Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
3. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyarataan dasar bagi kelangsungan operasional Kementerian, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
4. Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan Arsip Vital pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
5. Daftar Arsip Vital adalah suatu daftar dalam bentuk formulir yang berisi Arsip Vital yang dimiliki oleh suatu
instansi.
6. Pelindungan adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan, dan memulihkan Arsip Vital dari kerusakan, hilang, atau musnah baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap.
7. Pemencaran (dispersal) adalah metode Pelindungan Arsip Vital dengan melakukan pemencaran Arsip hasil duplikasi (copy back-up) ke tempat penyimpanan Arsip pada lokasi yang berbeda.
8. Pemulihan adalah suatu kegiatan perbaikan fisik Arsip Vital yang rusak akibat bencana.
9. Pengamanan adalah suatu kegiatan melindungi Arsip Vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan.
10. Penyelamatan adalah suatu kegiatan memindahkan (evakuasi) Arsip Vital ke tempat yang lebih baik.
11. Pendataan adalah kegiatan pengumpulan data tentang jenis, jumlah, media, lokasi, dan kondisi ruang penyimpanan Arsip Vital.
12. Penduplikasian adalah metode Pelindungan Arsip Vital dengan melakukan penggandaan (back-up) Arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan Arsip yang asli.
13. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis.
14. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
15. Penyimpanan Khusus (Vaulting) adalah metode pelindungan Arsip Vital dengan melakukan penyimpanan Arsip pada tempat dan sarana khusus.
16. Sentral Arsip Aktif adalah tempat penyimpanan Arsip aktif yang dirancang untuk penyimpanan Arsip secara efisien, efektif, dan aman.
17. Sentral Arsip Inaktif (Records Center) adalah gedung atau ruangan dengan spesifikasi tertentu untuk menyimpan, memelihara, merawat serta mengelola Arsip Inaktif.
18. Unit Kearsipan adalah unit kerja yang menyelenggarakan tugas dan fungsi di bidang kearsipan.
19. Unit Pengolah adalah unit kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungan unit kerja masing-masing.
20. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.
21. Perwakilan Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut Perwakilan adalah perwakilan diplomatik dan perwakilan konsuler Republik INDONESIA yang secara resmi mewakili dan memperjuangkan kepentingan bangsa, negara, dan Pemerintah Republik INDONESIA secara keseluruhan di
negara penerima dan/atau organisasi internasional Perserikatan Bangsa Bangsa dan NonPerserikatan Bangsa Bangsa.
22. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.