Peraturan Menteri Nomor 41 Tahun 2013 tentang PEDOMAN PENGELOLAAN KOMUNIKASI KRISIS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERTAHANAN

(1) Krisis manajemen terdiri atas: a. Krisis Keuangan; b. Krisis Kehumasan; dan c. Krisis Strategi. (2) Krisis Keuangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan krisis yang terjadi karena masalah alokasi anggaran dan aliran dana guna mendukung program kerja Kemhan, antara lain karena keterlambatan pencairan anggaran suatu program kerja pada Satuan kerja/Subsatuan kerja di lingkungan Kemhan. (3) Krisis Kehumasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan krisis yang terjadi karena pemberitaan negatif yang kemudian berimbas buruk pada organisasi, antara lain karena pemberitaan media atau isu yang beredar berpotensi memengaruhi citra personel atau organisasi Kemhan. (4) Krisis Strategi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c merupakan perubahan yang terjadi pada tahapan proses kegiatan yang akan/sedang dilakukan oleh organisasi sehingga mengakibatkan terganggunya pencapaian tujuan organisasi, antara lain karena terjadi perubahan pada hasil negosiasi dengan pihak terkait yang juga mengubah strategi Kemhan.

Jika organisasi dapat mengembalikan kepercayaan publik dan dapat beroperasi dengan normal maka secara formal dapat dikatakan krisis telah berakhir.

(1) Unsur Komunikasi Krisis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (1) huruf b disebut juga Tim Komunikasi Krisis. (2) Tim Komunikasi Krisis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan Tim yang menilai situasi krisis, menentukan fakta-fakta dan melakukan pembagian tugas, terdiri atas: a. Kepala/Juru Bicara : Kapuskom Publik Kemhan b. Pemantau Berita : Kepala Bidang Opini Puskompublik Kemhan c. Penghubung Kelembagaan : Kepala Bidang Kerjasama Informasi Puskompublik Kemhan d. Pengatur Pemberitaan : Kepala Bidang Pemberitaan Puskompublik Kemhan e. Pengurus Administrasi dan : Kepala Bagian Tata Usaha Logistik Puskompublik Kemhan (3) Tim Komunikasi Krisis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus dapat menguasai hal-hal yang berkaitan dengan: a. struktur pejabat penanggung jawab dan pemimpin penanganan komunikasi krisis; www.djpp.kemenkumham.go.id b. situasi dan kondisi di lapangan sehingga dapat memprediksi hal- hal yang akan terjadi selanjutnya; c. penentuan pegawai yang terlibat dalam penanganan komunikasi krisis; d. strategi dan tindakan penanganan krisis yang perlu dilaksanakan segera; e. hal-hal mengenai krisis yang sudah diketahui dan siapa saja yang sudah mengetahui; f. potensi krisis yang akan menjadi perhatian publik dan pegawai Kemhan; g. siapa saja yang akan terpengaruh akan krisis tersebut; h. respon atau emosi dari masyarakat dan pegawai Kemhan terhadap krisis; i. pemilihan informasi yang boleh dan atau tidak boleh disampaikan kepada publik atau pihak terkait; dan j. pemilihan media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan mengenai krisis. (4) Tim Komunikasi Krisis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memiliki tugas dan tanggung jawab antara lain: a. Kepala Tim Komunikasi Krisis yaitu: 1. selaku juru bicara yang mengkoordinasikan kepada pihak internal organisasi pada saat krisis terjadi; 2. memberikan perkembangan informasi terkini secara regular kepada pihak internal organisasi tentang komunikasi krisis yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi melalui media internal; 3. mengadakan konferensi pers untuk mengklarifikasi berita atau menyampaikan fakta yang sebenarnya; 4. menjadi narasumber untuk menyampaikan pesan ke publik dan pihak terkait komunikasi krisis; 5. memberikan perkembangan informasi terkini secara regular melalui konferensi pers kepada media massa, masyarakat dan seluruh Pegawai Kemhan berdasarkan perkembangan situasi; dan 6. mengadakan pertemuan dengan Redaktur Pelaksana Media Massa dan Pemimpin Redaksi Media. b. Pemantau Berita yaitu: www.djpp.kemenkumham.go.id 1. memantau berita dari media massa dan media sosial; 2. meng-counter atau mengklarifikasi berita eksternal dalam rangka pencitraan; 3. membuat kliping berita dari semua media yang berkaitan dengan krisis sehingga mempermudah penyampaian informasi; dan 4. mencari fakta-fakta dan data pendukung. c. Penghubung Kelembagaan yaitu; 1. membangun kerjasama antar instansi dan lembaga; 2. menyusun pesan kunci (key messages) dalam bentuk amanat pimpinan; dan 3. menyebarkan informasi kepada lembaga/institusi terkait. d. Pengatur Pemberitaan yaitu: 1. mempersiapkan keperluan kegiatan konferensi pers seperti siaran pers dan pers kit lainnya; 2. memberikan informasi mengenai krisis yang terjadi di lingkungan Kemhan ataupun di luar Kemhan melalui bentuk tulisan berita; 3. membuat himbauan kepada seluruh Pegawai Kemhan untuk tidak memberikan informasi kepada siapa pun tanpa izin tertulis dari Tim Komunikasi; dan 4. menyiapkan data dan informasi selengkap-lengkapnya guna memudahkan komunikasi antara Kemhan dengan media massa. e. Pengurus Administrasi dan Logistik yaitu: 1. menyiapkan perlengkapan dan peralatan untuk mendukung kegiatan di Kemhan; 2. merencanakan kebutuhan anggaran penanganan komunikasi krisis Kemhan; 3. menyiapkan administrasi dan logistik yang berhubungan dengan komunikasi krisis Kemhan; dan 4. menyiapkan pegawai pendukung Tim Komunikasi Krisis Kemhan. (5) Bagan Pengelola Komunikasi Krisis sebagaimana tercamtum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dalam Peraturan Menteri ini. www.djpp.kemenkumham.go.id

(1) Tahap yang paling penting dalam daur hidup Krisis, Krisis dapat dengan mudah muncul karena kekuatiran yang berlebihan terhadap masalah krisis dan/atau menganggapnya tidak ada. (2) Reaksi yang umum terjadi pada tahap ini merupakan reaksi terkejut atau menyangkal dan pura-pura merasa aman. (3) Unsur Manajemen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) meningkatkan koordinasi dan melakukan langkah-langkah antara lain: a. mengidentifikasi timbul dan berakhirnya ancaman krisis, walaupun krisis dapat muncul tanpa peringatan sebelumnya; b. memberikan gambaran yang jelas tentang tanda-tanda ancaman krisis di lingkungan Kemhan, dengan mengingatkan kembali tentang langkah-langkah penanganannya; c. menyusun strategi penanganan krisis; dan d. setiap Satker/Subsatker di lingkungan Kemhan memastikan kesiapan perencanaan, SDM, perlengkapan dan peralatan pendukung SDM, pesan-pesan, instansi lain yang terkait dan kemitraan organisasi dan kampanye. www.djpp.kemenkumham.go.id (4) Unsur Komunikasi Krisis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (3) meningkatkan koordinasi dan melakukan langkah-langkah antara lain: a. pemberitahuan terjadinya krisis kepada organisasi terkait sebelum menyampaikan press release kepada media, yaitu Bidang Pemberitaan; b. menunjuk Juru Bicara, Narasumber dan mekanisme dalam mendapatkan sumber berita, yaitu Kepala Tim; c. mengevaluasi komunikasi krisis yang pernah dilaksanakan kemudian dikaji ulang, memperbaharui dan menyiapkan langkah- langkah yang dibutuhkan menghadapi tahapan berikutnya, yaitu tahap akut, yaitu Kepala Tim; d. membangun kepercayaan publik, merupakan tahapan kritis untuk membangun citra Kemhan, yaitu Kepala Tim; dan e. menginformasikan tindakan yang dilakukan pada saat krisis terjadi, yaitu Kepala Tim.

Kapuskom Publik Kemhan selaku Pengelola Komunikasi Krisis di lingkungan Kemhan dalam menghadapi pertanyaan-pertanyaan media yang bersifat memojokkan, perlu menyiapkan hal-hal sebagai berikut: a. membuat mekanisme pengelolaan dan penanganan komunikasi krisis yang dapat dipahami dan dipaparkan dengan jelas ke media; b. menjawab semua pertanyaan Reporter/Jurnalis secara diplomatis, usahakan hindari jawaban “No Comment”; c. memperhatikan ketepatan jawaban dan kredibilitas instansi; dan d. memonitor perkembangan berita di media massa.

(1) Terhadap penggunaan alat komunikasi, memperhatikan secara khusus alat pengumuman yang akan digunakan, berupa audio/speaker, sirene dan alarm yang disediakan. (2) Membuat buku saku sebagai petunjuk bagi Pegawai Kemhan agar dapat memberikan informasi rinci dan memahami keadaan krisis yang dihadapi.

(1) Pada tahap ini krisis mulai kelihatan jelas dan dampak krisis mengakibatkan kerusakan/kerugian pada organisasi seperti isu sudah menyebar luas. www.djpp.kemenkumham.go.id (2) Kesulitan terbesar dalam penanganan krisis pada tahap ini merupakan intensitas reaksi terhadap krisis yang datang dari berbagai pihak. (3) Unsur Manajemen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) melakukan langkah-langkah antara lain: a. mengidentifikasi awal dan berakhir terjadinya krisis, walaupun krisis muncul tanpa peringatan sebelumnya; b. menerapkan langkah-langkah penanganan krisis (pengumpulan data-data terjadinya krisis, pelaporan kepada pihak internal organisasi terkait, menerima kebijakan penanganan krisis dari pimpinan, penerapan penanganan krisis di lapangan); dan c. melakukan pendekatan/negosiasi secara pribadi atau atas nama organisasi kepada pihak yang berpengaruh terhadap krisis. (4) Unsur Komunikasi Krisis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (3) melakukan langkah-langkah antara lain: a. mengisolasi krisis serta isu-isu yang berpotensi menjadi krisis agar tidak semakin luas, yaitu Bidang Opini; b. menyeleksi dan menentukan media massa yang akan digunakan untuk penanganan krisis dilihat dari sumber dan jangkauan khalayaknya, yaitu Bidang Pemberitaan; c. meningkatkan intensitas komunikasi dengan media massa, yaitu Kepala Tim; d. mengenali narasumber yang disiapkan menjadi juru bicara sesuai dengan krisis yang dihadapi, yaitu Kepala Tim; e. memastikan juru bicara menguasai informasi yang terkait dengan krisis, yaitu Kepala Tim; f. meminta persetujuan Menhan dalam hal pertanyaan kritis dari media, yaitu Kepala Tim; g. menyiapkan seluruh bahan kebutuhan untuk melaksanakan kegiatan komunikasi krisis, yaitu Bidang Opini; h. mempersiapkan penentuan pesan yang akan dikomunikasikan melalui press release, berita website dan counter berita media cetak dan elektronik berisikan informasi terbaru dan fakta-fakta pendukung, yaitu Bidang Pemberitaan; i. mendokumentasikan seluruh kegiatan, bahan/materi press release, dan pertanyaan media, yaitu Bidang Pemberitaan; j. mengevaluasi ketepatan/kesesuaian informasi, bila terjadi penyimpangan informasi, yaitu Bidang Pemberitaan; www.djpp.kemenkumham.go.id k. menyebarkan informasi dan menyampaikan kepada publik bahwa Kemhan telah melakukan penanganan terhadap krisis yang sedang terjadi, yaitu Bidang Pemberitaan; l. memonitor pemberitaan di media massa yang berkembang, yaitu Bidang Opini; m. menggunakan sistem komunikasi krisis melalui komunikasi internal dan eksternal, yaitu Bidang Kermainfo; dan n. melakukan pencatatan, pendokumentasian, dan perbaikan setiap kegiatan komunikasi krisis, yaitu Bidang Pemberitaan.

(1) Merupakan tahap pemulihan dapat disebut juga sebagai tahap transisi yang biasanya dihadapi organisasi setelah krisis terjadi. (2) Unsur Manajemen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) menjadikan krisis yang pernah terjadi sebagai bahan pembelajaran untuk mengantisipasi kemungkinan jenis krisis baru. (3) Unsur Komunikasi Krisis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (3) melakukan langkah-langkah antara lain: a. memastikan bahwa publik telah menerima informasi mengenai pembelajaran tentang krisis serta langkah-langkah penanganan krisis, yaitu Bidang Opini; b. meningkatkan kesiapan apabila terjadi hal-hal yang serupa, dengan pengumpulan data komprehensif selama krisis sehingga menjadi pelajaran bagi organisasi, yaitu Bidang Kermainfo; c. menyediakan informasi pendukung bagi yang membutuhkan, yaitu Bidang Kermainfo; d. mengumpulkan, mempelajari, dan menilai informasi berupa umpan balik yang diterima dari narasumber ataupun orang yang bersangkutan, untuk dikemas menjadi suatu strategi penanganan krisis serupa di masa yang akan dating, yaitu Bidang Opini; e. melakukan klarifikasi terhadap isu/kesalahpahaman dari berita yang telah beredar ke publik, yaitu Kepala Tim; dan f. membujuk atau mengajak publik dalam mendukung kebijakan pemerintah yang berhubungan dengan krisis, yaitu Kepala Tim. www.djpp.kemenkumham.go.id

(1) Pada tahap ini jika sistem kembali ke kondisi normal, maka secara formal dapat dikatakan bahwa krisis yang terjadi di organisasi telah berakhir. (2) Evaluasi pasca krisis merupakan proses pembelajaran yang baik karena dapat mengambil hikmah dari apa yang sudah terjadi sehingga tidak terulang kembali. (3) Unsur Manajemen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) melakukan langkah-langkah antara lain: a. membuat laporan pelaksanaan penanganan krisis; b. mengevaluasi pencapaian kinerja selama krisis berlangsung; c. menindaklanjuti niat baik untuk memperbaiki krisis; d. menyempurnakan strategi penanganan krisis; dan e. melakukan audit secara berkala agar potensi terjadinya krisis dapat teridentifikasi. (4) Unsur Komunikasi Krisis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (3) melakukan langkah-langkah antara lain: a. membangun hubungan yang baik dengan pihak internal dan eksternal melalui komunikasi yang efektif agar kepercayaan publik dapat pulih kembali, yaitu Kepala Tim; dan b. mempublikasikan beberapa prestasi yang diraih melalui media massa, yaitu Kepala Tim. (5) Bagan Pengelolaan Komunikasi Krisis sebagaimana tercantum dalam Lampiran II dan Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.