PERDA

Peraturan Daerah Nomor 47 Tahun 2018 tentang PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA BOGOR

PERDA Nomor 47 Tahun 2018

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Wali Kota ini, yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Kota Bogor. 2. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik INDONESIA sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG Dasar Negara Republik INDONESIA Tahun 1945. 3. Wali Kota adalah Wali Kota Bogor. 4. Pemerintah Daerah adalah Wali Kota sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom. 5. Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah yang selanjutnya disingkat APBD adalah Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kota Bogor. 6. Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat PD adalah Perangkat Daerah/Unit Kerja di lingkungan Pemerintahan Kota Bogor. 7. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 8. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip. 9. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 10. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 11. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus. 12. Lembaga Kearsipan Daerah adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Inaktif dan Arsip Statis serta pembinaan kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Bogor. 13. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis. 14. Unit pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya. 15. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 16. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip. 17. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip statis kepada lembaga kearsipan. 18. Pengelolaan Arsip dinamis adalah proses pengendalian Arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip. 19. Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya. 20. Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak. 21. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja. 22. Asas Asal Usul Arsip adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya. 23. Asas Aturan Asli adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip. 24. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip. 25. Alih Media Arsip adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi. 26. Pusat Arsip atau Records Center adalah unit yang khusus digunakan untuk menyimpan dan mengelola Arsip Inaktif. 27. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.

BAB II

PEMELIHARAAN

Pasal 5

Koreksi

(1) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 huruf a dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. (2) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana tersebut pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan: a. penataan; b. penyimpanan; c. alih media arsip; dan d. perlindungan arsip. (3) Pemeliharaan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab unit kearsipan.

Pasal 6

Koreksi

(1) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf a dilakukan berdasarkan Asas Asal Usul dan Asas Aturan Asli. (2) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan di Unit Kearsipan melalui kegiatan : a. pengaturan fisik arsip; b. pengolahan informasi arsip; dan c. pembuatan daftar Arsip Inaktif. (3) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. penataan Arsip Inaktif teratur; dan b. penataan Arsip Inaktif tidak teratur. (4) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Kearsipan.

Pasal 7

(1) Arsip Inaktif teratur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (3) huruf a yaitu Arsip Inaktif yang semasa aktifnya telah ditata berdasarkan suatu sistem kearsipan tertentu dan masih utuh penataannya. (2) Tahapan penataan Arsip Inaktif teratur sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan: a. menentukan skema penataan Arsip; b. mendeskripsi Arsip; c. menyampul fisik Arsip dengan kertas kising; d. manuver fisik berdasarkan deskripsi Arsip yang meliputi kegiatan mengelompokkan fisik Arsip berdasarkan klasifikasi Arsip; e. memberikan nomor definitif fisik Arsip; f. menata fisik Arsip ke dalam boks; g. memberikan label pada boks Arsip; h. menentukan lokasi penyimpanan Arsip; i. mengatur boks Arsip dalam rak j. menyusun daftar Arsip Inaktif sekurang-kurangnya memuat informasi: 1. pencipta Arsip; 2. unit pengolah; 3. nomor Arsip; 4. kode klasifikasi; 5. uraian informasi Arsip; 6. kurun waktu; 7. jumlah; dan 8. keterangan. k. melakukan uji coba penemuan kembali Arsip; dan l. melakukan pencetakan dan penjilidan daftar Arsip dan meminta persetujuan dari Kepala Unit Kearsipan. (3) Bentuk format Daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf j tersebut dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Wali Kota ini.

Pasal 8

(1) Arsip Inaktif tidak teratur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (3) huruf b yaitu Arsip Inaktif yang sistem penataannya tidak dapat disusun kembali seperti pada waktu aktif, tidak ditata sebagaimana ketentuan tata kearsipan, terjadi campur aduk antara Arsip dengan non Arsip, permasalahan satu dengan yang lain, berbagai masalah jadi satu dan bercampurnya tahun arsip tercipta. (2) Tahapan penataan Arsip Inaktif tidak teratur sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) meliputi : a. melaksanakan survei Arsip yang meliputi kegiatan identifikasi Arsip, penyusunan skema penataan, penyesuaian struktur organisasi, dan perhitungan volume Arsip; b. melaksanakan pemilahan yang meliputi kegiatan pemisahan Arsip dan non Arsip serta rekonstruksi informasi Arsip berdasarkan skema yang telah ditetapkan; c. mendeskripsi Arsip; d. manuver fisik berdasarkan deskripsi Arsip yang meliputi kegiatan mengelompokkan fisik Arsip berdasarkan klasifikasi Arsip; e. memberikan nomor definitif fisik Arsip; f. menata fisik Arsip ke dalam boks; g. memberikan label pada boks Arsip; h. menentukan lokasi penyimpanan Arsip; i. mengatur boks Arsip dalam rak; j. menyusun daftar Arsip Inaktif sekurang-kurangnya memuat informasi: 1. Pencipta Arsip; 2. unit pengolah; 3. nomor Arsip; 4. kode klasifikasi; 5. uraian informasi Arsip; 6. kurun waktu; 7. jumlah; dan 8. keterangan. k. melakukan uji coba penemuan kembali Arsip; l. melakukan pencetakan dan penjilidan daftar Arsip dan meminta persetujuan dari Kepala Unit Kearsipan.

Pasal 9

(1) Penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf b dilakukan terhadap Arsip Inaktif yang terdapat dalam daftar Arsip. (2) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan. (3) Penyimpanan Arsip Inaktif dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip selama jangka waktu penyimpanan Arsip berdasarkan JRA. (4) Penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan di sentral Arsip Inaktif atau Records Center. (5) Records Center sebagaimana dimaksud pada ayat (4) mengacu kepada peraturan perundang-undangan yang mengatur hal tersebut.

Pasal 10

Alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 5 ayat (2) huruf c pelaksanaannya mengacu kepada peraturan perundang- undangan yang mengatur hal tersebut.

Pasal 11

(1) Perlindungan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam pasal 5 ayat (2) huruf d dilaksanakan untuk: a. menjaga kelestarian Arsip; b. memperpanjang umur simpan Arsip; c. menjaga kerusakan Arsip dari bencana alam, bencana sosial, tindakan kriminal serta tindak kejahatan yang mengandung unsur sabotase, spionase, dan terorisme. (2) Perlindungan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan: a. membersihkan debu secara berkala; b. melakukan pengendalian hama terpadu; c. mengatur suhu dan kelembaban ruangan; dan d. melakukan restorasi arsip.

Peraturan Daerah Nomor 47 Tahun 2018 tentang PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA BOGOR

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

Pasal 2

Pasal 3

Pasal 4

BAB II

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Pasal 11

BAB Kesatu

Pasal 5

BAB Kedua

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

BAB Ketiga

Pasal 9

BAB Keempat

Pasal 10

BAB Kelima

Pasal 11

BAB III

Pasal 12

BAB IV

Pasal 13