Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan :
1. Daerah adalah Kota Surabaya.
2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kota Surabaya.
3. Walikota adalah Walikota Surabaya.
4. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya, yang selanjutnya disebut dengan Dinas adalah Perangkat Daerah selaku Instansi Pelaksana yang membidangi urusan administrasi kependudukan.
5. Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya yang selanjutnya disebut Kepala Dinas adalah Kepala Perangkat Daerah selaku Instansi Pelaksana yang membidangi urusan administrasi kependudukan.
6. Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi Administrasi Kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain.
7. Penduduk adalah Warga Negara INDONESIA dan Orang Asing yang bertempat tinggal di Daerah.
8. Warga Negara INDONESIA, yang selanjutnya disingkat WNI adalah orang-orang bangsa INDONESIA asli dan orang-orang bangsa lain yang disahkan dengan UNDANG-UNDANG sebagai Warga Negara INDONESIA.
9. Orang Asing adalah orang bukan Warga Negara INDONESIA.
10. Penduduk Rentan Administrasi Kependudukan adalah penduduk yang mengalami hambatan dalam memperoleh dokumen penduduk yang disebabkan oleh bencana dan orang terlantar.
11. Bencana adalah peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan, baik oleh faktor alam dan/atau faktor non alam maupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya korban jiwa manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda, dan dampak psikologis.
12. Dokumen Kependudukan adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh Dinas yang mempunyai kekuatan hukum sebagai alat bukti autentik yang dihasilkan dari pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.
13. Data Kependudukan adalah data perseorangan dan/atau data agregat yang terstruktur sebagai hasil dari kegiatan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.
14. Pendaftaran Penduduk adalah pencatatan biodata Penduduk, pencatatan atas pelaporan Peristiwa Kependudukan dan pendataan Penduduk rentan Administrasi Kependudukan serta penerbitan Dokumen Kependudukan berupa kartu identitas atau surat keterangan kependudukan.
15. Peristiwa Kependudukan adalah kejadian yang dialami Penduduk yang harus dilaporkan karena membawa akibat terhadap penerbitan atau perubahan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk dan/atau surat keterangan kependudukan lainnya meliputi pindah datang, perubahan alamat, serta status tinggal terbatas menjadi tinggal tetap.
16. Biodata Penduduk adalah keterangan yang berisi elemen data tentang jati diri, informasi dasar serta riwayat perkembangan dan perubahan keadaan yang dialami oleh Penduduk sejak saat kelahiran.
17. Nomor Induk Kependudukan, yang selanjutnya disingkat NIK adalah nomor identitas penduduk yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang terdaftar sebagai Penduduk INDONESIA.
18. Kartu Keluarga, yang selanjutnya disingkat KK adalah kartu identitas keluarga yang memuat data tentang nama, susunan dan hubungan dalam keluarga, serta identitas anggota keluarga.
19. Kartu Tanda Penduduk Elektronik, yang selanjutnya disingkat KTP-el adalah Kartu Tanda Penduduk yang dilengkapi dengan chip yang merupakan identitas resmi penduduk sebagai bukti diri yang diterbitkan oleh Dinas.
20. Kartu Identitas Anak, yang selanjutnya disingkat KIA adalah identitas resmi anak sebagai bukti diri anak yang berusia kurang dari 17 (tujuh belas) tahun dan belum menikah yang diterbitkan oleh Dinas.
21. Pencatatan Sipil adalah pencatatan Peristiwa Penting yang dialami oleh seseorang dalam register Pencatatan Sipil pada Dinas.
22. Peristiwa Penting adalah kejadian yang dialami oleh seseorang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan.
23. Pengangkatan Anak adalah perbuatan hukum untuk mengalihkan hak anak dari lingkungan kekuasaan keluarga orang tua, wali yang sah, atau orang lain yang bertanggung jawab atas perawatan, pendidikan dan membesarkan anak tersebut ke dalam lingkungan keluarga orang tua angkatnya berdasarkan putusan atau penetapan pengadilan.
24. Pengakuan Anak adalah pengakuan seorang ayah terhadap anaknya yang lahir dari perkawinan yang telah sah menurut hukum agama dan disetujui oleh ibu kandung anak tersebut.
25. Pengesahan Anak adalah pengesahan status seorang anak yang lahir perkawinan yang telah sah menurut hukum agama pada saat pencatatan perkawinan dari kedua orang tua anak tersebut telah sah menurut hukum negara.
26. Izin Tinggal Terbatas adalah izin tinggal yang diberikan kepada Orang Asing untuk tinggal di wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA dalam jangka waktu yang terbatas sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan.
27. Izin Tinggal Tetap adalah izin tinggal yang diberikan kepada Orang Asing untuk tinggal menetap di wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan.
28. Dokumen Perjalanan adalah Dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara, Perserikatan Bangsa-Bangsa atau Organisasi Internasional lainnya untuk melakukan perjalanan antar negara yang memuat identitas pemegangnya.
29. Perwakilan Republik INDONESIA adalah Kedutaan Besar Republik INDONESIA, Konsulat Jenderal Republik INDONESIA dan Konsulat Republik INDONESIA.
30. Kantor Urusan Agama Kecamatan, yang selanjutnya disebut KUA Kecamatan adalah satuan kerja yang melaksanakan pencatatan nikah, talak, cerai, dan rujuk pada tingkat kecamatan bagi Penduduk yang beragama Islam.
31. Camat adalah Kepala Kecamatan di wilayah Kota Surabaya.
32. Lurah adalah Kepala Kelurahan di wilayah Kota Surabaya.
33. Kecamatan adalah Kecamatan di wilayah Kota Surabaya.
34. Kelurahan adalah Kelurahan di wilayah Kota Surabaya.
35. Rukun Warga, yang selanjutnya disingkat RW adalah lembaga yang dibentuk melalui musyawarah pengurus RT di wilayah kerjanya yang ditetapkan oleh Camat.
36. Rukun Tetangga, yang selanjutnya disingkat RT adalah lembaga yang dibentuk melalui musyawarah masyarakat setempat dalam rangka pelayanan pemerintahan dan kemasyarakatan yang ditetapkan oleh Camat.
37. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang selanjutnya disingkat SIAK adalah sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan di tingkat penyelenggara dan Dinas sebagai satu kesatuan.
38. Tanda Tangan Elektronik yang selanjutnya disingkat TTE adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya, yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
39. Database adalah kumpulan berbagai jenis data kependudukan yang tersimpan secara sistematik, terstruktur dan saling berhubungan dengan menggunakan perangkat lunak, perangkat keras dan jaringan komunikasi data.
40. Data Center adalah tempat/ruang penyimpanan perangkat database pada penyelenggara pusat yang menghimpun data kependudukan dari penyelenggara kota dan Dinas.
41. Data Pribadi adalah data perseorangan tertentu yang disimpan, dirawat dan dijaga kebenarannya serta dilindungi kerahasiaannya.
42. Data Agregat adalah kumpulan data tentang peristiwa kependudukan, peristiwa penting, jenis kelamin, kelompok usia, agama, pendidikan, dan pekerjaan.
43. Surat Keterangan Tempat Tinggal adalah Surat Keterangan Kependudukan yang diberikan kepada orang asing yang memiliki Izin Tinggal Terbatas sebagai bukti diri bahwa yang bersangkutan telah terdaftar di Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota sebagai penduduk tinggal terbatas.
44. Petugas Registrasi adalah Pegawai yang diberi tugas dan tanggungjawab memberikan pelayanan pelaporan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting serta pengelolaan dan penyajian data kependudukan di kelurahan dan kecamatan.
45. Penduduk Nonpermanen adalah Penduduk WNI yang bertempat tinggal diluar wilayah kabupaten/kota tempat tinggal tetapnya yang berbeda dengan alamat pada KTP-el yang dimilikinya dan tidak berniat untuk pindah menetap.
46. Penjamin adalah orang yang bertanggung jawab atas keberadaan dan kegiatan orang asing yang dijamin selama tinggal di wilayah INDONESIA serta berkewajiban melaporkan setiap perubahan status sipil, status keimigrasian, dan perubahan alamat.
47. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak Kebenaran Data Kelahiran yang selanjutnya disebut dengan SPTJM Kebenaran Data Kelahiran adalah pernyataan yang dibuat oleh orang tua kandung/wali/pemohon dengan tanggungjawab penuh atas kebenaran data kelahiran seseorang, dengan diketahui 2 (dua) orang saksi.
48. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak Kebenaran Sebagai Pasangan Suami Isteri yang selanjutnya disebut SPTJM kebenaran sebagai pasangan suami isteri adalah pernyataan yang dibuat oleh orang tua kandung/wali/pemohon dengan tanggung jawab penuh atas status hubungan perkawinan seseorang, dengan diketahui 2 (dua) orang saksi.
(1) Penerbitan KK baru bagi penduduk WNI dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :
a. fotokopi Kutipan Akta Nikah/Kutipan Akta Kawin dengan menunjukkan aslinya atau SPTJM kebenaran sebagai pasangan suami isteri;
b. Surat Keterangan Pindah/Surat Keterangan Pindah Datang bagi penduduk yang pindah dalam wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA; atau
c. Surat keterangan pindah dari perwakilan Republik INDONESIA bagi yang berstatus WNI yang datang dari Luar Negeri;
d. Surat Pernyataan mengenai keterangan tempat tinggal dari Kepala Keluarga yang diketahui oleh Ketua RT, Ketua RW dan/atau Pengelola/manajemen apartemen, rumah susun atau sejenisnya;
e. Surat Pernyataan/Keterangan Jaminan Pekerjaan/ Sekolah;
f. Surat Pernyataan tidak keberatan penggunaan alamat dalam dokumen kependudukan dari pemilik rumah diketahui oleh Ketua RT, Ketua RW dan/atau Pengelola/manajemen apartemen, rumah susun atau sejenisnya, apabila alamat tinggal baru bukan merupakan milik pemohon atau atau menumpang pada domisili penduduk tersebut.
g. Berita Acara verifikasi tempat tinggal dan pekerjaan yang telah diverifikasi dan di tandatangani oleh Petugas Kelurahan beserta lampiran foto.
(2) Penerbitan KK baru bagi penduduk orang asing yang memiliki izin dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :
a. Izin Tinggal Tetap bagi Orang Asing;
b. fotokopi Kutipan Akta Nikah/Kutipan Akta Kawin dengan menunjukkan aslinya atau SPTJM kebenaran sebagai pasangan suami isteri;
c. Surat Pernyataan mengenai keterangan tempat tinggal dari Kepala Keluarga yang diketahui oleh Ketua RT, Ketua RW dan/atau Pengelola/manajemen apartemen, rumah susun atau sejenisnya;
d. Surat Keterangan dari Perusahaan Penjamin orang asing/suami/istri WNI yg menikah secara sah dengan Orang Asing Pemegang Izin Tinggal Tetap;
e. Surat Pernyataan tidak keberatan penggunaan alamat dalam dokumen kependudukan dari pemilik rumah diketahui oleh Ketua RT, Ketua RW dan/atau Pengelola/manajemen apartemen, rumah susun atau sejenisnya, apabila alamat tinggal baru bukan merupakan milik pemohon atau atau menumpang pada domisili penduduk tersebut.
f. Berita Acara verifikasi tempat tinggal dan pekerjaan yang telah diverifikasi dan di tandatangani oleh Petugas Kelurahan beserta lampiran foto.
(3) Perubahan KK karena perubahan data dilakukan setelah memenuhi syarat berupa:
a. KK lama; dan
b. Surat Keterangan/bukti perubahan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting.
(4) Perubahan KK karena penambahan anggota keluarga karena pindah datang untuk menumpang ke dalam KK bagi penduduk WNI dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :
a. KK lama atau KK yang akan ditumpangi;
b. alamat dalam dokumen kependudukan dari pemilik rumah diketahui oleh Ketua RT, Ketua RW dan/atau Pengelola/manajemen apartemen, rumah susun atau sejenisnya, apabila alamat tinggal baru bukan merupakan milik pemohon, atau menumpang pada domisili penduduk tersebut, dilampiri fotokopi KTP dan KK pemilik rumah;
c. Surat Pernyataan/Keterangan Jaminan Pekerjaan/ Sekolah;
d. Surat Keterangan Pindah Datang bagi penduduk yang pindah dalam wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA dari daerah asal; dan/atau
e. Surat keterangan pindah dari perwakilan Republik INDONESIA bagi yang berstatus WNI yang datang dari Luar Negeri.
(5) Perubahan KK karena penambahan anggota keluarga bagi Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap untuk menumpang ke dalam KK WNI atau Orang Asing dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :
a. KK lama atau KK yang ditumpangi;
b. Paspor;
c. Izin Tinggal Tetap; dan
d. Surat Tanda Melapor dari Kepolisian bagi Orang Asing Tinggal Tetap.
(6) Perubahan KK karena pengurangan anggota keluarga dalam KK penduduk WNI atau penduduk orang asing tinggal tetap dilakukan setelah memenuhi syarat berupa:
a. KK lama;
b. Surat Keterangan Kematian; atau
c. Surat Keterangan Pindah/Surat Keterangan Pindah Datang bagi penduduk yang pindah dalam wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA.
(7) Penerbitan KK karena hilang atau rusak bagi penduduk WNI atau penduduk orang asing tinggal tetap dilakukan setelah memenuhi syarat berupa:
a. Surat Keterangan kehilangan dari Kepolisian atau KK yang rusak;
b. KTP-el/KTP.
(8) Perubahan KK karena Pecah KK atau pindah disebabkan perceraian bagi penduduk WNI atau penduduk orang asing tinggal tetap dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :
a. fotokopi Akta Cerai yang dilegalisir;
b. fotokopi KTP-el pemohon;
c. apabila mempunyai anak wajib melampirkan putusan pengadilan mengenai hak asuh anak dan/atau kesepakatan kedua belah pihak yang dituangkan dalam surat pernyataan bermeterai.
(1) Penerbitan KK baru bagi penduduk WNI dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :
a. fotokopi Kutipan Akta Nikah/Kutipan Akta Kawin dengan menunjukkan aslinya atau SPTJM kebenaran sebagai pasangan suami isteri;
b. Surat Keterangan Pindah/Surat Keterangan Pindah Datang bagi penduduk yang pindah dalam wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA; atau
c. Surat keterangan pindah dari perwakilan Republik INDONESIA bagi yang berstatus WNI yang datang dari Luar Negeri;
d. Surat Pernyataan mengenai keterangan tempat tinggal dari Kepala Keluarga yang diketahui oleh Ketua RT, Ketua RW dan/atau Pengelola/manajemen apartemen, rumah susun atau sejenisnya;
e. Surat Pernyataan/Keterangan Jaminan Pekerjaan/ Sekolah;
f. Surat Pernyataan tidak keberatan penggunaan alamat dalam dokumen kependudukan dari pemilik rumah diketahui oleh Ketua RT, Ketua RW dan/atau Pengelola/manajemen apartemen, rumah susun atau sejenisnya, apabila alamat tinggal baru bukan merupakan milik pemohon atau atau menumpang pada domisili penduduk tersebut.
g. Berita Acara verifikasi tempat tinggal dan pekerjaan yang telah diverifikasi dan di tandatangani oleh Petugas Kelurahan beserta lampiran foto.
(2) Penerbitan KK baru bagi penduduk orang asing yang memiliki izin dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :
a. Izin Tinggal Tetap bagi Orang Asing;
b. fotokopi Kutipan Akta Nikah/Kutipan Akta Kawin dengan menunjukkan aslinya atau SPTJM kebenaran sebagai pasangan suami isteri;
c. Surat Pernyataan mengenai keterangan tempat tinggal dari Kepala Keluarga yang diketahui oleh Ketua RT, Ketua RW dan/atau Pengelola/manajemen apartemen, rumah susun atau sejenisnya;
d. Surat Keterangan dari Perusahaan Penjamin orang asing/suami/istri WNI yg menikah secara sah dengan Orang Asing Pemegang Izin Tinggal Tetap;
e. Surat Pernyataan tidak keberatan penggunaan alamat dalam dokumen kependudukan dari pemilik rumah diketahui oleh Ketua RT, Ketua RW dan/atau Pengelola/manajemen apartemen, rumah susun atau sejenisnya, apabila alamat tinggal baru bukan merupakan milik pemohon atau atau menumpang pada domisili penduduk tersebut.
f. Berita Acara verifikasi tempat tinggal dan pekerjaan yang telah diverifikasi dan di tandatangani oleh Petugas Kelurahan beserta lampiran foto.
(3) Perubahan KK karena perubahan data dilakukan setelah memenuhi syarat berupa:
a. KK lama; dan
b. Surat Keterangan/bukti perubahan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting.
(4) Perubahan KK karena penambahan anggota keluarga karena pindah datang untuk menumpang ke dalam KK bagi penduduk WNI dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :
a. KK lama atau KK yang akan ditumpangi;
b. alamat dalam dokumen kependudukan dari pemilik rumah diketahui oleh Ketua RT, Ketua RW dan/atau Pengelola/manajemen apartemen, rumah susun atau sejenisnya, apabila alamat tinggal baru bukan merupakan milik pemohon, atau menumpang pada domisili penduduk tersebut, dilampiri fotokopi KTP dan KK pemilik rumah;
c. Surat Pernyataan/Keterangan Jaminan Pekerjaan/ Sekolah;
d. Surat Keterangan Pindah Datang bagi penduduk yang pindah dalam wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA dari daerah asal; dan/atau
e. Surat keterangan pindah dari perwakilan Republik INDONESIA bagi yang berstatus WNI yang datang dari Luar Negeri.
(5) Perubahan KK karena penambahan anggota keluarga bagi Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap untuk menumpang ke dalam KK WNI atau Orang Asing dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :
a. KK lama atau KK yang ditumpangi;
b. Paspor;
c. Izin Tinggal Tetap; dan
d. Surat Tanda Melapor dari Kepolisian bagi Orang Asing Tinggal Tetap.
(6) Perubahan KK karena pengurangan anggota keluarga dalam KK penduduk WNI atau penduduk orang asing tinggal tetap dilakukan setelah memenuhi syarat berupa:
a. KK lama;
b. Surat Keterangan Kematian; atau
c. Surat Keterangan Pindah/Surat Keterangan Pindah Datang bagi penduduk yang pindah dalam wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA.
(7) Penerbitan KK karena hilang atau rusak bagi penduduk WNI atau penduduk orang asing tinggal tetap dilakukan setelah memenuhi syarat berupa:
a. Surat Keterangan kehilangan dari Kepolisian atau KK yang rusak;
b. KTP-el/KTP.
(8) Perubahan KK karena Pecah KK atau pindah disebabkan perceraian bagi penduduk WNI atau penduduk orang asing tinggal tetap dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :
a. fotokopi Akta Cerai yang dilegalisir;
b. fotokopi KTP-el pemohon;
c. apabila mempunyai anak wajib melampirkan putusan pengadilan mengenai hak asuh anak dan/atau kesepakatan kedua belah pihak yang dituangkan dalam surat pernyataan bermeterai.