Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 9 Oktober 2024
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA,
Œ
PRATIKNO
Diundangkan di Jakarta pada tanggal Д
PLT. DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,
Ѽ
ASEP N. MULYANA
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2024 NOMOR Ж
LAMPIRAN I PERATURAN MENTERI SEKRETARIS NEGARA
NOMOR 5 TAHUN 2024 TENTANG ARSIP KEPRESIDENAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA
TUGAS PUSAT ARSIP KEPRESIDENAN, UNIT KEARSIPAN KEPRESIDENAN, DAN UNIT PENGOLAH ARSIP KEPRESIDENAN
A.
Pusat Arsip Kepresidenan
1. Pusat Arsip Kepresidenan diampu oleh satuan organisasi yang memiliki fungsi pengelolaan Arsip Kepresidenan yang secara teknis dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Kepresidenan I.
2. Pusat Arsip Kepresidenan memiliki tugas:
a. koordinasi pembinaan Arsip Kepresidenan yang meliputi kegiatan:
1) penyusunan pedoman dan standar kearsipan kepresidenan;
2) bimbingan, supervisi, fasilitas sumber daya manusia, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan kepresidenan;
3) sosialisasi kebijakan terkait Arsip Kepresidenan; dan 4) perencanaan, penelitian, pengawasan penyelenggaraan kegiatan Arsip Kepresidenan;
b. koordinasi Pemusnahan Arsip Kepresidenan;
c. koordinasi Penyerahan Arsip Kepresidenan;
d. penyelamatan Arsip Kepresidenan dari Pencipta Arsip Kepresidenan yang dilikuidasi;
e. koordinasi pemanfaatan dan pendayagunaan Arsip Kepresidenan yang meliputi kegiatan pameran Arsip Kepresidenan, ekspose Arsip Kepresidenan dan kegiatan lain yang sejenis;
f. koordinasi penyusunan naskah sumber Arsip Kepresidenan;
dan
g. koordinasi wawancara sejarah lisan Arsip Kepresidenan.
B.
Unit Kearsipan Kepresidenan Unit Kearsipan Kepresidenan terdiri atas:
1. Unit Kearsipan Kepresidenan Kementerian;
a. Unit Kearsipan Kepresidenan Kementerian terdiri atas:
1) Unit Kearsipan Kepresidenan I;
Unit Kearsipan Kepresidenan I diampu oleh unit kerja yang memiliki fungsi pengelolaan arsip dan dokumentasi kepresidenan di lingkungan Kementerian.
Unit Kearsipan Kepresidenan I memiliki tugas:
a) menyimpan, mengelola, dan mengendalikan Arsip Kepresidenan;
b) melaksanakan pembinaan teknis Arsip Kepresidenan pada Unit Pengolah Arsip Kepresidenan dan Unit kearsipan Kepresidenan di lingkungannya;
c) memberikan persetujuan dan memantau kegiatan Pemindahan Arsip Kepresidenan dari Unit Kearsipan Kepresidenan II, dan Unit Kearsipan Kepresidenan III;
d) menyerahkan Arsip Kepresidenan yang bernilai guna kesejarahan dan pertanggungjawaban nasional kepada lembaga kearsipan nasional setelah mendapat persetujuan Menteri dan persetujuan kepala lembaga kearsipan nasional;
e) melakukan Pemusnahan Arsip Kepresidenan yang sudah habis masa retensinya dan berketerangan musnah serta tidak memiliki nilai guna setelah mendapatkan persetujuan Pencipta Arsip Kepresidenan, pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan, dan kepala lembaga kearsipan nasional; dan f) melakukan legalisasi terhadap Arsip Kepresidenan yang disimpan di bawah kewenangannya.
2) Unit Kearsipan Kepresidenan II Unit Kearsipan Kepresidenan II diampu oleh unit kerja/direktorat yang memiliki fungsi arsip di lingkungan:
a) Sekretariat PRESIDEN;
b) Sekretariat Wakil PRESIDEN;
c) Sekretariat Militer PRESIDEN;
d) Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno;
dan/atau e) Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran.
Unit Kearsipan Kepresidenan II memiliki tugas:
a) menyimpan, mengelola, dan mengendalikan Arsip Kepresidenan di lingkungannya;
b) melaksanakan pembinaan teknis Arsip Kepresidenan pada Unit Pengolah Arsip Kepresidenan di lingkungannya;
c) memberikan persetujuan kegiatan Pemindahan Arsip Kepresidenan dari Unit Pengolah Arsip Kepresidenan di lingkungannya;
d) melaksanakan kegiatan Pemindahan Arsip Kepresidenan ke Unit Kearsipan Kepresidenan I;
e) melakukan Pemusnahan Arsip Kepresidenan yang sudah habis masa retensinya dan berketerangan musnah serta tidak memiliki nilai guna setelah mendapatkan persetujuan Pencipta Arsip Kepresidenan, pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan, dan kepala lembaga kearsipan nasional; dan f) melakukan legalisasi terhadap Arsip Kepresidenan yang disimpan di bawah kewenangannya.
3) Unit Kearsipan Kepresidenan III Unit Kearsipan Kepresidenan III terdiri atas:
a) Istana Kepresidenan Bogor;
b) Istana Kepresidenan Yogyakarta;
c) Istana Kepresidenan Cipanas; dan d) Istana Kepresidenan Tampaksiring Bali.
Unit Kearsipan Kepresidenan III memiliki tugas:
a) menyimpan, mengelola, dan mengendalikan Arsip Kepresidenan di lingkungannya;
b) melaksanakan pembinaan teknis Arsip Kepresidenan pada Unit Pengolah Arsip Kepresidenan di lingkungannya;
c) memberikan persetujuan kegiatan Pemindahan Arsip Kepresidenan dari Unit Pengolah Arsip Kepresidenan di lingkungannya;
d) melaksanakan kegiatan Pemindahan Arsip Kepresidenan ke Unit Kearsipan Kepresidenan II di Sekretariat PRESIDEN dengan berkoordinasi dengan Unit Kearsipan Kepresidenan I;
e) melakukan Pemusnahan Arsip Kepresidenan yang sudah habis masa retensinya dan berketerangan musnah serta tidak memiliki nilai guna setelah mendapatkan persetujuan Pencipta Arsip Kepresidenan, pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan, pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan II di Sekretariat PRESIDEN, dan kepala lembaga kearsipan nasional; dan f) melakukan legalisasi terhadap Arsip Kepresidenan yang disimpan di bawah kewenangannya.
2. Unit Kearsipan Kepresidenan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN;
Unit Kearsipan Kepresidenan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN diampu oleh unit kerja yang memiliki fungsi Arsip di lingkungan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN.
Unit Kearsipan Kepresidenan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN memiliki tugas:
a. menyimpan, mengelola, dan mengendalikan Arsip Kepresidenan di Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN;
b. melaksanakan pembinaan teknis Arsip Kepresidenan pada Unit Pengolah Arsip Kepresidenan di Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN;
c. memberikan persetujuan kegiatan Pemindahan Arsip Kepresidenan dari Unit Pengolah Arsip Kepresidenan di Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN;
d. melakukan pemusnahan Arsip Kepresidenan yang sudah habis masa retensinya dan berketerangan musnah serta tidak memiliki nilai guna setelah mendapatkan persetujuan Pencipta Arsip Kepresidenan, pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan, dan kepala lembaga kearsipan nasional;
e. melakukan penyerahan Arsip Kepresidenan yang bernilai guna kesejarahan dan pertanggungjawaban nasional kepada kepala lembaga kearsipan nasional setelah mendapat persetujuan Menteri dan persetujuan kepala lembaga kearsipan nasional dengan koordinasi Pusat Arsip Kepresidenan; dan
f. melakukan legalisasi terhadap Arsip Kepresidenan yang disimpan di Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN.
3. Unit Kearsipan Kepresidenan Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN Unit Kearsipan Kepresidenan Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN diampu oleh unit kerja yang memiliki fungsi Arsip di lingkungan Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN.
Unit Kearsipan Kepresidenan Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN memiliki tugas:
a. menyimpan, mengelola, dan mengendalikan Arsip Kepresidenan di Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN;
b. melaksanakan pembinaan teknis Arsip Kepresidenan pada Unit Pengolah Arsip Kepresidenan di Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN;
c. memberikan persetujuan kegiatan Pemindahan Arsip Kepresidenan dari Unit Pengolah Arsip Kepresidenan di Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN;
d. melakukan Pemusnahan Arsip Kepresidenan yang sudah habis masa retensinya dan berketerangan musnah serta tidak memiliki nilai guna setelah mendapatkan persetujuan Pencipta Arsip Kepresidenan, pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan, dan kepala lembaga kearsipan nasional;
e. melakukan Penyerahan Arsip Kepresidenan yang bernilai guna kesejarahan dan pertanggungjawaban nasional kepada kepala lembaga kearsipan nasional setelah mendapat persetujuan Menteri dan persetujuan kepala lembaga kearsipan nasional dengan koordinasi Pusat Arsip Kepresidenan; dan
f. melakukan legalisasi terhadap Arsip Kepresidenan yang disimpan di Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN.
4. Unit Kearsipan Kepresidenan lain yang unit organisasinya dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri.
Unit Kearsipan Kepresidenan lain yang unit organisasinya dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri diampu oleh unit kerja yang memiliki fungsi Arsip di lingkungannya.
Unit Kearsipan Kepresidenan lain yang unit organisasinya dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri memiliki tugas yang sama dengan Unit Kearsipan Kepresidenan pada angka 3 dan angka 4.
C.
Unit Pengolah Arsip Kepresidenan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan bertugas:
a. mengolah Arsip Kepresidenan Aktif yang diciptakannya;
b. memindahkan Arsip Kepresidenan yang telah memasuki retensi inaktif sesuai JRA Kepresidenan kepada Unit Kearsipan Kepresidenan;
c. menyediakan Arsip Kepresidenan untuk kepentingan kedinasan dan publik sesuai dengan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Kepresidenan;
d. menyusun Daftar Arsip Kepresidenan Aktif yang merupakan gabungan dari daftar berkas dan daftar isi berkas Kepresidenan;
dan
e. menyampaikan Daftar Arsip Kepresidenan Aktif kepada Unit Kearsipan Kepresidenan diatasnya paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
PRATIKNO
LAMPIRAN II PERATURAN MENTERI SEKRETARIS NEGARA
NOMOR 5 TAHUN 2024 TENTANG ARSIP KEPRESIDENAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA
FORMAT KELENGKAPAN ADMINISTRASI BERKAITAN ARSIP KEPRESIDENAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA
A.
Format Daftar Arsip Kepresidenan Aktif
Petunjuk Pengisian Daftar Arsip Kepresidenan Aktif:
1. Penggunaan kop surat:
a. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan di lingkungan Sekretariat Kementerian dan Kedeputian menggunakan kertas kop dengan logo dan nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, serta tidak menggunakan alamat;
b. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan di lingkungan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri menggunakan kertas kop dengan logo, kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing;
ttd
c. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan di lingkungan Sekretariat PRESIDEN, Sekretariat Wakil PRESIDEN, dan Sekretariat Militer PRESIDEN menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Unit Pengolah, serta tidak menggunakan alamat;
d. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan di lingkungan Istana Kepresidenan di daerah menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Sekretariat PRESIDEN, nama Istana Kepresidenan, serta tidak menggunakan alamat;
e. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran menggunakan kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing.
2. Diisi dengan masalah atau subjek Arsip Kepresidenan.
3. Diisi dengan nama Unit Pengolah Arsip Kepresidenan, alamat Unit Pengolah Arsip Kepresidenan, dan nomor telepon Unit Pengolah Arsip Kepresidenan.
4. Diisi dengan nomor berkas Arsip Kepresidenan.
5. Diisi dengan nomor item berkas Arsip Kepresidenan.
6. Diisi dengan Klasifikasi Arsip Kepresidenan primer.
7. Diisi dengan Klasifikasi Arsip Kepresidenan sekunder dan/atau tersier.
8. Diisi dengan uraian informasi dari berkas Arsip Kepresidenan berdasarkan kegiatan dalam Klasifikasi Arsip Kepresidenan.
9. Diisi dengan uraian informasi Arsip Kepresidenan dari setiap naskah dinas.
10. Diisi dengan kurun waktu/tahun Arsip Kepresidenan tercipta.
11. Diisi dengan kurun waktu/tanggal, bulan, tahun Arsip Kepresidenan tercipta.
12. Diisi dengan tingkat perkembangan Arsip Kepresidenan (asli, pertinggal, tembusan, salinan, atau fotokopi).
13. Diisi dengan jumlah berkas Arsip Kepresidenan.
14. Diisi dengan jumlah lembar Arsip Kepresidenan.
15. Diisi dengan keterangan lain yang diperlukan, misalnya: nomor map/folder, nomor boks Arsip Kepresidenan, kondisi fisik Arsip Kepresidenan.
16. Diisi dengan tempat dan tanggal penandatanganan.
17. Diisi dengan jabatan pimpinan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan.
18. Diisi dengan nama pimpinan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan.
B.
Format Daftar Arsip Kepresidenan Inaktif
Petunjuk Pengisian Daftar Arsip Kepresidenan Inaktif:
1. Penggunaan kop surat:
a. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan I menggunakan kertas kop dengan logo dan nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, serta tidak menggunakan alamat;
b. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan di lingkungan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri menggunakan kertas kop dengan logo, kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing;
c. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan II di lingkungan Sekretariat PRESIDEN, Sekretariat Wakil PRESIDEN, dan Sekretariat Militer PRESIDEN menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Unit Kearsipan, serta tidak menggunakan alamat;
d. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan II di Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran menggunakan kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing; dan
e. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan III di lingkungan Istana Kepresidenan di daerah menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Sekretariat PRESIDEN, nama Istana Kepresidenan, serta tidak menggunakan alamat.
2. Diisi dengan masalah atau subjek Arsip Kepresidenan.
3. Diisi dengan nama Unit Kearsipan Kepresidenan, alamat Unit Kearsipan Kepresidenan, dan nomor telepon Unit Kearsipan Kepresidenan.
4. Diisi dengan nomor urut Arsip Kepresidenan.
5. Diisi dengan Klasifikasi Arsip Kepresidenan.
6. Diisi dengan uraian informasi dari berkas Arsip Kepresidenan berdasarkan kegiatan dalam Klasifikasi Arsip Kepresidenan.
7. Diisi dengan kurun waktu/tahun Arsip Kepresidenan tercipta.
8. Diisi dengan tingkat perkembangan Arsip Kepresidenan (asli, pertinggal, tembusan, salinan, atau fotokopi).
9. Diisi dengan jumlah berkas Arsip Kepresidenan.
ttd
10. Diisi dengan keterangan lain yang diperlukan, misalnya: media Arsip Kepresidenan, kondisi fisik Arsip Kepresidenan, dan lain- lain.
11. Diisi dengan nomor boks Arsip Kepresidenan.
12. Diisi dengan lokasi simpan Arsip Kepresidenan.
13. Diisi dengan jangka simpan dan nasib akhir Arsip Kepresidenan.
14. Diisi dengan kategori Arsip Kepresidenan, merupakan arsip vital, arsip terjaga, dan keterangan klasifikasi keamanan dan akses Arsip Kepresidenan (rahasia, sangat rahasia, terbatas, biasa).
15. Diisi dengan tempat dan tanggal penandatanganan.
16. Diisi dengan jabatan pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan.
17. Diisi dengan nama pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan.
C.
Format Daftar Informasi Tematik Arsip Kepresidenan
Petunjuk pengisian Daftar Informasi Tematik Arsip Kepresidenan
1. Penggunaan kop surat:
a. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan I menggunakan kertas kop dengan logo dan nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, serta tidak menggunakan alamat;
b. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan di lingkungan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri menggunakan kertas kop dengan logo, kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing;
c. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan II di lingkungan Sekretariat PRESIDEN, Sekretariat Wakil PRESIDEN, dan Sekretariat Militer PRESIDEN menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Unit Kearsipan, serta tidak menggunakan alamat;
d. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan II di Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran menggunakan kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing; dan
e. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan III di lingkungan Istana Kepresidenan di daerah menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Sekretariat PRESIDEN, nama Istana Kepresidenan, serta tidak menggunakan alamat.
2. Diisi dengan masalah atau subjek Arsip Kepresidenan.
3. Diisi dengan nama Unit Kearsipan Kepresidenan, alamat Unit Kearsipan Kepresidenan, dan nomor telepon Unit Kearsipan Kepresidenan.
4. Diisi dengan nomor urut Arsip Kepresidenan.
5. Diisi dengan Klasifikasi Arsip Kepresidenan.
6. Diisi dengan uraian informasi dari berkas Arsip Kepresidenan berdasarkan kegiatan dalam Klasifikasi Arsip Kepresidenan.
7. Diisi dengan kurun waktu/tahun Arsip Kepresidenan tercipta.
8. Diisi dengan tingkat perkembangan Arsip Kepresidenan (asli, pertinggal, tembusan, salinan, atau fotokopi).
9. Diisi dengan jumlah berkas Arsip Kepresidenan.
ttd
10. Diisi dengan kategori Arsip Kepresidenan, merupakan arsip vital, arsip terjaga, dan keterangan klasifikasi keamanan dan akses Arsip Kepresidenan (rahasia, sangat rahasia, terbatas, biasa).
11. Diisi dengan bentuk media Arsip Kepresidenan, misalnya: Arsip tekstual, Arsip kartografi, audio visual, atau elektronik.
12. Diisi dengan lokasi simpan Arsip Kepresidenan.
13. Diisi dengan tempat dan tanggal penandatanganan.
14. Diisi dengan jabatan pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan.
15. Diisi dengan nama pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan.
D.
Format Daftar Arsip Kepresidenan Inaktif Yang Dipindahkan
Petunjuk Pengisian Daftar Arsip Kepresidenan Inaktif:
1. Penggunaan kop surat:
a. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan I di lingkungan Sekretariat Kementerian dan Kedeputian menggunakan kertas kop dengan logo dan nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, serta tidak menggunakan alamat;
b. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan di lingkungan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri menggunakan kertas kop dengan logo, kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing;
c. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan II di lingkungan Sekretariat PRESIDEN, Sekretariat Wakil PRESIDEN, dan Sekretariat Militer PRESIDEN menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Unit Pengolah Arsip Kepresidenan, serta tidak menggunakan alamat;
d. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan II Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan II Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran menggunakan kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing; dan
ttd ttd
e. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan III di lingkungan Istana Kepresidenan di daerah menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Sekretariat PRESIDEN, nama Istana Kepresidenan, serta tidak menggunakan alamat.
2. Diisi dengan masalah atau subjek Arsip Kepresidenan.
3. Diisi dengan nama Unit Pengolah Arsip Kepresidenan, alamat Unit Pengolah Arsip Kepresidenan, dan nomor telepon Unit Pengolah Arsip Kepresidenan.
4. Diisi dengan nomor berkas Arsip Kepresidenan.
5. Diisi dengan nomor item berkas Arsip Kepresidenan.
6. Diisi dengan Klasifikasi Arsip Kepresidenan primer.
7. Diisi dengan Klasifikasi Arsip Kepresidenan sekunder dan/atau tersier.
8. Diisi dengan uraian informasi dari berkas Arsip Kepresidenan berdasarkan kegiatan dalam Klasifikasi Arsip Kepresidenan.
9. Diisi dengan uraian informasi Arsip Kepresidenan dari setiap naskah dinas.
10. Diisi dengan kurun waktu/tahun Arsip Kepresidenan tercipta.
11. Diisi dengan kurun waktu/tanggal, bulan, tahun Arsip Kepresidenan tercipta.
12. Diisi dengan tingkat perkembangan Arsip Kepresidenan (asli, pertinggal, tembusan, salinan, atau fotokopi).
13. Diisi dengan jumlah berkas Arsip Kepresidenan.
14. Diisi dengan jumlah lembar Arsip Kepresidenan.
15. Diisi dengan keterangan lain yang diperlukan, misalnya: nomor map/folder, nomor boks Arsip Kepresidenan, kondisi fisik Arsip Kepresidenan.
16. Diisi dengan tempat dan tanggal penandatanganan.
17. Diisi dengan jabatan pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan I/II/III.
18. Diisi dengan nama pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan I/II/III.
19. Diisi dengan jabatan pimpinan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan II/III.
20. Diisi dengan nama pimpinan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan II/III.
... 1)...
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP KEPRESIDENAN INAKTIF Nomor: ……..2)……..
Pada hari ini, ...3)… tanggal …..4)…, bulan …..4)…, tahun…..4)…, dilaksanakan pemindahan arsip kepresidenan inaktif ...5)...., dari ...6)... ke ...7)..., yang melibatkan:
nama : ...................8)..................
jabatan : ...................9)..................
NIP : ..................10).................
Unit Kearsipan Kepresidenan : ..................11).................
I/II/III dalam hal ini bertindak atas nama ...12)..., sebagai Pihak I.
nama : ..................13).................
jabatan : ..................14).................
NIP : ..................15).................
Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/ : ..................16).................
Unit Kearsipan Kepresidenan II/III dalam hal ini bertindak atas nama ...17)..., sebagai Pihak II.
Pihak I menerima tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip kepresidenan sebagaimana dimaksud dalam daftar arsip kepresidenan inaktif terlampir dari Pihak II.
Pihak I akan memberikan layanan arsip kepresidenan kepada Pihak II.
Pihak I
Pihak II
............18)............. ...........19)............
Mengetahui:
Pimpinan Unit Kearsipan Pimpinan/Atasan Langsung Kepresidenan Pihak I Pihak II
..............20)...............
...............21)...............
E.
Format Berita Acara Pemindahan Arsip Kepresidenan
ttd ttd ttd ttd
Petunjuk Pengisian Berita Acara Pemindahan Arsip Kepresidenan Inaktif
1. Penggunaan kop surat;
a. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan I di lingkungan Sekretariat Kementerian dan Kedeputian menggunakan kertas kop dengan logo dan nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, serta menggunakan alamat;
b. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan di lingkungan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri menggunakan kertas kop dengan logo, kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing;
c. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan II di lingkungan Sekretariat PRESIDEN, Sekretariat Wakil PRESIDEN, dan Sekretariat Militer PRESIDEN menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Unit Pengolah Arsip Kepresidenan, serta menggunakan alamat;
d. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan II Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan II Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran menggunakan kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing; dan
e. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan III di lingkungan Istana Kepresidenan di daerah menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Sekretariat PRESIDEN, nama Istana Kepresidenan, serta menggunakan alamat.
2. Diisi dengan nomor berita acara.
3. Diisi dengan hari.
4. Diisi dengan tanggal, bulan dan tahun pelaksanaan alih media yang ditulis dengan huruf.
5. Diisi dengan nama Arsip Kepresidenan yang dipindahkan.
6. Diisi dengan nama Pencipta Arsip Kepresidenan.
7. Diisi dengan nama Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan II/Unit Kearsipan Kepresidenan III yang menerima.
8. Diisi dengan nama pejabat yang menerima Arsip Kepresidenan.
9. Diisi dengan nama jabatan yang bersangkutan.
10. Diisi dengan NIP dari pejabat yang bersangkutan.
11. Diisi dengan Unit Kearsipan Kepresidenan yang menerima Pemindahan Arsip Kepresidenan.
12. Diisi dengan Unit Kearsipan Kepresidenan yang bersangkutan.
13. Diisi dengan nama pejabat dari unit kerja yang memindahkan Arsip Kepresidenan.
14. Diisi dengan nama jabatan yang bersangkutan.
15. Diisi dengan NIP dari pejabat yang bersangkutan.
16. Diisi dengan nama Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/ Unit Kearsipan Kepresidenan I/Unit Kearsipan Kepresidenan II/Unit Kearsipan Kepresidenan III yang menerima Arsip Kepresidenan.
17. Diisi dengan nama Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan I/Unit Kearsipan Kepresidenan II/Unit Kearsipan Kepresidenan III yang menerima Arsip Kepresidenan.
18. Diisi dengan nama pejabat, jabatan dan tanda tangan yang menerima Arsip Kepresidenan.
19. Diisi dengan nama pejabat, jabatan dan tanda tangan yang memindahkan Arsip Kepresidenan.
20. Diisi dengan nama pejabat, jabatan, dan tanda tangan pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan Pihak I.
21. Diisi dengan nama pejabat, jabatan, dan tanda tangan pimpinan/atasan langsung Pihak II.
F.
Standar Format Hasil Alih Media ke Format Digital
G.
Format Daftar Arsip Kepresidenan Digital
Petunjuk Pengisian Daftar Arsip Kepresidenan Digital:
1. Penggunaan kop surat:
a. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan I di lingkungan Sekretariat Kementerian dan Kedeputian menggunakan kertas kop dengan logo dan nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, serta tidak menggunakan alamat;
b. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan di lingkungan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri menggunakan kertas kop dengan logo, kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing;
c. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan II di lingkungan Sekretariat PRESIDEN, Sekretariat Wakil PRESIDEN, dan Sekretariat Militer PRESIDEN menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Unit Pengolah, serta tidak menggunakan alamat;
d. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan II Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan II Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran menggunakan kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing; dan
e. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan III di lingkungan Istana Kepresidenan di daerah menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Sekretariat PRESIDEN, nama Istana Kepresidenan, serta tidak menggunakan alamat.
ttd
2. Diisi dengan masalah atau subjek Arsip Kepresidenan.
3. Diisi dengan nama Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan, alamat Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan, dan nomor telepon Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan.
4. Diisi dengan nomor urut Arsip Kepresidenan.
5. Diisi dengan Klasifikasi Arsip Kepresidenan.
6. Diisi dengan uraian informasi dari berkas Arsip Kepresidenan berdasarkan kegiatan dalam Klasifikasi Arsip Kepresidenan.
7. Diisi dengan kurun waktu/tahun Arsip Kepresidenan tercipta.
8. Diisi dengan media Arsip Kepresidenan semula tercipta.
9. Diisi dengan media Arsip Kepresidenan digital.
10. Diisi dengan kurun waktu/tanggal, bulan, tahun Arsip Kepresidenan tercipta.
11. Diisi dengan alat yang digunakan untuk alih media.
12. Diisi dengan kode unik Arsip Kepresidenan.
13. Diisi dengan keterangan lokasi simpan Arsip Kepresidenan yang telah dialih media.
14. Diisi dengan autentikasi yang digunakan, misalnya digital signature (security), public key/private key (akses), watermark (copyright), atau metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.
15. Diisi dengan tempat dan tanggal penandatanganan.
16. Diisi dengan jabatan pimpinan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan.
17. Diisi dengan nama pimpinan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan.
H.
Format Berita Acara Alih Media Arsip Kepresidenan
Petunjuk Pengisian Berita Acara Alih Media Arsip Kepresidenan:
1. Penggunaan kop surat:
a. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan I di lingkungan Sekretariat Kementerian dan Kedeputian menggunakan kertas kop dengan logo dan nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, serta menggunakan alamat;
ttd ttd ttd
b. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan di lingkungan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri menggunakan kertas kop dengan logo, kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing;
c. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan II di lingkungan Sekretariat PRESIDEN, Sekretariat Wakil PRESIDEN, dan Sekretariat Militer PRESIDEN menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Unit Pengolah, serta menggunakan alamat;
d. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan II Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan II Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran menggunakan kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing; dan
e. untuk Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan III di lingkungan Istana Kepresidenan di daerah menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Sekretariat PRESIDEN, nama Istana Kepresidenan, serta menggunakan alamat.
2. Diisi dengan nomor berita acara.
3. Diisi dengan hari.
4. Diisi dengan tanggal, bulan dan tahun pelaksanaan alih media yang ditulis dengan huruf.
5. Diisi dengan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan yang melaksanakan alih media.
6. Diisi dengan waktu pelaksanaan alih media Arsip Kepresidenan.
7. Diisi dengan tempat dilaksanakan alih media.
8. Diisi dengan format semula dan menjadi. Contoh: tekstual diubah menjadi format pdf.
9. Diisi dengan jumlah berkas arsip yang dialih media.
10. Diisi dengan keterangan lokasi simpan Arsip Kepresidenan yang telah dialih media.
11. Diisi dengan peralatan alih media yang digunakan.
12. Diisi dengan pelaksana alih media.
13. Diisi dengan tempat dan tanggal penandatanganan.
14. Diisi dengan jabatan pimpinan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan.
15. Diisi dengan nama pimpinan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan/Unit Kearsipan Kepresidenan.
16. Diisi dengan nama pelaksana.
17. Diisi dengan jabatan pelaksana.
I.
Format Daftar Arsip Kepresidenan Musnah
Petunjuk pengisian Daftar Arsip Kepresidenan Musnah
1. Penggunaan kop surat:
a. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan I menggunakan kertas kop dengan logo dan nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, serta tidak menggunakan alamat;
b. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan di lingkungan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri menggunakan kertas kop dengan logo, kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing;
c. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan II di lingkungan Sekretariat PRESIDEN, Sekretariat Wakil PRESIDEN, dan Sekretariat Militer PRESIDEN menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Unit Kearsipan, serta tidak menggunakan alamat;
d. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan II di Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran menggunakan kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing; dan
e. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan III di lingkungan Istana Kepresidenan di daerah menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Sekretariat PRESIDEN, nama Istana Kepresidenan, serta tidak menggunakan alamat.
2. Diisi dengan masalah atau subjek Arsip Kepresidenan.
3. Diisi dengan nama Unit Kearsipan Kepresidenan, alamat Unit Kearsipan Kepresidenan, dan nomor telepon Unit Kearsipan Kepresidenan.
4. Diisi dengan nomor urut Arsip Kepresidenan.
5. Diisi dengan Klasifikasi Arsip Kepresidenan.
6. Diisi dengan uraian informasi dari berkas Arsip Kepresidenan berdasarkan kegiatan dalam Klasifikasi Arsip Kepresidenan.
7. Diisi dengan kurun waktu/tahun Arsip Kepresidenan tercipta.
ttd
8. Diisi dengan tingkat perkembangan Arsip Kepresidenan (asli, pertinggal, tembusan, salinan, atau fotokopi).
9. Diisi dengan jumlah berkas Arsip Kepresidenan.
10. Diidi dengan keterangan lain yang diperlukan, misalnya: nomor boks, keadaan fisik dan informasi arsip, dan lain-lain.
11. Diisi dengan tempat dan tanggal penandatanganan.
12. Diisi dengan jabatan pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan.
13. Diisi dengan nama pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan.
J.
Format Pertimbangan Panitia Penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan
Petunjuk Pengisian Pertimbangan Panitia Penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan:
1. Penggunaan kop surat:
a. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan I menggunakan kertas kop dengan logo dan nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA serta tidak menggunakan alamat;
ttd ttd ttd ttd
b. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan di lingkungan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri menggunakan kertas kop dengan logo, kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing;
c. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan II di Sekretariat PRESIDEN, Sekretariat Wakil PRESIDEN, dan Sekretariat Militer PRESIDEN menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Unit Kearsipan serta tidak menggunakan alamat;
d. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan II Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran menggunakan kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing;
e. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan III di Istana Kepresidenan di daerah menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Sekretariat PRESIDEN, nama Istana Kepresidenan serta tidak menggunakan alamat.
2. Diisi dengan nomor pertimbangan panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan.
3. Diisi dengan tanggal penandatanganan pertimbangan panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan.
4. Diisi dengan dengan nama hari.
5. Diisi dengan tanggal, bulan, dan tahun.
6. Diisi dengan keputusan pembentukan panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan.
7. Diisi dengan nama panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan.
8. Diisi dengan nama Unit Pengolah Arsip Kepresidenan.
9. Diisi dengan nama Unit Pengolah Arsip Kepresidenan.
10. Diisi dengan nama panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan.
11. Diisi dengan analisis/telaah/penilaian panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan terhadap Arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan berdasarkan nilai guna.
12. Diisi dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara tentang Pengelolaan Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.
13. Diisi dengan nama Unit Pengolah Arsip Kepresidenan.
14. Diisi dengan tanggal, bulan, tahun penandatanganan pertimbangan panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan.
15. Diisi dengan nama, jabatan, dan tanda tangan perwakilan Pertimbangan Panitia Penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan (Penanggung Jawab, Ketua, Sekretaris, dan Anggota).
K.
Format Berita Acara Arsip Kepresidenan Musnah
Petunjuk Pengisian Berita Acara Pemusnahan Arsip Kepresidenan:
1. Penggunaan kop surat:
a. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan I menggunakan kertas kop dengan logo dan nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA serta menggunakan alamat;
b. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan di lingkungan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri menggunakan kertas kop dengan logo, kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing;
ttd ttd ttd ttd ttd
c. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan II di Sekretariat PRESIDEN, Sekretariat Wakil PRESIDEN, dan Sekretariat Militer PRESIDEN menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Unit Kearsipan serta menggunakan alamat;
d. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan II Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran menggunakan kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing;
e. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan III di Istana Kepresidenan di daerah menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Sekretariat PRESIDEN, nama Istana Kepresidenan serta menggunakan alamat.
2. Diisi dengan nomor berita acara Pemusnahan Arsip Kepresidenan.
3. Diisi dengan hari, tanggal, bulan, tahun pelaksanaan Pemusnahan Arsip Kepresidenan.
4. Diisi dengan nomor dan tanggal surat persetujuan Pemusnahan Arsip Kepresidenan.
5. Diisi dengan masalah atau subjek Arsip Kepresidenan yang Dimusnahkan.
6. Diisi dengan tempat pelaksanaan pemusnahan Arsip Kepresidenan.
7. Diisi dengan media Arsip Kepresidenan yang dimusnahkan.
8. Diisi dengan jumlah Arsip Kepresidenan yang dimusnahkan.
9. Diisi dengan jabatan pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan.
10. Diisi dengan tanda tangan pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan.
11. Diisi dengan nama pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan.
12. Diisi dengan nama, jabatan, dan tanda tangan perwakilan panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan yang terdiri dari Unit Kearsipan Kepresidenan, Unit Pengolah Arsip kepresidenan, dan unit kerja hukum Kementerian/Inspektorat.
L.
Format Daftar Arsip Kepresidenan Serah
Petunjuk pengisian Daftar Arsip Kepresidenan Serah
1. Penggunaan kop surat:
a. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan I menggunakan kertas kop dengan logo dan nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, serta tidak menggunakan alamat;
b. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan di lingkungan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri menggunakan kertas kop dengan logo, kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing;
2. Diisi dengan masalah atau subjek Arsip Kepresidenan.
3. Diisi dengan nama Unit Kearsipan Kepresidenan, alamat Unit Kearsipan Kepresidenan, dan nomor telepon Unit Kearsipan Kepresidenan.
4. Diisi dengan nomor urut Arsip Kepresidenan.
5. Diisi dengan Klasifikasi Arsip Kepresidenan.
6. Diisi dengan uraian informasi dari berkas Arsip Kepresidenan berdasarkan kegiatan dalam Klasifikasi Arsip Kepresidenan.
7. Diisi dengan kurun waktu/tahun Arsip Kepresidenan tercipta.
8. Diisi dengan tingkat perkembangan Arsip Kepresidenan (asli, pertinggal, tembusan, salinan, atau fotokopi).
9. Diisi dengan jumlah berkas Arsip Kepresidenan.
10. Diidi dengan keterangan lain yang diperlukan, misalnya: nomor boks, keadaan fisik dan informasi arsip, dan lain-lain.
11. Diisi dengan tempat dan tanggal penandatanganan.
12. Diisi dengan jabatan pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan I/pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan di lingkungan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN/pimpinan Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN/pimpinan unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri.
13. Diisi dengan nama pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan I/pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan di lingkungan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, atau unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri.
14. Diisi dengan nama Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.
ttd ttd
M.
Format Pertimbangan Panitia Penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan
ttd ttd ttd ttd
Petunjuk Pengisian Pertimbangan Panitia Penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan:
1. Penggunaan kop surat:
a. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan I menggunakan kertas kop dengan logo dan nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA serta tidak menggunakan alamat;
b. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan di lingkungan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri menggunakan kertas kop dengan logo, kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing;
c. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan II di Sekretariat PRESIDEN, Sekretariat Wakil PRESIDEN, dan Sekretariat Militer PRESIDEN menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Unit Kearsipan Kepresidenan serta tidak menggunakan alamat;
d. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan II Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran menggunakan kertas kop sesuai dengan ketentuan internal masing-masing;
e. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan III di Istana Kepresidenan di daerah menggunakan kertas kop dengan logo, nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA, nama satuan organisasi Sekretariat PRESIDEN, nama Istana Kepresidenan serta tidak menggunakan alamat.
2. Diisi dengan nomor pertimbangan panitia penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan.
3. Diisi dengan tanggal penandatanganan pertimbangan panitia penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan.
4. Diisi dengan dengan nama hari.
5. Diisi dengan tanggal, bulan, dan tahun.
6. Diisi dengan keputusan pembentukan panitia penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan.
7. Diisi dengan nama panitia penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan.
8. Diisi dengan nama panitia penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan.
9. Diisi dengan analisis/telaah/penilaian panitia penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan terhadap Arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan berdasarkan nilai guna.
10. Diisi dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara tentang Pengelolaan Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.
11. Diisi dengan nama Pencipta Arsip Kepresidenan.
12. Diisi dengan tanggal, bulan, tahun penandatanganan Pertimbangan Panitia Penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan.
13. Diisi dengan nama, jabatan, dan tanda tangan perwakilan panitia penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan (penanggung jawab, ketua, sekretaris, dan anggota).
N.
Format Berita Acara Serah Terima Arsip Kepresidenan Salinan Digital
ttd ttd
Petunjuk Pengisian Berita Acara Serah Terima Arsip Kepresidenan Salinan Digital:
1. Penggunaan kop surat:
a. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan I menggunakan kertas kop dengan logo dan nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA serta tidak menggunakan alamat;
b. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan di Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN/Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN/unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri menggunakan kertas kop dengan logo dan nama instansi masing-masing serta tidak menggunakan alamat.
2. Diisi dengan nomor:
a. Diisi dengan nomor berita acara Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, atau unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri;
b. Diisi dengan nomor berita acara Kementerian.
3. Diisi dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara tentang Pengelolaan Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.
4. Diisi dengan hari dan tanggal pelaksanaan, angka/huruf.
5. Diisi dengan nama pimpinan Pencipta Arsip Kepresidenan di Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, atau unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri.
6. Diisi dengan jabatan yang bersangkutan.
7. Diisi dengan nama pimpinan satuan organisasi yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian.
8. Diisi dengan jabatan yang bersangkutan.
9. Diisi dengan masalah atau subjek Arsip Kepresidenan yang diserahkan.
10. Diisi dengan tanda tangan pimpinan Pencipta Arsip Kepresidenan di Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, atau unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri di atas materai untuk selanjutnya diperuntukkan bagi Arsip Nasional Republik INDONESIA.
11. Diisi dengan nama pimpinan Pencipta Arsip Kepresidenan di Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, atau unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri.
12. Diisi dengan tanda tangan pimpinan satuan organisasi yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian atau di atas materai untuk selanjutnya diperuntukkan bagi Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, atau unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri.
13. Diisi dengan nama pimpinan satuan organisasi yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian yang berwenang menerima penyerahan Arsip Kepresidenan salinan digital.
O.
Format Berita Acara Serah Terima Arsip Kepresidenan
ttd ttd
Petunjuk Pengisian Berita Acara Serah Terima Arsip Kepresidenan:
1. Penggunaan kop surat:
a. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan I menggunakan kertas kop dengan logo dan nama instansi Kementerian Sekretariat Negara Republik INDONESIA serta tidak menggunakan alamat;
b. untuk Unit Kearsipan Kepresidenan di Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, atau unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri menggunakan kertas kop dengan logo dan nama instansi masing-masing serta tidak menggunakan alamat;
2. Diisi dengan nomor:
a. Diisi dengan nomor berita acara Kementerian/ Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, atau unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri.;
b. Diisi dengan nomor berita acara Arsip Nasional Republik INDONESIA.
3. Diisi dengan hari, angka/huruf.
4. Diisi dengan tempat penyerahan Arsip Kepresidenan secara simbolis.
5. Diisi dengan nama Pimpinan satuan organisasi yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian atau pimpinan Pencipta Arsip Kepresidenan di Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, atau unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri.
6. Diisi dengan jabatan yang bersangkutan.
7. Diisi dengan nama pejabat Arsip Nasional Republik INDONESIA yang berwenang menerima penyerahan Arsip Kepresidenan Statis.
8. Diisi dengan jabatan yang bersangkutan.
9. Diisi dengan masalah atau subjek Arsip Kepresidenan yang diserahkan.
10. Diisi dengan tanda tangan Menteri atau Pimpinan satuan organisasi yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian atau pimpinan Pencipta Arsip Kepresidenan di Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, atau unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri di atas materai untuk selanjutnya diperuntukkan bagi Arsip Nasional Republik INDONESIA.
11. Diisi dengan nama Menteri atau Pimpinan satuan organisasi yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian atau pimpinan Pencipta Arsip Kepresidenan di Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, atau unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri.
12. Diisi dengan tanda tangan pejabat Arsip Nasional Republik INDONESIA di atas materai untuk selanjutnya diperuntukkan bagi Kementerian/ Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, atau unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri.
13. Diisi dengan nama pejabat Arsip Nasional Republik INDONESIA yang berwenang menerima penyerahan Arsip Kepresidenan Statis.
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
PRATIKNO