Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:
1. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling kurang jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
2. Jadwal Retensi Arsip Substantif yang selanjutnya disebut JRA Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif bidang kebijakan, pembinaan manajemen kepegawaian, hukum, mutasi pegawai, sistem informasi kepegawaian, pengawasan dan pengendalian, perencanaan kepegawaian dan formasi, pembinaan jabatan fungsional kepegawaian, pengembangan sistem rekrutmen aparatur sipil negara, penilaian kompetensi, pusat pengembangan aparatur sipil negara serta konsultasi dan bantuan hukum kepegawaian.
3. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif yang selanjutnya disebut JRA Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif perencanaan, keuangan, kepegawaian, organisasi dan tata laksana, kearsipan, perlengkapan, kerumahtanggaan, hubungan masyarakat serta audit internal.
4. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
5. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
6. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
dan/atau lembaga kearsipan.
7. Arsip Substantif adalah Arsip yang berkaitan dengan tugas dan fungsi Badan Kepegawaian Negara yang meliputi kebijakan, pembinaan manajemen kepegawaian, peraturan perundangan, mutasi kepegawaian, sistem informasi kepegawaian, pengawasan dan pengendalian kepegawaian, kebutuhan pegawai, pembinaan jabatan fungsional kepegawaian, pengembangan sistem rekrutmen aparatur sipil negara, penilaian kompetensi aparatur sipil negara, pengembangan aparatur sipil negara serta konsultasi dan bantuan hukum.
8. Arsip Fasilitatif adalah Arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi perencanaan, keuangan, kepegawaian, umum, hubungan masyarakat serta pengawasan.
9. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip.
10. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis Arsip pada Unit Pengolah.
11. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis Arsip pada Unit Kearsipan.
12. Keterangan adalah uraian untuk menerangkan sesuatu yang menjadi petunjuk, seperti bukti, tanda, yang sudah diketahui atau yang menyebabkan menjadi tahu.
13. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis Arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi.
14. Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis Arsip belum dapat ditentukan nasib akhirnya apakah musnah atau permanen, sehingga perlu dilakukan penilaian dan pengkajian kembali.
15. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis Arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing.
16. Dokumen Kepegawaian adalah dokumen di bidang Kepegawaian yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang.
17. Badan Kepegawaian Negara yang selanjutnya disingkat BKN adalah lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang manajemen kepegawaian yang berkedudukan di ibu kota negara.