Dalam Peraturan Ombudsman ini yang dimaksud dengan:
1. Ombudsman
yang selanjutnya disebut Ombudsman adalah lembaga negara yang mempunyai kewenangan mengawasi penyelenggaraan pelayanan publik baik yang diselenggarakan oleh penyelenggara negara dan pemerintahan termasuk yang diselenggarakan oleh Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah, dan Badan Hukum Milik Negara serta badan swasta atau perseorangan yang diberi tugas menyelenggarakan pelayanan publik tertentu yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah.
2. Pimpinan Ombudsman adalah Ketua, Wakil Ketua, dan Anggota Ombudsman.
3. Perwakilan Ombudsman selanjutnya disebut Perwakilan adalah Kantor Ombudsman di Provinsi atau Kabupaten/Kota yang mempunyai hubungan hierarkis dengan Ombudsman.
4. Sekretariat Jenderal Ombudsman yang selanjutnya disebut Sekretariat Jenderal adalah perangkat pemerintah yang dalam melaksanakan tugas dan fungsinya berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Pimpinan Ombudsman.
5. Sekretaris Jenderal adalah pimpinan tertinggi dari Sekretariat Jenderal.
6. Asisten Ombudsman yang selanjutnya disebut asisten adalah pegawai yang diangkat oleh Ketua Ombudsman berdasarkan persetujuan rapat anggota Ombudsman untuk membantu Ombudsman dalam menjalankan fungsi, tugas dan kewenangannya
7. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan
lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
8. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Ombudsman.
9. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
10. Naskah Dinas Arahan adalah Naskah Dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap lembaga yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.
11. Naskah Dinas Korespondensi adalah Naskah Dinas yang tujuan pembuatannya ditujukan bagi kebutuhan korespondensi, baik antar unit kerja di internal Ombudsman maupun kebutuhan korespondensi ke eksternal Ombudsman.
12. Naskah Dinas Khusus adalah Naskah Dinas yang memiliki sifat khusus sebagai bagian dari penyelenggaraan tugas Ombudsman beserta Sekretariat Jenderal Ombudsman.
13. Naskah Dinas Umum adalah Naskah Dinas yang tidak termasuk dalam naskah Dinas Arahan, Naskah Dinas Korespondensi, dan Naskah Dinas Khusus.
14. Pedoman adalah Naskah Dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan lembaga yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/teknis dan pemberlakuannya dituangkan dalam bentuk peraturan dan sebagai lampiran peraturan tersebut.
15. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis adalah Naskah Dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya serta wewenang dan prosedurnya.
16. Instruksi adalah Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan suatu
kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- undangan.
17. Surat Edaran adalah Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
18. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disingkat SOP adalah Naskah Dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.
19. Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat MENETAPKAN, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan yang digunakan untuk MENETAPKAN/mengubah status kepegawaian personal/ keanggotaan/ material/ peristiwa, MENETAPKAN/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim, dan MENETAPKAN pelimpahan wewenang.
20. Rekomendasi adalah kesimpulan, pendapat, dan saran yang disusun berdasarkan hasil Investigasi Ombudsman, kepada atasan Terlapor untuk dilaksanakan dan/atau ditindaklanjuti dalam rangka peningkatan mutu penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang baik.
21. Surat Tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.
22. Nota Dinas adalah Naskah Dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan lembaga.
23. Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas pada lembar Disposisi, tidak pada suratnya.
24. Surat Undangan Intern adalah Surat Dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai di dalam lembaga tersebut untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu.
25. Surat Dinas adalah Naskah Dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar Ombudsman.
26. Surat Undangan Ekstern adalah Surat Dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
27. Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang sesuatu hal yang mengikat para pihak untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
28. Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
29. Berita Acara adalah Naskah Dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa memang telah terjadi suatu proses pelaksanaan suatu kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.
30. Surat Keterangan adalah Naskah Dinas yang berisi informasi mengenai hal, peristiwa, atau tentang seseorang untuk kepentingan kedinasan.
31. Surat Pengantar adalah Naskah Dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah.
32. Pengumuman adalah Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat, pegawai, perseorangan, atau lembaga baik di dalam maupun di luar lembaga.
33. Laporan adalah Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
34. Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.
35. Sertifikat adalah surat keterangan tertulis yang tercetak dari pejabat yang berwenang yang diberikan kepada seseorang atau lembaga karena keikutsertaanya/perannya dalam suatu kegiatan dan digunakan sebagai alat bukti yang sah.
36. Piagam Penghargaan adalah surat atau tulisan resmi yang berisi pernyataan pemberian hak atau peneguhan sesuatu hal yang bersifat penghormatan.
37. Notula adalah catatan singkat (ringkas) mengenai jalannya rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.
38. Sambutan Ketua Ombudsman adalah Naskah Dinas yang berisi penyampaian pikiran atau wacana kebijakan Ombudsman di depan khalayak atau seluruh jajaran Ombudsman oleh Ketua Ombudsman atau Pimpinan Ombudsman lain yang mewakili.
39. Siaran Pers adalah Naskah Dinas yang berisi bahan berita mengenai kebijakan yang telah ditetapkan oleh Pimpinan Ombudsman atau kegiatan yang akan dan telah dilaksanakan oleh Ombudsman sebagai bahan penulisan wartawan.
40. Surat Perjalanan Dinas adalah dokumen yang diterbitkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen dalam rangka pelaksanaan perjalanan dinas bagi Insan Ombudsman.
41. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.
42. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
43. Penandatangan Naskah Dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
44. Lambang Negara Kesatuan Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika.
45. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas Ombudsman.
46. Kop Surat Dinas adalah kepala surat yang menunjukkan jabatan atau nama lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD tertentu yang ditempatkan dibagian atas kertas.
47. Kop Amplop Surat Dinas adalah kepala sampul surat yang menunjukkan jabatan atau nama lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD tertentu yang ditempatkan dibagian atas sampul surat.
48. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
49. Sistem penomoran naskah dinas adalah penomoran yang dipergunakan dalam tata naskah dinas dengan susunan nomor urut surat, kategori surat, klasifikasi arsip, dan tahun takwin/kalender.
50. Naskah Dinas Elektronik adalah informasi yang terekam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di lingkungan Ombudsman.
51. Tata Naskah Dinas Elektronik yang selanjutnya disingkat TNDE adalah pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan putusan.
52. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya dan dilengkapi dengan sertifikat elektronik yang
digunakan sebagai alat verifikasi dan autentifikasi.
53. Cap Dinas adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatan dan/atau instansi yang digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku yang dibubuhkan pada ruang tanda tangan.