PERBAN

Peraturan Badan Nomor 7 Tahun 2022 tentang PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

PERBAN Nomor 7 Tahun 2022

This content is not legal advice. Always refer to official sources for legal certainty.

Legal documents are displayed in Bahasa Indonesia, their official language of publication.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Article 1

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Badan adalah Badan Pengawas Tenaga Nuklir. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Badan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Kearsipan adalah segala hal yang berkenaan dengan Arsip. 4. Arsip Nasional Republik INDONESIA selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga Kearsipan berbentuk lembaga pemerintah Non Kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang Kearsipan yang berkedudukan di ibukota Negara. 5. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 6. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang. 7. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 8. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 9. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga Kearsipan. 10. Arsip Terjaga adalah Arsip yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 11. Arsip Elektronik adalah Arsip yang diciptakan yaitu dibuat atau diterima dan disimpan dalam format elektronik atau arsip hasil alih media. 12. Alih Media adalah kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses Arsip. 13. Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan pelindungan dan menyelamatkan Arsip Vital pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah musibah. 14. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada lembaga Kearsipan. 15. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip. 16. Berkas adalah himpunan Arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah. 17. Indeks adalah tanda pengenal Arsip atau judul berkas Arsip (kata tangkap) yang berfungsi untuk membedakan antara berkas Arsip yang satu dengan berkas Arsip yang lain dan sebagai sarana bantu untuk memudahkan penemuan kembali Arsip. 18. Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya Arsip yang memiliki hubungan antara Arsip yang satu dengan Arsip yang lain atau yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan Arsip yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah. 19. Dosier adalah pengelompokan arsip yang memiliki kesamaan urusan/kegiatan. 20. Rubrik adalah pengelompokan arsip yang memiliki isi permasalahan yang sama. 21. Series adalah pengelompokan arsip yang memiliki jenis yang sama. 22. Unit Kearsipan adalah Unit yang mempunyai tugas dan fungsi dalam penyelenggaraan Kearsipan. 23. Unit Pengolah adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 24. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai tugas, fungsi, dan tanggung jawab melaksanakan tugas Kearsipan. 25. Pencipta Arsip adalah Unit Pengolah dan Unit Kearsipan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis. 26. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip. 27. Pengamanan Arsip adalah program pelindungan fisik dan informasi Arsip berdasarkan klasifikasi keamanannya. 28. Fumigasi adalah tindakan untuk mencegah kerusakan fisik arsip terhadap faktor biologis atau organisme yang dapat merusak arsip dengan menggunakan fumigan di dalam ruang yang kedap gas udara pada suhu dan tekanan tertentu. 29. Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar Kearsipan dengan penyelenggaraan Kearsipan.

BAB II

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Article 4

Correction

(1) Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi kegiatan: a. penciptaan Arsip; b. penggunaan Arsip; c. pemeliharaan Arsip; dan d. penyusutan Arsip. (2) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap: a. Arsip Vital; b. Arsip Terjaga; c. Arsip Aktif; dan d. Arsip Inaktif.

Article 5

Correction

(1) Penciptaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a meliputi: a. Pembuatan Arsip; dan b. Penerimaan Arsip. (2) Pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan memperhatikan ketentuan: a. tata naskah dinas di lingkungan Badan; b. klasifikasi Arsip; dan c. sistem klasifikasi Keamanan dan akses Arsip Dinamis.

Article 6

(1) Pembuatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a harus dilakukan registrasi. (2) Arsip yang telah dilakukan registrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) didistribusikan kepada pihak yang berhak secara tepat waktu, lengkap, dan aman. (3) Arsip yang telah didistribusikan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan tindakan pengendalian oleh Unit Pengolah.

Article 7

(1) Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf b dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berwenang menerima. (2) Arsip yang telah diterima secara sah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan registrasi oleh pihak penerima. (3) Arsip yang telah diterima sebagaimana dimaksud pada ayat (2) didistribusikan kepada pihak yang berhak secara tepat waktu, lengkap, dan aman. (4) Arsip yang telah didistribusikan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan tindakan pengendalian oleh Unit Pengolah.

Article 8

(1) Dalam rangka pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip, Unit Pengolah mendokumentasikan kegiatan pencatatan pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip. (2) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab atas keaslian Arsip yang diciptakan berdasarkan tata naskah dinas.

Article 9

(1) Penggunaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b dilaksanakan dengan memperhatikan sistem klasifikasi keamanan dan Akses Arsip Dinamis. (2) Penggunaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), diperuntukkan bagi kepentingan unit kerja di lingkungan Badan dan kepentingan publik. (3) Dalam rangka penggunaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (2): a. pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab atas pengolahan dan pelayanan penyajian Arsip Vital dan Arsip Aktif serta ketersediaan dan autentisitas Arsip; dan b. pimpinan Unit Kearsipan bertanggung jawab atas ketersediaan, pengolahan dan pelayanan penyajian Arsip Inaktif yang dikelola untuk kepentingan penggunaan, di lingkungan Badan dan kepentingan publik.

Article 10

(1) Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c bertujuan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip. (2) Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan: a. memastikan Arsip yang tercipta atau yang akan tercipta dapat diberkaskan sesuai dengan Klasifikasi Arsip; b. memastikan Arsip yang diberkaskan lengkap sebagai suatu keutuhan kegiatan dan tidak mengalami perubahan secara fisik dan informasinya sampai dengan tahap penyusutan; c. memastikan Arsip yang diberkaskan memiliki Kode Klasifikasi yang tepat dan disimpan sesuai dengan Klasifikasi Arsip; d. memastikan penggunaan sistem klasifikasi keamanan dan Akses Arsip secara konsisten; dan e. memastikan Arsip ditata dan disimpan dengan menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai dengan standar.

Article 11

Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 dilakukan melalui: a. pemeliharaan Arsip Aktif; b. pemeliharaan Arsip Inaktif; dan c. alih media Arsip.

Article 31

(1) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf d dilakukan oleh Unit Kearsipan dengan melibatkan Unit Pengolah berdasarkan JRA. (2) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan: a. pemindahan Arsip yang telah memasuki retensi sebagai Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; b. Pemusnahan Arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan; dan c. penyerahan Arsip Statis oleh pejabat yang berwenang kepada Kepala ANRI sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Article 32

(1) Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan menjadi tanggungjawab pimpinan Unit Pengolah. (2) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan setelah melewati retensi arsip aktif. (3) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan melampirkan daftar Arsip yang akan dipindahkan. (4) Berita acara dan daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah dan pimpinan Unit Kearsipan.

Article 33

(1) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2) huruf a dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media Arsip. (2) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan: a. penyeleksian Arsip Inaktif; b. pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan; dan c. penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.

Article 34

Ketentuan mengenai pemindahan Arsip Inaktif tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Article 35

(1) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2) huruf b menjadi tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip dan dilakukan setelah mendapatkan persetujuan tertulis dari ANRI. (2) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap arsip: a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada ketentuan peraturan perundang- undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (3) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut: a. pembentukan panitia penilai Arsip; b. penyeleksian Arsip; c. pembuatan daftar Arsip usul musnah oleh Arsiparis di Unit Kearsipan; d. penilaian oleh panitia penilai Arsip; e. permintaan persetujuan usul musnah kepada ANRI melalui Unit Kearsipan; f. penetapan Arsip yang akan dimusnahkan setelah mendapatkan persetujuan tertulis atas usul musnah dari ANRI; dan g. pelaksanaaan pemusnahan dengan: 1. dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali; 2. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan 3. disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.

Article 36

Ketentuan mengenai Pemusnahan Arsip tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Article 37

(1) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (3) dilakukan oleh Unit Kearsipan kepada ANRI. (2) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip dengan kriteria sebagai berikut: a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensinya; dan/atau c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta Arsip.

Article 38

Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut: a. penyeleksian dan pembuatan daftar Arsip usul serah oleh Arsiparis di Unit Kearsipan; b. penilaian oleh panitia penilai Arsip terhadap Arsip usul serah; c. pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan kepada ANRI disertai dengan pernyataan bahwa Arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; d. verifikasi dan persetujuan dari Kepala ANRI; e. penetapan Arsip yang akan diserahkan oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan f. pelaksanaaan serah terima Arsip Statis oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan kepada Kepala ANRI dengan disertai berita acara dan daftar Arsip yang akan diserahkan.

Article 39

Ketentuan mengenai penyerahan Arsip Statis tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

BAB Keempat

Pemeliharaan Arsip

Article 10

Correction

Article 11

Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 dilakukan melalui: a. pemeliharaan Arsip Aktif; b. pemeliharaan Arsip Inaktif; dan c. alih media Arsip.

Article 12

(1) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf a menjadi tanggungjawab pimpinan Unit Pengolah. (2) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan: a. pemberkasan Arsip Aktif; dan b. penyimpanan Arsip Aktif. (3) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai dengan standar. (4) Prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) terdiri dari folder, sekat/guide, label, out indicator, Indeks, Tunjuk Silang, boks, filing cabinet, rak Arsip, dan lemari arsip.

Article 13

(1) Dalam rangka Pemeliharaan Arsip Aktif, Unit Pengolah membentuk sentral Arsip Aktif. (2) Sentral Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibentuk pada Unit Pengolah setingkat eselon II atau satuan kerja mandiri sesuai dengan beban volume Arsip yang dikelola.

Article 14

(1) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (2) huruf a dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima. (2) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan Klasifikasi Arsip. (3) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan melalui prosedur pemeriksaan, penentuan Indeks, penentuan kode, Tunjuk Silang (apabila ada), pelabelan, dan penyusunan daftar Arsip Aktif.

Article 15

(1) Pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip Aktif. (2) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. daftar Berkas; dan b. daftar isi Berkas. (3) Daftar Berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a paling sedikit memuat informasi tentang: a. Unit Pengolah; b. nomor Berkas; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi Berkas; e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan. (4) Daftar isi Berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b paling sedikit memuat informasi tentang: a. nomor Berkas; b. nomor item Arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi Arsip; e. tanggal; f. jumlah; dan g. keterangan. (5) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dapat digunakan sebagai sarana bantu penemuan kembali Arsip.

Article 16

Unit Pengolah menyampaikan daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 kepada Unit Kearsipan dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.

Article 17

Berdasarkan penyampaian daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16, Unit Pengolah melakukan penyimpanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (2) huruf b yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Aktif.

Article 18

(1) Dalam hal Arsip Aktif yang disimpan Unit Pengolah telah melewati retensi Arsip Aktif dan memasuki retensi Arsip Inaktif berdasarkan JRA, Unit Pengolah harus melaksanakan pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sesuai kewenangannya. (2) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif ke Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan melampirkan daftar Arsip yang akan dipindahkan. (3) Berita acara dan daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah dan pimpinan Unit Kearsipan.

Article 19

Ketentuan mengenai pemeliharaan Arsip Aktif tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

BAB 1

Pemeliharaan Arsip Aktif

Article 12

Correction

Article 13

Article 14

Article 15

Article 16

Unit Pengolah menyampaikan daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 kepada Unit Kearsipan dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.

Article 17

Article 18

Article 19

Ketentuan mengenai pemeliharaan Arsip Aktif tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Article 20

(1) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf b menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Kearsipan sesuai kewenangannya. (2) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif. (3) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai dengan standar. (4) Prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) terdiri dari boks, rak Arsip, dan lemari Arsip. (5) Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berasal dari Unit Pengolah yang telah melewati retensi Arsip Aktif dan memasuki retensi Arsip Inaktif berdasarkan JRA.

Article 21

(1) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (2) dilakukan berdasarkan prinsip asal-usul dan prinsip aturan asli. (2) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk menjaga Arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya, tetap terkelola dalam satu Unit Pengolah, dan tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari Unit Pengolah lain. (3) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan: a. pengaturan fisik Arsip; b. pengolahan informasi Arsip; dan c. penyusunan daftar Arsip Inaktif. (4) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Inaktif. (5) Daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (4) paling sedikit memuat informasi tentang: a. pencipta Arsip; b. Unit Pengolah; c. Nomor Arsip; d. kode klasifikasi; e. uraian informasi Arsip; f. kurun waktu; g. jumlah; dan h. keterangan. (6) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip selama jangka waktu penyimpanan Arsip berdasarkan JRA. (7) Penataan Arsip Inaktif dan pembuatan daftar Arsip Inaktif menjadi tanggungajwab Kepala Unit Kearsipan.

Article 22

Dalam hal Arsip Inaktif yang disimpan oleh Unit Kearsipan: a. telah melewati retensi Arsip Inaktif dan berketerangan permanen berdasarkan JRA, Unit Kearsipan melaksanakan penyerahan Arsip kepada ANRI; dan b. telah melewati retensi Arsip Inaktif dan berketerangan musnah berdasarkan JRA, Unit Kearsipan dapat melaksanakan Pemusnahan Arsip berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Article 23

Ketentuan mengenai pemindahan Arsip Inaktif tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

BAB 2

Pemeliharaan Arsip Inaktif

Article 20

Correction

Article 21

Article 22

Article 23

Ketentuan mengenai pemindahan Arsip Inaktif tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Article 24

(1) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf c dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang- undangan. (2) Alih media Arsip dapat dilaksanakan oleh Unit Pengolah atau Unit Kearsipan dengan menggunakan prasarana dan sarana yang sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

Article 25

Prasarana dan sarana alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (2) harus memperhatikan ketentuan sebagai berikut: a. dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan; b. dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan, dan keteraksesan informasi elektronik dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; c. beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; d. dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; dan e. memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kejelasan dan kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk.

Article 26

(1) Metode yang digunakan dalam pelaksanaan Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 meliputi: a. Pengkopian; b. Konversi; c. Migrasi; atau d. metode lainnya sesuai dengan kemajuan teknologi infromasi dan komunikasi. (2) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi Arsip dan nilai informasi. (3) Kondisi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit terdiri atas: a. Arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik; b. Arsip Elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru; atau c. informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi. (4) Nilai informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dimana alih media Arsip diutamakan terhadap: a. Informasi yang berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang keterbukaan informasi publik harus diumumkan secara serta merta; dan b. Arsip yang berketerangan permanen dalam JRA.

Article 27

(1) Unit Pengolah atau Unit Kearsipan dalam melaksanakan alih media Arsip harus membuat berita acara yang disertai dengan daftar Arsip yang dialihmediakan. (2) Berita acara alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat: a. waktu pelaksanaan; b. tempat pelaksanaan; c. jenis media; d. jumlah Arsip; e. keterangan proses alih media Arsip yang dilakukan; f. pelaksana; dan g. penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah atau pimpinan Unit Kearsipan. (3) Daftar Arsip yang dialihmediakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat: a. Unit Pengolah; b. nomor urut; c. jenis Arsip; d. jumlah Arsip; e. kurun waktu; dan f. keterangan.

Article 28

(1) Arsip yang bernilai guna untuk pembuktian yang telah dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang- undangan. (2) Kriteria Arsip yang bernilai guna untuk pembuktian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan: a. bukti keberadaan dan/atau perubahan unit kerja; b. bukti dan informasi tentang kebijakan strategis Badan; dan c. bukti dan informasi tentang kegiatan pokok Badan.

Article 29

(1) Alih media Arsip diautentikasi oleh pimpinan Unit Pengolah atau pimpinan Unit Kearsipan dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan Arsip hasil Alih Media. (2) Tanda tertentu yang dilekatkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat dilakukan dengan metode: a. tanda tangan elektronik; b. kata kunci (akses); c. tanda air; atau d. metodelain sesuai dengan perkembangan teknologi.

Article 30

Ketentuan mengenai alih media Arsip tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

BAB 3

Alih Media Arsip

Article 24

Correction

Article 25

Correction

Article 26

Article 27

Article 28

Article 29

Article 30

Ketentuan mengenai alih media Arsip tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

BAB Kelima

Penyusutan Arsip

Article 31

Correction

Article 32

Article 33

Article 34

Ketentuan mengenai pemindahan Arsip Inaktif tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Article 35

Article 36

Ketentuan mengenai Pemusnahan Arsip tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Article 37

Article 38

Article 39

Ketentuan mengenai penyerahan Arsip Statis tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

BAB III

PROGRAM ARSIP VITAL

Article 40

Correction

(1) Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b di lingkungan Badan dilaksanakan dalam rangka pengelolaan, pelindungan, pengamanan, dan penyelamatan, pemulihan, dan penyimpanan Arsip Vital yang tercipta. (2) Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, dan penyajian Arsip Vital. (3) Pimpinan Unit Keasipan membentuk tim dalam penyusunan Program Arsip Vital. (4) Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. prosedur pengelolaan; b. pelindungan dan Pengamanan; c. penyelamatan dan pemulihan; dan d. penyimpanan.

Article 41

(1) Kriteria Arsip Vital meliputi: a. merupakan prasyarat bagi keberadaan instansi; b. sebagai penjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi; c. berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan instansi; dan d. berkaitan dengan kebijakan strategis instansi. (2) Kelangsungan operasional kegiatan instansi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana.

Article 42

Prosedur pengelolaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (4) huruf a meliputi: a. identifikasi, yang dilakukan melalui: 1. analisis organisasi; 2. pendataan; 3. pengolahan; dan 4. penentuan Arsip Vital. b. penataan, yang dilakukan melalui: 1. pemeriksaan; 2. penentuan Indeks Berkas; 3. penggunaan Tunjuk Silang; dan 4. pelabelan dan penempatan Arsip. c. penyusunan daftar Arsip Vital yang ada di Unit Pengolah.

Article 43

Pelindungan dan Pengamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (4) huruf b meliputi: a. metode pelindungan, yang meliputi: 1. duplikasi; 2. pemencaran; dan 3. penggunaan peralatan khusus. b. pengamanan fisik, yang mencakup: 1. sistem keamanan ruang penyimpanan; 2. tingkat ketinggian penempatan; 3. struktur bangunan; dan 4. penggunaan ruang. c. pengamanan informasi, yang meliputi: 1. memastikan penggunaan Arsip oleh pihak yang berhak; 2. memberi kode rahasia; dan 3. MENETAPKAN spesifikasi hak akses.

Article 44

(1) Penyelamatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (4) huruf c meliputi: a. evakuasi Arsip Vital; b. identifikasi jenis Arsip; dan c. pemulihan kondisi. (2) pemulihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (4) huruf c meliputi: a. stabilisasi dan pelindungan Arsip yang dievakuasi; b. penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan; c. pelaksanaan penyelamatan; d. prosedur penyimpanan kembali; dan e. evaluasi.

Article 45

(1) Penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (4) huruf d dilakukan pada tempat khusus yang dapat mencegah atau menghambat unsur perusak fisik Arsip dan sekaligus mencegah pencurian informasinya. (2) Lokasi penyimpanan Arsip Vital dapat dilakukan secara: a. on site; atau b. off site. (3) Penyimpanan Arsip Vital on site sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a berupa kegiatan penyimpanan Arsip Vital yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan Pencipta Arsip. (4) Penyimpanan Arsip Vital off site sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b berupa kegiatan penyimpanan Arsip Vital yang ditempatkan di luar lingkungan gedung perkantoran Pencipta Arsip.

Article 46

Ketentuan mengenai Program Arsip Vital tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

BAB V

SUMBER DAYA KEARSIPAN

Article 52

Correction

(1) Dalam rangka pengelolaan Arsip diperlukan sumber daya Kearsipan di lingkungan Badan. (2) Sumber daya Kearsipan di lingkungan Badan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. organisasi Kearsipan: b. sumber daya manusia Kearsipan; c. prasarana dan sarana Kearsipan; dan d. pendanaan.

Article 53

Correction

(1) Organisasi Kearsipan Badan terdiri atas: a. Unit Kearsipan; dan b. Unit Pengolah. (2) Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a berada pada Satuan Kerja Sekretariat Utama. (3) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b berada pada unit kerja setingkat pimpinan tinggi pratama.

Article 54

Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 huruf a mempunyai tugas: a. menyusun kebijakan di bidang Kearsipan; b. melakukan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya; c. menerima, mengolah, menyimpan, melakukan penyusutan, melakukan pemeliharaan, dan menyajikan informasi Arsip Inaktif Badan; d. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi dalam kerangka sistem kearsipan nasional dan sistem informasi kearsipan nasional; e. melakukan penataan sistem Kearsipan; f. pengembangan teknologi Kearsipan; g. analisis nilai guna atau penilaian Arsip; h. penyelamatan dan Pengamanan Arsip Vital dan Arsip Terjaga; i. melaksanakan proses usul musnah dari Unit Kearsipan kepada ANRI sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; j. melaksanakan proses inisiasi penetapan usul musnah yang telah mendapat persetujuan ANRI kepada unit kerja di lingkungan Badan dan melaksanakan pemusnahan arsip; k. menyerahkan Arsip Statis Badan ke ANRI; l. melakukan koordinasi pembinaan daftar, pemberkasan dan pelaporan serta penyerahan arsip terjaga m. melakukan dan mengoordinasikan pembinaan dan evaluasi Kearsipan di lingkungan Badan; dan n. melakukan dan mengoordinasikan Pengawasan Kearsipan di lingkungan Badan.

Article 55

Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 huruf b mempunyai tugas: a. melaksanakan pengelolaan arsip aktif yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan di lingkungannya dan menjaga autentisitas arsip yang diciptakan; b. mengolah dan menyajikan Arsip Aktif menjadi informasi dan menjamin ketersediaan, pengolahan, dan penyajian Arsip Vital; c. melaksanakan pemindahan Arsip Inaktif ke unit kearsipan; d. mengolah dan menyelesaikan naskah dinas berdasarkan tugas dan fungsi yang menjadi kewenangannya; e. melakukan pemberkasan, penyimpanan, pemeliharaan, dan Pengamanan Arsip Aktif dan Arsip Vital; dan f. menjamin ketersediaan, pengolahan, dan penyajian Arsip vital dan Arsip Aktif.

Article 56

Sumber daya manusia Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 ayat (2) huruf b terdiri atas: a. pejabat pimpinan tinggi dan pejabat administrasi yang memiliki kewenangan dan tanggung jawab di bidang Kearsipan; b. Arsiparis yang ditempatkan di Unit Pengolah dan Unit Kearsipan; dan c. pengelola Arsip Aktif atau pelaksana yang ditugaskan mengelola Kearsipan.

Article 57

(1) Pejabat pimpinan tinggi dan pejabat administrasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 huruf a mempunyai kedudukan sebagai tenaga manajerial yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan manajemen Kearsipan. (2) Pejabat pimpinan tinggi dan pejabat administrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tanggung jawab melakukan perencanaan, penyusunan program, pengaturan, pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, pemantauan dan evaluasi, serta pengelolaan sumber daya Kearsipan.

Article 58

(1) Arsiparis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 huruf b terdiri atas: a. Arsiparis pegawai negeri sipil; dan b. Arsiparis pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja. (2) Arsiparis pegawai negeri sipil sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional Arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. (3) Arsiparis pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan pegawai non-pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh untuk melaksanakan kegiatan Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (4) Kompetensi Arsiparis pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja harus memiliki kompetensi yang sama dengan kompetensi Arsiparis.

Article 59

(1) Unit Pengolah dan Unit Kearsipan menyediakan prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 ayat (2) huruf c sesuai dengan standar Kearsipan untuk pengelolaan Arsip. (2) Prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimanfaatkan dan dapat dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi, informasi, dan komunikasi.

Article 60

(1) Prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 meliputi: a. gedung; b. ruangan; dan c. peralatan. (2) Prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mengatur: a. lokasi, konstruksi, dan tata ruangan gedung; b. lokasi, konstruksi, dan tata ruangan penyimpanan Arsip; dan c. spesifikasi peralatan pengelolaan Arsip.

Article 61

Ketentuan mengenai prasarana dan sarana Kearsipan tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Article 62

(1) Unit Kearsipan mengalokasikan pendanaan dalam rangka penyelenggaraan Kearsipan melalui anggaran Satuan Kerja Sekretariat Utama. (2) Pendanaan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pendanaan untuk perumusan dan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, pengembangan sumber daya manusia, pengelolaan Arsip, serta penyediaan prasarana dan sarana Kearsipan.

BAB Kedua

Organisasi Kearsipan

Article 53

Correction

Article 54

Correction

Peraturan Badan Nomor 7 Tahun 2022 tentang PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

BAB I

Article 1

BAB I

Article 1

Article 2

Article 3

BAB II

Article 4

Article 5

Article 6

Article 7

Article 8

Article 9

Article 10

Article 11

Article 31

Article 32

Article 33

Article 34

Article 35

Article 36

Article 37

Article 38

Article 39

BAB Kesatu

Article 4

BAB Kedua

Article 5

Article 6

Article 7

Article 8

BAB Ketiga

Article 9

BAB Keempat

Article 10

Article 11

Article 12

Article 13

Article 14

Article 15

Article 16

Article 17

Article 18

Article 19

BAB 1

Article 12

Article 13

Article 14

Article 15

Article 16

Article 17

Article 18

Article 19

Article 20

Article 21

Article 22

Article 23

BAB 2

Article 20

Article 21

Article 22

Article 23

Article 24

Article 25

Article 26

Article 27

Article 28

Article 29

Article 30

BAB 3

Article 24

Article 25

Article 26

Article 27

Article 28

Article 29

Article 30

BAB Kelima

Article 31