TAHAPAN PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
(1) PAE dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
a. pembuatan dan penerimaan Arsip Elektronik;
b. penggunaan Arsip Elektronik;
c. penyimpanan Arsip Elektronik;
d. pemeliharaan dan alih media Arsip Elektronik;
e. penyusutan Arsip Elektronik;
f. akuisisi Arsip Elektronik;
g. deskripsi dan pengolahan Arsip Elektronik;
h. Preservasi Digital; dan
i. akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik.
(2) PAE sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan secara efisien, efektif, dan sistematis.
Pembuatan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf a merupakan kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi instansi.
Pembuatan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10, dilaksanakan melalui proses:
a. membuat draft naskah dinas berdasarkan Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip oleh pejabat yang berkewenangan;
b. mengoreksi draft naskah dinas oleh pejabat yang berwenangan dan memberikan paraf persetujuan secara elektronik;
c. menandatangani secara elektronik naskah dinas;
d. melakukan registrasi naskah dinas dengan ketentuan sebagai berikut:
1. dilakukan secara lengkap dan konsisten;
2. dilakukan dengan memberikan kode unik untuk merekam informasi ringkas mengenai Arsip; dan
3. apabila diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan teknis, maka harus dilakukan pencatatan perubahan;
e. melakukan distribusi naskah dinas dengan mengirimkan naskah dinas ke unit kerja lain atau instansi tujuan naskah dinas, dilaksanakan berdasarkan ketentuan sebagai berikut:
1. dilakukan setelah dinyatakan lengkap; dan
2. dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap, dan aman dengan berpedoman pada Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;
f. melakukan pengendalian naskah dinas melalui sarana pencatatan untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut dari naskah dinas yang telah didistribusikan secara elektronik; dan
g. melakukan pendokumentasian naskah dinas melalui kegiatan pencatatan naskah dinas/surat keluar dalam agenda elektronik.
Penerimaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf b merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan Arsip yang berasal dari pihak luar organisasi dan/atau individu.
Penerimaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12, dilaksanakan melalui proses:
a. melakukan registrasi naskah dinas dengan melakukan pencatatan naskah dinas kedalam sistem kearsipan dengan berdasarkan ketentuan sebagai berikut:
1. dilakukan secara lengkap dan konsisten dengan memperhatikan integrity naskah dinas;
2. dilakukan dengan memberikan kode unik untuk merekam informasi ringkas mengenai naskah dinas;
dan
3. apabila diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan teknis, maka harus dilakukan pencatatan perubahan;
b. melakukan distribusi naskah dinas dengan kegiatan mengarahkan naskah dinas sesuai tujuan naskah dinas/surat masuk ke unit kerja, berdasarkan ketentuan sebagai berikut:
1. dilakukan setelah naskah dinas dinyatakan lengkap dan memenuhi prinsip integritas; dan
2. dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap, dan aman;
c. melakukan pengendalian naskah dinas melalui sarana pencatatan untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut dari naskah dinas yang telah didistribusikan secara elektronik;
d. melakukan pendokumentasian naskah dinas/surat masuk melalui pencatatan naskah dinas/surat masuk dalam agenda elektronik.
Penggunaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf c merupakan kegiatan menjamin ketersediaan, pengolahan dan penyajian Arsip menjadi informasi untuk kepentingan penggunaan internal atau kepentingan publik.
Penggunaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14, dilaksanakan sebagai berikut:
a. membuat daftar informasi publik dengan mengolah dan menyajikan Arsip menjadi informasi; dan
b. penggunaan Arsip dengan kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
Proses pembuatan daftar informasi publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf a, meliputi:
a. membuat daftar informasi Arsip yang terbuka untuk publik berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;
b. mengirimkan daftar informasi Arsip yang terbuka kepada unit kearsipan/sentral Arsip inaktif/records
dan/atau kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi; dan
c. menerima daftar informasi Arsip yang terbuka untuk publik oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi serta menyampaikan daftar informasi Arsip yang terbuka kepada publik.
Proses penggunaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf b, meliputi:
a. pengguna Arsip mencari informasi kearsipan berdasarkan daftar informasi publik;
b. pengguna Arsip meminta informasi kearsipan kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi;
c. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi memeriksa hak akses pengguna informasi Arsip melalui Sistem Klasifikasi Keamanan Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;
d. pengguna Arsip yang berhak mengajukan permintaan peminjaman Arsip kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi; dan
e. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi mencatat Arsip yang dipinjam dan selanjutnya mengirimkan kepada pengguna Arsip.
Penyimpanan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf d merupakan kegiatan untuk menjaga Arsip tetap terkelola dalam satu Pencipta Arsip dan tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari pencipta lain.
Proses penyimpanan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18, dilaksanakan sebagai berikut:
a. input informasi Arsip yang disimpan; dan
b. penyimpanan Arsip.
(1) Input informasi Arsip yang disimpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf a dilaksanakan dengan memasukkan informasi Arsip ke dalam sistem elektronik.
(2) Penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf b dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media Arsip/fisik Arsip.
Pemeliharaan Arsip Elektronik merupakan kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip.
Alih media Arsip Elektronik merupakan kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media ke media lain dalam rangka memudahkan akses Arsip.
Proses alih media Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22, meliputi:
a. mengidentifikasi dan memilih Arsip yang dialihmediakan;
b. meminjam dan membersihkan fisik Arsip;
c. melakukan alih media;
d. mengembalikan Arsip yang telah dialih media;
e. membuat daftar Arsip dan berita acara alih media;
f. melakukan verifikasi Arsip hasil alih media;
g. melakukan autentikasi Arsip hasil alih media; dan
h. mengesahkan berita acara.
(1) Penyusutan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf e dilakukan oleh Pencipta Arsip berdasarkan JRA.
(2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.
Tahapan penyusutan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 meliputi:
a. penilaian;
b. pemusnahan; atau
c. transfer kepada Lembaga Kearsipan.
Penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf a dilakukan melalui proses:
a. memilih nama unit kerja yang berdasarkan daftar Arsip Elektronik;
b. memilih periode/menyeleksi arsip yang akan diserahkan atau dimusnahkan berdasarkan jadwal retensi Arsip;
c. membuat daftar Arsip usul musnah dan usul serah;
d. memverifikasi daftar Arsip usul musnah dan usul serah;
e. permohonan persetujuan/pertimbangan pemusnahan yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
f. penetapan Arsip Elektronik yang akan dimusnahkan atau yang akan diserahkan oleh pimpinan Pencipta Arsip.
Pemusnahan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf b dilakukan melalui proses:
a. memusnahkan fisik dan informasi Arsip Elektronik serta metadata;
b. pemusnahan Arsip Elektronik harus dilaksanakan dengan tetap menjaga konfidensialitas informasi; dan
c. pemusnahan dilaksanakan pada seluruh kopi Arsip termasuk kopi keamanan, preservasi dan backup.
(1) Metode pemusnahan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 dilakukan dengan cara tetapi tidak terbatas pada:
a. deletion;
b. overwrite;
c. shredding;
d. degaussing; atau
e. destruction.
(2) Deletion sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, merupakan pemusnahan yang paling sederhana dengan proses menghapus file Arsip Elektronik;
(3) Overwrite sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, merupakan proses menempatkan Arsip Elektronik yang akan dimusnahkan dengan file atau Arsip Elektronik yang berbeda;
(4) Shredding sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c, merupakan metode pemusnahan Arsip Elektronik dengan melakukan overwriting terus menerus;
(5) Degaussing sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d, merupakan metode pemusnahan media penyimpanan magnetic seperti floppy disk, CD/DVD, hardisk dengan cara mendekatkannya kepada sebuah alat degaussing yang memiliki medan magnet yang kuat untuk merusak keseluruhan data; atau
(6) Destruction sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e, merupakan metode menghancurkan media penyimpanan Arsip Elektronik secara fisik, dengan cara dibakar, dipotong, maupun dihancurkan menggunakan alat penghancur.
(1) Transfer kepada Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf c merupakan penyerahan kendali atas metadata dan Arsip Elektronik bernilai guna permanen kepada Lembaga Kearsipan.
(2) Transfer kepada Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan melalui sistem Arsip Elektronik yang terintegrasi dan/atau secara langsung menyerahkan media penyimpanan beserta Arsipnya.
Prosedur pelaksanaan akuisisi Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf f meliputi:
a. pengusulan oleh lembaga Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan;
b. pemeriksaan kelengkapan berkas, antara lain daftar Arsip Statis yang akan diserahkan dan metadata Arsip Elektronik;
c. verifikasi baik langsung atau tidak langsung;
d. persetujuan oleh Lembaga Kearsipan; dan
e. pelaksanaan transfer kepada Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29.
Pelaksanaan akuisisi Arsip Elektronik harus dituangkan dalam berita acara serah terima dan daftar Arsip usul serah.
Deskripsi Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf g dilakukan dengan ketentuan:
a. dimulai dari informasi yang bersifat umum ke khusus;
b. memuat informasi yang relevan dengan level deskripsi yang sedang dikerjakan;
c. tidak mengulang informasi; dan
d. memberikan indikasi keterkaitan antar level deskripsi.
Pengolahan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf g dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli serta standar deskripsi.
Pengolahan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 dilaksanakan melalui kegiatan:
a. menata fisik;
b. menata informasi; dan
b. penyusunan sarana bantu temu balik.
(1) Preservasi Digital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf h dilakukan untuk menjamin integritas, aksesibilitas dan fungsionalitas Arsip Elektronik.
(2) Preservasi Digital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui:
a. menyeleksi dan testing software maupun hardware;
b. menggunakan format data non-proprietary atau opensource;
c. mengelola metadata dengan baik;
d. mendokumentasikan pelaksanaan Preservasi Digital;
dan
e. melakukan verifikasi terhadap integritas Arsip Elektronik.
(1) Metode Preservasi Digital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35, dilakukan dengan cara tetapi tidak terbatas pada:
a. migrasi;
b. konversi;
c. enkapsulasi;
d. emulasi;
e. replikasi; atau
f. refreshing.
(2) Migrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, merupakan proses transfer dari keusangan hardware maupun software/out of date menjadi up to date.
(3) Konversi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, merupakan proses transfer Arsip elektronik dari format data asli menjadi format data untuk preservasi jangka panjang yang menyediakan umur penyimpanan yang lama dan tidak memiliki ketergantungan kepada sebuah platform.
(4) Enkapsulasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c, merupakan kegiatan membungkus Arsip elektronik beserta dengan metadata.
(5) Emulasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d, merupakan cara menggabungkan perangkat lunak dan perangkat keras dengan menggunakan software untuk menciptakan kembali Arsip Elektronik seperti lingkungan sistem asli di lingkungan sistem yang baru.
(6) Replikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e, merupakan kegiatan melakukan duplikasi Arsip Elektronik (backup).
(7) Refreshing sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf f, merupakan pemindahan Arsip Elektronik dengan media simpan yang sama dari media simpan yang lama ke media simpan yang baru.
Tahapan Preservasi Digital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 dilaksanakan sebagai berikut:
a. mengidentifikasi;
b. melakukan riset, testing dan backup;
c. melakukan preservasi/perawatan;
d. melakukan audit integritas;
e. menghancurkan kopi digital; dan
f. monitoring.
(1) Mengidentifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf a, merupakan proses mengidentifikasi dan memilih Arsip Elektronik yang dibutuhkan untuk dipreservasi dalam rangka menjamin keberlangsungan akses.
(2) Melakukan riset, testing dan backup sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf b, merupakan proses riset terhadap teknologi yang dibutuhkan dalam implementasi preservasi.
(3) Melakukan preservasi/perawatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf c, merupakan proses perawatan terhadap Arsip Elektronik untuk di preservasi.
(4) Melakukan audit integritas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf d, merupakan proses pengecekan terhadap konten, konteks, struktur, format dan metadata.
(5) Menghancurkan kopi digital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37
huruf e, merupakan proses menghancurkan kopi digital Arsip Elektronik setelah proses preservasi dan diaudit integritas Arsip Elektronik.
(6) Monitoring sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf f, merupakan kegiatan untuk memastikan stabilitas preservasi Arsip Elektronik dan mengidentifikasi jika diperlukan preservasi lanjutan.
Akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf i dilakukan melalui penelusuran dan publikasi Arsip.
(1) Akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 dilaksanakan bagi kepentingan pengguna Arsip dijamin oleh Lembaga Kearsipan.
(2) Untuk menjamin kepentingan akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Lembaga Kearsipan menyediakan prasarana dan sarana.