PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
(1) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b dilakukan terhadap Arsip Vital, Arsip Aktif, dan Arsip Inaktif.
(2) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip media rekam kertas dan Arsip Media Rekam Elektronik.
(3) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan:
a. penciptaan Arsip;
b. penggunaan Arsip;
c. Pemeliharaan Arsip; dan
d. Penyusutan Arsip.
(4) Terhadap pengelolaan Arsip Media Rekam Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala BPS
MENETAPKAN kebijakan pengelolaan arsip media rekam elektronik.
Pedoman pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.
(1) Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (3) huruf a meliputi:
a. pembuatan Arsip; dan
b. penerimaan Arsip.
(2) Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan:
a. tata naskah dinas;
b. klasifikasi Arsip; dan
c. sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip.
(1) Pembuatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a harus diregistrasi.
(2) Arsip yang telah diregistrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat, tepat, lengkap, dan aman.
(1) Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf b dianggap sah setelah diterima oleh pihak yang berhak menerima.
(2) Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus diregistrasi oleh pihak yang menerima.
(3) Arsip yang telah diregistrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) didistribusikan kepada Unit Pengolah untuk dilakukan tindakan pengendalian.
Pembuatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 dan Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 dilakukan secara manual dan/atau elektronik melalui sistem pemerintahan berbasis elektronik bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Kegiatan registrasi dalam pembuatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1) dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) harus didokumentasikan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.
(2) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab atas autentisitas Arsip yang diciptakan.
Kegiatan distribusi dalam pembuatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (3) dilakukan dengan ketentuan:
a. Arsip dinyatakan lengkap;
b. dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap, dan aman;
c. pengendalian Arsip dengan menggunakan lembar surat pengantar; dan
d. sesuai dengan disposisi pimpinan.
(1) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (3) huruf b dilaksanakan dengan memperhatikan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis.
(2) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diperuntukkan bagi kepentingan pemerintahan dan kepentingan masyarakat.
(3) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan oleh:
a. Unit Kearsipan yang bertanggung jawab atas ketersediaan, pengolahan, dan penyajian Arsip Inaktif untuk kepentingan penggunaan di lingkungan BPS dan kepentingan masyarakat; dan
b. Unit Pengolah yang bertanggung jawab atas ketersediaan, pengolahan, dan penyajian Arsip Vital dan Arsip Aktif.
(4) Penggunaan Arsip dilakukan melalui kegiatan peminjaman dan penggandaan Arsip.
(5) Ketentuan mengenai peminjaman dan penggandaan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.
(1) Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (3) huruf c bertujuan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip.
(2) Pemeliharaan Arsip Dinamis meliputi pemeliharaan Arsip Aktif, Arsip Inaktif, dan Arsip Vital.
(3) Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan melalui kegiatan:
a. pemberkasan arsip aktif;
b. penataan arsip inaktif;
c. penyimpanan arsip; dan
d. alih media arsip.
(1) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (2) menjadi tanggung jawab Unit Pengolah.
(2) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan Pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif.
(3) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai dengan standar Kearsipan.
(4) Dalam melaksanakan pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Unit Pengolah dapat membentuk sentral Arsip Aktif (central file).
(1) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (3) huruf a dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima untuk menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip Aktif.
(2) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan klasifikasi Arsip.
(3) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan melalui prosedur:
a. pemeriksaan;
b. penentuan indeks;
c. penentuan kode;
d. tunjuk silang apabila diperlukan;
e. pelabelan;
f. pembuatan daftar Arsip Aktif; dan
g. memasukan data Arsip Aktif ke dalam daftar Berkas dan daftar isi Berkas.
(1) Penyimpanan Arsip Aktif dilakukan terhadap Arsip yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Aktif.
(2) Penyimpanan Arsip Aktif menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai standar.
(1) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (2) menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan sesuai dengan kewenangannya.
(2) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif.
(3) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai dengan standar Kearsipan.
(4) Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berasal dari Unit Pengolah yang telah melewati retensi aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA.
Dalam melaksanakan Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16, Unit Kearsipan sesuai dengan kewenangannya menyediakan pusat Arsip Inaktif (records center).
(1) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (3) huruf b dilakukan berdasarkan asas asal- usul dan asas aturan asli.
(2) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilaksanakan melalui kegiatan:
a. pengaturan fisik Arsip;
b. pengolahan informasi Arsip; dan
c. penyusunan daftar Arsip Inaktif.
(1) Penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan terhadap Arsip yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Inaktif.
(2) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip selama jangka waktu penyimpanan Arsip berdasarkan JRA.
(1) Pemeliharaan Arsip Vital dilaksanakan berdasarkan Program Arsip Vital.
(2) Pemeliharaan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Unit Pengolah.
(3) Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
a. identifikasi;
b. pelindungan dan pengamanan; dan
c. penyelamatan dan pemulihan.
Identifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (3) huruf a dilakukan melalui:
a. analisis organisasi;
b. pendataan;
c. pengolahan hasil pendataan; dan
d. penentuan Arsip Vital.
(1) Pelindungan dan pengamanan sebagaimana dimaksud dalam pasal 20 ayat (3) huruf b meliputi:
a. metode pelindungan;
b. pengamanan fisik; dan
c. pengamanan informasi.
(2) Metode pelindungan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi:
a. duplikasi;
b. pemencaran; dan
c. penggunaan peralatan khusus (vaulting).
(3) Pengamaman fisik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan melalui kegiatan penyimpanan.
(4) Penyimpanan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan pada tempat khusus yang dapat mencegah atau menghambat unsur perusak fisik Arsip dan sekaligus mencegah pencurian informasi.
(5) Lokasi penyimpanan Arsip Vital dapat dilakukan secara:
a. on site; atau
b. off site.
(6) Penyimpanan Arsip Vital on site sebagaimana dimaksud pada ayat (5) huruf a berupa kegiatan penyimpanan Arsip Vital yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan Pencipta Arsip.
(7) Penyimpanan Arsip Vital off site sebagaimana dimaksud pada ayat (5) huruf b berupa kegiatan penyimpanan Arsip Vital yang ditempatkan di luar lingkungan gedung perkantoran Pencipta Arsip.
(1) Penyelamatan dan pemulihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (3) huruf c terdiri atas:
a. penyelamatan; dan
b. pemulihan.
(2) Penyelamatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a terdiri atas:
a. evakuasi;
b. identifikasi jenis Arsip; dan
c. pemulihan kondisi.
(3) Pemulihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b terdiri atas:
a. stabilisasi dan perlindungan Arsip yang dievakuasi;
b. penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan;
c. pelaksanaan penyelamatan;
d. prosedur penyimpanan kembali; dan
e. evaluasi.
(1) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (3) huruf d dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan prasarana dan sarana yang sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
(3) Prasarana dan sarana Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus memenuhi ketentuan:
a. dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan;
b. dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan, dan keteraksesan informasi elektronik dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
c. beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
d. dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
dan
e. memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kejelasan dan akuntabilitas prosedur atau petunjuk.
(1) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 dilaksanakan oleh Unit Pengolah atau Unit Kearsipan.
(2) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi Arsip dan nilai informasi.
(3) Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(4) Kondisi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri atas:
a. Arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik;
b. Arsip Elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui menjadi versi baru; atau
c. informasi yang terdapat dalam media lain dan media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi.
(5) Nilai informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang diutamakan untuk dilakukan alih media Arsip terdiri atas:
a. informasi yang berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keterbukaan informasi publik harus diumumkan secara terbuka;
dan
b. Arsip yang berketerangan permanen dalam JRA.
(1) Unit Pengolah atau Unit Kearsipan dalam melaksanakan alih media Arsip harus membuat berita acara yang disertai dengan daftar Arsip yang dilakukan alih media Arsip.
(2) Berita acara alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat:
b. waktu pelaksanaan;
c. tempat pelaksanaan;
d. jenis media;
e. jumlah Arsip;
f. keterangan proses alih media yang dilakukan;
g. pelaksana; dan
h. penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan.
(3) Daftar Arsip yang dilakukan alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat:
a. Pencipta Arsip;
b. Unit Pengolah;
c. jenis Arsip;
d. nomor Berkas;
e. uraian informasi Arsip;
f. media awal;
g. media akhir;
h. alat;
i. waktu;
j. jumlah; dan
k. keterangan.
(1) Pimpinan Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan melakukan autentikasi terhadap Arsip yang telah dilakukan alih media Arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan Arsip hasil alih media Arsip.
(2) Tanda tertentu yang dilekatkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan dengan metode:
a. tanda tangan elektronik;
b. kata kunci;
c. markah tirta (watermark); dan/atau
d. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.
(1) Penyusutan Arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah Arsip yang dilakukan oleh BPS berdasarkan JRA.
(2) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan:
a. pemindahan Arsip yang telah memasuki retensi sebagai Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;
b. Pemusnahan Arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna; dan
c. penyerahan Arsip Statis oleh pejabat yang berwenang kepada Kepala ANRI.
(1) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (2) huruf a dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media Arsip.
(2) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:
a. penyeleksian Arsip Inaktif;
b. pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan; dan
c. penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.
Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 dilakukan sesuai dengan prosedur pemindahan Arsip Inaktif.
(1) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (2) huruf b menjadi tanggung jawab Kepala BPS dan dilakukan setelah mendapatkan persetujuan tertulis dari kepala Lembaga Kearsipan.
(2) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip:
a. tidak memiliki nilai guna;
b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. tidak ada ketentuan peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
(3) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan melalui prosedur:
a. pembentukan panitia penilai Arsip;
b. penyeleksian Arsip;
c. pembuatan daftar Arsip usul musnah;
d. penilaian Arsip;
e. permohonan persetujuan atau pertimbangan;
f. penetapan Arsip yang akan dimusnahkan; dan
g. pelaksanaaan pemusnahan.
(1) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (2) huruf c dilakukan oleh Unit Kearsipan I kepada Lembaga Kearsipan.
(2) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan terhadap Arsip dengan kriteria:
a. memiliki nilai guna kesejarahan;
b. telah habis retensinya; dan/atau
c. berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA BPS.
Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 dilaksanakan melalui prosedur:
a. penyeleksian dan pembuatan daftar Arsip usul serah;
b. penilaian Arsip;
c. pemberitahuan penyerahan Arsip Statis oleh pejabat yang berwenang kepada Lembaga Kearsipan disertai dengan pernyataan bahwa Arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;
d. verifikasi dan persetujuan dari Lembaga Kearsipan;
e. penetapan Arsip yang akan diserahkan oleh pejabat yang berwenang; dan
f. pelaksanaan serah terima Arsip Statis oleh pejabat yang berwenang kepada Lembaga Kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar Arsip yang akan diserahkan.