PENGELOLAAN ARSIP STATIS
(1) Pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan.
(2) Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) terdiri dari :
a. Arsip Nasional Republik INDONESIA;
b. Lembaga Kearsipan Propinsi;
c. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
Pengelolaan arsip statis meliputi :
a. pengumpulan;
b. penyimpanan;
c. perawatan;
d. penyelamatan;
e. penggunaan;
f. pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis.
Pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh dan menjadi tanggung jawab Arsip Nasional Republik INDONESIA, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
(1) Dalam rangka pengelolaan arsip statis, Arsip Nasional Republik INDONESIA, Lembaga Kearsipan Propinsi dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dapat bekerja sama dengan badan atau lembaga internasional dan/atau instansi pemerintah asing.
(2) Kerja sama sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) tidak termasuk pengelolaan dalam hal pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf f.
(3) Ketentuan mengenai tata cara kerja sama dalam pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.
Pengelolaan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan terhadap :
a. naskah-naskah arsip statis dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang diserahkan oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan baik Pusat maupun Daerah sebagai kewajiban serah arsip sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan;
b. naskah-naskah arsip statis dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang dibuat dan diterima badan-badan swasta dan/atau perorangan yang wajib diamankan Pemerintah dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku.
Pengumpulan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota dilaksanakan melalui kegiatan :
a. penilaian;
b. penataan;
c. pembuatan daftar arsip statis.
(1) Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota melakukan penilaian terhadap arsip statis yang diserahkan dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah dan/atau yang diperoleh dari badan-badan swasta dan/atau perorangan.
(2) Penilaian sebagaimana dimaksud dalam ayat
(1) dilakukan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis bagi bukti pertanggungjawaban nasional.
Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 menunjukkan arsip statis lengkap dan utuh kondisi fisiknya serta mempunyai nilai informasi bagi bukti pertanggungjawaban nasional, Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota menerima arsip statis.
(1) Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 menunjukkan arsip statis tidak lengkap dan/atau mengalami kerusakan kondisi fisiknya namun mempunyai nilai informasi bagi bukti pertanggungjawaban nasional, Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota :
a. meminta Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan baik Pusat maupun Daerah, badan-badan swasta dan/atau perorangan untuk melengkapi arsip statis;
b. menerima arsip statis dengan dilakukan upaya perawatan terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.
(2) Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 menunjukkan arsip statis tidak mempunyai nilai informasi bagi bukti pertanggungjawaban nasional, Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
mengembalikan arsip kepada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan baik Pusat maupun Daerah yang menyerahkan arsip statis dan dapat memberi rekomendasi untuk dimusnahkan.
(3) Kriteria arsip statis yang mempunyai nilai informasi bagi pertanggungjawaban nasional ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
(1) Terhadap arsip statis yang diterima sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 dan Pasal 10 ayat (1), Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi dan Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota membuat Berita Acara Serah Terima Arsip Statis.
(2) Ketentuan mengenai tata cara pembuatan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.
(1) Terhadap arsip statis yang diterima, dilakukan penataan dengan mengelompokkan arsip statis berdasarkan informasi yang dikandungnya dan bentuk atau media arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan dengan tata cara dan teknik tertentu untuk mempermudah penyimpanan, perawatan, penyelamatan, dan penggunaan arsip statis.
(2) Ketentuan mengenai tata cara penataan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.
(1) Arsip statis yang diterima, didata dan dicatat dengan cara dan teknik tertentu dalam daftar arsip statis oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
(2) Tata cara pendataan dan pencatatan arsip statis dalam bentuk daftar arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.
(1) Penyimpanan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan pada tempat khusus penyimpanan arsip statis.
(2) Penyimpanan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis.
(3) Ketentuan mengenai persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.
(1) Perawatan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya kerusakan.
(2) Perawatan arsip statis melalui kegiatan pencegahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) ditujukan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung dalam arsip statis.
(3) Perawatan arsip statis melalui kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) ditujukan terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.
Kegiatan pencegahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) dilakukan dengan :
a. menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis;
b. mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis;
c. mensterilkan dari perusak arsip;
d. merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan restorasi arsip statis;
e. menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai
dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis;
f. mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala;
g. kegiatan lain yang diperlukan.
(1) Kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (3) dilakukan dengan :
a. mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis;
b. menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan;
c. melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai dengan metode dan rangkaian tindakan perbaikan sebagaimana dimaksud dalam huruf b.
(2) Pelaksanaan kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan dengan memperhatikan keutuhan informasi yang dikandung dalam arsip statis.
Ketentuan mengenai tata cara perawatan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15, Pasal 16, dan Pasal 17, diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.
Penyelamatan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi yang dikandung dalam arsip statis.
(1) Untuk kepentingan penyelamatan arsip statis, Arsip Nasional Republik INDONESIA, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dapat membuat duplikat arsip statis dan/atau mengalihbentukan arsip statis ke dalam bentuk media yang lain.
(2) Pelaksanaan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota memberitahukan secara tertulis kepada Lembagalembaga negara, Badan-badan Pemerintahan, baik Pusat maupun Daerah, badan-badan swasta, dan/atau perorangan pencipta atau penerima arsip yang arsip statisnya dibuat duplikat dan/atau dialihbentukan ke dalam media lain.
Ketentuan mengenai tata cara penyelamatan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dan pemberitahuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21, diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.
(1) Arsip statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota digunakan untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, penelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi.
(2) Penggunaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan dengan tetap memperhatikan keselamatan dan keutuhan arsip statis serta ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku.
(1) Penggunaan arsip statis dapat dilakukan di dalam dan/atau di luar lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/ Kota.
(2) Penggunaan arsip statis yang dilakukan di luar lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota hanya dapat dilakukan atas dasar izin tertulis dari Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/ Kota.
(3) Untuk memperoleh izin sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), yang bersangkutan menyampaikan permohonan secara tertulis.
(4) Jawaban kepada pemohon sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) dapat berupa :
a. pemberian izin penggunaan arsip statis;
b. penolakan izin penggunaan arsip statis.
(5) Dalam hal izin penggunaan arsip statis ditolak sebagaimana dimaksud dalam ayat (4) huruf b, Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota memberikan alasan penolakan.
(6) Ketentuan mengenai tata cara perizinan penggunaan arsip statis yang dilakukan di luar lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota sebagaimana dimaksud dalam ayat
(2), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.
(1) Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dapat menghentikan kegiatan penggunaan arsip statis apabila dalam pelaksanaannya tidak sesuai dengan penggunaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23.
(2) Ketentuan mengenai tata cara penghentian penggunaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.
(1) Arsip statis yang karena sifatnya rahasia untuk diketahui umum, hanya dapat digunakan setelah mendapat izin tertulis dari Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA, Pimpinan LembagaKearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
(2) Untuk memperoleh izin sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), yang bersangkutan menyampaikan permohonan secara tertulis.
(3) Jawaban kepada pemohon sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dapat berupa :
a. pemberian izin penggunaan arsip statis;
b. penolakan izin penggunaan arsip statis.
(4) Dalam hal izin penggunaan arsip statis ditolak sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) huruf b, Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota memberikan alasan penolakan.
(5) Ketentuan mengenai arsip statis yang bersifat rahasia dan tata cara pemberian izin penggunaannya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2), ayat (3), dan ayat (4), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.
(1) Dalam rangka pemberian pelayanan penggunaan arsip statis, dibentuk Jaringan Informasi Kearsipan Nasional.
(2) Pelaksanaan pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang diatur dalam Keputusan PRESIDEN ini.
Dalam rangka pelaksanaan kewajiban serah arsip statis oleh Lembaga- lembaga dan Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, dilaksanakan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis.
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dimaksudkan agar arsip statis yang diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota mempunyai kelengkapan dan keutuhan kondisi fisiknya serta nilai informasi bagi pertanggungjawaban nasional.
(1) Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan oleh :
a. Arsip Nasional Republik INDONESIA terhadap lembaga atau unit kerja yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan Pusat;
b. Lembaga Kearsipan Propinsi terhadap Lembaga atau unit kerja yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Daerah Propinsi serta Badan-badan,Pemerintah Pusat di Propinsi;
c. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota terhadap Lembaga atau unit kerja yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota serta Badan-badan Pemerintah Pusat dan Propinsi di Kabupaten/Kota.
(2) Dalam melaksanakan pembinaan, Lembaga Kearsipan Propinsi dan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota berpedoman kepada tata cara pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis yang ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA dan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis meliputi bidang :
a. arsip, baik dalam bentuk naskahnya maupun bentuk lainnya;
b. sumber daya manusia kearsipan;
c. sarana dan prasarana kearsipan.
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan melalui :
a. bimbingan;
b. konsultasi;
c. penyuluhan;
d. supervisi dan pemantauan;
e. pendidikan dan pelatihan;
f. kegiatan lain dalam rangka pembinaan.