Persiapan Kerja Sama Dalam Negeri
Tahapan persiapan Kerja Sama Dalam Negeri terdiri atas:
a. perencanaan Kerja Sama;
b. pengusulan Kerja Sama;
c. pembahasan Kerja Sama; dan
d. penandatanganan Kerja Sama.
(1) Perencanaan Kerja Sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf a merupakan proses penjajakan Kerja Sama yang dilakukan oleh unit kerja inisiator Kerja Sama dengan unit kerja Mitra Kerja Sama meliputi penyamaan persepsi, identifikasi prinsip Kerja Sama, dan pembangunan jejaring dalam rangka mempersiapkan Kerja Sama Dalam Negeri sesuai dengan bidang Kerja Sama BKN.
(2) Perencanaan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat kesepakatan, yang terdiri atas:
a. maksud dan tujuan Kerja Sama;
b. ruang lingkup Kerja Sama;
c. manfaat Kerja Sama;
d. rencana tindak lanjut Kerja Sama;
e. jangka waktu Kerja Sama;
f. pendanaan Kerja Sama; dan
g. status Kerja Sama, dalam hal terkait dengan Kerja Sama baru, perpanjangan Kerja Sama, perubahan (amandemen), dan/atau penambahan (adendum) Kerja Sama.
(3) Perencanaan Kerja Sama dapat dilakukan oleh unit kerja yang memprakarsai atau menjadi inisiator Kerja Sama.
(4) Perencanaan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dapat dilakukan sepanjang tahun anggaran berjalan.
(5) Unit Kerja yang akan melakukan Kerja Sama dapat menyampaikan perencanaan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pada saat membutuhkan Kerja Sama atau pada setiap akhir tahun anggaran kepada unit
kerja yang menangani kerja sama.
Pengusulan Kerja Sama Dalam Negeri dapat diajukan oleh:
a. Unit kerja setingkat Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama di lingkungan BKN, dengan persetujuan dari Pejabat Pimpinan Tinggi Madya di lingkungan unit kerja; atau
b. Mitra Kerja Sama Dalam Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8.
(1) Pengusulan Kerja Sama Dalam Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 harus disampaikan secara tertulis melalui surat resmi kepada Kepala BKN.
(2) Dalam hal pengusulan Kerja Sama Dalam Negeri diajukan oleh unit kerja BKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf a, surat resmi ditandatangani paling rendah oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama setelah mendapatkan persetujuan dari Pejabat Pimpinan Tinggi Madya.
(3) Dalam hal pengusulan Kerja Sama Dalam Negeri diajukan oleh Mitra Kerja Sama Dalam Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf b, surat resmi ditandatangani oleh pimpinan tertinggi di instansi atau paling rendah oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Madya dan/atau sederajat yang ditunjuk untuk menangani urusan Kerja Sama.
.
Pengusulan Kerja Sama Dalam Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 paling sedikit disertai dengan kesepakatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (2).
Berdasarkan Pengusulan Kerja Sama Dalam Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19, Sekretaris Utama menugaskan pimpinan unit kerja yang menangani kerja sama untuk melakukan pembahasan Kerja Sama.
(1) Pembahasan Kerja Sama Dalam Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 dilakukan untuk memastikan kelayakan usulan Kerja Sama dengan memperhatikan prinsip Kerja Sama.
(2) Pimpinan unit kerja yang menangani kerja sama dapat menugaskan pejabat lain untuk memimpin pembahasan usulan Kerja Sama.
(3) Pembahasan Kerja Sama dalam negeri mencakup pembahasan substansi, legal drafting, dan tata naskah penyusunan naskah Kerja Sama Dalam Negeri.
(1) Berdasarkan hasil pembahasan Kerja Sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22, unit kerja yang menangani kerja sama menyiapkan nota dinas terkait laporan hasil pembahasan dan naskah Kerja Sama Dalam Negeri.
(2) Dalam rangka penyiapan naskah sebagaimana dimaksud pada ayat (1), unit kerja yang menangani Kerja Sama dalam negeri melakukan koordinasi dengan unit kerja pemrakarsa Kerja Sama dan unit kerja Mitra Kerja Sama.
(3) Dalam hal substansi usulan Kerja Sama berkaitan dengan tugas dan fungsi beberapa unit kerja di BKN, selain koordinasi sebagaimana dimaksud ayat (2), unit kerja yang menangani Kerja Sama dalam negeri dapat melakukan koordinasi dengan seluruh unit kerja terkait di BKN.
(4) Unit kerja yang menangani kerja sama memastikan penyusunan naskah Kerja Sama telah mendapatkan persetujuan bersama dari unit kerja pemrakarsa, Mitra Kerja Sama, dan unit kerja yang menangani kerja sama terkait substansi, legal drafting, dan tata naskah penyusunan Kerja Sama.
(5) Pimpinan unit kerja yang menangani kerja sama melaporkan hasil pembahasan Kerja Sama kepada Sekretaris Utama.
(1) Dalam hal jenis naskah Kerja Sama berupa Nota Kesepahaman, Sekretaris Utama menyampaikan kepada Kepala BKN untuk MENETAPKAN persetujuan Kesepahaman Bersama.
(2) Dalam hal jenis naskah Kerja Sama berupa Perjanjian Kerja Sama, Sekretaris Utama MENETAPKAN persetujuan Perjanjian Kerja Sama.
(3) Naskah Kerja Sama yang telah disetujui oleh Kepala BKN atau Sekretaris Utama dikembalikan kepada unit kerja yang menangani kerja sama untuk dilakukan finalisasi.
(1) Naskah Kerja Sama yang telah difinalisasi disampaikan kembali kepada Kepala BKN atau Sekretaris Utama untuk dilakukan penandatanganan Kerja Sama.
(2) Penandatanganan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan persetujuan atas naskah Kerja Sama Dalam Negeri yang telah dihasilkan dan/atau merupakan pernyataan untuk mengikatkan diri secara definitif sesuai kesepakatan para pihak.
(1) Penandatanganan Kerja Sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 dilakukan melalui mekanisme sebagai berikut:
a. unit kerja yang menangani kerja sama menyiapkan naskah Kerja Sama untuk ditandatangani;
b. dalam hal naskah Kerja Sama berupa Nota Kesepahaman, unit kerja yang menangani kerja sama mengoordinasikan permintaan paraf Pejabat Pimpinan Tinggi Madya yang terkait;
c. pejabat Pimpinan Tinggi Madya yang melakukan paraf pada naskah Kerja Sama paling sedikit terdiri atas Sekretaris Utama dan Pejabat Pimpinan Tinggi Madya dari unit kerja yang mengusulkan Kerja Sama;
d. dalam hal naskah kerja sama berupa Perjanjian Kerja Sama yang merupakan tindak lanjut dari Nota Kesepahaman, unit kerja yang menangani kerja sama mengoordinasikan permintaan paraf dari Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama;
e. Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama yang melakukan paraf pada Perjanjian Kerja Sama paling sedikit terdiri atas pimpinan unit kerja yang menangani kerja sama dan Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama dari unit kerja yang mengusulkan Kerja Sama;
f. unit kerja yang menangani kerja sama mengajukan naskah Kerja Sama yang sudah diparaf kepada Kepala BKN dan/atau Sekretaris Utama untuk dilakukan penandatanganan naskah Kerja Sama; dan
g. penandatanganan naskah Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada huruf f dapat dilakukan secara manual atau tanda tangan elektronik.
(2) Penandatanganan naskah Kerja Sama Dalam Negeri dapat dilakukan secara seremonial atau nonseremonial.
(3) Dalam hal penandatanganan naskah Kerja Sama dilakukan secara seremonial sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) unit kerja yang menangani kerja sama berkoordinasi dengan unit kerja terkait untuk mempersiapkan proses penandatanganan dan pejabat yang akan menandatangani naskah Kerja Sama Dalam Negeri.
Tahapan persiapan Kerja Sama Luar Negeri terdiri atas:
a. perencanaan Kerja Sama;
b. pengusulan Kerja Sama;
c. konsultasi dan koordinasi Kerja Sama; dan
d. pembuatan Naskah Kerja Sama.
(1) Perencanaan Kerja Sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 huruf a yaitu proses penjajakan Kerja Sama yang dilakukan oleh unit kerja pemrakarsa dengan unit kerja Mitra Kerja Sama, dan/atau sebaliknya.
(2) Perencanaan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi penyamaan persepsi, identifikasi prinsip Kerja Sama, dan pembangunan jejaring dalam rangka mempersiapkan Kerja Sama Luar Negeri sesuai dengan bidang kerja sama BKN.
(3) Perencanaan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat telaah kebutuhan kerja sama sebagai berikut:
a. maksud dan tujuan Kerja Sama;
b. ruang lingkup Kerja Sama;
c. manfaat Kerja Sama;
d. rencana tindak lanjut Kerja Sama;
e. jangka waktu Kerja Sama;
f. pendanaan Kerja Sama; dan
g. status Kerja Sama dalam hal terkait dengan Kerja Sama baru, perpanjangan Kerja Sama, perubahan (amandemen), dan/atau penambahan (adendum) kerja sama.
(4) Perencanaan Kerja Sama dapat dilakukan oleh unit kerja yang memprakarsai Kerja Sama dan Mitra Kerja Sama.
(5) Perencanaan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dapat dilakukan sepanjang tahun berjalan.
(6) Perencanaan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada unit kerja yang menangani kerja sama.
Pengusulan Kerja Sama Luar Negeri dapat diajukan oleh:
a. Unit kerja setingkat Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama di lingkungan BKN dengan persetujuan dari Pejabat Pimpinan Tinggi Madya di lingkungan unit kerja; atau
b. Mitra Kerja Sama Luar Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1).
(1) Dalam hal pengusulan Kerja Sama Luar Negeri diajukan oleh unit kerja BKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf a, surat resmi ditandatangani oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama dan dilampirkan memo persetujuan dari Pejabat Pimpinan Tinggi Madya di lingkungan unit kerja.
(2) Dalam hal pengusulan Kerja Sama Luar Negeri diajukan oleh Mitra Kerja Sama Luar Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf b, surat resmi ditandatangani oleh pimpinan instansi atau paling rendah oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Madya dan/atau sederajat yang ditunjuk untuk menangani kerja sama.
(3) Pengusulan Kerja Sama Luar Negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (2) disampaikan secara tertulis kepada Kepala BKN.
(1) Dalam pembuatan naskah Kerja Sama Luar Negeri, BKN harus melakukan konsultasi dan koordinasi dengan kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hubungan luar negeri.
(2) Konsultasi dan koordinasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh unit kerja yang menangani kerja sama.
(3) Konsultasi dan koordinasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk membangun persamaan persepsi dalam pembahasan Kerja Sama dengan Mitra Kerja Sama Luar Negeri dalam Kerja Sama Luar Negeri agar selaras dengan prinsip Kerja Sama, Rencana Strategis dan/atau kepentingan organisasi, politik luar negeri dan kepentingan nasional.
(1) Sebelum melakukan konsultasi dan koordinasi, unit kerja yang menangani kerja sama berkoordinasi dengan unit kerja terkait untuk menyusun bahan konsultasi dan koordinasi.
(2) Bahan konsultasi dan koordinasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada Kepala BKN melalui Sekretaris Utama untuk mendapatkan persetujuan tertulis.
Konsultasi dan koordinasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 dilakukan melalui:
a. rapat antar kementerian/lembaga;
b. surat-menyurat; dan/atau
c. media komunikasi elektronik.
Setelah tahap konsultasi dan koordinasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33, dilakukan pembuatan naskah Kerja Sama Luar Negeri oleh unit kerja yang menangani kerja sama melalui tahapan sebagai berikut:
a. penjajakan;
b. perundingan;
c. perumusan;
d. penerimaan; dan
e. penandatanganan.
(1) Penjajakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 huruf a terdiri atas:
a. penjajakan dengan unit kerja dan/atau instansi yang terkait dengan substansi Kerja Sama Luar Negeri; dan
b. penjajakan dengan Mitra Kerja Sama.
(2) Penjajakan dengan unit kerja dan/atau instansi yang terkait sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan untuk mendapatkan pertimbangan politis, yuridis, dan aspek terkait lainnya atas rencana pembuatan naskah Kerja Sama Luar Negeri.
(3) Penjajakan dengan unit kerja dan/atau instansi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan sebelum naskah Kerja Sama Luar Negeri disampaikan kepada Mitra Kerja Sama.
(4) Penjajakan dengan instansi yang terkait sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan oleh unit kerja yang menangani kerja sama dengan unit kerja terkait dengan melibatkan:
a. kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Luar Negeri; dan/atau
b. instansi terkait lainnya.
(5) Penjajakan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dapat dilakukan melalui:
a. rapat antar kementerian/lembaga; dan/atau
b. surat-menyurat.
(6) Hasil penjajakan dengan unit kerja dan/atau instansi terkait berupa naskah Kerja Sama Luar Negeri.
(1) Penjajakan dengan Mitra Kerja Sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 ayat (1) huruf b dilakukan setelah pelaksanaan penjajakan dengan unit kerja dan/atau instansi terkait dilaksanakan.
(2) Penjajakan dengan Mitra Kerja Sama dilakukan untuk mencapai kesepakatan awal terhadap substansi dari naskah Kerja Sama Luar Negeri.
Penjajakan dengan Mitra Kerja Sama diawali dengan penyampaian rencana pelaksanaan Kerja Sama Luar Negeri dan naskah Kerja Sama Luar Negeri kepada Mitra Kerja Sama dan dapat dilakukan melalui kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hubungan luar negeri.
Penjajakan dengan Mitra Kerja Sama Luar Negeri dapat dilakukan melalui:
a. komunikasi langsung; dan/atau
b. surat menyurat.
(1) Perundingan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 huruf b, dilakukan untuk mencapai kesepakatan atas substansi naskah Kerja Sama Luar Negeri yang belum terpenuhi dalam tahap penjajakan.
(2) Selain untuk mencapai kesepakatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), perundingan juga dilakukan untuk:
a. menjelaskan kembali posisi Para Pihak;
b. perumusan naskah; dan
c. pemahaman mengenai substansi atau materi yang tertuang dalam naskah Kerja Sama Luar Negeri.
(1) Perundingan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 dilakukan oleh unit kerja Pejabat Pimpinan Tinggi Madya pemrakarsa dan unit kerja Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, ataupun pejabat lain yang ditunjuk terkait dengan mengikutsertakan kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hubungan luar negeri.
(2) Dalam hal dibutuhkan, perundingan dapat mengikutsertakan kementerian/lembaga terkait.
Perundingan dapat dilakukan di dalam negeri dan/atau di luar negeri.
(1) Dalam hal perundingan dilakukan di dalam negeri, unit kerja yang menangani kerja sama berkoordinasi dengan unit kerja terkait dan kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hubungan luar negeri untuk mempersiapkan hal teknis pelaksanaan perundingan.
(2) Unit kerja yang menangani kerja sama dan unit terkait berkoordinasi dengan kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hubungan luar negeri untuk menyusun daftar delegasi Republik INDONESIA dan pedoman delegasi Republik INDONESIA.
(3) Hal teknis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit meliputi:
a. undangan;
b. tempat perundingan; dan/atau
c. perizinan.
(1) Dalam hal perundingan dilakukan di luar negeri, unit kerja yang menangani kerja sama berkoordinasi dengan kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hubungan luar negeri untuk menyusun daftar delegasi
dan pedoman delegasi Republik INDONESIA.
(2) Daftar delegasi dan pedoman delegasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada perwakilan Republik INDONESIA yang wilayah kerjanya meliputi negara tempat perundingan.
(3) Delegasi Republik INDONESIA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit terdiri atas perwakilan unit kerja yang menangani kerja sama dan unit kerja terkait.
(1) Perumusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 huruf c yaitu perumusan hasil kesepakatan dalam tahap penjajakan dan/atau perundingan.
(2) Perumusan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan oleh unit kerja Pejabat Pimpinan Tinggi Madya yang membawahi unit kerja yang menangani Kerja Sama dengan unit kerja Pejabat Pimpinan Tinggi Madya terkait.
(3) Perumusan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat dilakukan melalui perundingan dan/atau melalui media komunikasi.
Perumusan dikoordinasikan oleh unit kerja yang menangani Kerja Sama dengan:
a. kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hubungan luar negeri; dan/atau
b. unit kerja dan/atau instansi yang terkait dengan substansi Kerja Sama Luar Negeri.
(1) Naskah Kerja Sama Luar Negeri dapat dalam bentuk dan nama yang disepakati oleh para pihak.
(2) Naskah Kerja Sama Luar Negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menggunakan bahasa INDONESIA.
(3) Dalam hal diperlukan Naskah Kerja Sama Luar Negeri dapat menggunakan bahasa nasional Mitra Kerja Sama Luar Negeri dan/atau bahasa Inggris.
(1) Unit kerja yang menangani kerja sama harus membuat laporan yang memuat proses penyusunan dan kesepakatan atas setiap ketentuan dalam naskah Kerja Sama Luar Negeri.
(2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), disampaikan kepada Kepala BKN melalui Sekretaris Utama, dan ditembuskan kepada unit terkait di kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hubungan luar negeri.
(1) Penerimaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 huruf d yaitu penerimaan hasil akhir Kerja Sama Luar Negeri yang telah disepakati para pihak yang akan ditindaklanjuti dengan tahap penandatanganan.
(2) Penerimaan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan melalui pembubuhan paraf persetujuan oleh para pihak sesuai dengan arahan pimpinan para pihak.
Penandatanganan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 huruf e merupakan persetujuan atas naskah Kerja Sama Luar Negeri yang telah dihasilkan dan/atau merupakan pernyataan untuk mengikatkan diri secara definitif sesuai kesepakatan para pihak.
(1) Penandatanganan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 dilakukan melalui mekanisme sebagai berikut:
a. Unit kerja yang menangani kerja sama berkoordinasi dengan kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hubungan luar negeri;
b. Penandatanganan naskah Kerja Sama Luar Negeri dapat dilakukan secara seremonial atau nonseremonial;
c. Dalam hal penandatanganan naskah Kerja Sama dilakukan secara seremonial, unit kerja yang menangani kerja sama berkoordinasi dengan kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hubungan luar negeri dan instansi terkait; dan
d. Koordinasi sebagaimana dimaksud pada huruf c dilakukan untuk mempersiapkan proses penandatanganan dan pejabat yang akan menandatangani naskah Kerja Sama Luar Negeri.