkan Arsip Statis Kementerian ke ANRI;
g. melaporkan salinan Arsip Terjaga ke ANRI;
h. melakukan pembinaan Kearsipan di lingkungan Kementerian; dan
i. melakukan pengawasan Kearsipan di lingkungan Kementerian.
(3) Unit Kearsipan II sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b mempunyai tugas:
a. menerima, mengolah, menyimpan, melakukan penyusutan, melakukan pemeliharaan, dan menyajikan informasi Arsip Inaktif;
b. analisis nilai guna atau penilaian Arsip;
c. penyelamatan dan Pengamanan Arsip Vital dan Arsip Terjaga;
d. mengolah dan menyajikan Arsip Inaktif menjadi informasi;
e. melakukan kegiatan Penyusutan Arsip;
f. mengajukan penilaian usul musnah dan usul serah Arsip dari Unit Pengolah yang menjadi kewenangannya kepada Unit Kearsipan I;
g. menerima laporan keberadaan Arsip Terjaga dari Unit Pengolah yang menjadi kewenangannya serta melaporkan ke Unit Kearsipan I;
h. melakukan pemusnahan Arsip yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan;
i. melakukan pembinaan internal dalam pengelolaan Arsip di lingkungannya; dan
j. melakukan pengawasan Kearsipan pada Unit Pengolah yang menjadi kewenangannya.
(4) Unit Kearsipan III sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c mempunyai tugas:
a. menerima, mengolah, menyimpan, melakukan penyusutan, melakukan pemeliharaan, dan menyajikan informasi Arsip Inaktif;
b. analisis nilai guna atau penilaian Arsip;
c. penyelamatan dan Pengamanan Arsip Vital dan Arsip Terjaga;
d. mengolah dan menyajikan Arsip Inaktif menjadi informasi;
e. melakukan kegiatan Penyusutan Arsip;
f. mengajukan penilaian usul musnah dan usul serah Arsip dari Unit Pengolah yang menjadi kewenangannya kepada Unit Kearsipan I;
g. menerima laporan keberadaan Arsip Terjaga dari Unit Pengolah lingkup unit pelaksana teknis yang bersangkutan serta melaporkan ke Unit Kearsipan I;
h. melakukan pemusnahan Arsip yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan; dan
i. melakukan pengawasan Kearsipan pada Unit Pengolah yang menjadi kewenangannya.