MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
(1) Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi:
a. Penciptaan Arsip;
b. Penggunaan Arsip;
c. Pemeliharaan Arsip; dan
d. Penyusutan Arsip.
(2) Pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap:
a. Arsip Vital;
b. Arsip Aktif; dan
c. Arsip Inaktif.
(3) Pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan secara:
a. tekstual; dan
b. elektronik.
(1) Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf a meliputi kegiatan:
a. pembuatan Arsip; dan
b. penerimaan Arsip.
(2) Pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dijaga autentisitasnya.
(3) Pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan berdasarkan:
a. tata naskah dinas;
b. kode pengelompokan Arsip; dan
c. sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis.
(4) Penciptaan Arsip Dinamis secara elektronik dilakukan dengan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu.
(5) Tata naskah dinas, kode pengelompokan Arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
(1) Penciptaan Arsip Dinamis secara elektronik dilakukan dengan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu.
(2) Penciptaan Arsip Dinamis secara elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dalam bentuk draf naskah dinas berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai tata naskah dinas, kode pengelompokan Arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip.
(3) Draf naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) diverifikasi untuk mendapat persetujuan oleh pejabat yang berwenang.
(4) Naskah dinas yang telah disetujui sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
(5) Naskah dinas yang telah ditandatangani sebagaimana dimaksud pada ayat (4) di registrasi dengan ketentuan:
a. dilakukan secara lengkap dan konsisten;
b. diberikan penomoran dan kode pengelompokan Arsip; dan
c. apabila diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan teknis maka harus dilakukan pencatatan perubahan.
(6) Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (5) disampaikan ke alamat yang dituju dengan ketentuan:
a. setelah dinyatakan lengkap; dan
b. dilaksanakan dengan cepat, tepat, dan aman.
(1) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf b diperuntukkan bagi Pencipta Arsip dan Pengguna Arsip.
(2) Pencipta Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) membuat daftar Arsip Dinamis.
(3) Daftar Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dikirimkan ke Unit Kearsipan, sentral Arsip Inaktif,
dan/atau kepada pejabat pengelola informasi dan dokumentasi.
(4) Pengguna Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mencari informasi berdasarkan daftar informasi publik.
(5) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui:
a. pemanfaatan Arsip; dan
b. penyediaan Arsip.
(6) Pemanfaatan Arsip dan penyediaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (5) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan:
a. prosedur standar pelayanan minimal dan menyediakan fasilitas untuk kepentingan Pengguna Arsip; dan
b. penutupan akses Penggunaan Arsip.
(7) Prosedur standar pelayanan minimal dan penyediaan fasilitas untuk kepentingan Pengguna Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (6) huruf a dilakukan untuk:
a. meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan;
b. menjamin kualitas pelayanan yang konsisten;
c. meningkatkan kepuasan pengguna;
d. mencegah terjadinya kesalahan atau kehilangan Arsip; dan
e. memudahkan pengawasan dan evaluasi kinerja.
(8) Penutupan akses Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (6) huruf b dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip dengan pertimbangan:
a. menghambat proses penegakan hukum;
b. mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c. membahayakan pertahanan negara;
d. mengungkap kekayaan alam INDONESIA yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
e. merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f. merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
g. mengungkapkan fakta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terkait atau wasiat seseorang, kecuali kepada yang berhak secara hukum;
h. mengungkapkan rahasia atau data pribadi;
dan/atau
i. mengungkapkan memorandum atau surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
(1) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf b dilakukan melalui prosedur permohonan secara tertulis.
(2) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan pencatatan pada buku dan formulir peminjaman Arsip.
(3) Jangka waktu Penggunaan Arsip paling lama 1 (satu) minggu dan dapat diperpanjang.
(1) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 dilakukan secara elektronik.
(2) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk menjamin ketersediaan, pengolahan, dan penyajian Arsip menjadi informasi bagi kepentingan penggunaan internal atau kepentingan publik.
(1) Pemeliharaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf c dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip.
(2) Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilaksanakan sesuai dengan standar Pemeliharaan Arsip untuk menjamin keamanan fisik Arsip.
(3) Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) meliputi pemeliharaan:
a. Arsip Vital;
b. Arsip Aktif; dan
c. Arsip Inaktif;
(4) Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) termasuk dalam kategori Arsip terjaga dan Arsip umum.
(5) Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(3) dilakukan melalui kegiatan:
a. pemberkasan Arsip Aktif;
b. penataan Arsip Inaktif;
c. penyimpanan; dan
d. alih media.
(1) Pemeliharaan Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (3) huruf a dilakukan dengan cara:
a. penggandaan;
b. pemencaran atau dispersal; dan
c. penggunaan peralatan khusus.
(2) Penggandaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan dengan cara menciptakan duplikat atau salinan Arsip yang telah diautentikasi.
(3) Pemencaran atau dispersal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan dengan cara menyimpan Arsip hasil penduplikasian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pada Unit Kearsipan dan menyimpan Arsip Vital yang asli pada unit kerja.
(4) Penggunaan peralatan khusus sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dilakukan dengan cara menggunakan sarana dan prasarana yang tidak mudah terbakar, kedap air, dan/atau peralatan khusus lainnya yang dapat melindungi Arsip Vital.
(5) Penggandaan dan pemencaran atau dispersal sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) dilakukan dengan memperhatikan bentuk duplikasi yang diperlukan dan pemilihan media.
(1) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (3) huruf b dilakukan dengan cara pemberkasan dan penyimpanan Arsip.
(2) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan yang disesuaikan dengan standar.
(3) Prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri atas:
a. folder;
b. sekat;
c. label;
d. out indicator;
e. indeks;
f. tunjuk silang;
g. boks Arsip; dan
h. rak Arsip.
(1) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (3) huruf c dilakukan dengan cara penataan dan penyimpanan.
(2) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap:
a. ruang Arsip; dan
b. fisik Arsip.
(1) Pemeliharaan terhadap ruang Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (2) huruf a meliputi:
a. lokasi gedung atau ruang Arsip harus bebas dari polusi; dan
b. ruangan penyimpanan Arsip terpisah dari ruangan unit kerja lain.
(2) Ruangan penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b disiapkan sesuai standar penyimpanan Arsip Inaktif untuk menjamin:
a. keamanan Arsip;
b. efisiensi pembagian ruangan Arsip;
c. pengaturan suhu atau temperatur ruangan; dan
d. kebersihan ruangan tempat penyimpanan dan fisik Arsip.
(1) Pemeliharaan terhadap fisik Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (2) huruf b dilakukan dengan memperhatikan:
a. Arsip tidak boleh secara langsung terkena sinar matahari atau lampu, sebab akan mengakibatkan kertas menjadi kering dan getas atau rapuh yang menjadikan mudah sobek;
b. tempat penyimpanan terbuat dari besi;
c. kapasitas tempat penyimpanan disesuaikan dengan jumlah Arsip dalam boks Arsip;
d. penyatuan lampiran menggunakan sarana penyatuan yang tidak menyebabkan timbulnya karat; dan
e. dilakukan fumigasi (penyemprotan) setiap 6 (enam) bulan sekali untuk menjaga Arsip dari kerusakan yang disebabkan oleh hama Arsip.
(2) Selain dilakukan dengan cara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pemeliharaan juga mempertimbangkan:
a. faktor penyebab kerusakan Arsip; dan
b. penggunaan teknik mikrofilm.
(3) Faktor penyebab kerusakan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a terdiri atas:
a. faktor biologis;
b. bahaya api; dan
c. bahaya air.
(4) Penggunaan teknik microfilm sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a dilakukan untuk:
a. efisiensi tempat penyimpanan; dan
b. pemeliharaan kondisi fisik Arsip, khususnya yang memiliki retensi lama dapat terjaga keutuhannya.
(1) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (5) huruf a dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima.
(2) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilaksanakan berdasarkan kode pengelompokan Arsip.
(3) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip Aktif.
(4) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3) meliputi:
a. daftar berkas; dan
b. daftar isi berkas.
(5) Daftar berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf a paling sedikit memuat:
a. nama Unit Pengolah;
b. nomor berkas;
c. kode pengelompokan Arsip;
d. uraian informasi berkas;
e. jangka waktu;
f. jumlah;
g. klasifikasi keamanan dan akses Arsip; dan
h. keterangan.
(6) Daftar isi berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf b paling sedikit memuat:
a. nama Unit Pengolah;
b. nomor berkas;
c. nomor item Arsip;
d. kode pengelompokan Arsip;
e. uraian informasi Arsip;
f. tanggal;
g. jumlah;
h. klasifikasi keamanan dan akses Arsip; dan
i. keterangan.
(7) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (5) dan ayat (6) disampaikan oleh Unit Pengolah kepada Unit Kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.
(1) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (5) huruf b dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
(2) Asas asal usul dan asas aturan asli sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk menjaga Arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya, tetap terkelola dalam 1 (satu) Pencipta Arsip dan tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari Pencipta Arsip lain.
(3) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab kepala Unit Kearsipan.
(4) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilaksanakan melalui:
a. pengaturan fisik Arsip;
b. pengolahan informasi Arsip; dan
c. penyusunan daftar Arsip Inaktif.
(1) Pengaturan fisik Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (4) huruf a dilakukan oleh Unit Kearsipan dengan kegiatan pemeriksaan dan verifikasi Arsip yang dipindahkan untuk memastikan kelengkapan Arsip, kesesuaian fisik Arsip dengan daftar Arsip.
(2) Pengaturan fisik Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan penataan Arsip dalam boks Arsip, penomoran boks Arsip, dan pemberian label dan pengaturan penempatan boks Arsip dalam tempat penyimpanan.
Pengolahan informasi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (4) huruf b dilakukan untuk menyediakan bahan layanan informasi publik dan kepentingan internal satuan, dengan cara mengidentifikasi dan menghubungkan keterkaitan Arsip dalam satu keutuhan informasi berdasarkan Arsip yang dikelola di Unit Kearsipan.
(1) Penyusunan Daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (4) huruf c dilakukan oleh Unit Kearsipan berdasarkan daftar Arsip yang dipindahkan dari Unit Pengolah.
(2) Daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) paling sedikit memuat:
a. Pencipta Arsip;
b. Unit Pengolah;
c. nomor Arsip;
d. kode pengelompokan Arsip;
e. uraian informasi Arsip/berkas;
f. kurun waktu;
g. tingkat perkembangan;
h. jumlah;
i. keterangan;
j. nomor definitif folder dan boks Arsip;
k. lokasi simpan;
l. jangka simpan dan nasib akhir; dan
m. kategori Arsip.
(1) Penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (5) huruf c dilakukan terhadap:
a. Arsip Aktif; dan
b. Arsip Inaktif.
(2) Penyimpanan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip yang sudah didaftar dalam daftar Arsip.
(3) Penyimpanan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip selama jangka waktu penyimpanan Arsip berdasarkan JRA.
Penyimpanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (1) huruf a di lingkungan Kemhan berdasarkan pada kode pengelompokan Arsip.
(1) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (1) huruf b di lingkungan Kemhan berdasarkan kode pengelompokan Arsip.
(2) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk Arsip yang:
a. telah melewati retensi Arsip Inaktif dan berketerangan permanen berdasarkan JRA yang dipindahkan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;
dan
b. telah melewati retensi Arsip Inaktif dan berketerangan musnah berdasarkan JRA.
(3) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menggunakan peralatan penyimpanan Arsip paling sedikit meliputi:
a. boks Arsip;
b. label;
c. sampul atau folder;
d. daftar Arsip;
e. buku peminjaman; dan
f. rak Arsip.
(1) Alih media sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat
(5) huruf d dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan Arsip dan menjaga keamanan, keselamatan, dan keutuhan Arsip.
(2) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan ke dalam format digital dengan sarana dan prasarana yang sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
(3) Sarana dan prasarana alih media sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus:
a. menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik secara utuh sesuai aslinya;
b. melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan, dan keteraksesan informasi elektronik dalam penyelenggaraan sistem elektronik;
c. dilakukan sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem elektronik;
d. dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami; dan
e. memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan, kejelasan, dan kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk.
(1) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23, pimpinan Pencipta Arsip MENETAPKAN kebijakan alih media.
(2) Kebijakan alih media sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) meliputi :
a. metode;
b. prasarana dan sarana;
c. penentuan prioritas Arsip yang dialihmediakan;
dan
d. penentuan pelaksana alih media.
(1) Alih media sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi Arsip dan nilai informasi.
(2) Kondisi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. Arsip dengan kondisi rapuh atau rentan mengalami kerusakan fisik;
b. Arsip elektronik dengan format data versi lama yang diperbarui dengan versi baru; atau
c. informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi.
(3) Nilai informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diutamakan terhadap:
a. informasi yang harus diumumkan secara serta merta berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai keterbukaan informasi publik; dan
b. Arsip yang berketerangan permanen dalam JRA.
(1) Dalam hal alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat (2) dilakukan dalam media lainnya wajib dilegalisasi oleh pimpinan tertinggi di Unit Pengolah atau Unit Kearsipan dengan membuat berita acara.
(2) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat paling sedikit:
a. waktu pelaksanaan;
b. tempat pelaksanaan;
c. jenis media;
d. jumlah Arsip;
e. keterangan proses alih media yang dilakukan;
f. pelaksana; dan
g. penandatanganan oleh pimpinan Unit Pengolah atau Unit Kearsipan.
(3) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dibuat dalam rangkap 2 (dua) dan dilampirkan dengan daftar Arsip yang dialihmediakan ke dalam digital atau media lainnya.
(4) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (3) disimpan oleh pimpinan unit Pencipta Arsip dan Unit Kearsipan.
(1) Hasil cetak Arsip yang dialihmediakan ke dalam digital atau media lainnya dapat dilegalisasi untuk keperluan proses peradilan dan kepentingan hukum lainnya.
(2) Legalisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan Arsip hasil alih media.
(3) Tanda tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat dilakukan dengan metode:
a. tanda tangan digital;
b. kata kunci;
c. tanda khusus; atau
d. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.
(1) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf d dilakukan melalui:
a. Pemindahan Arsip;
b. Pemusnahan Arsip; dan
c. Penyerahan Arsip.
(2) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Pencipta Arsip dan pelaksana Arsip atas persetujuan pimpinan pelaksana Arsip dengan mempertimbangkan kepentingan:
a. Pencipta Arsip;
b. Arsiparis atau pengelola Arsip;
c. Pengguna Arsip;
d. pegawai Kemhan; dan
e. Kemhan.
(3) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan berdasarkan JRA.
(1) Pemindahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (1) huruf a dilaksanakan secara terprogram dan berkesinambungan disertai dengan dokumen:
a. surat Permohonan Pemindahan Arsip dari Pencipta Arsip kepada Unit Kearsipan I;
b. daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan; dan
c. berita acara Pemindahan Arsip;
(2) Pemindahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan prosedur:
a. penyeleksian Arsip Inaktif dengan mencatat jenis atau series Arsip yang akan dipindahkan ke dalam daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan;
b. penataan Arsip Inaktif ke dalam boks Arsip yang diberi label sesuai dengan jumlah berkas, nomor urut berkas, dan tahun penciptaan, serta volume Arsip; dan
c. Pemindahan Arsip disertai dengan daftar Arsip yang dipindahkan dan berita acara pemindahan yang dibuat dalam rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.
(3) Pemindahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan setiap tahun dan dikoordinasikan oleh Unit Kearsipan.
(1) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (1) huruf b dilakukan:
a. terhadap Arsip yang tidak memiliki nilai guna dan telah habis retensinya serta berketerangan musnah berdasarkan JRA;
b. terhadap Arsip yang tidak dilarang untuk dimusnahkan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan atau tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara; dan
c. secara total sehingga tidak terlihat jelas baik fisik maupun informasinya.
(2) Penentuan Arsip yang tidak bernilai guna sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui penilaian oleh tim penilai Arsip.
(3) Tim penilai Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit terdiri atas:
a. pimpinan Unit Kearsipan I sebagai ketua merangkap anggota;
b. pimpinan Unit Kearsipan II yang Arsipnya akan dimusnahkan;
c. Arsiparis Unit Kearsipan I;
d. Arsiparis Unit Kearsipan II; dan
e. unsur hukum dan atau unsur pengawasan.
(4) Tim penilai Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3)
dibentuk dan ditetapkan oleh Menteri.
(5) Ketentuan mengenai tugas dan fungsi tim penilai Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
(1) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 dilaksanakan dengan mengajukan surat permohonan Pencipta Arsip beserta kelengkapan dokumen daftar Arsip usul musnah, dan berita acara Pemusnahan Arsip.
(2) Pemusnahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.
(1) Penyerahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (1) huruf c harus disertai dengan dokumen:
a. surat permohonan Penyerahan Arsip Pencipta Arsip kepada ANRI;
b. daftar Arsip Statis yang akan diserahkan; dan
c. berita acara Penyerahan Arsip.
(2) Penyerahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan tahapan:
a. menentukan Arsip Statis yang bernilai sekunder, kesejarahan, atau pertanggungjawaban nasional;
b. membuat daftar Arsip Statis yang akan diserahkan;
c. penilaian oleh panitia penilai Arsip terhadap Arsip usul serah;
d. menyampaikan surat permohonan persetujuan secara tertulis kepada ANRI dengan melampirkan daftar Arsip yang akan diserahkan;
e. melakukan penilaian bersama antara Unit Kearsipan dengan ANRI;
f. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan Pencipta Arsip;
g. membuat berita acara serah terima Arsip Statis;
h. menandatangani berita acara Penyerahan Arsip;
dan
i. melakukan Penyerahan Arsip.
(1) Penyusutan Arsip secara elektronik dilaksanakan dengan cara:
a. penilaian;
b. pemusnahan; dan
c. transfer kepada Lembaga Kearsipan.
(2) Penilaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan melalui proses:
a. memilih nama unit kerja yang berdasarkan daftar Arsip elektronik;
b. memilih periode atau menyeleksi Arsip yang akan diserahkan atau dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. membuat daftar Arsip usul musnah dan usul serah;
d. memverifikasi daftar Arsip usul musnah dan usul serah;
e. mengajukan permohonan persetujuan atau pertimbangan pemusnahan yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan; dan
f. MENETAPKAN Arsip elektronik yang akan dimusnahkan atau yang akan diserahkan oleh pimpinan Pencipta Arsip.
(3) Pemusnahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan melalui proses pemusnahan:
a. fisik dan informasi Arsip elektronik serta metadata; dan
b. seluruh penggandaan, preservasi, dan pencadangan Arsip elektronik.
(4) Pemusnahan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilaksanakan dengan tetap menjaga kerahasiaan dan informasi.
(5) Transfer kepada Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c merupakan penyerahan kendali atas metadata dan Arsip elektronik bernilai guna permanen kepada Lembaga Kearsipan.
(6) Transfer kepada Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (5) dapat dilakukan melalui sistem Arsip elektronik yang terintegrasi dan/atau secara langsung menyerahkan media penyimpanan beserta Arsipnya.
Ketentuan mengenai format, formulir, daftar Arsip Dinamis, prasarana dan sarana kearsipan, dan alur proses alih media tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.