PERMEN

Peraturan Menteri Nomor 18-permentan-tu-110-5-2017 Tahun 2017 tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Pertanian

PERMEN Nomor 18-permentan-tu-110-5-2017 Tahun 2017

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 3. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis. 4. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya. 5. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 6. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip. 7. Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori kegiatan dan Arsip Dinamis yang dihasilkan dan mengelompokannya. 8. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah kategori kerahasiaan informasi Arsip Dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan. 9. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah kategori pembatasan akses terhadap Arsip berdasarkan kewenangan penggunaan Arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu. 10. Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan terhadap fisik dan informasi Arsip berdasarkan Klasifikasi keamanannya. 11. Biasa/Terbuka adalah Klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh orang banyak tidak merugikan siapapun. 12. Terbatas adalah Klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan. 13. Rahasia adalah Klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum. 14. Sangat Rahasia adalah Klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA dan/atau keselamatan bangsa. 15. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Kementerian Pertanian, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 16. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip adalah aturan pembatasan hak akses terhadap fisik dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan Arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban Pencipta Arsip dan pengguna dalam pelayanan Arsip. 17. Publik adalah warga negara atau badan hukum yang mengajukan permohonan untuk mengakses informasi Arsip Dinamis. 18. Tingkat Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengelompokkan Arsip dalam tingkatan tertentu berdasarkan dampak yang ditimbulkan apabila informasi yang terdapat di dalamnya diketahui oleh pihak yang tidak berhak. 19. Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan/ penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak. 20. Pengguna Internal adalah orang yang menggunakan Arsip yang berasal dari lingkungan Kementerian Pertanian. 21. Pengguna Eksternal adalah orang yang menggunakan Arsip yang berasal dari luar instansi Kementerian Pertanian. 22. Prosedur Pengaksesan Informasi Publik adalah tata cara atau aturan ketersediaan informasi sesuai kewenangan hukum dan otorisasi legal pemanfaatan informasi Publik. 23. Pejabat Pengelola Informasi Publik adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyediaan dan/atau pelayanan informasi di badan Publik.

BAB II

KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP DINAMIS

Pasal 3

Koreksi

(1) Arsip Dinamis diklasifikasikan menjadi Arsip: a. Biasa; b. Terbatas; c. Rahasia; dan d. Sangat Rahasia. (2) Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan rekaman informasi yang disimpan untuk digunakan.

Pasal 4

Koreksi

(1) Untuk melakukan keamanan fisik Arsip Dinamis dilakukan dengan penyimpanan. (2) Penyimpanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan di ruang simpan. (3) Ruang simpan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus dilengkapi dengan: a. pemasangan kamera pengawas (CCTV); b. kunci pengamanan ruangan; dan c. media simpan.

Pasal 5

(1) Arsip Dinamis Klasifikasi Biasa di simpan pada rak besi. (2) Arsip Dinamis Klasifikasi Terbatas disimpan pada filling cabinet. (3) Arsip Dinamis Klasifikasi Rahasia disimpan pada almari besi.

Pasal 6

(1) Untuk melakukan keamanan informasi Arsip Dinamis dilakukan pengiriman. (2) Pengiriman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibedakan antara Arsip konvesional dan Arsip elektronik.

Pasal 7

Pengiriman Arsip konvensional dilakukan sebagai berikut: a. Arsip Biasa tidak ada persyaratan prosedur khusus; b. Arsip Terbatas dimasukkan dalam amplop bersegel; c. Arsip Rahasia dilakukan sebagai berikut: 1. menggunakan warna kertas yang berbeda; 2. diberi kode Rahasia; 3. menggunakan amplop dobel; 4. amplop segel, stempel Rahasia; 5. konfirmasi tanda terima; dan 6. harus dikirim melalui orang yang sudah diberi wewenang dan tanggung jawab terhadap pengendalian Arsip/dokumen Rahasia. d. Arsip Sangat Rahasia sebagai berikut: 1. menggunakan warna kertas yang berbeda; 2. menggunakan amplop dobel bersegel; 3. audit jejak untuk setiap titik akses (misal: tanda tangan); dan 4. harus dikirim melalui orang yang sudah diberi wewenang dan tanggung jawab terhadap pengendalian Arsip/dokumen Rahasia.

Pasal 8

Pengiriman Arsip elektronik dilakukan sebagai berikut: a. Arsip Biasa dilakukan dengan tidak ada prosedur khusus; b. Arsip Terbatas dilakukan apabila pesan elektronik atau email berisi data tentang informasi personal, harus menggunakan enkripsi, email yang dikirim dengan alamat khusus, password, dan lain-lain; c. Arsip Rahasia dilakukan sebagai berikut: 1. harus ada konfirmasi dari penerima pesan elektronik atau email; 2. menggunakan perangkat yang dikhususkan bagi pesan elektronik atau email Rahasia; dan 3. menggunakan persandian atau kriptografi; d. Arsip Sangat Rahasia dilakukan sebagai berikut: 1. harus ada konfirmasi dari penerima pesan elektronik atau email; 2. menggunakan perangkat yang dikhususkan bagi pesan elektronik atau email Rahasia; 3. menggunakan persandian atau kriptografi; dan 4. harus ada pelacakan akses informasi untuk suatu pesan elektronik atau email.

Pasal 9

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di lingkungan Kementerian Pertanian tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

BAB Kedua

Keamanan Arsip Dinamis

Pasal 4

Koreksi

Pasal 5

Koreksi

(1) Arsip Dinamis Klasifikasi Biasa di simpan pada rak besi. (2) Arsip Dinamis Klasifikasi Terbatas disimpan pada filling cabinet. (3) Arsip Dinamis Klasifikasi Rahasia disimpan pada almari besi.

Pasal 6

(1) Untuk melakukan keamanan informasi Arsip Dinamis dilakukan pengiriman. (2) Pengiriman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibedakan antara Arsip konvesional dan Arsip elektronik.

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di lingkungan Kementerian Pertanian tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

BAB III

AKSES ARSIP DINAMIS

Pasal 10

Koreksi

(1) Arsip Dinamis dapat dipergunakan oleh pengguna yang diberikan hak akses. (2) Pengguna yang diberikan hak akses sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas pengguna yang ada di lingkungan: a. internal instansi; dan b. eksternal instansi.

Pasal 11

Koreksi

(1) Pengguna yang diberikan hak akses di lingkungan internal instansi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10, yaitu: a. pimpinan tingkat tertinggi, yaitu Menteri Pertanian mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip yang berada dibawah kewenangannya; b. pimpinan tingkat tinggi (satu tingkat di bawah pimpinan level tertinggi), yaitu seluruh Pejabat Eselon I yang mempunyai kewenangan untuk mengakses Arsip di bawah kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada pimpinan level tertinggi dan yang satu level dengan unit di luar unit kerjanya, kecuali telah mendapatkan izin; dan c. pimpinan tingkat menengah (satu tingkat di bawah pimpinan level tinggi), yaitu Pejabat Eselon II dan III serta Kepala Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip di bawah kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada pimpinan level tertinggi, pimpinan level tinggi, dan yang satu level di luar unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin. (2) Pelaksana kebijakan yaitu Pejabat Eselon IV, Arsiparis, dan pegawai yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip yang berada di bawah kewenangannya dengan tingkat Klasifikasi Biasa, tetapi tidak diberikan hak akses untuk Arsip dengan tingkat Klasifikasi Terbatas, Rahasia, dan Sangat Rahasia yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi, pimpinan tingkat tinggi, pimpinan level menengah, dan yang satu tingkat di atas unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin. (3) Pengawas internal mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip pada Pencipta Arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat.

Pasal 12

Pengguna yang diberikan hak akses di lingkungan eksternal instansi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10, meliputi: a. Publik mempunyai hak untuk mengakses seluruh Arsip dengan kategori biasa/terbuka; b. pengawas eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh Arsip pada Pencipta Arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti pengawasan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP); dan c. aparat penegak hukum mempunyai hak untuk mengakses Arsip pada Pencipta Arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum.

Pasal 13

Daftar Arsip Dinamis berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di lingkungan Kementerian Pertanian tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Peraturan Menteri Nomor 18-permentan-tu-110-5-2017 Tahun 2017 tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Pertanian

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

Pasal 2

BAB II

Pasal 3

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

BAB Kesatu

Pasal 3

BAB Kedua

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

BAB III

Pasal 10

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

BAB IV

Pasal 14