Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan :
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
3. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus.
4. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya menurun.
5. Arsip Nasional Republik INDONESIA selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan nasional yang berkedudukan di pusat pemerintah RI Jakarta.
6. Daftar Arsip yang selanjutnya disebut DA adalah daftar yang menjelaskan informasi arsip yang akan dipindahkan, dimusnahkan maupun diserahkan beserta jumlah dan kurun waktu arsip serta keterangan.
7. Berita Acara Pemusnahan Arsip adalah Berita acara yang dibuat dan dipakai Kemenpera sebagai alat bukti pengesahan pemusnahan.
8. Berita Acara Penyerahan Arsip adalah berita acara yang dibuat dan dipakai Kementerian sebagai alat bukti pengesahan dalam penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik INDONESIA.
9. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan penghancuran arsip yang sudah tidak bernilai guna sampai tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya. Bisa dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan atau pengiriman ke pabrik bubur kertas (pulp).
10. Non Arsip adalah segala ikutan dalam proses korespondensi yang informasinya tidak mempunyai nilai arsip namun biasanya menjadi bagian dari berkas arsip pustaka dan naskah/dokumen yang tidak dikomunikasikan.
11. Pemilahan Arsip adalah pengelompokan antara arsip, non arsip dan duplikasi.
12. Penilaian Arsip adalah kegiatan menganalisa informasi arsip sesuai dengan nilai guna arsip untuk penentuan masa simpan arsip.
13. Retensi Arsip adalah masa simpan arsip baik pada masa aktif maupun inaktif yang ditentukan berdasarkan frekwensi penggunaan dan nilai guna arsip.
14. Indeks adalah tanda pengenal arsip yang berfungsi sebagai alat bantu untuk menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip.
15. Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan arsip menurut urusan atau masalah berdasarkan tugas dan fungsi organisasi dan disusun secara logis dan sistematis.
16. Pola Klasifikasi Arsip adalah sistem pengelompokan arsip berdasarkan permasalahan/subjek dari seluruh kegiatan yang dilakukan oleh unit kerja/satuan kerja dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya. Tanda pengenal arsip sesuai dengan klasifikasinya yang dapat membedakan antara masalah yang satu dengan masalah yang lain.
17. Pemindahan Arsip adalah proses pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Kementerian setelah melalui seleksi/pemilahan arsip, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
18. Penataan Berkas adalah kegiatan mengatur dan menyusun berkas dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis berdasarkan klasifikasi arsip dan indeks.
19. Penyiangan Arsip adalah kegiatan memilah, mengeluarkan dan menyisihkan arsip Kemenpera yang telah berakhir fungsinya untuk dilakukan pemusnahan.
20. Panitia/Tim Penilai Arsip adalah para personil/pejabat yang dianggap mampu yang ditetapkan dengan Keputusan Pimpinan Instansi untuk melakukan penilaian terhadap nilai guna arsip.
21. Unit Pengolah yang selanjutnya disebut UP adalah unit/satuan kerja yang bertugas melakukan tindak lanjut pengolahan informasi yang terkandung dalam surat/arsip.
22. Unit Kearsipan Satuan/Unit Kerja yang selanjutnya disebut UKS/UK adalah satuan/unit kerja yang mempunyai tugas melakukan Pengelolaan Arsip Aktif di lingkungan masing-masing satuan/unit kerja di lingkungan Kemenpera.
23. Unit Kearsipan Kementerian yang selanjutnya disebut UKK adalah unit kerja yang mempunyai tugas melakukan Pengelolaan Arsip Inaktif Kementerian Perumahan Rakyat.
24. Kementerian adalah Kementerian Perumahan Rakyat.
25. Menteri adalah Menteri Perumahan Rakyat.
(1) Pemusnahan arsip inaktif yang retensinya kurang dari 10 (sepuluh) tahun dan tidak harus dinilai kembali,dilaksanakan dengan tata cara sebagai berikut:
a. pemusnahan arsip dilaksanakan dengan pembentukan Tim Penilai, yang ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Kementerian, yang anggotanya terdiri dari :
- pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
- pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan;
- arsiparis sebagai anggota.
b. penyeleksian arsip inaktif yang akan dimusnahkan oleh UKK berdasarkan JRA;
c. pembuatan DA dan Berita Acara Pemusnahan Arsip yang akan dimusnahkan menggunakan format sesuai formulir-5 dan formulir-6 lampiran peraturan ini dalam rangkap 4 dengan ketentuan sebagai berikut :
- lembar I untuk UKK;
- lembar II untuk UP/UKS/UK;
- lembar III untuk Biro Hukum;
- lembar IV untuk Inspektorat.
d. tim penilai melakukan penilaian terhadap arsip yang diusulkan musnah dan membuat pertimbangan secara tertulis;
e. tim penilai mengusulkan pemusnahan arsip kepada Sekretaris Kementerian, dilampiri DA, dan pertimbangan tertulis atas hasil penilaian; untuk mendapatkan persetujuan;
f. setelah mendapat persetujuan dengan penetapan Surat Keputusan Sekretaris Kementerian, pemusnahan arsip inaktif dapat dilaksanakan oleh UKK dilampiri DA dan Berita Acara Pemusnahan Arsip dengan ketentuan sebagai berikut :
- lembar I untuk UKK;
- lembar II untuk UP/UKS/UK;
- lembar III untuk Biro Hukum;
- lembar IV untuk Inspektorat.
g. pelaksanaan pemusnahan arsip disaksikan oleh :
- Pejabat UP/UKS/UK;
- Pejabat Biro Hukum;
- Pejabat Inspektorat.
(2) Pemusnahan arsip inaktif yang retensinya kurang dari 10 (sepuluh) tahun atau lebih dan harus dinilai kembali dan dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:
a. pemusnahan arsip dilaksanakan dengan pembentukan Tim Penilai, yang ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Kementerian, yang anggotanya terdiri dari :
- pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
- pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan;
- arsiparis sebagai anggota.
b. penyeleksian arsip inaktif yang akan dimusnahkan oleh UKK berdasarkan JRA;
c. pembuatan DA dan Berita Acara Pemusnahan Arsip yang akan dimusnahkan menggunakan format sesuai formulir-5 dan formulir-6 lampiran peraturan ini dalam rangkap 5 dengan ketentuan sebagai berikut :
- lembar I untuk UKK;
- lembar II untuk UP/UKS/UK;
- lembar III untuk Biro Hukum;
- lembar IV untuk Inspektorat;
- lembar V untuk ANRI.
d. tim penilai melakukan penilaian terhadap arsip yang diusulkan musnah dan membuat pertimbangan secara tertulis;
e. tim penilai mengusulkan pemusnahan arsip ke Arsip Nasional RI dilampiri DA, dan pertimbangan tertulis atas hasil penilaian, untuk mendapatkan persetujuan;
f. setelah mendapatkan persetujuan ANRI, tim penilai menyampaikan permohonan penetapan pemusnahan arsip kepada Sekretaris Kementerian, dilampiri DA, dan pertimbangan tertulis atas hasil penilaian, dan persetujuan ANRI untuk ditetapkan dengan Surat Keputusan pemusnahan arsip;
g. setelah mendapat persetujuan ANRI dan penetapan Surat Keputusan Sekretaris Kementerian, pemusnahan arsip inaktif dapat dilaksanakan oleh UKK dilampiri DA dan Berita Acara Pemusnahan Arsip dan pertimbangan tertulis hasil penilaian, dalam rangkap 5 dengan ketentuan sebagai berikut :
- lembar I untuk UKK;
- lembar II untuk UP/UKS/UK;
- lembar III untuk Biro Hukum;
- lembar IV untuk Inspektorat;
- lembar V untuk ANRI.
h. pelaksanaan pemusnahan arsip disaksikan oleh :
- Pejabat UP/UKS/UK;
- Pejabat Biro Hukum;
- Pejabat Inspektorat.
(3) Pemusnahan Arsip Kepegawaian yang masa retensinya telah habis, dilaksanakan dengan tata cara sebagai berikut :
a. Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan pembentukan Tim Penilai, yang ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Kementerian, yang anggotanya terdiri dari :
- pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
- pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan;
- arsiparis sebagai anggota.
b. penyeleksian arsip inaktif yang akan dimusnahkan;
c. pembuatan DA dan Berita Acara Pemusnahan Arsip yang akan dimusnahkan menggunakan format sesuai formulir-7 dan formulir-8 lampiran peraturan ini dalam rangkap 6 dengan ketentuan sebagai berikut :
- lembar I untuk UP/UKS/UK pengelola Arsip Kepegawaian;
- lembar II untuk UKK;
- lembar III untuk Biro Hukum;
- lembar IV untuk Inspektorat;
- lembar V untuk ANRI;
- lembar VI untuk BKN.
d. tim penilai melakukan penilaian terhadap arsip yang diusulkan musnah dan membuat pertimbangan secara tertulis;
e. tim penilai mengusulkan pemusnahan arsip ke Arsip Nasional RI dilampiri DA, dan pertimbangan tertulis atas hasil penilaian untuk mendapatkan persetujuan;
f. setelah mendapatkan persetujuan ANRI, tim penilai menyampaikan permohonan penetapan pemusnahan arsip kepada Sekretaris Kementerian, dilampiri DA, dan pertimbangan tertulis atas hasil penilaian, dan persetujuan ANRI untuk ditetapkan dengan Surat Keputusan pemusnahan arsip;
g. setelah mendapat persetujuan ANRI dan penetapan Surat Keputusan Sekretaris Kementerian, pemusnahan arsip kepegawaian dapat dilaksanakan oleh UKK dilampiri DA dan Berita Acara Pemusnahan Arsip dan pertimbangan tertulis hasil penilaian, dalam rangkap 6 dengan ketentuan sebagai berikut :
- lembar I untuk UP/UKS/UK pengelola arsip kepegawaian;
- lembar II untuk UKK;
- lembar III untuk Biro Hukum;
- lembar IV untuk Inspektorat;
- lembar V untuk ANRI;
- lembar VI untuk BKN.
h. pelaksanaan pemusnahan arsip disaksikan oleh :
- Pejabat UP/UKS/UK pengelola arsip kepegawaian;
- Pejabat Biro Hukum;
- Pejabat Inspektorat.
(4) Pemusnahan Arsip Keuangan yang masa retensinya telah habis, dilaksanakan dengan tata cara sebagai berikut :
a. Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan pembentukan Tim Penilai, yang ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Kementerian, yang anggotanya terdiri dari :
- pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
- pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan;
- arsiparis sebagai anggota.
b. penyeleksian arsip inaktif yang akan dimusnahkan;
c. pembuatan DA dan Berita Acara Pemusnahan Arsip yang akan dimusnahkan menggunakan format sesuai formulir-9 dan formulir- 10 lampiran peraturan ini dalam rangkap 6 dengan ketentuan sebagai berikut :
- lembar I untuk UP/UKS/UK pengelola Arsip Keuangan;
- lembar II untuk UKK;
- lembar III untuk Biro Hukum;
- lembar IV untuk Inspektorat;
- lembar V untuk ANRI;
- lembar VI untuk BPK.
d. tim penilai melakukan penilaian terhadap arsip yang diusulkan musnah dan membuat pertimbangan secara tertulis;
e. tim penilai mengusulkan pemusnahan arsip ke ANRI dilampiri DA, dan pertimbangan tertulis atas hasil penilaian untuk mendapatkan persetujuan;
f. setelah mendapatkan persetujuan ANRI, tim penilai menyampaikan permohonan penetapan pemusnahan arsip kepada Sekretaris Kementerian, dilampiri DA, dan pertimbangan tertulis atas hasil penilaian, dan persetujuan ANRI untuk ditetapkan dengan Surat Keputusan pemusnahan arsip;
g. setelah mendapat persetujuan ANRI dan penetapan Surat Keputusan Sekretaris Kementerian, pemusnahan arsip keuangan dapat dilaksanakan oleh UKK dilampiri DA dan Berita Acara Pemusnahan Arsip dan pertimbangan tertulis hasil penilaian, dalam rangkap 6 dengan ketentuan sebagai berikut :
- lembar I untuk UP/UKS/UK pengelola arsip keuangan;
- lembar II untuk UKK;
- lembar III untuk Biro Hukum;
- lembar IV untuk Inspektorat;
- lembar V untuk ANRI;
- lembar VI untuk BPK.
h. pelaksanaan pemusnahan arsip disaksikan oleh :
- Pejabat UP/UKS/UK pengelola arsip keuangan;
- Pejabat Biro Hukum;
- Pejabat Inspektorat.