Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan:
1. Perpustakaan Nasional adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang perpustakaan yang berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian,
perpustakaan pelestarian dan pusat jejaring perpustakaan, serta berkedudukan di ibukota negara.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Perpustakaan Nasional dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
6. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Perpustakaan Nasional, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
7. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
8. Daftar Arsip Vital adalah suatu daftar dalam bentuk formulir yang berisi Arsip Vital yang dimiliki oleh Perpustakaan Nasional.
9. Identifikasi Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk melaksanakan pendataan dan penentuan Arsip yang memenuhi kriteria sebagai Arsip Vital.
10. Jenis Arsip adalah sekelompok Berkas yang memiliki fungsi yang sama, dari rekaman kegiatan sejak awal sampai dengan akhir.
11. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan Arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas Perpustakaan Nasional menjadi beberapa kategori unit
informasi Arsip.
12. Perlindungan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan, dan memulihkan Arsip Vital dari kerusakan, hilang, atau musnah baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap.
13. Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya.
14. Pemencaran (dispersal) adalah metode Perlindungan Arsip Vital dengan melakukan pemencaran Arsip hasil duplikasi (copy back-up) ke tempat penyimpanan Arsip pada lokasi yang berbeda.
15. Pemulihan Arsip Vital adalah suatu kegiatan perbaikan fisik Arsip Vital yang rusak akibat bencana.
16. Pengamanan Arsip Vital adalah suatu kegiatan melindungi Arsip Vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan.
17. Penyelamatan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk memindahkan (evakuasi) Arsip Vital ke tempat yang lebih baik.
18. Pendataan Arsip Vital adalah kegiatan pengumpulan data tentang jenis, jumlah, media, lokasi, dan kondisi ruang penyimpanan Arsip.
19. Penduplikasian adalah metode perlindungan Arsip Vital dengan melakukan penggandaan (back-up) Arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan Arsip yang asli.
20. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis.
21. Pengguna Arsip adalah orang atau unit pengolah yang mempunyai hak akses untuk menggunakan Arsip.
22. Penyimpanan khusus (vaulting) adalah metode Perlindungan Arsip Vital dengan melakukan penyimpanan Arsip pada tempat dan sarana khusus.
23. Program Arsip Vital adalah kegiatan pengelolaan, perlindungan, pengamanan dan penyelamatan Arsip Vital di Pencipta Arsip yang dilaksanakan melalui kegiatan identifikasi, perlindungan dan pengamanan, serta penyelamatan dan pemulihan.
24. Salinan Arsip Vital Autentik adalah suatu salinan Arsip Vital yang diautentikasi oleh Kepala Perpustakaan Nasional atau pejabat berwenang yang ditunjuk dengan memberi tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Arsip Vital dengan metode digital signature (security), public key/private key (akses), watermark (copyright), atau metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi sehingga secara hukum dapat diterima di pengadilan.
25. Sentral Arsip Aktif adalah tempat penyimpanan Arsip Aktif yang dirancang untuk penyimpanan Arsip secara efisien, efektif, dan aman.
26. Sentral Arsip Inaktif adalah ruang atau gedung yang didesain dan ditata serta dilengkapi dengan peralatan Kearsipan untuk menyimpan, memelihara, merawat serta mengelola Arsip Inaktif di lingkungan Perpustakaan Nasional.
27. Unit Kearsipan Perpustakaan Nasional adalah satuan kerja pada Perpustakaan Nasional yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan;
28. Unit Kearsipan I Perpustakaan Nasional adalah unit kerja pada Perpustakaan Nasional yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan lembaga, yaitu Biro SDM dan Umum, Bagian Umum pada Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan, Kearsipan dan Protokol.
29. Unit Kearsipan II Perpustakaan Nasional adalah unit kerja pada UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno dan UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam pengelolaan Arsip Dinamis yaitu Sub Bagian Tata Usaha.
30. Unit Pengolah adalah unit kerja yang dipimpin oleh pejabat pimpinan tinggi pratama pada Perpustakaan Nasional yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungan unit kerja masing- masing.