Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal.22 Juni 2015 4 Desember 2010
MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA,
ttd
M.BASUKI HADIMULJONO
Diundangkan di Jakarta pada tanggal 27 Juni 2016
DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,
ttd
WIDODO EKATJAHJANA
LAMPIRAN I PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 23/PRT/M/2016 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
STRUKTUR ORGANISASI PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
DIRJEN SUMBER DAYA AIR MENTERI PUPR DIRJEN BINA MARGA USKP PEMBINA UKO PEMBINA UKO DIRJEN CIPTA KARYA PEMBINA UKO PEMBINA UKK&UKO PEMBINA UKO PENGARAH UKK UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP USKP UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP USKP DIRJEN BINA KONSTRUKSI PEMBINA UKO SEKRETARIS JENDERAL DIRJEN PENYEDIAAN PERUMAHAN USKP UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP USKP UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP USKP PIMPINAN UKP DIRJEN PEMBIAYAAN PERUMAHAN USKP PEMBINA UKO UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP INSPEKTUR JENDERAL USKP PEMBINA UKO UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP KABA. PENGEMBANGAN INFRASTRUKTUR WILAYAH USKP PEMBINA UKO UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP KA.BALITBANG USKP PEMBINA UKO UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP KABA.
PENGEMBANGAN SDM USKP PEMBINA UKO UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP UNIT KERJA ESL. II
MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA, format
TTD
M.BASUKI HADIMULJONO
LAMPIRAN II PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 23/ PRT/M/2016 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
TATA CARA PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
1. MEMILAH ARSIP DAN NON-ARSIP Memilah non arsip yang tidak perlu di simpan, seperti duplikasi arsip, map atau amplop.
2. MEMERIKSA KELENGKAPAN ARSIP Memeriksa kelengkapan lampiran arsip, jika belum lengkap atau terdapat kekurangan maka diberi catatan khusus dilembar yang berbeda dan diberi keterangan belum lengkap.
3. MEMBACA ARSIP Membaca arsip untuk mengetahui dan menentukan kode, indeks, dan tunjuk silang apabila diperlukan.
4. MENULISKAN KODE, INDEKS, DAN TUNJUK SILANG Menuliskan kode, indeks, dan tunjuk silang apabila diperlukan.
Kode dimaksudkan untuk menyingkat tulisan mengenai masalah pada klasifikasi arsip.
Indeks dimaksudkan untuk MENETAPKAN istilah atau kode arsip yang digunakan untuk penemuan kembali arsip dan sebagai informasi arsip terhadap klasifikasi.
Tunjuk silang dimaksudkan untuk memberi informasi mengenai lampiran arsip yang memerlukan tempat penyimpanan khusus, misalnya lampiran berupa peta.
Contoh:
Nomor : ………………………….
Jakarta, 21 Desember 2015 Lampiran : ………………………….
Kepada Yth, ...............................
................................
Hal : Penyampaian Peta Infrakstuktur pada Banjir Manado 2014
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................................
............................................................................................................
........................................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Pencipta Arsip,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap NIP ..............................
LOGO
KOP SURAT UNIT ORGANISASI ESELON I/PENCIPTA ARSIP
5. MENGELOMPOKKAN ARSIP Mengelompokkan arsip berdasarkan kode dan indeks. Bagi arsip yang memiliki kode dan indeks yang sama dikelompokkan menjadi satu berkas.
Terdapat 3 jenis pengelompokkan berkas arsip, yaitu:
a. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan urusan (dosir), diatur menurut urutan dasar proses kegiatan/ pekerjaan.
Contoh: proses perencanaan hingga akhir kegiatan seperti lelang
b. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan masalah (rubrik), diatur menurut urutan pokok masalah.
Contoh: arsip dengan kode HM dberkaskan dengan kode HM, arsip dengan kode KJ diberkaskan dengan kode KJ
c. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan jenis (seri), diatur menurut urutan angka jika indeks berupa angka (naskah dinas arahan), dan menurut abjad jika indeks berupa huruf (personal file).
Contoh: urutan penomoran arsip pada produk hukum, seperti PERMEN PUPR No.01/ PRT/M/2014, PERMEN PUPR No.02/ PRT/M/2014, dan PERMEN PUPR No.03/ PRT/M/2014
PA0203 Banjir Manado Tunjuk Silang:
Lihat Lemari Gambar Rak A.1 Tunjuk Silang Indeks Kode
6. MEMASUKKAN ARSIP KE DALAM FOLDER Arsip yang telah diberkaskan dimasukkan ke dalam folder.
Contoh:
7. PEMBERIAN LABEL PADA TAB FOLDER
Contoh:
8. PEMBERIAN LABEL PADA TAB SEKAT (GUIDE)
Contoh:
9. MENATA SEKAT Menata Sekat (guide) sesuai dengan kode klasifikasi arsip yang akan disimpan dan sesuai dengan urutan sekat. Sekat I, II, dan III dengan kode yang sama disusun dari depan ke belakang. Untuk sekat dengan kode yang berbeda, disusun sesuai dengan urutan klasifikasi arsip.
PA0203 Banjir PA 02 03 Sekat I (Guide Premier), diberi keterangan mengenai masalah pertama (pokok masalah).
Sekat II (Guide Sekunder), diberi keterangan mengenai sub masalah (sub masalah).
Sekat III (Guide Tersier), diberi keterangan mengenai sub-sub masalah (sub-sub masalah).
PA0203 PA0203
Contoh:
10. MENATA FOLDER DALAM SUSUNAN SEKAT Folder diletakkan di belakang Sekat III (Guide Tersier), dimana kode klasifikasi arsip yang tercantum pada Sekat III sesuai dengan kode arsip folder tersebut.
Jika indeks berupa huruf, folder disusun berdasarkan urutan abjad.
Jika indeks berupa angka, folder disusun dari angka terkecil hingga angka terbesar.
03 02 PA Sekat I (Guide Premier), diletakkan di urutan pertama/depan.
Sekat II (Guide Sekunder), diletakkan di urutan kedua/tengah atau berada di belakang Sekat I.
Sekat III (Guide Tersier), diletakkan di urutan terakhir/belakang atau berada di belakang Sekat II.
03 02 PA Banjir Aceh Banjir Jakarta Banjir 03 02 PA Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013
11. MEMASUKKAN KE DALAM FILLING CABINET ATAU BOX FILE
Contoh Filling Cabinet
Contoh Box File
12. MEMBUAT DAFTAR ARSIP AKTIF Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas, yaitu:
a. Daftar Berkas Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat: unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu, jumlah, dan keterangan.
Contoh:
b. Daftar Isi Berkas Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat: nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, dan keterangan.
Contoh:
MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA,
M.BASUKI HADIMULJONO
LAMPIRAN III PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 23/ /PRT/M/2016 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
TATA CARA PENATAAN ARSIP INAKTIF
1. PEMILAHAN ARSIP Memisahkan antara arsip dengan non arsip. Untuk non arsip seperti ordner, amplop, dan map dapat langsung dimusnahkan. Sedangkan untuk duplikasi arsip, dibuatkan daftar arsip musnah yang disetujui oleh penciptaan arsip dan dibuatkan bukti pemusnahan.
2. PENGELOMPOKKAN ARSIP Arsip dikelompokkan menurut asal-usul dan/atau kurun waktu penciptaannya, misalnya 2006, 2007, 2008, dan seterusnya.
3. PEMBERKASAN ARSIP Pemberkasan arsip dilakukan berdasarkan rubrik, seri, atau dosir. Hasil pemberkasan disatukan dan diikat dengan menggunakan bando supaya arsip tersebut tidak tercampur dengan berkas lainnya. Terdapat 3 jenis pengelompokkan berkas arsip, yaitu:
a. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan urusan (dosir), diatur menurut urutan dasar proses kegiatan/ pekerjaan.
Contoh: proses perencanaan hingga akhir kegiatan seperti lelang
b. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan masalah (rubrik), diatur menurut urutan pokok masalah.
Contoh: arsip dengan kode HM dberkaskan dengan kode HM, arsip dengan kode KJ diberkaskan dengan kode KJ
c. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan jenis (seri), diatur menurut urutan angka jika indeks berupa angka (naskah dinas arahan), dan menurut abjad jika indeks berupa huruf (personal file).
Contoh: urutan penomoran arsip pada produk hukum, seperti PERMEN PUPR No.01/ PRT/M/2014, PERMEN PUPR No.02/ PRT/M/2014, dan PERMEN PUPR No.03/ PRT/M/2014
Contoh:
4. PENDESKRIPSIAN ARSIP Menulis deskripsi arsip di kartu fiches, yang terdiri atas nomor kartu fiches, pemilik arsip, pokok masalah, kode klasifikasi, indeks, uraian masalah/ringkasan, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, dan keterangan. Nomor kartu fiches merupakan nomor sementara.
Contoh:
5. MANUVER KARTU FICHES Manuver kartu fiches dilakukan apabila kartu-kartu tersebut belum dikelompokkan sesuai masalahnya atau kartu tersebut ditulis atau Bando diberi keterangan:
Kode Klasifikasi
ARSIP KU Balai Sabo Yogyakarta - Pemilik Arsip : Biro Umum No. : SRI/1 - Pokok Masalah : HUKUM - Kode Klasifikasi Arsip : HK 0108 - Judul/Indek : Menteri PUPR - Isi Ringkasan : KPTS Menteri PUPR No.... tentang ........
-Tingkat Perkembangan : Asli/Copy/Tembusan - Kurun Waktu : 2014 - Jumlah berkas : 1 berkas - Keterangan : Baik
dikerjakan lebih dari dua orang. Manuver kartu fiches dilakukan dengan cara pengelompokkannya berdasarkan kode klasifikasi.
6. PEMBUATAN SKEMA ARSIP Pembuatan skema arsip berdasarkan pada manuver kartu fiches, yang berpedoman pada Pola Klasifikasi Arsip.
Kartu-kartu tersebut dikelompokkan berdasarkan masalah atau pola klasifikasi, dan dituangkan dalam skema arsip.
Contoh:
7. PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF Memberikan nomor tetap pada kartu fiches yang tertera diujung kanan atas. Nomor tersebut digunakan untuk memberikan nomor definitif pada fisik arsip.
Contoh:
8. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP Menuangkan kartu fiches ke dalam daftar arsip sesuai dengan urutan skema arsip yang telah dibuat. Penomoran yang ada pada daftar arsip menjadi penomoran tetap, dengan menggunakan nomor definitif. Nomor SKEMA ARSIP
I HUKUM (HK)
01 Perundang-undangan
0101 UNDANG-UNDANG
02 Keperdataan
0201 Tempat Tinggal II HUBUNGAN LUAR NEGERI (HL)
01 Bantuan Teknik
0101 Tenaga Ahli
02 Bantuan Proyek
0201 Bilateral dst - Pemilik Arsip : Biro Umum No. : SRI/1 - Pokok Masalah : HUKUM - Kode Klasifikasi Arsip : HK 0108 - Judul/Indek : Menteri PUPR - Isi Ringkasan : KPTS Menteri PUPR No.... tentang ........
-Tingkat Perkembangan : Asli/Copy/Tembusan - Kurun Waktu : 2014 - Jumlah berkas : 1 berkas - Keterangan : Baik
sementara pada kartu fiches tidak berlaku lagi. Pembuatan daftar arsip ini ditulis menggunakan pensil. Setelah proses penataan arsip inaktif ini selesai, daftar arsip dirapikan kembali dengan cara diketik ke dalam computer.
Contoh:
9. PEMBUNGKUSAN ARSIP Kertas pembungkus yang digunakan jenis Samson/Kessing ukuran plano 120cm x 90cm yang telah dibagi dalam tiga bagian sehingga masing- masing bagian berukuran 40cm x 90cm.
Contoh:
Arsip dibungkus sesuai ketebalannya. Sisi kiri lebih pendek dari sisi kanan. Sisi atas sejajar dengan arsip, sisi bawah disesuaikan dengan panjang arsip, jika berlebih, dilipat ke arah atas. Pada sisi kiri diukur
sesuai dengan ukuran arsip hingga dapat menutupi bagian muka arsip.
Pada sisi kanan, pembungkus dilipat ke arah kiri menutupi bagian muka arsip, kemudian jika sisi tersebut berlebih, dapat dilipat kembali. Setelah itu ditutup oleh kertas pembungkus sisi kiri.
Setelah dibungkus, arsip diikat menggunakan tali rafia. Pengikatan tali rafia tidak boleh menggunakan ikatan mati, agar mudah dibuka jika sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan.
10. MEMASUKKAN ARSIP DALAM BOKS ARSIP Memberikan keterangan pada kertas pembungkus, ditulis pada pojok kiri atas ujung kertas. Keterangan yang diberikan antara lain kode klasifikasi, indeks atau judul, wilayah/provinsi arsip, dan tahun penciptaan.
Arsip dimasukkan ke dalam boks arsip dengan bagian muka pembungkus arsip menghadap keluar, dan ujung kertas pembungkus berada di sisi atas. Beri ruang pada boks arsip agar mudah dikeluarkan jika sewaktu- waktu diperlukan. Kemudian tutup boks arsip dengan benar
Contoh:
11. PEMBERIAN LABEL BOKS ARSIP Boks arsip diberi label pada sisi kiri dan kanan boks. Pemberian label diberi keterangan yaitu nama unit kerja, kode klasifikasi, nomor boks, nomor berkas, tahun penciptaan.
KU Balai Sabo Yogya 2008
Contoh:
12. PENATAAN BOKS ARSIP KE DALAM RAK/ROLL O’PACK Boks ditata ke dalam Rak Besi Terbuka Atau Roll O’Pack, disusun berdasarkan pemilik arsip, kode klasifikasi, nomor boks, nomor berkas, dan tahun penciptaan.
Contoh Rak Besi
Contoh Roll O’Pack
MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA,
M.BASUKI HADIMULJONO
LAMPIRAN IV PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 23//PRT/M/2016 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
AUTENTIKASI ARSIP HASIL ALIH MEDIA DAN DUPLIKAT/COPY ARSIP VITAL
1. Arsip yang telah dilakukan digitalisasi dan duplikat/copy arsip vital, tetap disimpan untuk kepentingan pelindungan arsip.
2. Autentikasi arsip pada hasil alih media dan duplikat/copy arsip vital berupa tulisan “DIBUAT SESUAI DENGAN ASLINYA” menggunakan huruf Arial Narrow ukuran 14, dengan tinta warna ungu.
DIBUAT SESUAI DENGAN ASLINYA Nama Kota, Tanggal Bulan Tahun
(Tanda tangan tinta warna biru)
NAMA LENGKAP PEJABAT PIMPINAN TINGGI PRATAMA NIP. ………………………………………………..
3. Bubuhkan tanggal, bulan, tahun, dan tanda tangan Pejabat yang berwenang minimal Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama.
4. Autentikasi arsip diletakkan pada sisi kanan atas halaman secara horizontal dari hasil alih media dan duplikat/copy arsip vital.
5. Autentikasi arsip berada pada tiap lembar arsip konvensional yang dilakukan alih media dan duplikat/copy arsip vital.
ALIH MEDIA ARSIP
A. LANGKAH-LANGKAH MELAKUKAN ALIHMEDIA ARSIP KE BENTUK DIGITAL Langkah-langkah melakukan alihmedia arsip kertas ke bentuk digital adalah sebagai berikut:
1. Melakukan pengecekan awal sebelum pengoperasian peralatan
2. Menyiapkan peralatan-peralatan yang digunakan, terdiri dari:
a. Perangkat keras (hardware), dan
b. Perangkat lunak (software).
3. Melakukan proses pemindaian (scanning)
a. Menyiapkan arsip yang akan di reproduksi.
b. Membersihkan arsip-arsip dan kotoran dengan bahan pembersih.
c. Meletakan arsip yang akan direproduksi pada depan scanner.
d. Melakukan proses pemindaian gambar (capture image).
4. Meregistrasikan file hasil alihmedia
a. Melakukan registrasi file hasil alihmedia ke database pada komputer server, dengan memberikan nomor ID arsip sesuai dengan nama arsip aslinya.
b. Membuat daftar arsip yang telah digitalisasi disertakan dengan nomor ID arsip.
5. Selanjutnya, simpan file anda.
Anda bisa menyimpan dalam beberapa bentuk format file, seperti JPEG, GIF,BMP atau TIFF. Tapi untuk rekomendasi sebaiknya anda gunakan format JPEG, karena kapasitas kecil dan kualitas sudah bagus.
6. Ulangi langkah 3 dan 4 untuk dokumen selanjutnya.
7. Untuk keamanan data anda, sebaiknya anda menyimpan file tersebut dalam format lain sebagai back-up, seperti CD, flash disk, hard disk, maupun media lainnya.
B. LANGKAH-LANGKAH REPRODUKSI ARSIP VIDEO (BACK UP/PENGADAAN) Langkah-langkah reproduksi arsip video (back up/penggandaan) adalah sebagai berikut:
1. Melihat kondisi arsip video yang akan di copy, misalnya dengan format Hi- 8/Netamax VHS/S-VHS/U-matic/Betacam/MiniDV/Dvcam dan masa putar kaset video.
2. Memutar ulang/rewind dan forward/FF agar video tidak lengket.
3. Menghidupkan audio mixer dan mengatur source gain, high frequency, medium frequency, low frequency dan volume out.
4. Menghidupkan wave form monitor, cek tombol skala pada posisi skala ang telah ditentukan untuk melihat batas cahaya.
5. Menghidupkan vector scope, cek tombol skala pada posisi skala yang telah ditentukan untuk melihat spektrum warna video sesuai standar.
6. Menghidupkan video mixer untuk mengatur colour correction dan time base corrector (TBC) agar gambar yang dihasilkan lebih terang dan tajam.
7. Menghidupkan video titler untuk menuliskan asal koleksi.
8. Menghidupkan power video player.
9. Menghidupkan power TV monitor.
10. Menghidupkan power personal computer editing sebagai capture.
11. Memberikan leader colour bar pada awal record dengan durasi 60 detik dengan cara menekan tombol mark-in dan mark-out kemudian tekan tombol recorder.
12. Melakukan penyimpanan hasil capture gambar digital di server ataupun pada media CD.
C. CONTOH FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP MEDIA BARU
FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP MEDIA BARU
Nama Peminjam :
Unit Kerja :
Jenis Arsip :
Keperluan Peminjaman :
NO KOLEKSI ARSIP NO.ARSIP TGL KEMBALI
Jakarta, .......................................
Mengetahui,
Tanda Tangan Peminjam Pejabat Pengawas (Es.IV)
D. CONTOH FORMULIR PERAWATAN DAN PENGAWETAN ARSIP
FORMULIR PERAWATAN DAN PENGAWETAN
Nama:
Tanggal:
Kode:
Laminasi/menjilid/mencetak/mikrofilm/photo/xerox dan lain-lain :
Jumlah ( ) buku/buah/lembar/ril.
Yang mengerjakan Mengetahui Tanda Tangan Bidang/Sub-bidang
E. CONTOH LABEL BAGIAN DALAM DAN LUAR UNTUK CD DAN DVD HASIL ALIHMEDIA
DVD
Repro Kaset 417
1. SK 106
2. SK 107
3. SK 114
4. SK 115
5. SK 118
REPRO KASET 417
1. SK 106
2. SK 107
3. SK 114
4. SK 115
5. SK 118
Jalan Pattimura No. 20, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan
F. CONTOH LABEL KASET VIDEO HASIL ALIHMEDIA
G. CONTOH LABEL KASET AUDIO HASIL ALIHMEDIA
G.I 656
(00.01.00.00) GP 270 (Jembatan Semanggi)
(00.10.25.00) GP260 (Jembatan Ampera)
(00.21.25.00) GP 267
(00.29.54.00) GI 659 (Hari Bhakti PUPR)
(00.37.58.00)
G.I 656 GP 270 GP 260 GP 267 GP 659 GP258
G.I 656
(00.01.00.00) GP 270 (Jembatan Semanggi)
(00.10.25.00) GP 260 (Jembatan Ampera)
(00.21.25.00) GP 267
(00.29.54.00) GI 659 (Hari Bhakti PUPR)
(00.37.58.00) GP 258
(00.43.58.00)
11. M Simbolon – JR Chaniago Jakarta, 12 September
11. M Simbolon – JR Chaniago Jakarta, 12 September
MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA,
M.BASUKI HADIMULJONO
KASET 11 (SEBELAS)
Pengkisah : M. Simbolon Pewawancara : JR. Chaniago Tanggal
: 12 September 1980 Tempat
: Hotel Sari Pasifik Jl. M.H. Thamrin, Jakarta Sisi : A dan B
LAMPIRAN V PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 23/PRT/M/2016 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
TATA CARA PENGELOLAAN ARSIP VITAL
A. JENIS ARSIP VITAL
1. Naskah Dinas Arahan (Peraturan dan Keputusan Menteri dan pejabat Eselon I yang autentik/asli (tanda tangan basah) mulai dari konsep pembahasan hingga penetapan dan masih berlaku;
2. Personal file;
3. Risalah rapat/pengarahan Menteri/Pimpinan;
4. MoU dan perjanjian kerjasama yang strategis baik dalam maupun luar negeri yang masih berlaku;
5. Arsip-arsip yang berkaitan dengan Aset /Barang Milik Negara (Sertifikat Hak Milik, BPKB);
6. Kontrak pekerjaan fisik dan Gambar/As Build Drawing, dan dokumen lain yang menyertainya;
7. Arsip Hak Kekayaan Intelektual/Hak Paten yang masih berlaku;
8. Hasil-hasil Penelitian yang belum dan sudah dipublikasi;
9. Laporan Neraca Keuangan Pemerintah/Kementerian;
10. Arsip pembangunan bidang Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat di wilayah perbatasan;
11. Arsip-arsip yang masih digunakan secara langsung dalam operasional pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian lainnya; dan
12. Arsip vital lainnya.
B. PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP VITAL
1. Identifikasi Identifikasi dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis arsip vital yang ada di unit kerja masing-masing, berdasarkan daftar Arsip
Vital.
2. Penataan Arsip Vital Penataan arsip vital dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut:
a. Pemeriksaan Melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas arsip vital yang akan ditata, berkas arsip yang lengkap harus menggambarkan proses kegiatan dari awal sampai akhir dan kondisi fisik berkas.
b. Menentukan Indeks berkas Tentukan kata tangkap, berupa nomor, nama lokasi, masalah atau subyek.
Contoh Indeks: Sertifikat Tanah Rumah Negara
c. Menggunakan tunjuk silang apabila ada berkas yang memiliki keterkaitan dengan berkas yang memiliki jenis media yang berbeda.
Contoh:
Rancang Bangun Gedung Pusat Penyimpanan Arsip (Pusimpar) Kintaka Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat dengan Berkas perencanaan pembangunan gedung Pusat Penyimpanan Arsip (Pusimpar) Kintaka Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
d. Pelabelan Memberikan label pada sarana penyimpan arsip:
2) Arsip disimpan pada Pocket File, yaitu sarana untuk menyimpan arsip vital yang bermediakan kertas, terbuat dari karton manila dengan bentuk seperti map menyerupai amplop besar.
Contoh:
3) Arsip yang disimpan pada Pocket File, Label di cantumkan pada Bagian depan Pocket File.
Label kertas stiker yang digunakan untuk menuliskan indeks atau judul berkas arsip vital dan sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas baik dan berwarna terang sehingga tidak mudah rusak, dan mudah dibaca.
Contoh:
4) Arsip peta/rancang bangun.
5) Arsip yang menggunakan media magnetic label dicantumkan pada:
a) Untuk arsip foto, negative foto ditempel pada lajur atas plastik transparan, positive foto ditempel pada bagian belakang foto dan amplop atau pembungkus;
b) Untuk slide ditempelkan pada frame;
c) Video dan film ditempelkan pada bagian luar dan lapisan transparan (seperti negative foto) dan pada wadahnya; dan d) Untuk kaset/cd ditempelkan pada kaset/cd nya dan wadahnya.
e. Penempatan Arsip Kegiatan penempatan arsip pada sarana penyimpanan sesuai dengan jenis media arsip.
1) Ruang Penyimpanan Ruang penyimpanan arsip vital di setiap Pimpinan Tinggi Pratama dan Administrator tertentu di Lingkungan menyatu dengan ruang central file.
2) Filing Cabinet Filing Cabinet adalah sarana untuk penyimpanan berkas arsip Indeks : Rumah Negara
Judul : Sertifikat Tanah Rumah Negara Gol. III
vital, memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 jam kebakaran), kedap air dan dapat dikunci.
Contoh:
3) Horizontal Cabinet Horizontal Cabinet adalah yang digunakan untuk menyimpan arsip vital berbentuk peta atau rancang bangun, memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan dapat dikunci.
Contoh:
4) Roll O Pack Roll O Pack adalah Lemari penyimpan arsip yang disusun sejajar dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah, dapat digunakan untuk
menyimpan berkas perorangan, memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan dapat dikunci.
Contoh:
5) Brankas arsip Brankas arsip berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip- arsip penting ataupun rahasia, selain itu juga berguna untuk mengantisipasi dari bahaya kebakaran. Sehingga surat- surat penting, uang, barang berharga lainnya dapat tetap aman dan tetap dapat terselamatkan bila musibah terjadi. Selain untuk menhindari dari musibah juga berguna untuk keamanan mengantisipasi dari pencurian, sehingga kesulitan untuk mengambil surat-surat berharga dan benda-benda berharga lainnya.
Contoh:
3. Menyusun daftar arsip vital yang ada di unit kerja Penyusunan daftar arsip vital berisi informasi tentang arsip vital unit.
Contoh:
FORMAT FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP VITAL
C. PELINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL
1. Metode pelindungan arsip vital yang dapat dilakukan meliputi:
a. Duplikasi Duplikasi dilakukan dengan metode digitalisasi khususnya terhadap arsip aset dan produk hukum. Untuk arsip vital selain arsip aset dan produk hukum, metode duplikasi yang dilakukan dengan menciptakan salinan atau digitalisasi. Penentuan kriteria arsip vital yang perlu dilakukan digitalisasi ditentukan oleh unit kearsipan
b. Pemencaran Pemencaran arsip vital dilakukan dengan menyimpan arsip hasil duplikasi ke unit kearsipan, sedangkan arsip vital yang asli disimpan di unit kerja pencipta arsip vital tersebut.
c. Dengan Peralatan Khusus (Vaulting) Pelindungan bagi arsip vital dari musibah atau bencana dilakukan dengan menggunakan peralatan penyimpanan khusus, seperti: lemari besi, filing cabinet, tahan api. Pemilihan peralatan simpan tergantung pada jenis, media dan ukuran. Namun demikian secara umum peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin memiliki daya tahan sekurangkurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
2. Pengamanan Fisik Arsip Vital Pengamanan fisik arsip vital dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak arsip.
Contoh pengamanan fisik arsip vital adalah:
a. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan, dan lain-lain;
b. Menempatkan arsip vital pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir;
c. Struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan dan badai; dan
d. Penggunaan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain-lain
3. Pengamanan Informasi Arsip Dalam rangka Pengamanan Informasi dan layanan penggunaan Arsip Vital, pengolah arsip vital harus melakukan pengaturan sebagai berikut:
a. Menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak;
b. Memberi kode rahasia pada arsip vital; dan
c. Membuat spesifikasi orang-orang yang memiliki hak akses.
MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA,
M.BASUKI HADIMULJONO
LAMPIRAN VI PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 23/PRT/M/2016 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
TATA CARA PENYUSUTAN ARSIP
A. TATA CARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Pemindahan arsip merupakan tahapan awal dari rangkaian Penyusutan Arsip.
Penyusutan arsip meliputi pemindahan, penyerahan, pemusnahan. Tahapan pemindahan arsip tersebut dilakukan secara berjenjang sesuai Tugas dan Tanggung Jawab masing-masing unit organisasinya dan dimulai dari USKP ke UKP, UKP ke UKO, UKO ke UKK, dan dari UKK ke ANRI.
1. Pemindahan Arsip Inaktif dari USKP ke UKP
a. Pemindahan arsip yang telah memasuki masa retensi inaktif harus sesuai dengan Permen PU Nomor 39/PRT/M/2007 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip.
b. Pelaksanaan pemindahan dilakukan dengan penandatangan Berita Acara Pemindahan dan dilampirkan Daftar Arsip Inaktif/Sementara.
c. Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip Inaktif/Sementara yang dipindahkan ditandatangani oleh Kepala Satuan Kerja selaku pencipta arsip dan Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama yang menerima arsip.
SATKER
UKP
2. Pemindahan Arsip Inaktif dari UKP ke UKO
a. Pemindahan arsip yang telah memasuki masa retensi inaktif harus sesuai dengan Permen Pekerjaan Umum Nomor 39/PRT/M/2007 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip.
b. Arsip inaktif sebelum dipindahkan ke UKO harus dalam keadaan sudah ditata dan didata sesuai kaidah kearsipan.
c. Pelaksanaan pemindahan dilakukan dengan penandatangan Berita Acara Pemindahan dan dilampirkan Daftar Arsip Inaktif.
d. Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan ditandatangani oleh Pimpinan Tinggi Pratama selaku pengelola arsip dan Sekretaris Unit Organisasi Eselon I yang menerima arsip.
3. Pemindahan Arsip Inaktif dari UKO ke UKK
a. Pemindahan arsip yang telah memasuki masa retensi inaktif harus sesuai dengan Permen PU Nomor 39/PRT/M/2007 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip.
b. Arsip inaktif sebelum dipindahkan ke UKK harus dalam keadaan sudah ditata dan didata sesuai kaidah kearsipan.
c. Pelaksanaan pemindahan dilakukan dengan penandatangan Berita Acara Pemindahan dan dilampirkan Daftar Arsip Inaktif.
UKO UKP UKP UKP UKP UKP UKK UKO UKO UKO UKO UKO
d. Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan ditandatangani oleh Pejabat Eselon II (Sekretaris Unit Organsasi Eselon I) selaku pengelola arsip kepada Kepala Biro Umum selaku Pelaksana Unit Kearsipan Kementerian yang menerima arsip
CONTOH FORMAT BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
a. Berita Acara Pemindahan Arsip inaktif dari Unit Satuan Kerja Pengolah ke Unit Kerja Pengolah
BERITA ACARA NOMOR:...../BA/..../2015
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI UNIT SATUAN KERJA PENGOLAH KE UNIT KERJA PENGOLAH
Pada hari ....., tanggal ....., bulan ....., tahun ...., kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) SATUAN KERJA : (diisi nama USKP) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK PERTAMA dan atas nama PENCIPTA ARSIP
2. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) UNIT KERJA : (diisi nama UKP) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK KEDUA dan atas nama PENERIMA ARSIP
Menyatakan telah mengadakan Serah Terima Arsip Inaktif sebanyak (diisi jumlah) boks arsip dalam kondis (diisi tertata sementara/terdata sementara) untuk dipindahkan tanggung jawab pengelolaannya kepada Unit Kerja Pengolah Gedung Penyimpanan Arsip Unit Kerja selaku Unit Pengolah Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang selanjutnya akan disimpan dan dipelihara untuk dilakukan pengolahannya lebih lanjut.
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Dibuat di Jakarta, (tgl) (bulan) (tahun)
Pihak Kedua, Pihak Pertama,
( Nama Pejabat ) ( Nama Pejabat )
NIP: ......................
NIP: ......................
KOP SURAT SATUAN KERJA/PENCIPTA ARSIP
LOGO
b. Berita Acara Pemindahan Arsip inaktif dari Unit Kerja Pengolah ke Unit Kearsipan Organisasi Eselon I
BERITA ACARA NOMOR:...../BA/..../2015
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI UNIT KERJA PENGOLAH KE UNIT KEARSIPAN ORGANISASI ESELON 1
Pada hari ....., tanggal ....., bulan ....., tahun ...., kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) UNIT KERJA : (diisi nama Unit Kerja) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK PERTAMA dan atas nama PENCIPTA ARSIP
2. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) UNIT KERJA : (diisi nama Unit Kerja) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK KEDUA dan atas nama PENERIMA ARSIP
Menyatakan telah mengadakan Serah Terima Arsip Inaktif sebanyak (diisi jumlah) boks arsip dalam kondis (diisi tertata sementara/terdata sementara) untuk dipindahkan tanggung jawab pengelolaannya kepada Unit Kearsipan Organisasi Eselon 1 di Gedung Pusat Penyimpanan Arsip Unit Organisasi Eselon 1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang selanjutnya akan disimpan dan dipelihara untuk dilakukan pengolahannya lebih lanjut.
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Dibuat di Jakarta, (tgl) (bulan) (tahun)
Pihak Kedua, Pihak Pertama,
( Nama Pejabat ) ( Nama Pejabat )
NIP: ......................
NIP: ......................
KOP SURAT SATUAN KERJA/PENCIPTA ARSIP
LOGO
c. Berita Acara Pemindahan Arsip inaktif dari Unit Kearsipan Organisasi Eselon I ke Unit Kearsipan Kementerian
BERITA ACARA NOMOR:...../BA/..../2015
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI UNIT KEARSIPAN ORGANISASI ESELON 1 KE UNIT KEARSIPAN KEMENTERIAN
Pada hari ....., tanggal ....., bulan ....., tahun ...., kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) UNIT KERJA : (diisi nama Unit Organisasi Eselon I) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK PERTAMA dan atas nama PENCIPTA ARSIP
2. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) UNIT KERJA : (diisi nama Unit Kerja) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK KEDUA dan atas nama PENERIMA ARSIP
Menyatakan telah mengadakan Serah Terima Arsip Inaktif sebanyak (diisi jumlah) boks arsip dalam kondis (diisi tertata sementara/terdata sementara) untuk dipindahkan tanggung jawab pengelolaannya kepada Pusa Penyimpanan Arsip Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang selanjutnya akan disimpan dan dipelihara untuk dilakukan pengolahannya lebih lanjut.
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Dibuat di Jakarta, (tgl) (bulan) (tahun)
Pihak Kedua, Pihak Pertama,
( Nama Pejabat ) ( Nama Pejabat )
NIP: ......................
NIP: ......................
KOP SURAT SATUAN KERJA/PENCIPTA ARSIP
LOGO
TATA CARA PEMUSNAHAN ARSIP Pemusnahan arsip merupakan tahapan kedua dari rangkaian Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip meliputi pemindahan, penyerahan, pemusnahan.
A. Prosedur Pemusnahan Arsip
1. Pembentukan panitia penilai Panitia penilai pemusnahan arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip.
Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur:
e. Pimpinan UKK sebagai ketua merangkap anggota;
f. Pimpinan UKO sebagai wakil ketua;
g. Pimpinan UKP dan/atau USKP selaku pencipta arsip yang akan dimusnahkan sebagai anggota; dan
h. Arsiparis sebagai anggota.
2. Penyeleksian arsip
a. Memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi arsip dengan mempertimbangkan konteks, isi dan struktur;
b. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk proses serah terima arsip/ dokumen, seperti boks, sampul pembungkus arsip/ folder, dan label;
c. Memilah dan membungkus arsip dengan kertas kising atau sampul pembungkus dan memberikan label, dengan keterangan nama/kode seperti nama pencipta arsip, nomor arsip, dan nomor boks;
d. Menata arsip ke dalam boks berdasarkan nomor arsip;
e. Memberikan label pada boks, dengan keterangan nama pencipta arsip, tahun penciptaan arsip, nomor arsip, dan nomor boks
f. Membuat Daftar Arsip Usul Serah.
Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul serah sekurang-kurangnya berisi: nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, dan keteranga
DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH
NO JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH TINGKAT PERKEMBANGAN KETERANGAN
3. Penilaian oleh panitia penilai Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah dan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip. Hasil penilaian tersebut dituangkan dalam pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip.
SURAT PERTIMBANGAN PANITIA PENILAI ARSIP
Berkenaan dengan permohonan persetujuan pemusnahan arsip di ……..(Nama Unit Pencipta Arsip)… berdasarkan Surat …….(Pejabat Pengirim Surat)………Nomor:…………….tanggal……., dalam hal ini telah dilakukan penilaian dari tanggal……………….s/d………….., terhadap:
a. Arsip………………………………………
b. Milik instansi……………………………….
Dengan menghasilkan pertimbangan menyetujui usulan pemusnahan arsip sebagaimana terlampir, namun ada beberapa berkas yang dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan karena mempunyai nilai sekunder sebagaimana terlampir.
Demikian pertimbangan panitia penilai, dengan harapan permohonan persetujuan usul pemusnahan arsip dapat ditindaklanjuti dengan cepat melalui prosedur yang telah ada.
Nama kota, tanggal, bulan, tahun
1. ( Ketua )
...………………………………… (…NIP…,…jabatan…………)
2. Anggota
…………………………………… (…NIP…,…jabatan…………)
3. Anggota
…………………………………… (…NIP…,…jabatan…………)
4. Anggota
…………………………………… (…NIP…,…jabatan…………)
5. Anggota
…………………………………… (…NIP…,…jabatan…………)
LOGO
KOP SURAT UNIT KEARSIPAN KEMENTERIAN
4. Permintaan persetujuan pemusnahan dari ANRI Persetujuan pemusnahan arsip baik yang memiliki retensi di bawah atau di atas 10 tahun harus mendapat persetujuan terulis dari Kepala ANRI, dilengkapi dengan:
a. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip instansi.
b. Daftar Arsip Usul Musnah dalam bentuk hardcopy dan softcopy. Pada halaman depan dituliskan sebagai lampiran surat permintaan persetujuan pemusnahan arsip dilengkapi nomor, tanggal dan hal sebagaimana format surat pada Pedoman Tata Naskah Dinas yang berlaku. Pada akhir halaman Daftar Arsip Usul Musnah ditandatangani oleh pimpinan lembaga atau penandatangan surat, dan diparaf oleh ketua panitia penilai arsip atau pimpinan Unit Kearsipan.
c. Jadwal Retensi Arsip (JRA) terbaru yang telah disetujui oleh Kepala ANRI
5. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan Pimpinan UKO mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan tertulis dari UKO atau Kepala ANRI.
6. Pelaksanaan pemusnahan arsip:
a. Dilakukan dengan membuat Berita Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip Usul Musnah yang dibuat rangkap 2. Berita Acara tersebut ditandatangani oleh Pimpinan UKK, Pimpinan UKO yang arsipnya akan dimusnahkan, dan disaksikan oleh sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang pejabat yang terdiri dari perwakilan Biro Hukum, Bagian Hukum Unit Organisasi Eselon I dan Inspektorat Jenderal.
b. Dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara, antara lain:
1) Pembakaran;
2) Pencacahan;
3) Penggunaan bahan kimia;
4) Pulping; dan/atau 5) Cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah.
c. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip, meliputi:
1) Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip;
2) Notulen rapat penitia pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian;
3) Surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan UKO dan UKK yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
4) Surat persetujuan pemusnahan dari pimpinan UKK;
5) Surat persetujuan pemusnahan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun;
6) Keputusan pimpinan UKK tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip;
7) Berita acara pemusnahan arsip; dan 8) Daftar arsip yang dimusnahkan.
B. Kewenangan Pemusnahan Arsip
1. Pemusnahan arsip ditetapkan oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Utama setelah mendapat:
a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab UKK di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
C. TATA CARA PENYERAHAN ARSIP STATIS
1. Pembentukan Panitia Penyerahan Arsip Statis Panitia penilai penyerahan arsip statis ditetapkan oleh pimpinan UKK.
Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur:
a. Pimpinan UKK sebagai ketua merangkap anggota;
b. Pimpinan UKO sebagai wakil ketua;
c. Pimpinan UKP dan/atau USKP selaku pencipta arsip yang akan diserahkan sebagai anggota; dan
d. Arsiparis sebagai anggota.
2. Penyeleksian Arsip
a. Memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi arsip statis dengan mempertimbangkan konteks, isi dan struktur, dengan ketentuan:
1) Apabila hasil verifikasi menunjukkan arsip statis tidak lengkap maka UKK meminta Pencipta Arsip untuk melengkapi arsip statis dan/atau membuat pernyataan tentang kondisi arsip statis.
2) Apabila arsip statis yang diakuisisi tidak ditemukan aslinya maka Pimpinan Pencipta Arsip harus melakukan autentikasi ke UKK.
3) Arsip statis asli yang belum ditemukan harus dimasukkan dalam Daftar Pencarian Arsip (DPA) dan diumumkan kepada publik oleh UKK.
b. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk proses serah terima arsip/ dokumen, seperti boks, sampul pembungkus arsip/ folder, dan label;
c. Memilah dan membungkus arsip dengan kertas kising atau sampul pembungkus dan memberikan label, dengan keterangan nama/kode seperti nama pencipta arsip, nomor arsip, dan nomor boks;
d. Menata arsip ke dalam boks berdasarkan nomor arsip;
e. Memberikan label pada boks, dengan keterangan nama pencipta arsip, tahun penciptaan arsip, nomor arsip, dan nomor boks
f. Membuat Daftar Arsip Usul Serah.
Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul serah sekurang-kurangnya berisi: nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, no. boks dan keterangan.
DAFTAR ARSIP USUL SERAH
DAFTAR ARSIP USUL SERAH
NO JENIS ARSIP TAHUN TINGKAT PERKEMBANGAN NO. BOKS JUMLAH KET
2. Penilaian oleh panitia Melakukan penilaian arsip sesuai dengan JRA apabila pemeriksaan fisik arsipnya telah telah lengkap dengan cara melakukan pemeriksaan fisik arsip berdasarkan daftar arsip usul serah. Hal-hal yang diserahkan antara lain:
a. Arsip 1) Fisik arsip mudah dikenali baik bentuk dan media maupun kuantitas/jumlah arsip;
2) Fisik arsip sudah dalam keadaan tertata dan teratur dalam boks arsip ataupun media simpan lain sesuai bentuk dan media arsip;
3) Fisik arsip dalam boks ataupun media simpan lain sudah dilengkapi dengan identitas asal pencipta arsip, kurun waktu penciptaan arsip, nomor arsip dan nomor boks.
b. Daftar Arsip Statis Yang Diserahkan
1) Format ketikan dalam bentuk hardcopy dengan ukuran A4 atau F4 dan dijilid;
2) Mempunyai identitas nama dan alamat asal pencipta arsip; dan 3) Memuat seri arsip, kurun waktu, jumlah dan tingkat perkembangan.
3. Koordinasi Antara ANRI, UKK dan Unit Kerja Selaku Pencipta Arsip
a. Penyiapan naskah berita acara serah terima arsip statis;
b. Tempat melakukan penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis;
c. Waktu pada saat penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis;
d. Pihak yang akan diundang dalam penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis;
e. Proses pengiriman/pengangkutan arsip statis dari pencipta arsip ke lembaga kearsipan.
4. Membuat Berita Acara Serah Terima Arsip Statis
a. Apabila diperlukan dilengkapi dengan klausul perjanjian antara kedua pihak khususnya mengenai hak akses arsip
b. Berita Acara berjumlah rangkap dua, masing-masing disimpan oleh pihak pencipta arsip dan penerima lembaga kearsipan;
c. Berita Acara kedua-duanya ditandatangani dengan tinta warna hitam oleh kedua belah pihak; dan
d. Berita Acara yang telah ditandatangani diberi cap dinas tanda pengenal yang sah dari pencipta arsip dan lembaga kearsipan
BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP NOMOR: …………………..
Pada hari ini ................... tanggal ............... bulan ............. tahun.............., bertempat di ................... kami yang bertanda tangan di bawah ini :
1. Nama : ..............................................
NIP : ..............................................
Jabatan : ..............................................
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ………………..beralamat di .................... yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.
2. Nama : ..............................................
NIP : ..............................................
Jabatan : ..............................................
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA beralamat di.......................yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.
Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip statis ……… ……seperti yang tercantum dalam Daftar Arsip Statis terlampir untuk disimpan di Arsip Nasional Republik INDONESIA.
.............(tempat), ................................
PIHAK PERTAMA
PIHAK KEDUA *) Pimpinan Lembaga Pencipta
Arsip Kepala Lembaga Kearsipan
ttd.
ttd.
( nama jelas )
( nama jelas ) NIP…………
NIP…………
*) Dalam hal tertentu dapat diwakilkan
5. Pengiriman/pengangkutan arsip dilakukan setelah penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis, adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:
a. Menentukan jadwal pengiriman arsip dari tempat penyimpanan arsip di lingkungan pencipta arsip;
b. Pencipta arsip berkoordinasi dengan lembaga kearsipan mengenai lokasi pengiriman arsip;
c. Mempersiapkan kendaraan angkutan arsip yang representatif, sehingga dapat menjamin otentisitas dan reliabilitas arsip;
d. Pengiriman dilaksanakan dengan penuh kecermatan sehingga dapat menjaga keamanan dan keselamatan arsip;
e. Sebelum pengeriman dilaksanakan periksa kembali ketepatan jumlah fisik arsip dan jenis arsip yang akan dikirim;
f. Pengiriman arsip disertai daftar pengiriman arsip;
DAFTAR PENGIRIMAN ARSIP Nama Instansi : ………………… No. Pengiriman : ………………… Seri dan Judul : ………………… Tanggal : …………………
NOMOR BOKS
NOMOR ARSIP
JUDUL DESKRIPSI
JUMLAH
KURUN WAKTU
KET.
1 2 3 4 5 6
g. Daftar pengiriman arsip dibuat rangkap 2 (dua). Daftar 1 untuk lembaga kearsipan, dan daftar 2 untuk pencipta arsip; dan
h. Pengiriman arsip paling lambat satu minggu setelah penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis.
6. Arsip yang tercipta dari pelaksanaan penyerahan arsip statis meliputi:
a. Keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
b. Notulens rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;
c. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan UKK yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan telah memenuhi syarat untuk diserahkan;
d. Surat persetujuan dari kepala ANRI;
e. Surat pernyataan dari pimpinan Unit Kearsipan bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;
f. Keputusan pimpinan UKK tentang penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis;
g. Berita acara penyerahan arsip statis; dan
h. Daftar arsip statis yang diserahkan.
MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA,
M.BASUKI HADIMULJONO
LAMPIRAN VII PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 23/PRT/M/2016 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
PERALATAN ARSIP AKTIF DAN ARSIP INAKTIF
A. PERALATAN ARSIP AKTIF DAN ARSIP INAKTIF
1. FOLDER
2. GUIDE (SEKAT)
3. FILLING CABINET
4. BOX FILE
Spesifikasi:
Bahan : Karton Manila Ukuran (cm) : a = 36
b = 26
c = 9
d = 2
e = 27
f = 24 a b c d e f Spesifikasi:
Bahan : Karton Ukuran (cm) : a = 35,5
b = 24
c = 7,5
d = 2
e = 28
f = 26 a b c d f e Spesifikasi:
Bahan : Besi Ukuran : 133,7(T) x 45,7(L) x 62(D) cm Berat : 50 kg Spesifikasi:
Ukuran : 110 X 260 X 320 mm
5. MASKER
6. SARUNG TANGAN KARET
7. LEMARI BESI
B. PERALATAN ARSIP INAKTIF
1. RAK ARSIP BESI TERBUKA
2. RAK ARSIP MOBILE (ROLL O’PACK)
Spesifikasi:
isi 50 pcs / box
Spesifikasi:
isi 100 pcs / box
Spesifikasi:
Kapasitas : 150 kg Ukuran : P 100 x L 50 (1 Tulang) x T 200 cm Spesifikasi:
Bahan : Besi tahan panas Ukuran : P 2500 x L 1000 x T 2200 mm Spesifikasi:
P 400 x L 900 x T 1850 mm
3. BOKS ARSIP
4. KERTAS KESSING/SAMSON
5. MASKER
6. SARUNG TANGAN KARET
MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA,
ttd
M.BASUKI HADIMULJONO UKURAN PANJANG (cm) LEBAR (cm) TINGGI (cm) Boks Arsip Kecil 37 9 27 Boks Arsip Besar 37 19 27 Spesifikasi:
Spesifikasi:
Ukuran : Plano Isi : 500 lembar / rim Spesifikasi:
isi 50 pcs / box
Spesifikasi:
isi 100 pcs / box