PERMEN

Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 2023 tentang SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG PEMBANGUNAN MANUSIA DAN KEBUDAYAAN

PERMEN Nomor 4 Tahun 2023

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri Koordinator ini yang dimaksud dengan: 1. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah kategori kerahasiaan informasi arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan. 2. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah kategori pembatasan akses terhadap arsip berdasarkan kewenangan penggunaan arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu. 3. Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan fisik dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi keamanan. 4. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan/atau media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 5. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip, dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 6. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 7. Unit Pengolah adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya 8. Unit Kearsipan adalah unit kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan di Kementerian Koordinator Bidang Pembangunan Manusia dan Kebudayaan. 9. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan tugas kearsipan 10. Pengelola Arsip adalah orang yang melakukan proses pengendalian Arsip secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip. 11. Terbatas adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan. 12. Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun. 13. Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum. 14. Kementerian Koordinator Bidang Pembangunan Manusia yang selanjutnya disebut Kementerian Koordinator adalah kementerian yang mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi, sinkronisasi, dan pengendalian urusan kementerian dalam penyelenggaraan pemerintahan di bidang pembangunan manusia dan kebudayaan. 15. Menteri Koordinator adalah menteri yang mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi sinkronisasi, dan pengendalian urusan kementerian dalam penyelenggaraan pemerintahan di bidang pembangunan manusia dan kebudayaan.

BAB II

KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP DINAMIS

Pasal 4

Koreksi

Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis terbagi dalam 3 (tiga) tingkat kategori yang meliputi: a. Biasa/Terbuka; b. Terbatas; dan c. Rahasia.

Pasal 5

Koreksi

Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis tingkat kategori Arsip Biasa atau Terbuka sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a, merupakan Arsip yang tidak memilik dampak yang dapat mengganggu kinerja Kementerian Koordinator.

Pasal 6

(1) Arsip Dinamis tingkat kategori Arsip Terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b merupakan Arsip yang dari segi bobot informasinya apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja unit kerja. (2) Arsip Dinamis tingkat kategori Arsip Terbatas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi pengadaan seperti dokumen pengadaan barang dan jasa; b. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi keuangan seperti berkas pengelolaan anggaran, dan tuntutan ganti rugi; c. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi hukum sepertip utusan perkara pidana dan perdata, dan dokumen domisili hukum; d. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi kepegawaian seperti personal file, mutasi, kinerja pegawai, dan penjenjangan pangkat pegawai; e. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi kearsipan seperti daftar Arsip Vital dan daftar Arsip terjaga; dan f. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan kerumahtanggaan seperti Dokumen Kepemilikan Aset/Kekayaan.

Pasal 7

(1) Arsip Dinamis tingkat kategori Arsip rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c merupakan Arsip yang dari segi bobot informasinya apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak memiliki dampak yang luas hingga mengganggu kinerja Kementerian Koordinator. (2) Arsip Dinamis tingkat kategori Arsip rahasia sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi kepegawaian seperti hasil pertimbangan Tim Penilai Kompetensi, perceraian pegawai, pemberhentian pegawai dan sengketa/perselisihan pegawai; b. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi pengawasan seperti laporan hasil pemeriksaan auditor internal dan eksternal, laporan hasil pemeriksaan auditor independen; dan c. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi hukum seperti dokumen kekayaan intelektual, dan kasus/sengketa hukum.

BAB III

PENGAMANAN ARSIP DINAMIS

Pasal 8

Koreksi

(1) Pengamanan Arsip dilakukan dengan melaksanakan pengamanan fisik dan informasi Arsip Dinamis sesuai dengan tingkat kategori klasifikasi. (2) Pengamanan fisik dan informasi Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui penyimpanan dan penyampaian.

Pasal 9

Koreksi

(1) Penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) meliputi : a. sarana penyimpanan Arsip konvensional, berupa: 1. lemari Arsip untuk menyimpan Arsip Dinamis klasifikasi tingkat kategori Biasa/Terbuka dan/atau Terbatas; dan 2. brankas dan/atau lemari besi untuk menyimpan Arsip Dinamis klasifikasi tingkat kategori Rahasia. b. sarana penyimpanan Arsip media baru, berupa lemari Arsip sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi; dan c. prasarana berupa ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi. (2) Ruang penyimpanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dilengkapi dengan pengamanan berupa kamera pengawas, kunci pengamanan ruangan, tabung pemadam kebakaran, dan/atau media simpan Arsip berbasis elektronik maupun non-elektronik.

Pasal 10

(1) Penyampaian Arsip Dinamis Klasifikasi Rahasia dilakukan dengan menggunakan amplop dan tertutup. (2) Amplop luar tertulis penerima surat, alamat, nomor surat dengan kode dan stempel Rahasia (R). (3) Amplop dalam tertulis penerima surat, alamat, dan nomor surat dengan kode Rahasia (R).

Pasal 11

(1) Pengelolaan Arsip Dinamis dilakukan oleh Pejabat Fungsional Arsiparis dan/atau Pengelola Arsip. (2) Pengangkatan Pejabat Fungsional Arsiparis dan/atau Pengelola Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 12

(1) Pejabat Fungsional Arsiparis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) berada di Unit Kearsipan. (2) Pengelola Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) berada di unit kerja sebagai Unit Pengolah. (3) Pejabat Fungsional Arsiparis di Unit Kearsipan bertanggung jawab dalam pengamanan dan penyusunan kebijakan hak akses Arsip di Pusat Arsip.

BAB IV

KLASIFIKASI AKSES ARSIP

Pasal 13

Koreksi

(1) Pengguna internal Kementerian Koordinator terdiri atas: a. penentu kebijakan; b. pelaksana kebijakan; dan c. pengawas internal. (2) Pengguna Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berasal dari unit kerja atau perorangan.

Pasal 14

Koreksi

(1) Penentu kebijakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (1) huruf a mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip yang berada di bawah kewenangannya. (2) Pelaksana kebijakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (1) huruf b mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip yang berada di bawah kewenangannya dengan tingkat klasifikasi biasa. (3) Pelaksana kebijakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (1) huruf b tidak diberikan hak akses untuk Arsip dengan Klasifikasi Terbatas, dan Rahasia yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi, pimpinan tingkat tinggi, pimpinan tingkat menengah, dan yang satu tingkat di atas menjadi Pimpinan Tinggi Utama, Pimpinan Tinggi Madya, Pimpinan Tinggi Pratama, Pejabat Administrator dan Pengawas, kecuali telah mendapat izin dari Sekretaris Kementerian Koordinator. (4) Pengawas internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (1) huruf c mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip pada pencipta Arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 15

(1) Pengguna eksternal Kementerian Koordinator terdiri atas: a. publik; b. pengawas eksternal; dan c. aparat penegak hukum. (2) Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a mempunyai hak untuk mengakses seluruh Arsip dengan kategori Biasa atau Terbuka. (3) Pengawas eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b mempunyai hak untuk mengakses seluruh Arsip pada pencipta Arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan eksternal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (4) Aparat penegak hukum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c mempunyai hak untuk mengakses Arsip pada pencipta Arsip terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditangani dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum.

Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 2023 tentang SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG PEMBANGUNAN MANUSIA DAN KEBUDAYAAN

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

Pasal 2

Pasal 3

BAB II

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

BAB III

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Pasal 11

Pasal 12

BAB IV

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

BAB Kesatu

Pasal 13

Pasal 14

BAB Kedua

Pasal 15

BAB V

Pasal 16

Pasal 17