Penyusunan Naskah Kerja Sama
Penyusunan Naskah Kerja Sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b merupakan penyusunan Naskah Kerja Sama Dalam Negeri dan/atau Naskah Kerja Sama Luar Negeri hingga Naskah Kerja Sama ditandatangani oleh Kementerian dan Mitra Kerja Sama.
Penyusunan Kerja Sama Dalam Negeri dilaksanakan oleh unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama melalui tahapan:
a. Pengusulan;
b. Penjajakan;
c. Rekomendasi;
d. Perumusan; dan
e. Penandatanganan.
(1) Pengusulan Kerja Sama Dalam Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf a diterima oleh Menteri dan/atau sekretaris kementerian dari calon Mitra Kerja Sama Dalam Negeri dan/atau Unit Kerja Pemrakarsa dan/atau unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama.
(2) Usulan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan dan ditindak lanjuti oleh unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama.
(3) Usulan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) disampaikan dengan kelengkapan paling sedikit memuat:
a. proposal usulan;
b. rancangan Naskah Kerja Sama;
c. profil calon Mitra Kerja Sama; dan
d. ringkasan substansi Kerja Sama yang memuat tujuan, urgensi, ruang lingkup, dan manfaat.
(1) Penjajakan Kerja Sama Dalam Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf b dilakukan dengan mengidentifikasi dan menganalisis substansi yang akan dilakukan perikatan Kerja Sama.
(2) Penjajakan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dikoordinasikan oleh unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama dengan Unit Kerja Pemrakarsa, unit kerja lain yang terkait, dan calon Mitra Kerja Sama.
(3) Proses identifikasi dan analisis substansi sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan dengan mempertimbangkan hal sebagai berikut:
a. kesesuaian rencana Kerja Sama dengan rencana strategis kementerian;
b. ketersediaan anggaran pelaksanaan Kerja Sama dari Unit Kerja Pemrakarsa dan calon Mitra Kerja Sama;
c. kesesuaian substansi Kerja Sama dengan tugas fungsi Unit Kerja Pemrakarsa;
d. memiliki kompetensi yang menjadi unggulan di bidang yang akan dikerjasamakan; dan
e. memperhatikan prinsip kesetaraan dan saling memberi manfaat.
(4) Analisis aspek substansi dilakukan terhadap:
a. ruang lingkup;
b. manfaat;
c. bentuk Kerja Sama;
d. pelaksanaan;
e. pembiayaan;
f. jangka waktu; dan
g. risiko.
(5) Dalam hal rencana dan/atau usulan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disetujui, unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama melanjutkan proses ke tahap penyampaian rekomendasi Kerja Sama.
(6) Dalam hal rencana dan/atau usulan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak disetujui, unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama akan menyampaikan penolakan usulan Kerja Sama kepada Unit Kerja Pemrakarsa disertai dengan alasan.
(1) Rekomendasi usulan Kerja Sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf c disampaikan kepada sekretaris kementerian untuk mendapatkan persetujuan.
(2) Dalam hal sekretaris kementerian menyetujui usulan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1), maka unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama melanjutkan proses ke perumusan Kerja Sama.
(3) Dalam hal sekretaris kementerian menolak rekomendasi usulan Kerja Sama, unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama akan menyampaikan penolakan usulan Kerja Sama kepada Unit Kerja Pemrakarsa disertai dengan alasan.
(1) Perumusan rancangan Naskah Kerja Sama Dalam Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf d dikoordinasikan oleh unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama.
(2) Perumusan Rancangan Naskah Kerja Sama Dalam Negeri dilaksanakan dalam dua tahap, yaitu:
a. tahap kesatu merupakan pembahasan internal kementerian yang terdiri dari Unit Kerja Pemrakarsa,
unit kerja yang menangani bidang hukum, unit kerja yang menangani bidang pengawasan internal, dan unit kerja lainnya yang terkait; dan
b. tahap kedua merupakan pembahasan bersama calon Mitra Kerja Sama dengan melibatkan unit kerja internal kementerian.
(3) Hasil perumusan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berupa rancangan Naskah Kerja Sama Dalam Negeri.
(1) Rancangan Naskah Kerja Sama Dalam Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (3) terdiri dari 2 (dua) dokumen berupa naskah nota kesepahaman dan naskah perjanjian Kerja Sama.
(2) Rancangan naskah nota kesepahaman sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) disusun berdasarkan kesepakatan para pihak dengan memperhatikan unsur paling sedikit memuat:
a. maksud dan tujuan;
b. ruang lingkup;
c. jangka waktu dan pengakhiran;
d. pembiayaan; dan
e. korespondensi.
(3) Rancangan naskah perjanjian Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dengan memperhatikan unsur sebagai berikut:
a. judul;
b. para pihak;
c. maksud;
d. tujuan;
e. ruang lingkup;
f. bentuk kegiatan;
g. pembagian peran, kewenangan dan/atau tanggung jawab;
h. pembiayaan;
i. jangka waktu;
j. korespondensi;
k. pemantauan dan evaluasi;
l. penyelesaian perselisihan;
m. keadaan kahar; dan
n. penutup.
(4) Alamat korespondensi sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) huruf e dan ayat (3) huruf j, diatur sebagai berikut:
a. pada naskah nota kesepahaman memuat unit kerja yang membidangi Kerja Sama; dan
b. pada naskah perjanjian Kerja Sama memuat Unit Kerja Pemrakarsa dengan tembusan kepada unit kerja yang membidangi Kerja Sama.
(1) Rancangan Naskah Kerja Sama Dalam Negeri disampaikan kepada unit kerja yang menangani bidang hukum untuk dilakukan proses pengkajian penerapan kaedah hukum dan format Naskah Kerja Sama sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2) Rancangan Naskah Kerja Sama Dalam Negeri yang telah dikaji sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi rancangan naskah final Kerja Sama Dalam Negeri.
(3) Rancangan naskah final Kerja Sama Dalam Negeri yang telah melalui proses sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus diberi paraf persetujuan dari unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama, unit kerja yang menangani bidang hukum, serta penanggung jawab Unit Kerja Pemrakarsa.
Rancangan naskah final Kerja Sama Dalam Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (3) disampaikan kepada sekretaris kementerian untuk mendapatkan persetujuan.
(1) Rancangan naskah final Kerja Sama Dalam Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ditandatangani
oleh pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Kerja Sama.
(2) Pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) secara hierarki sebagai berikut:
a. Menteri;
b. pimpinan tinggi madya;
c. pimpinan tinggi pratama; atau
d. pejabat yang berwenang dalam membuat komitmen.
(3) Penandatanganan Naskah Kerja Sama Dalam Negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan memperhatikan kesetaraan pejabat penandatangan dan/atau sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Proses penandatanganan Naskah Kerja Sama Dalam Negeri yang meliputi penomoran, pencetakan, pembubuhan meterai, penandatanganan, pemberian cap, pada Naskah Kerja Sama Dalam Negeri menjadi tanggung jawab unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama.
Naskah Kerja Sama Dalam Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 disimpan oleh unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama.
Penyusunan Kerja Sama Luar Negeri dilaksanakan melalui tahapan:
a. pengusulan;
b. penjajakan;
c. rekomendasi;
d. perumusan rancangan naskah; dan
e. penandatanganan.
(1) Pengusulan Kerja Sama Luar Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf a diterima oleh Menteri dan/atau sekretaris kementerian dari calon Mitra Kerja Sama Luar Negeri dan/atau Unit Kerja Pemrakarsa dan/atau kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri dan/atau unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama.
(2) Usulan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan dan ditindaklanjuti oleh unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama.
(3) Dokumen pengusulan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dapat berupa proposal usulan, rancangan Naskah Kerja Sama, profil calon mitra Kerja Sama, serta ringkasan substansi Kerja Sama.
(4) Ringkasan substansi Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (3) memuat tujuan, ruang lingkup dan manfaat.
Penjajakan Kerja Sama Luar Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf b dilakukan oleh unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama dengan Unit Kerja Pemrakarsa dengan mengidentifikasi substansi yang akan dikerjasamakan dan berkoordinasi dengan calon Mitra Kerja Sama dan kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.
(1) Penjajakan Kerja Sama Luar Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 dilakukan dengan melalui:
a. identifikasi dan analisis substansi; dan
b. identifikasi dan analisis hukum.
(2) Penjajakan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dikoordinasikan oleh unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama dengan Unit Kerja Pemrakarsa, unit kerja
yang menangani bidang hukum, unit kerja lain yang terkait, calon Mitra Kerja Sama, dan kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.
(1) Identifikasi dan analisis substansi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 ayat (1) huruf a dilakukan dengan mempertimbangkan hal sebagai berikut:
a. kesesuaian rencana Kerja Sama dengan rencana strategis Kementerian;
b. ketersediaan anggaran pelaksanaan kerja sama dari Unit Kerja Pemrakarsa dan calon Mitra Kerja Sama;
dan/atau
c. kesesuaian substansi Kerja Sama dengan tugas fungsi Unit Kerja Pemrakarsa.
(2) Analisis substansi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 ayat (1) huruf a dilakukan terhadap:
a. tujuan (purpose);
b. ruang lingkup (areas of cooperation);
c. bentuk kerja sama (forms of cooperation);
d. manfaat (benefit);
e. rencana aksi (plan of action);
f. pembiayaan (finance);
g. durasi waktu (time periode);
h. risiko (risk);
i. relevansi Kerja Sama dengan program kerja dan kebijakan Kementerian (cooperation relevancy with the program that supports policy of the ministry); dan
j. hal lain yang perlu dianalisis (necessary topic to be analyzed).
(3) Proses identifikasi dan analisis hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 ayat (1) huruf b dilakukan oleh unit kerja yang menangani bidang hukum dengan mengkaji isi Naskah Kerja Sama Luar Negeri terhadap penerapan kaedah hukum.
(4) Hasil identifikasi dan analisis hukum sebagaimana dimaksud pada ayat (3) disampaikan ke unit kerja yang
menangani bidang Kerja Sama dan Unit Kerja Pemrakarsa.
(5) Dalam hal rencana dan/atau usulan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disepakati, unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama melanjutkan proses ke tahap penyampaian rekomendasi Kerja Sama.
(6) Dalam hal rencana dan/atau usulan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak disepakati, unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama akan menyampaikan penolakan usulan kerja sama kepada Unit Kerja Pemrakarsa disertai dengan alasan.
(1) Rekomendasi usulan Kerja Sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf c disampaikan oleh unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama kepada kepada sekretaris kementerian untuk mendapatkan persetujuan.
(2) Dalam hal sekretaris kementerian menyetujui rekomendasi usulan Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1), maka unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama melanjutkan proses ke tahap pembahasan Kerja Sama.
(3) Dalam hal sekretaris kementerian menolak rekomendasi usulan Kerja Sama, unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama akan menyampaikan penolakan usulan kerja sama kepada Unit Kerja Pemrakarsa disertai dengan alasan.
(1) Perumusan rancangan Naskah Kerja Sama Luar Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf d dikoordinasikan oleh unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama.
(2) Perumusan rancangan Naskah Kerja Sama Luar Negeri dilaksanakan dalam tiga tahap, yaitu:
a. tahap pertama merupakan rapat internal kementerian yang terdiri dari Unit Kerja Pemrakarsa,
unit kerja yang menangani bidang hukum, atau dapat melibatkan unit kerja yang menangani bidang pengawasan internal dalam hal kerja sama terkait hibah;
b. tahap kedua merupakan menyampaikan hasil rapat internal kepada kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri untuk dilakukan reviu; dan
c. tahap ketiga merupakan hasil reviu dari kementerian yang membidangi hubungan luar negeri dan politik luar negeri dilakukan pemutakhiran melalui perundingan bersama calon Mitra Kerja Sama, Unit Kerja Pemrakarsa, dan unit kerja yang menangani bidang hukum, kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.
(3) Hasil perumusan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berupa naskah final Kerja Sama Luar Negeri dan harus mendapatkan paraf dari unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama, unit kerja yang menangani bidang hukum, dan Unit Kerja Pemrakarsa.
(4) Naskah final Kerja Sama Luar Negeri disampaikan kembali ke kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri untuk proses pencetakan dengan menyertakan surat permohonan surat kuasa penandatanganan Naskah Kerja Sama Luar Negeri.
Naskah Kerja Sama Luar Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (3) memperhatikan unsur sebagai berikut:
a. judul (title);
b. para pihak (parties);
c. tujuan (purpose);
d. ruang lingkup kerja sama (areas of cooperation);
e. bentuk kerja sama (forms of cooperation);
f. pembagian peran, kewenangan, dan/atau tanggung jawab (division of roles, authorities and/or responsibilities);
g. pembiayaan (finance);
h. durasi (time period);
i. penyelesaian perselisihan (settlement of differences);
j. keadaan kahar (force majeure); dan
k. penutup (closing article).
(1) Proses penandatanganan Naskah Kerja Sama Luar Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf e menjadi tanggung jawab unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama.
(2) Naskah final Kerja Sama Luar Negeri yang sudah dicetak sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat
(4) ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Kerja Sama Luar Negeri.
(3) Pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Kerja Sama Luar Negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yaitu Menteri setelah mendapatkan surat kuasa (full powers) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
(4) Menteri dapat mendelegasikan wewenang penandatanganan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) kepada sekretaris kementerian atau pimpinan tinggi madya terkait.
(5) Penandatanganan Naskah Kerja Sama Luar Negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan (3) dilakukan dengan memperhatikan kesetaraan pejabat penandatanganan dan/atau sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Proses registrasi, pencetakan, dan penyimpanan Naskah Kerja Sama Luar Negeri asli menjadi tanggung jawab kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri.
(2) Salinan Naskah Kerja Sama yang telah ditandatangani sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diberikan kepada Kementerian melalui unit kerja yang menangani bidang Kerja Sama untuk disimpan.