Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:
1. Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca, yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik.
2. Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta rancangan, foto, Electronic Data Interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perfrasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
3. Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh Kementerian Luar Negeri dan/atau Perwakilan Republik INDONESIA yang berkaitan dengan penyelenggaraan
hubungan luar negeri dan pelaksanaan politik luar negeri INDONESIA yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan serta Informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.
4. Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
5. Sistem Elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik.
6. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.
7. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.
8. Perwakilan Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut Perwakilan adalah perwakilan diplomatik dan perwakilan konsuler Republik INDONESIA yang berkedudukan di luar negeri dan/atau dalam negeri untuk secara resmi mewakili dan memperjuangkan kepentingan bangsa, negara, dan Pemerintah Republik INDONESIA pada negara penerima dan/atau pada organisasi internasional PBB dan non-PBB.
9. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, yang selanjutnya disingkat PPID, adalah pejabat yang ditunjuk oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan Informasi Publik di Kementerian dan Perwakilan.
10. Atasan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang selanjutnya disebut Atasan PPID adalah pejabat yang merupakan atasan langsung PPID dan/atau atasan dari atasan langsung.
11. PPID Pelaksana adalah pejabat yang membantu PPID dalam penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan Informasi Publik di tingkat unit kerja dan Perwakilan.
12. Pemohon Informasi Publik adalah warga negara dan/atau badan hukum INDONESIA yang mengajukan permintaan Informasi Publik
13. Permintaan Informasi Publik adalah permohonan untuk memperoleh Informasi Publik dari Kementerian.
14. Daftar Informasi Publik adalah catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh Informasi Publik yang berada di bawah penguasaan Kementerian dan Perwakilan, namun tidak termasuk Informasi yang dikecualikan.
15. Pengujian Konsekuensi adalah pengujian secara saksama dan penuh ketelitian untuk menentukan bahwa membuka suatu Informasi Publik dapat berkonsekuensi merugikan kepentingan penyelenggaraan hubungan luar negeri dan/atau pelaksanaan politik luar negeri INDONESIA daripada menutupnya atau sebaliknya.
16. Meja Informasi adalah tempat pelayanan Informasi Publik di Kementerian yang bertujuan memudahkan perolehan Informasi Publik.
17. Sengketa Informasi Publik adalah sengketa yang terjadi antara Kementerian dan/atau Perwakilan dengan Pemohon Informasi Publik yang berkaitan dengan hak memperoleh dan/atau menggunakan Informasi Publik.
18. Data Pribadi adalah data perseorangan tertentu yang disimpan, dirawat, dan dijaga kebenaran serta dilindungi kerahasiaannya.
19. Penyandang Disabilitas adalah setiap orang yang mengalami keterbatasan fisik, intelektual, mental, dan/atau sensorik dalam jangka waktu lama yang dalam berinteraksi dengan lingkungan dapat mengalami hambatan dan kesulitan untuk berpartisipasi secara penuh dan efektif dengan warga negara lainnya berdasarkan kesamaan hak.
(1) PPID melaksanakan tugas sebagai berikut:
a. menyusun dan melaksanakan kebijakan layanan Informasi Publik;
b. menyusun laporan pelaksanaan kebijakan layanan Informasi Publik;
c. mengoordinasikan dan mengonsolidasikan proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan Informasi Publik;
d. mengoordinasikan dan mengonsolidasikan pengumpulan dokumen Informasi Publik dari PPID Pelaksana dan/atau petugas pelayanan Informasi Publik di Kementerian dan Perwakilan;
e. melakukan verifikasi dokumen Informasi Publik;
f. menentukan Informasi Publik yang dapat diakses publik dan layak untuk dipublikasikan;
g. melakukan pengujian tentang konsekuensi atas Informasi Publik yang akan dikecualikan;
h. melakukan pengelolaan, pemeliharaan, penetapan, dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik;
i. menyediakan Informasi Publik secara efektif dan efisien agar mudah diakses oleh publik;
j. melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan teknis Informasi Publik yang dilakukan oleh PPID Pelaksana dan/atau petugas pelayanan Informasi; dan
k. menyeleksi semua Permintaan Informasi Publik berdasarkan ketentuan peraturan perundang- undangan.
(2) Dalam rangka melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), PPID berwenang:
a. MENETAPKAN kebijakan layanan Informasi Publik;
b. MENETAPKAN laporan pelaksanaan kebijakan layanan Informasi Publik;
c. melaksanakan rapat koordinasi dan rapat kerja secara berkala dan/atau sesuai dengan kebutuhan
dalam melaksanakan pelayanan Informasi Publik;
d. meminta klarifikasi kepada PPID Pelaksana dan/atau petugas pelayanan Informasi dalam melaksanakan pelayanan Informasi Publik;
e. MENETAPKAN dan MEMUTUSKAN suatu Informasi Publik dapat diakses publik atau tidak berdasarkan Pengujian Konsekuensi, dengan persetujuan Atasan PPID;
f. menolak Permintaan Informasi Publik dengan menyampaikan pertimbangan secara tertulis apabila Informasi yang dimohon termasuk Informasi yang dikecualikan atau rahasia, dengan persetujuan Atasan PPID;
g. menugaskan PPID Pelaksana dan/atau petugas pelayanan Informasi Publik untuk membuat, mengelola, memelihara, dan/atau memutakhirkan Daftar Informasi Publik; dan
h. MENETAPKAN strategi dan metode pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan teknis Informasi Publik yang dilakukan oleh PPID Pelaksana dan/atau petugas pelayanan Informasi Publik.