PERMEN

Peraturan Menteri Nomor 13 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia

PERMEN Nomor 13 Tahun 2024

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik INDONESIA dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 3. Kementerian Luar Negeri yang selanjutnya disebut Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri. 4. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri. 5. Perwakilan Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut Perwakilan adalah perwakilan diplomatik dan perwakilan konsuler Republik INDONESIA yang berkedudukan di luar negeri dan/atau dalam negeri untuk secara resmi mewakili dan memperjuangkan kepentingan bangsa, negara, dan Pemerintah Republik INDONESIA secara keseluruhan pada negara penerima dan/atau pada organisasi internasional Perserikatan Bangsa-Bangsa dan non-Perserikatan Bangsa-Bangsa. 6. Kepala Perwakilan Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut Kepala Perwakilan adalah unsur pimpinan pada perwakilan diplomatik dan perwakilan konsuler sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 7. Mandat adalah pelimpahan kewenangan dari badan dan/atau pejabat pemerintahan yang lebih tinggi kepada badan dan/atau pejabat pemerintahan yang lebih rendah dengan tanggung jawab dan tanggung gugat tetap berada pada pemberi mandat. 8. Penyelenggara Sertifikasi Elektronik adalah badan hukum yang berfungsi sebagai pihak yang layak dipercaya, yang memberikan dan mengaudit sertifikat elektronik. 9. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis adalah aplikasi pengelolaan arsip dinamis dalam lingkup sistem pemerintahan berbasis elektronik yang sama, standar, dan digunakan secara bagi pakai oleh Kementerian dan Perwakilan. 10. Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat tanda tangan elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik. 11. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. 12. Unit Kearsipan adalah unit organisasi pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 13. Unit Pengolah adalah unit organisasi pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 14. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 15. Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas Kementerian. 16. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam (acid free) atau memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki keawetan dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama.

BAB 1

Umum

Pasal 4

Koreksi

Naskah Dinas arahan terdiri atas: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan.

Pasal 5

Koreksi

Naskah Dinas pengaturan terdiri atas: a. peraturan perundang-undangan; b. instruksi; c. surat edaran; dan d. standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

Pasal 6

Proses, bentuk, dan teknik penyusunan peraturan perundang- undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan mengenai pembentukan peraturan perundang- undangan.

Pasal 7

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan teknis tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh: a. Menteri; b. Kepala Perwakilan; dan c. pimpinan tinggi madya, untuk materi muatan yang berlaku ke dalam Kementerian dan Perwakilan, sesuai dengan tugas dan fungsi pimpinan tinggi madya. (3) Susunan dan bentuk instruksi terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Pasal 8

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh: a. Menteri; b. Kepala Perwakilan; dan c. pimpinan tinggi madya, untuk materi muatan yang berlaku ke dalam Kementerian dan Perwakilan, sesuai dengan tugas dan fungsi pimpinan tinggi madya. (3) Susunan dan bentuk surat edaran terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Pasal 9

(1) Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d merupakan standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Jenis, susunan, dan bentuk dokumen dan penetapan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan berpedoman pada ketentuan peraturan perundang- undangan mengenai pedoman penyusunan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

BAB 2

Naskah Dinas Pengaturan

Pasal 5

Koreksi

Naskah Dinas pengaturan terdiri atas: a. peraturan perundang-undangan; b. instruksi; c. surat edaran; dan d. standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

Pasal 6

Koreksi

Proses, bentuk, dan teknik penyusunan peraturan perundang- undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan mengenai pembentukan peraturan perundang- undangan.

Pasal 7

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan teknis tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh: a. Menteri; b. Kepala Perwakilan; dan c. pimpinan tinggi madya, untuk materi muatan yang berlaku ke dalam Kementerian dan Perwakilan, sesuai dengan tugas dan fungsi pimpinan tinggi madya. (3) Susunan dan bentuk instruksi terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Pasal 8

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh: a. Menteri; b. Kepala Perwakilan; dan c. pimpinan tinggi madya, untuk materi muatan yang berlaku ke dalam Kementerian dan Perwakilan, sesuai dengan tugas dan fungsi pimpinan tinggi madya. (3) Susunan dan bentuk surat edaran terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Pasal 9

(1) Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d merupakan standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Jenis, susunan, dan bentuk dokumen dan penetapan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan berpedoman pada ketentuan peraturan perundang- undangan mengenai pedoman penyusunan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

Pasal 10

(1) Naskah Dinas penetapan disusun dalam bentuk keputusan. (2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan ketetapan tertulis yang ditetapkan oleh: a. Menteri; b. Kepala Perwakilan; dan c. pimpinan tinggi madya, untuk materi muatan yang berlaku ke dalam Kementerian dan Perwakilan, sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Susunan dan bentuk keputusan terdiri atas: a. kepala; b. konsiderans; c. diktum; d. batang tubuh; dan e. kaki.

BAB 1

Umum

Pasal 12

Koreksi

Naskah Dinas korespondensi terdiri atas: a. Naskah Dinas korespondensi internal; dan b. Naskah Dinas korespondensi eksternal.

Pasal 13

Koreksi

Naskah Dinas korespondensi internal meliputi: a. nota dinas; b. memorandum; c. disposisi; dan d. surat undangan internal.

Pasal 14

(1) Nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf a merupakan salah satu bentuk sarana komunikasi resmi internal antar pejabat di lingkungan Kementerian dan Perwakilan. (2) Nota Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh pejabat paling rendah pejabat administrator, sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Susunan dan bentuk nota dinas terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (4) Dalam penyusunan nota dinas memperhatikan hal sebagai berikut: a. nota dinas tidak dibubuhi cap dinas; dan b. paling sedikit harus mencantumkan nomor, kode klasifikasi, bulan, dan tahun.

Pasal 15

(1) Memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf b merupakan Naskah Dinas internal yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat dibawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran atau pendapat kedinasan. (2) Memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani pejabat paling rendah pejabat adminstrator. (3) Susunan dan bentuk memorandum terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Pasal 16

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf c merupakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut atau tanggapan terhadap Naskah Dinas masuk yang ditulis secara jelas pada lembar disposisi. (2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hanya diberikan oleh pejabat paling rendah pejabat administrator kepada pejabat di bawahnya sesuai dengan struktur organisasi Kementerian dan Perwakilan.

Pasal 17

(1) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf d merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat di lingkungan Kementerian dan Perwakilan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu. (2) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat paling rendah pimpinan tinggi pratama sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Susunan dan bentuk surat undangan internal terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

BAB 2

Naskah Dinas Korespondensi Internal

Pasal 13

Koreksi

Naskah Dinas korespondensi internal meliputi: a. nota dinas; b. memorandum; c. disposisi; dan d. surat undangan internal.

Pasal 14

Koreksi

(1) Nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf a merupakan salah satu bentuk sarana komunikasi resmi internal antar pejabat di lingkungan Kementerian dan Perwakilan. (2) Nota Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh pejabat paling rendah pejabat administrator, sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Susunan dan bentuk nota dinas terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (4) Dalam penyusunan nota dinas memperhatikan hal sebagai berikut: a. nota dinas tidak dibubuhi cap dinas; dan b. paling sedikit harus mencantumkan nomor, kode klasifikasi, bulan, dan tahun.

Pasal 15

(1) Memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf b merupakan Naskah Dinas internal yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat dibawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran atau pendapat kedinasan. (2) Memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani pejabat paling rendah pejabat adminstrator. (3) Susunan dan bentuk memorandum terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Pasal 16

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf c merupakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut atau tanggapan terhadap Naskah Dinas masuk yang ditulis secara jelas pada lembar disposisi. (2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hanya diberikan oleh pejabat paling rendah pejabat administrator kepada pejabat di bawahnya sesuai dengan struktur organisasi Kementerian dan Perwakilan.

Pasal 17

(1) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf d merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat di lingkungan Kementerian dan Perwakilan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu. (2) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat paling rendah pimpinan tinggi pratama sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Susunan dan bentuk surat undangan internal terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Pasal 18

(1) Naskah Dinas korespondensi eksternal disusun dalam bentuk surat dinas. (2) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat: a. Menteri; b. Kepala Perwakilan; dan c. pimpinan tinggi madya dan pimpinan tinggi pratama, sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Susunan dan bentuk surat dinas terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Peraturan Menteri Nomor 13 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

Pasal 2

BAB II

Pasal 3

BAB Kesatu

Pasal 3

BAB Kedua

Pasal 4

BAB 1

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

BAB 2

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

BAB 3

Pasal 10

Pasal 11

BAB 4

Pasal 11

BAB Ketiga

Pasal 12

BAB 1

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

Pasal 17

BAB 2

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

Pasal 17

Pasal 18

BAB 3

Pasal 18

BAB Keempat

Pasal 19

BAB 1

Pasal 19

Pasal 20

BAB 2

Pasal 20

Pasal 21

BAB 3

Pasal 21

Pasal 22

BAB 4

Pasal 22

Pasal 23

BAB 5

Pasal 23

Pasal 24

BAB 6

Pasal 24

Pasal 25

BAB 7

Pasal 25

Pasal 26

BAB 8

Pasal 26

Pasal 27

BAB 9

Pasal 27

Pasal 28

BAB 10

Pasal 28