PEMBENTUKAN KERJA SAMA
(1) Usulan Kerja Sama dari Unit Pengusul disampaikan dengan nota dinas kepada Unit Kerja yang membidangi fungsi fasilitasi Kerja Sama.
(2) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan dengan melampirkan Formulir Usulan Kerja Sama sebagaimana tercantum dalam Lampiran huruf A yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Ombudsman ini.
(3) Penyampaian nota dinas dan Formulir Usulan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditembuskan kepada Anggota Ombudsman yang menjalankan fungsi pembinaan pada Unit Pengusul.
(1) Unit Kerja yang membidangi fungsi fasilitasi Kerja Sama menyusun daftar rencana Kerja Sama berdasarkan usulan yang diterima dari Unit Pengusul.
(2) Daftar rencana Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada Ketua Ombudsman melalui Anggota Ombudsman yang menjalankan fungsi
pembinaan pada Unit Kerja yang membidangi fungsi fasilitasi Kerja Sama untuk diputuskan dalam Rapat Pleno.
(3) Daftar rencana Kerja Sama yang telah diputuskan dalam rapat pleno, ditetapkan dengan Keputusan Ketua Ombudsman.
(4) Penetapan daftar rencana Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dibuat pada setiap akhir tahun anggaran berjalan untuk dilaksanakan pada tahun anggaran berikutnya.
(1) Rencana Kerja Sama yang telah ditetapkan, ditindaklanjuti oleh Unit Pengusul berkoordinasi dengan Unit Kerja yang membidangi fungsi fasilitasi Kerja Sama melalui tahapan:
a. Penjajakan;
b. Perundingan;
c. Penyusunan rancangan Naskah Perjanjian; dan
d. Penandatanganan.
(2) Dalam hal terdapat usulan Kerja Sama setelah ditetapkannya daftar rencana Kerja Sama, Unit Pengusul menyampaikan usulan kepada Unit Kerja yang membidangi fungsi fasilitasi Kerja Sama dengan melampirkan Formulir Usulan Kerja Sama sebagaimana tercantum dalam Lampiran huruf A Peraturan Ombudsman ini.
(3) Formulir Usulan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (2) disampaikan kepada Ketua Ombudsman untuk mendapatkan persetujuan Rapat Pleno.
(4) Formulir Usulan Kerja Sama yang mendapatkan persetujuan Rapat Pleno akan ditindaklanjuti berdasarkan tahapan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1).
(1) Penjajakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat
(1) huruf a dilakukan oleh Unit Pengusul untuk menyampaikan/menerima penawaran Kerja Sama kepada/dari calon Mitra.
(2) Dalam melaksanakan penjajakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Unit Pengusul melibatkan Unit Kerja yang membidangi fungsi fasilitasi Kerja Sama.
(3) Penjajakan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan dengan pertemuan langsung, pertemuan secara daring, dan/atau korespondensi resmi.
(1) Perundingan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat
(1) huruf b dilaksanakan oleh Unit Pengusul dan calon Mitra paling sedikit 1 (satu) kali yang difasilitasi oleh Unit Kerja yang membidangi fungsi fasilitasi Kerja Sama.
(2) Pelaksanaan perundingan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit menyepakati:
a. bidang Kerja Sama;
b. pembiayaan; dan
c. jangka waktu.
(3) Hasil kesepakatan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dituangkan dalam rancangan Naskah Perjanjian.
(1) Penyusunan rancangan Naskah Perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (1) huruf c dilakukan oleh Unit Pengusul berkoordinasi dengan Unit Kerja yang membidangi fungsi fasilitasi Kerja Sama.
(2) Rancangan Naskah Perjanjian yang telah tersusun dibahas oleh Unit Pengusul dengan calon Mitra dilaksanakan paling sedikit 1 (satu) kali yang difasilitasi oleh Unit Kerja yang membidangi fungsi fasilitasi Kerja Sama.
(1) Penyusunan rancangan Naskah Perjanjian Kerja Sama Dalam Negeri dibuat dengan memenuhi sistematika paling sedikit:
a. judul;
b. pernyataan waktu dan tempat penandatanganan;
c. komparisi;
d. para pihak;
e. premis/recital;
f. dasar hukum;
g. pernyataan sepakat para pihak;
h. materi muatan; dan
i. penutup.
(2) Materi muatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf h pada Kerja Sama Pendahuluan paling sedikit memuat ketentuan:
a. maksud dan tujuan;
b. ruang lingkup;
c. pelaksanaan;
d. jangka waktu dan perpanjangan;
e. pengakhiran Kerja Sama;
f. kerahasiaan;
g. korespondensi;
h. pembiayaan;
i. pemantauan dan evaluasi;
j. penyelesaian perselisihan; dan
k. adendum.
(3) Materi muatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf h pada Kerja Sama Teknis paling sedikit memuat ketentuan:
a. ketentuan umum;
b. maksud dan tujuan;
c. ruang lingkup;
d. pelaksanaan;
e. hak dan kewajiban;
f. jangka waktu dan perpanjangan;
g. pengakhiran Kerja Sama;
h. kerahasiaan;
i. korespondensi;
j. pembiayaan;
k. pemantauan dan evaluasi;
l. penyelesaian perselisihan;
m. adendum; dan
n. keadaan kahar.
(1) Kerja Sama Dalam Negeri dapat disepakati untuk jangka waktu paling singkat 1 (satu) tahun dan paling lama 5 (lima) tahun.
(2) Dalam hal Kerja Sama Teknis merupakan tindak lanjut dan bagian tidak terpisahkan dari Kerja Sama Pendahuluan, jangka waktu paling lama Kerja Sama Teknis tidak dapat melebihi jangka waktu Kerja Sama Pendahuluan yang ditindaklanjuti.
(1) Dalam hal Ombudsman dan/atau Mitra menyampaikan maksud untuk mengakhiri Kerja Sama Dalam Negeri sebelum jangka waktu yang disepakati, dilakukan koordinasi untuk membahas persiapan pengakhiran.
(2) Dalam hal Kerja Sama Pendahuluan dan/atau Kerja Sama Teknis akan diakhiri sebelum jangka waktunya berakhir, tugas dan tanggung jawab Ombudsman dan/atau Mitra akan diselesaikan terlebih dahulu berdasarkan kesepakatan.
(3) Penyelesaian tugas dan tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan dalam jangka waktu penyelesaian yang disepakati oleh Ombudsman dan Mitra.
Ketentuan kerahasiaan pada Kerja Sama Dalam Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (2) huruf f memuat pernyataan umum tentang kerahasiaan yang
digunakan untuk menjamin terlaksananya asas kerahasiaan pelaksanaan fungsi, tugas, dan wewenang Ombudsman dan Mitra.
Ketentuan korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (2) huruf g dan ayat (3) huruf i paling sedikit memuat:
a. informasi terkait pejabat penghubung;
b. alamat;
c. nomor telepon; dan
d. alamat surel.
(1) Perubahan materi muatan Kerja Sama Dalam Negeri hanya dapat dilakukan atas kesepakatan bersama antara Ombudsman dan Mitra.
(2) Perubahan materi muatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dituangkan dalam adendum yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Naskah Perjanjian Kerja Sama Dalam Negeri.
(1) Dalam hal terjadi keadaan kahar seperti bencana alam, huru-hara, kebakaran, dan hal lain yang berada diluar kekuasaan Ombudsman dan/atau Mitra yang terjadi dalam lingkup nasional atau secara lokal di wilayah pelaksanaan Kerja Sama, dapat dilakukan penghentian sementara atas kegiatan-kegiatan yang menjadi bagian dari pelaksanaan Kerja Sama.
(2) Ombudsman dan/atau calon Mitra menyampaikan pemberitahuan penghentian sementara akibat keadaan kahar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) segera setelah keadaan untuk melakukan pemberitahuan dianggap memungkinkan.
(1) Naskah Perjanjian Kerja Sama Luar Negeri dibuat dalam Bahasa INDONESIA dan bahasa asing.
(2) Bahasa asing sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa bahasa asing yang merupakan bahasa nasional dari negara tempat kedudukan Mitra dan/atau bahasa asing lain yang disepakati.
(3) Naskah Perjanjian Kerja Sama Luar Negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (2), baik untuk naskah asli maupun salinan autentiknya, memiliki kekuatan hukum yang sama dan mengikat bagi Ombudsman dan Mitra.
(4) Penerjemahan Naskah Perjanjian Kerja Sama Luar Negeri dikoordinasikan oleh Unit Kerja yang membidangi fungsi fasilitasi Kerja Sama.
(5) Sistematika Naskah Perjanjian pada Kerja Sama Luar Negeri disusun berdasarkan kesepakatan Ombudsman dan calon Mitra.
Pembentukan Kerja Sama Luar Negeri dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur terkait Perjanjian Internasional.
(1) Kerja Sama Luar Negeri dapat disepakati untuk jangka waktu paling singkat 1 (satu) tahun dan paling lama 5 (lima) tahun.
(2) Pada saat Kerja Sama Luar Negeri akan berakhir, Ombudsman dan Mitra melakukan koordinasi untuk membahas rencana perpanjangan atau penghentian Kerja Sama Luar Negeri.
(1) Naskah Perjanjian yang telah tersusun dan melalui tahap perundingan dan pembahasan dilakukan pemeriksaan akhir sebelum tahap penandatanganan.
(2) Pemeriksaan akhir terhadap Naskah Perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan memberikan paraf pada Rancangan Naskah Perjanjian oleh Anggota Ombudsman yang menjalankan fungsi pembinaan pada Unit Kerja yang membidangi fungsi fasilitasi Kerja Sama.
(1) Naskah Perjanjian Kerja Sama Pendahuluan ditandatangani oleh Ketua Ombudsman dan pimpinan tertinggi di lingkungan Mitra.
(2) Penandatanganan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat didelegasikan kepada Anggota Ombudsman yang ditunjuk.
(1) Naskah Perjanjian Kerja Sama Teknis ditandatangani oleh Anggota Ombudsman, Sekretaris Jenderal, atau Kepala Perwakilan sesuai tugas, fungsi, dan wewenang masing-masing.
(2) Penandatanganan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat dilimpahkan wewenangnya melalui mandat kepada pejabat yang ditunjuk.
Naskah Perjanjian Kerja Sama Luar Negeri ditandatangani oleh Ketua Ombudsman dan pimpinan tertinggi di lingkungan Mitra.
Penandatanganan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 sampai dengan Pasal 27 dapat dilaksanakan secara digital sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.