PERMEN

Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 2023 tentang TATA KELOLA NASKAH PERJANJIAN INTERNASIONAL

PERMEN Nomor 4 Tahun 2023

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Perjanjian Internasional adalah perjanjian, dalam bentuk dan nama tertentu, yang diatur dalam hukum internasional yang dibuat secara tertulis serta menimbulkan hak dan kewajiban di bidang hukum publik. 2. Naskah Asli Perjanjian Internasional adalah dokumen Perjanjian Internasional yang dibubuhi tanda tangan basah pihak-pihak yang membuatnya. 3. Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) adalah duplikat atau fotokopi Naskah Asli Perjanjian Internasional yang dibuat dalam bentuk tertentu, baik fisik maupun digital, dan diterbitkan oleh Menteri. 4. Daftar Naskah Resmi adalah kumpulan catatan lengkap mengenai jumlah, judul, dan keterangan tentang Perjanjian Internasional yang disusun oleh Menteri. 5. Buku Agenda Perjanjian Internasional adalah buku pencatatan Naskah Asli Perjanjian Internasional yang telah diserahkan kepada Menteri. 6. Depository adalah pemerintah yang ditunjuk sebagai penyimpan piagam pengesahan yang disampaikan negara-negara pihak dan Naskah Asli Perjanjian Internasional yang bersifat multilateral. 7. Pemrakarsa adalah Kementerian, kementerian, dan lembaga pemerintah nonkementerian yang mengajukan usul penyusunan dan/atau melaksanakan Perjanjian Internasional. 8. Penyimpan adalah Kementerian yang bertanggung jawab menyimpan dan memelihara Naskah Asli Perjanjian Internasional yang dibuat Pemerintah Republik INDONESIA serta menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan fisik dan informasi Perjanjian Internasional, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. 9. Mitra adalah negara, organisasi internasional, atau subjek hukum internasional lain yang merupakan pihak dalam Perjanjian Internasional yang dibuat bersama Pemerintah Republik INDONESIA. 10. Treaty Room adalah ruang khusus penyimpanan Naskah Asli Perjanjian Internasional dan/atau dokumen lain yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional yang berisi lemari penyimpanan, alat pengatur suhu ruangan, alat pengatur kelembapan udara, dan sarana pemadam kebakaran, serta dilengkapi dengan akses masuk dan pengamanan khusus. 11. Kertas Perjanjian adalah kertas khusus yang digunakan untuk melakukan pencetakan Naskah Asli Perjanjian Internasional antara Pemerintah Republik INDONESIA dengan Mitra. 12. Map Perjanjian adalah map khusus yang digunakan untuk menyimpan Naskah Asli Perjanjian Internasional pada saat penandatanganan Perjanjian Internasional antara Pemerintah Republik INDONESIA dengan Mitra. 13. Map Salinan Naskah Resmi adalah map khusus yang digunakan untuk menyimpan Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) Perjanjian Internasional. 14. Laman Treaty Room adalah portal untuk menampilkan seluruh Perjanjian Internasional antara Pemerintah Republik INDONESIA dengan Mitra yang masih berlaku sehingga dapat diakses oleh publik. 15. Lemari Penyimpanan Naskah adalah lemari khusus yang digunakan untuk menyimpan Naskah Asli Perjanjian Internasional yang sudah ditandatangani dan/atau dokumen lain yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional. 16. Lemari Penyimpanan Peta adalah lemari khusus yang digunakan untuk menyimpan peta perbatasan antara INDONESIA dengan negara tetangga. 17. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri. 18. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri. 19. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibu kota negara. 20. Direktur Jenderal adalah pimpinan tinggi madya yang menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang penguatan hukum dan Perjanjian Internasional dalam penyelenggaraan hubungan luar negeri dan politik luar negeri pada Kementerian. 21. Sekretaris Direktorat Jenderal adalah pimpinan tinggi pratama yang mempunyai tugas melaksanakan pemberian dukungan administrasi dan teknis, serta koordinasi pelaksanaan tugas substansi di lingkungan Direktorat Jenderal Hukum dan Perjanjian Internasional.

BAB II

TUGAS DAN FUNGSI

Pasal 2

Koreksi

(1) Dalam melaksanakan tugas tata kelola naskah Perjanjian Internasional, Menteri menyelenggarakan fungsi: a. penyimpanan dan pemeliharaan Naskah Asli Perjanjian Internasional yang dibuat oleh Pemerintah Republik INDONESIA serta menyusun Daftar Naskah Resmi dan menerbitkannya dalam himpunan Perjanjian Internasional; b. pemberitahuan dan penyampaian salinan piagam pengesahan Perjanjian Internasional kepada instansi-instansi terkait; c. pemberitahuan dan penyampaian Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) kepada sekretariat organisasi internasional di mana Pemerintah Republik INDONESIA menjadi anggota; d. penerbitan Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) dan salinan piagam pengesahan Perjanjian Internasional serta menyampaikannya kepada Pemrakarsa dan ANRI; e. penerimaan piagam pengesahan Perjanjian Internasional yang disampaikan negara-negara pihak dalam hal Pemerintah Republik INDONESIA ditunjuk menjadi Depository; dan f. penyimpanan dan pemeliharaan berbagai dokumen hukum internasional, peta-peta perbatasan, serta dokumentasi foto terkait pembuatan Perjanjian Internasional oleh Pemerintah Republik INDONESIA. (2) Menteri dapat mendelegasikan pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) kepada Direktur Jenderal.

Pasal 3

Dalam melaksanakan tugas tata kelola naskah Perjanjian Internasional, Pemrakarsa menyelenggarakan fungsi: a. pencetakan Naskah Asli Perjanjian Internasional yang telah siap ditandatangani di atas Kertas Perjanjian dan disimpan dalam Map Perjanjian; b. penyampaian setiap Naskah Asli Perjanjian Internasional yang telah ditandatangani kepada Penyimpan untuk disimpan dan dipelihara; c. penyimpanan Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) yang diterbitkan oleh Menteri; d. penjagaan kelengkapan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan fisik dan informasi Naskah Asli Perjanjian Internasional sampai diserahkan kepada Penyimpan; dan e. pengiriman dan pertukaran Naskah Asli Perjanjian Internasional dengan Mitra dilakukan melalui saluran diplomatik.

BAB V

PERMINTAAN DAN PEMBERIAN KERTAS PERJANJIAN DAN MAP PERJANJIAN

Pasal 6

Koreksi

(1) Pemrakarsa mengajukan permohonan permintaan Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian dalam rangka penandatanganan Perjanjian Internasional kepada Direktur Jenderal. (2) Direktur Jenderal menerima permintaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan memberikan Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian dalam rangka penandatanganan Perjanjian Internasional. (3) Permintaan Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian dilaksanakan dengan tata cara sebagai berikut: a. Pimpinan tinggi madya Pemrakarsa mengajukan permohonan permintaan Kertas Perjanjian serta Map Perjanjian melalui nota dinas atau surat dinas yang dikirimkan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal; b. Nota dinas atau surat dinas sebagaimana dimaksud dalam huruf a harus melampirkan naskah draf final dari Perjanjian Internasional yang telah disepakati dan siap untuk ditandatangani; c. Sekretaris Direktorat Jenderal selanjutnya memverifikasi kelengkapan dokumen sebagaimana dimaksud dalam huruf b; d. Apabila kelengkapan dokumen sudah terpenuhi, Sekretaris Direktorat Jenderal memproses permintaan Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian dimaksud dengan pemberian Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian; dan e. Apabila dokumen permintaan Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian tidak lengkap, Direktur Jenderal menghubungi Pemrakarsa untuk melengkapinya. (4) Pemberian Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian dilaksanakan dengan tata cara sebagai berikut: a. Sekretaris Direktorat Jenderal mencatat permintaan Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian dalam agenda; b. Sekretaris Direktorat Jenderal memberikan Kertas Perjanjian beserta Map Perjanjian kepada Pemrakarsa dalam jangka waktu paling lama 3 (tiga) hari kerja sejak permintaan Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian dinyatakan lengkap sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf d; c. Sekretaris Direktorat Jenderal mencatatkan pemberian Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian sebagaimana dimaksud dalam huruf b dalam formulir dengan menyebutkan jumlah Kertas Perjanjian dan Map Perjanjian yang diminta, data diri, dan Pemrakarsa; dan d. Format formulir pemberian Kertas Perjanjian dan Map Perjanjiann sebagaimana dimaksud dalam huruf c tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. (5) Dalam hal terjadi kekurangan jumlah Kertas Perjanjian, pimpinan tinggi madya Pemrakarsa dapat mengajukan permohonan penambahan Kertas Perjanjian dengan menyampaikan Perjanjian Internasional yang sah. (6) Kertas Perjanjian yang rusak, salah cetak, dan/atau tidak terpakai dikembalikan oleh Pemrakarsa kepada Sekretaris Direktorat Jenderal untuk dicatatkan nomornya. (7) Kertas Perjanjian tidak dapat digunakan untuk mencetak Perjanjian Internasional selain dari yang telah dicatatkan pada nota dinas atau surat dinas saat permintaan Kertas Perjanjian.

BAB VI

PENYAMPAIAN DAN PENYIMPANAN NASKAH ASLI PERJANJIAN INTERNASIONAL DAN DOKUMEN LAIN YANG BERKAITAN DENGAN PERJANJIAN

Pasal 7

Koreksi

(1) Pemrakarsa menyampaikan Naskah Asli Perjanjian Internasional yang telah ditandatangani dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional kepada Penyimpan. (2) Dokumen lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi dokumen yang berkaitan dengan: a. penandatanganan Perjanjian Internasional; b. pemberlakuan Perjanjian Internasional; c. amendemen Perjanjian Internasional; d. perpanjangan Perjanjian Internasional; dan/atau e. pengakhiran Perjanjian Internasional. (3) Pimpinan tinggi madya Pemrakarsa menyampaikan nota dinas atau surat dinas tentang penyampaian Perjanjian Internasional dengan melampirkan Naskah Asli Perjanjian Internasional dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional dalam jangka waktu paling lama 7 (tujuh) hari kerja sejak Perjanjian Internasional tersebut ditandatangani. (4) Direktur Jenderal memberikan tanda terima penyampaian Naskah Asli Perjanjian Internasional kepada Pemrakarsa. (5) Format tanda terima penyampaian Naskah Asli Perjanjian Internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (4) tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. (6) Apabila Direktur Jenderal dalam jangka waktu paling lama 7 (tujuh) hari kerja setelah Naskah Asli Perjanjian Internasional ditandatangani belum menerima Naskah Asli Perjanjian Internasional, Direktur Jenderal menyampaikan kepada pimpinan tinggi madya Pemrakarsa untuk memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (3). (7) Dalam hal Naskah Asli Perjanjian Internasional yang telah ditandatangani berbeda dengan naskah draf final sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (3) huruf b, Pemrakarsa menyampaikan penjelasan mengenai perbedaan tersebut.

Pasal 8

(1) Sekretaris Direktorat Jenderal melakukan pemeriksaan kelengkapan Naskah Asli Perjanjian Internasional dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional yang disampaikan oleh Pemrakarsa, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1). (2) Pemeriksaan kelengkapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pemeriksaan terhadap: a. bentuk fisik Naskah Asli Perjanjian Internasional; b. informasi yang termuat; c. jumlah halaman; d. bahasa yang digunakan; dan e. lampiran terkait, dalam keadaan baik dan lengkap. (3) Hasil pemeriksaan kelengkapan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dicatatkan dalam formulir daftar kelengkapan Naskah Asli Perjanjian Internasional. (4) Format formulir daftar kelengkapan Naskah Asli Perjanjian Internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. (5) Dalam hal berdasarkan hasil pemeriksaan kelengkapan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Naskah Asli Perjanjian Internasional dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional dinyatakan lengkap, Penyimpan menyimpan dan mencatatkan Naskah Asli Perjanjian Internasional dan dokumen lainnya dalam Buku Agenda Perjanjian Internasional. (6) Dalam hal berdasarkan hasil pemeriksaan kelengkapan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Naskah Asli Perjanjian Internasional dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional dinyatakan tidak lengkap, Direktur Jenderal menyampaikan kepada Pemrakarsa untuk melengkapi dalam jangka waktu paling lama 7 (tujuh) hari kerja. (7) Dalam hal Direktur Jenderal belum menerima Naskah Asli Perjanjian Internasional secara lengkap setelah 7 (tujuh) hari kerja sejak permintaan melengkapi sebagaimana dimaksud pada ayat (6), Direktur Jenderal mengingatkan pimpinan tinggi madya Pemrakarsa secara tertulis untuk melengkapi dalam jangka waktu yang ditentukan.

Pasal 9

Penyimpanan Naskah Asli Perjanjian Internasional dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional yang telah lengkap, baik dalam bentuk dokumen cetak maupun bentuk digital, dilakukan oleh Penyimpan melalui tahapan sebagai berikut: a. melakukan pencatatan di dalam Buku Agenda Perjanjian Internasional; b. melakukan pemindaian Naskah Asli Perjanjian Internasional beserta dokumen lainnya yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional terkait lainnya dalam bentuk digital ke dalam media penyimpanan khusus; c. melakukan pemberian nomor buku, menentukan jenis, dan klasifikasi Perjanjian Internasional serta menentukan lokasi simpan dengan menggunakan penomoran khusus; dan d. memasukkan Naskah Asli Perjanjian Internasional ke dalam map arsip dan boks arsip, untuk selanjutnya dimasukkan sesuai media arsipnya ke dalam Lemari Penyimpanan Naskah dan/atau Lemari Penyimpanan Peta.

BAB VIII

SALINAN NASKAH RESMI (CERTIFIED TRUE COPY)

Pasal 11

Koreksi

(1) Direktur Jenderal menerbitkan Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) Perjanjian Internasional bagi Pemrakarsa untuk keperluan: a. arsip; dan b. pengesahan. (2) Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) dibuat sebanyak jumlah Pemrakarsa atau sesuai permintaan dari Pemrakarsa. (3) Naskah Resmi (Certified True Copy) ditandatangani oleh Sekretaris Direktorat Jenderal dan diberi cap dinas Kementerian. (4) Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) dapat dibuat dalam bentuk digital.

Pasal 12

Koreksi

(1) Penerbitan Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) hanya dilakukan terhadap Naskah Asli Perjanjian Internasional yang telah dinyatakan lengkap sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (5). (2) Penerbitan Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: a. penyalinan Naskah Asli Perjanjian Internasional; b. pencatatan dalam Buku Agenda Perjanjian Internasional; c. penempatan ke dalam Map Salinan Naskah Resmi; d. penggunaan pita merah putih; e. pemberian segel stiker pada halaman belakang Naskah Resmi (Certified True Copy) Perjanjian Internasional; dan f. pencantuman tanda tangan Sekretaris Direktorat Jenderal. (3) Contoh Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. (4) Penerbitan Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) dilakukan dalam jangka waktu paling lama 3 (tiga) hari kerja sejak berkas dinyatakan lengkap. (5) Sekretaris Direktorat Jenderal menyampaikan Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) kepada Pemrakarsa melalui nota dinas atau surat dinas. (6) Pemrakarsa menerima Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) sebagaimana dimaksud pada ayat (5) dengan menandatangani tanda terima Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) dan menyampaikan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal. (7) Format tanda terima Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) sebagaimana dimaksud pada ayat (6) tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal 13

(1) Pemrakarsa dapat mengajukan permohonan penggantian Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) yang rusak atau hilang. (2) Permohonan penggantian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan dengan membuat surat pengajuan penggantian Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) yang hilang atau rusak dari pimpinan tinggi madya Pemrakarsa kepada Direktur Jenderal, dengan menyampaikan alasan kehilangan atau kerusakan.

Pasal 14

Sekretaris Direktorat Jenderal menyampaikan Salinan Naskah Resmi (Certified True Copy) dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan Perjanjian Internasional kepada ANRI setiap triwulan.

BAB X

PENGAMANAN FISIK DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA PENGELOLA TREATY ROOM

Pasal 17

Koreksi

(1) Pengamanan fisik dan informasi Naskah Asli Perjanjian Internasional yang disimpan di Treaty Room dilakukan melalui kegiatan: a. penyediaan Lemari Penyimpanan Naskah dan Lemari Penyimpanan Peta yang tahan api serta penyediaan tempat penyimpanan berupa bangunan atau ruang penyimpanan yang dirancang khusus untuk Naskah Asli Perjanjian Internasional sebagai tempat penyimpanan jangka panjang dan tahan api; b. pemeliharaan yang terus menerus ruangan penyimpanan untuk menjamin tidak adanya hama perusak arsip termasuk di antaranya kegiatan fumigasi arsip setiap 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun; c. pengecekan alat pemadam kebakaran beserta sistem alarm paling sedikit setiap 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun; d. pemasangan alat pendeteksi api, sistem pemadaman (extinguishing system), dan alarm pendeteksi air paling sedikit setiap 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun; e. pengecekan alat pengukur suhu dan kelembapan melalui pemantauan terhadap suhu, kelembapan, kualitas udara dan peralatan thermohygrometer dilakukan secara berkala, yaitu setiap 1 (satu) minggu sekali; f. pengecekan sprinkle gas system minimal setiap 1 (satu) tahun sekali; g. pemasangan dan pemeliharaan closed circuit television yang dapat memonitor dan merekam di ruang penyimpanan naskah dalam jangka waktu 24 (dua puluh empat) jam di mana peralatan keamanan tersebut meliputi kamera closed circuit television, alarm, kunci, dan kontrol akses lainnya dipantau secara berkala; h. pengamanan pintu masuk (access door); i. penyiapan dan perencanaan jalur arah evakuasi dan rencana tempat penyimpanan sementara dalam situasi darurat; j. melakukan upaya penyiapan penyelamatan arsip dari risiko bencana berupa jalur evakuasi darurat, penyiapan backup, dan tim siaga untuk recovery pascabencana; k. perawatan alat pendingin pada ruang penyimpanan Perjanjian Internasional secara berkala; l. perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana ruangan penyimpanan arsip antara lain: 1) alat pendingin udara; 2) alat pengatur kelembapan; 3) perangkat pengamanan; 4) perangkat antikebakaran; dan 5) perangkat lainnya; m. pelatihan petugas keamanan dalam hal pencegahan terjadinya kebakaran di ruang penyimpanan Naskah Asli Perjanjian Internasional; n. pelatihan petugas dalam upaya preservasi dan antisipasi bencana khususnya antisipasi kebakaran; o. kegiatan lainnya yang dibutuhkan untuk keperluan pengamanan fisik; dan p. fasilitas penyimpanan, pengelolaan, dan pengamanan arsip digital ke dalam media penyimpanan (storage) khusus. (2) Dalam hal terjadi keadaan kahar, pengamanan fisik dan dokumen Treaty Room mengacu kepada ketentuan peraturan perundang-undangan terkait keamanan kearsipan.

Pasal 18

(1) Pengelola Treaty Room memiliki kompetensi dengan syarat minimal memiliki kemampuan sebagai berikut: a. mengelola arsip; b. berbahasa Inggris; c. menguasai teknologi dan informasi; dan d. memiliki pengetahuan memadai mengenai Perjanjian Internasional. (2) Peningkatan kemampuan dan kapasitas sumber daya manusia pengelola Treaty Room dilakukan secara berkala dalam rangka mewujudkan tata kelola naskah Perjanjian Internasional yang sesuai dengan standar penyimpanan dan pemeliharaan naskah resmi negara.

Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 2023 tentang TATA KELOLA NASKAH PERJANJIAN INTERNASIONAL

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

BAB II

Pasal 2

Pasal 3

BAB III

Pasal 4

BAB IV

Pasal 5

BAB V

Pasal 6

BAB VI

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

BAB VII

Pasal 10

BAB VIII

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

BAB IX

Pasal 15

Pasal 16

BAB X

Pasal 17

Pasal 18

BAB XI

Pasal 19