Dalam Peraturan Ombudsman ini yang dimaksud dengan:
1. Ombudsman
yang selanjutnya disebut Ombudsman adalah lembaga negara yang mempunyai kewenangan mengawasi penyelenggaraan pelayanan publik baik yang diselenggarakan oleh penyelenggara negara dan pemerintahan termasuk yang diselenggarakan oleh Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah, dan Badan Hukum Milik Negara serta badan swasta atau perseorangan yang diberi tugas menyelenggarakan pelayanan publik tertentu yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah.
2. Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca, yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik atau nonelektronik.
3. Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik dan termasuk di dalamnya Informasi eletronik dan/atau dokumen elektronik.
4. Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi adalah proses pengelolaan penerimaan, penyusunan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyajian informasi dan dokumentasi secara sistematis.
5. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang selanjutnya disingkat dengan PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan Informasi di Ombudsman.
6. Pemohon Informasi Publik adalah warga negara dan/atau badan hukum INDONESIA yang mengajukan permintaan Informasi Publik sebagaimana diatur dalam Peraturan Ombudsman ini.
7. Daftar Informasi Publik adalah catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh Informasi Publik yang berada di bawah penguasaan Ombudsman, tidak termasuk Informasi yang dikecualikan.
8. Pengujian Konsekuensi adalah pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu Informasi Publik diberikan kepada masyarakat dengan mempertimbangkan secara seksama bahwa menutup Informasi Publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya.
9. Penyandang Disabilitas adalah setiap orang yang mengalami keterbatasan fisik, intelektual, mental, dan/atau sensorik dalam jangka waktu lama yang dalam berinteraksi dengan lingkungan dapat mengalami hambatan dan kesulitan untuk berpartisipasi secara penuh dan efektif dengan warga negara lainnya berdasarkan kesamaan hak.
(1) PPID Perwakilan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf c dijabat oleh Kepala Perwakilan Ombudsman.
(2) PPID Perwakilan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertugas:
a. mengumpulkan, mendokumentasikan, dan menyediakan Informasi Publik yang berada di lingkungan Perwakilan Ombudsman;
b. menyusun dan memutakhirkan Daftar Informasi Publik di lingkungan Perwakilan Ombudsman untuk disampaikan kepada PPID Utama paling singkat 6 (enam) bulan sekali;
c. melaksanakan pelayanan Informasi Publik di lingkungan Perwakilan Ombudsman;
d. melaksanakan pengujian konsekuensi bersama- sama dengan PPID Utama;
e. menyiapkan buku register permintaan Informasi Publik kepada publik dan buku register pengajuan keberatan;
f. membuat dan menyertakan alasan tertulis pengecualian Informasi Publik, dalam hal permintaan Informasi Publik ditolak;
g. memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi Publik;
h. mengembangkan kapasitas Pengelola Informasi dan Dokumentasi Perwakilan untuk peningkatan kualitas layanan Informasi Publik;
i. melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan pelayanan Informasi Publik di lingkungan Perwakilan Ombudsman; dan
j. membuat laporan tahunan tentang pelaksanaan pelayanan Informasi Publik di lingkungan Perwakilan
Ombudsman dan menyampaikannya kepada PPID Utama.
(3) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), PPID Perwakilan dibantu oleh Pengelola Informasi dan Dokumentasi Perwakilan.
(4) PPID Perwakilan dalam melaksanakan tugasnya sebagaimana dimaksud pada ayat (2), bertanggung jawab kepada Atasan PPID melalui PPID Utama.
(5) Format buku register permintaan Informasi Publik dan buku register pengajuan keberatan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf e tercantum dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Ombudsman ini.
(6) Dalam hal timbul sengketa Informasi Publik di Perwakilan Ombudsman, PPID Perwakilan berkoordinasi dengan PPID Utama dalam penyelesaian sengketa Informasi Publik dimaksud.