PERBAN

Peraturan Badan Nomor 6 Tahun 2023 tentang SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN

PERBAN Nomor 6 Tahun 2023

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis yang selanjutnya disebut SKKAAD adalah sistem pengelolaan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis, Klasifikasi Akses Arsip Dinamis dan Pengamanan Arsip Dinamis di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 3. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip yang dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 5. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 6. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 7. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 8. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengkategorian/penggolongan Arsip Dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan. 9. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan Arsip Dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip. 10. Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip dinamis berdasarkan klasifikasi keamanan yang ditetapkan sebelumnya. 11. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip. 12. Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun. 13. Terbatas adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan. 14. Rahasia adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum. 15. Pengguna Internal adalah setiap orang atau unit kerja yang menggunakan Arsip dan berasal dari lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan. 16. Pengguna Eksternal adalah setiap orang atau badan hukum yang menggunakan arsip dan berasal dari luar lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan. 17. Publik adalah warganegara atau badan hukum yang mengajukan permohonan untuk mengakses Arsip Dinamis. 18. Badan Pengawas Obat dan Makanan yang selanjutnya disingkat BPOM adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pengawasan obat dan makanan. 19. Kepala Badan adalah Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan. 20. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

BAB III

KLASIFIKASI AKSES ARSIP DINAMIS

Pasal 4

Koreksi

(1) Klasifikasi Akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf b digunakan untuk: a. Pengguna Internal; dan b. Pengguna Eksternal. (2) Pengguna Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a terdiri atas: a. penentu kebijakan yang terdiri atas: 1. Kepala Badan; 2. Pejabat Pimpinan Tinggi Madya; dan 3. Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama; b. pelaksana kebijakan yang terdiri atas: 1. pejabat administrator; 2. pejabat pengawas; 3. pejabat fungsional; dan 4. pelaksana; c. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah di lingkungan BPOM. (3) Pengguna Eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b terdiri atas: a. Publik; b. pengawas eksternal; dan c. aparat penegak hukum.

Pasal 5

(1) Kepala Badan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf a angka 1 mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip. (2) Pejabat Pimpinan Tinggi Madya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf a angka 2 mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip yang berada: a. di bawah kewenangannya; dan b. di bawah kewenangan Kepala Badan dan Pejabat Pimpinan Tinggi Madya yang setingkat sepanjang mendapatkan izin dari pejabat yang berwenang. (3) Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf a angka 3 mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip yang berada: a. di bawah kewenangannya; dan b. di bawah kewenangan Pejabat Pimpinan Tinggi Madya selaku atasan langsung dan Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama yang setingkat sepanjang mendapatkan izin dari pejabat yang berwenang.

Pasal 6

(1) Pejabat administrator, pejabat pengawas, pejabat fungsional, dan pelaksana di lingkungan BPOM sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf b angka 1 sampai dengan angka 4 mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip yang berada di bawah kewenangannya dengan tingkat Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis Biasa/Terbuka. (2) Dalam hal pejabat administrator, pejabat pengawas, pejabat fungsional, dan pelaksana di lingkungan BPOM sebagaimana dimaksud pada ayat (1) akan mengakses Arsip dengan tingkat Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis Terbatas atau Rahasia, perlu mendapatkan izin dari pejabat yang berwenang.

Pasal 7

Aparat Pengawasan Intern Pemerintah di lingkungan BPOM sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf c mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip BPOM dalam melaksanakan tugas dan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

Pasal 8

(1) Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (3) huruf a mempunyai hak untuk mengakses seluruh Arsip BPOM dengan tingkat Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis Biasa/Terbuka. (2) Dalam hal Arsip dengan tingkat Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis Terbatas dan Rahasia mengandung informasi yang terkait dengan kepentingan publik, pejabat yang berwenang dapat memberikan akses Arsip Dinamis Terbatas dan Rahasia kepada Publik sepanjang pemohon dapat membuktikan Arsip Dinamis Terbatas dan Rahasia dimaksud terkait dengan dirinya.

Pasal 9

Pengawas eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (3) huruf b mempunyai hak untuk mengakses seluruh Arsip BPOM dalam melaksanakan tugas dan fungsi pengawasan eksternal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 10

Aparat penegak hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (3) huruf c mempunyai hak untuk mengakses Arsip BPOM yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditangani dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

BAB IV

PENGAMANAN ARSIP DINAMIS

Pasal 11

Koreksi

(1) Pengamanan Arsip Dinamis di lingkungan BPOM meliputi penyimpanan dan penyampaian fisik dan informasi Arsip Dinamis yang dilaksanakan sesuai dengan tingkat klasifikasi keamanan. (2) Ketentuan mengenai Pengamanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pasal 12

Koreksi

(1) Penyimpanan fisik dan informasi Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) menggunakan sarana perangkat keras dan perangkat lunak. (2) Perangkat keras sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. tempat penyimpanan Arsip konvensional terdiri atas: 1. filing cabinet atau rak Arsip untuk menyimpan Arsip Dinamis dengan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis Biasa/Terbuka dan Terbatas; dan 2. brankas atau lemari besi untuk menyimpan Arsip Dinamis dengan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis Rahasia; b. tempat penyimpanan Arsip media baru berupa lemari Arsip sesuai dengan tingkat Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis; dan c. ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkat Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis. (3) Perangkat lunak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. daftar Arsip Aktif, Arsip Inaktif, Arsip Terjaga, dan Arsip Vital; dan b. aplikasi pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif. (4) Ruang penyimpanan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c dilengkapi dengan fasilitas pengamanan berupa: a. kamera pengawas; b. kunci pengamanan ruangan; c. tabung pemadam kebakaran; dan/atau d. media simpan Arsip.

Pasal 13

Penyampaian dalam rangka penanganan fisik maupun informasi Arsip Dinamis konvensional sesuai dengan klasifikasi dapat dilakukan melalui pengiriman yang dilindungi dengan ketentuan sebagai berikut: a. penyampaian informasi Arsip Dinamis dengan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis Biasa/Terbuka tidak ada persyaratan prosedur khusus; b. penyampaian informasi Arsip Dinamis dengan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis Terbatas dan/atau Rahasia: 1. diberi kode “Terbatas” atau “Rahasia”; 2. menggunakan amplop rangkap dua; 3. menggunakan amplop segel, stempel terbatas, dan Rahasia; dan 4. dikirim melalui orang yang sudah diberi kewenangan dan tanggung jawab terhadap pengendalian Arsip atau dokumen Terbatas dan Rahasia.

Pasal 14

Penyampaian dalam rangka penanganan informasi Arsip Dinamis elektronik sesuai dengan klasifikasi dapat dilakukan melalui pengiriman yang dilindungi dengan ketentuan sebagai berikut: a. penyampaian informasi Arsip Dinamis dengan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis Biasa/Terbuka tidak ada prosedur khusus; b. penyampaian informasi Arsip Dinamis dengan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis Terbatas menggunakan paling sedikit enkripsi, surat elektronik yang dikirim dengan alamat khusus, atau password apabila pesan elektronik atau surat elektronik berisi data informasi personal; dan c. penyampaian informasi Arsip Dinamis dengan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis Terbatas dan Rahasia yaitu: 1. menggunakan perangkat yang dikhususkan bagi pesan elektronik atau surat elektronik Terbatas dan Rahasia; 2. menggunakan persandian atau kriptografi; dan 3. harus ada konfirmasi dari penerima pesan elektronik atau surat elektronik.

Peraturan Badan Nomor 6 Tahun 2023 tentang SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

Pasal 2

BAB II

Pasal 3

BAB III

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

BAB IV

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

BAB V

Pasal 15

BAB VI

Pasal 16

Pasal 17