STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SOP di lingkungan Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan terdiri atas:
a. SOP Makro;
b. SOP Mikro; dan
c. SOP Teknis.
(1) SOP Makro sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a merupakan prosedur standar yang melibatkan organisasi Eselon I dan Eselon II di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan, atau antar Perwakilan, dan Kementerian/Lembaga terkait.
(2) SOP Makro sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun berdasarkan Peta Lintas Fungsi.
Pengelolaan SOP Makro dilakukan berdasarkan tahapan yang terdiri atas:
a. persiapan;
b. penilaian kebutuhan;
c. pengembangan;
d. penerapan; dan
e. pemantauan dan evaluasi.
(1) Tahap persiapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf a meliputi kegiatan pembentukan tim penyusun SOP, pelatihan SOP bagi anggota tim, dan pemberitahuan kepada seluruh unit tentang kegiatan penyusunan SOP Makro.
(2) Tahap persiapan sebagaimana pada ayat
(1) dilaksanakan oleh Biro Perencanaan dan Organisasi.
Tahap penilaian kebutuhan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf b meliputi kegiatan menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan, melakukan penilaian kebutuhan, membuat sebuah daftar mengenai SOP Makro yang akan dikembangkan, dan membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP Makro.
(1) Tahap pengembangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf c meliputi kegiatan pengumpulan informasi dan identifikasi SOP Makro, analisis dan penulisan SOP Makro, pengujian dan reviu, dan pengesahan SOP Makro.
(2) SOP Makro disusun oleh tim penyusun SOP bersama unit organisasi.
(3) Biro Perencanaan dan Organisasi mengoordinasi penyusunan SOP Makro.
(4) Menteri MENETAPKAN SOP Makro.
(1) Tahap penerapan SOP Makro sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf d dilakukan oleh seluruh pegawai di lingkungan Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan.
(2) Untuk menjamin keberhasilan penerapan SOP Makro dilaksanakan strategi yang meliputi perencanaan penerapan, penyebarluasan informasi, distribusi dan
aksesibilitas, dan pelatihan pemahaman terhadap SOP Makro.
(3) Biro Perencanaan dan Organisasi bertanggung jawab atas penyusunan dan pelaksanaan strategi penerapan SOP Makro.
(4) Satuan Tugas Sistem Pengendalian Intern Pemerintah berperan dalam mendukung pelaksanaan SOP Makro di lingkungan Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan.
(1) Pemantauan dan evaluasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf e bertujuan untuk memperoleh informasi dan data yang berkaitan dengan pelaksanaan penyusunan, integrasi dalam tugas dan fungsi sehari- hari, hambatan/kendala, sampai dengan analisis pengembangan SOP selanjutnya.
(2) Pemantauan dan evaluasi SOP Makro secara reguler dilaksanakan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun dan secara insidentil dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan organisasi yang bersangkutan.
(1) Pemantauan dan evaluasi SOP Makro dilaksanakan oleh Biro Perencanaan dan Organisasi.
(2) Dalam melakukan pemantauan dan evaluasi SOP Makro, Biro Perencanaan dan Organisasi dapat melibatkan unit kerja di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan.
(1) Biro Perencanaan dan Organisasi menyusun kerangka kerja kegiatan sebagai rencana kegiatan pemantauan dan evaluasi SOP Makro.
(2) Biro Perencanaan dan Organisasi memberitahukan rencana kegiatan pemantauan dan evaluasi SOP Makro kepada unit organisasi di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan.
Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi SOP Makro dilakukan terhadap beberapa aspek, meliputi:
a. aspek administratif
b. aspek teknis; dan
c. aspek capaian hasil atau manfaat.
Aspek administrasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26 huruf a terdiri atas indikator:
a. dasar hukum terkait dengan SOP;
b. tugas dan fungsi unit yang melaksanakan SOP; dan
c. keabsahan atau legalitas atas penetapan SOP.
Aspek teknis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf b terdiri atas indikator:
a. tipe dan format yang digunakan dalam SOP;
b. kemudahan proses kegiatan yang digambarkan dalam SOP;
c. pelayanan dan risiko;
d. kejelasan pihak-pihak yang melaksanakan kegiatan;
e. kesesuaian waktu yang digunakan dalam menyelesaikan kegiatan;
f. kesesuaian biaya kegiatan pelayanan;
g. penggunaan alat/sarana;
h. ketepatan terhadap hasil kerja (keluaran); dan
i. fleksibilitas dalam pelaksanaan tindakan.
Aspek capaian hasil atau manfaat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf c terdiri atas indikator:
a. pemberitahuan, sejauh mana pegawai mengetahui SOP;
b. distribusi dan aksesibilitas, sejauh mana pegawai memiliki dan membaca SOP;
c. pemahaman, sejauh mana pegawai memahami SOP;
d. penerapan/integrasi, sejauh mana pegawai menerapkan SOP dalam melaksanakan tugas dan fungsi; dan
e. peningkatan kinerja, sejauh mana manfaat SOP dalam peningkatan kinerja pegawai dan organisasi.
Biro Perencanaan dan Organisasi membuat Berita Acara Pemantauan dan Evaluasi SOP Makro.
(1) Biro Perencanaan dan Organisasi menyusun laporan hasil pemantauan dan evaluasi SOP Makro.
(2) Laporan hasil pemantauan dan evaluasi SOP Makro sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat:
a. unit organisasi obyek pemantauan dan evaluasi;
b. waktu pelaksanaan pemantauan dan evaluasi;
c. SOP yang pemantauan dan dievaluasi;
d. ringkasan hasil pemantauan dan evaluasi;
e. pelaksanaan dan catatan pemantauan dan evaluasi;
f. simpulan dan saran; dan
g. lampiran pendukung.
(3) Laporan hasil pemantauan dan evaluasi SOP Makro disampaikan oleh Sekretaris Jenderal kepada Menteri.
(1) SOP Mikro sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b merupakan prosedur standar dalam lingkup unit organisasi tingkat Eselon II di Kementerian Luar Negeri atau dalam lingkup Perwakilan.
(2) SOP Mikro sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun berdasarkan:
a. tugas dan fungsi unit organisasi terkait; dan
b. SOP Makro.
Pengelolaan SOP Mikro dilakukan berdasarkan tahapan yang terdiri atas:
a. persiapan;
b. penilaian kebutuhan;
c. pengembangan;
d. penerapan; dan
e. pemantauan dan evaluasi.
(1) Tahap persiapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf a meliputi kegiatan pelatihan penyusunan SOP dan pemberitahuan kepada unit tentang kegiatan penyusunan SOP Mikro.
(2) Tahap persiapan dilaksanakan oleh Biro Perencanaan dan Organisasi.
(3) Masing-masing unit organisasi dapat membentuk tim penyusun SOP Mikro.
Tahap penilaian kebutuhan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf b meliputi kegiatan menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan, melakukan penilaian kebutuhan, membuat sebuah daftar mengenai SOP yang akan dikembangkan, dan membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP.
Tahap pengembangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf c meliputi kegiatan pengumpulan informasi dan identifikasi SOP Mikro, analisis dan penulisan SOP Mikro, pengujian dan reviu, dan pengesahan SOP Mikro.
(1) SOP Mikro disusun oleh masing-masing unit organisasi Eselon II dan Perwakilan.
(2) Dalam menyusun SOP Mikro, unit organisasi Eselon II dan Perwakilan dapat melibatkan unit kerja lain.
(3) Penyusunan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dikoordinasikan dengan Sekretariat Jenderal c.q. Biro Perencanaan dan· Organisasi guna mendapatkan persetujuan.
(4) Pimpinan unit organisasi Eselon I, Kepala Pusat, dan pimpinan Perwakilan MENETAPKAN SOP Mikro.
(1) Tahap penerapan SOP Mikro sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf d dilakukan oleh seluruh pegawai di lingkungan Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan.
(2) Setiap pegawai di lingkungan Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan bertanggung jawab atas pelaksanaan SOP Mikro kepada pimpinan unit organisasi pada tingkatan masing-masing.
(3) Untuk menjamin keberhasilan penerapan SOP Mikro dilaksanakan strategi yang meliputi perencanaan penerapan, penyebarluasan informasi, distribusi dan aksesibilitas, dan pelatihan pemahaman terhadap SOP Mikro.
(4) Unit organisasi di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan bertanggung jawab atas penyusunan dan pelaksanaan strategi penerapan SOP Mikro masing- masing.
(5) Satuan Tugas Sistem Pengendalian Intern Pemerintah berperan dalam mendukung pelaksanaan SOP Mikro.
(1) Pemantauan dan evaluasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf e bertujuan untuk memperoleh informasi dan data yang berkaitan dengan pelaksanaan penyusunan, integrasi dalam tugas dan fungsi sehari- hari, hambatan/kendala, sampai dengan analisis pengembangan SOP selanjutnya.
(2) Pemantauan dan evaluasi SOP Mikro secara reguler dilaksanakan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun dan secara insidentil dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan organisasi yang bersangkutan.
(1) Pemantauan dan evaluasi SOP Mikro dilaksanakan oleh masing-masing unit organisasi.
(2) Dalam melakukan pemantauan dan evaluasi SOP Mikro, unit organisasi dapat membentuk tim/satuan tugas.
(3) Pimpinan unit organisasi Eselon II atau Kepala Perwakilan menerbitkan Surat Tugas sebagai dasar pelaksanaan pemantauan dan evaluasi SOP Mikro oleh tim/satuan tugas.
(4) Sekretariat unit Eselon I mengoordinasi pelaksanaan pemantauan dan evaluasi SOP Mikro di lingkungan unit Eselon I masing-masing.
(5) Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi SOP Mikro dapat dilakukan bersama-sama dengan melibatkan atau berkoordinasi dengan Biro Perencanaan dan Organisasi.
(1) Tim Pemantauan dan Evaluasi SOP menyusun kerangka kerja kegiatan sebagai rencana kegiatan pemantauan dan evaluasi SOP Mikro.
(2) Tim Pemantauan dan Evaluasi SOP Mikro di Kementerian Luar Negeri memberitahukan rencana kegiatan pemantauan dan evaluasi SOP Mikro kepada unit organisasi Eselon II dan unit organisasi Eselon I di
atasnya secara berjenjang sebelum penyelenggaraan pemantauan dan evaluasi SOP.
(3) Tim Pemantauan dan Evaluasi SOP Mikro di Perwakilan memberitahukan rencana kegiatan pemantauan dan evaluasi kepada Kepala Perwakilan sebelum penyelenggaraan pemantauan dan evaluasi SOP.
Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi SOP Mikro dilakukan terhadap beberapa aspek, meliputi:
a. aspek administratif;
b. aspek teknis; dan
c. aspek capaian hasil atau manfaat.
Aspek administrasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf a terdiri atas indikator:
a. dasar hukum terkait dengan SOP;
b. tugas dan fungsi unit yang melaksanakan SOP; dan
c. keabsahan atau legalitas atas penetapan SOP.
Aspek teknis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf b terdiri atas indikator:
a. tipe dan format yang digunakan dalam SOP;
b. kemudahan proses kegiatan yang digambarkan dalam SOP;
c. pelayanan dan risiko;
d. kejelasan pihak-pihak yang melaksanakan kegiatan;
e. kesesuaian waktu yang digunakan dalam menyelesaikan kegiatan;
f. kesesuaian biaya kegiatan pelayanan;
g. penggunaan alat/sarana;
h. ketepatan terhadap hasil kerja (keluaran); dan
i. fleksibilitas dalam pelaksanaan tindakan.
Aspek capaian hasil atau manfaat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf c terdiri atas indikator:
a. pemberitahuan, sejauh mana pegawai mengetahui SOP;
b. distribusi dan aksesibilitas, sejauh mana pegawai memiliki dan membaca SOP;
c. pemahaman, sejauh mana pegawai memahami SOP;
d. penerapan/integrasi, sejauh mana pegawai menerapkan SOP dalam melaksanakan tugas dan fungsi; dan
e. peningkatan kinerja, sejauh mana manfaat SOP dalam peningkatan kinerja pegawai dan organisasi.
Pelaksana pemantauan dan evaluasi SOP dapat mengembangkan indikator pada masing-masing aspek sebagaimana dimaksud dalam Pasal 44 sampai dengan Pasal 46, dengan terlebih dahulu meminta pertimbangan kepada Biro Perencanaan dan Organisasi.
(1) Tim Pemantauan dan Evaluasi SOP Mikro membuat Berita Acara Pemantauan dan Evaluasi SOP Mikro.
(2) Berita Acara pemantauan dan evaluasi SOP Mikro sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh 2 (dua) belah pihak yaitu pelaksana pemantauan dan evaluasi SOP dan pimpinan atau pejabat yang berwenang mewakili unit organisasi pelaksana SOP Mikro.
(1) Tim Pemantauan dan Evaluasi SOP Mikro menyusun laporan hasil pemantauan dan evaluasi SOP Mikro.
(2) Laporan hasil pemantauan dan evaluasi SOP Mikro sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat:
a. unit organisasi obyek pemantauan dan evaluasi;
b. waktu pelaksanaan pemantauan dan evaluasi;
c. SOP yang dipantau dan dievaluasi;
d. ringkasan hasil pemantauan dan evaluasi;
e. pelaksanaan dan catatan pemantauan dan evaluasi;
f. simpulan dan saran; dan
g. lampiran pendukung.
(3) Laporan hasil pemantauan dan evaluasi SOP Mikro disampaikan kepada Pimpinan Unit Eselon I atau Perwakilan terkait dan Sekretaris Jenderal dengan memberi tembusan kepada Biro Perencanaan dan Organisasi.
(1) SOP Teknis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf c merupakan prosedur standar yang berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan kegiatan, yang pelaksananya dapat berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja.
(2) Pengelolaan SOP Teknis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh masing-masing unit organisasi Eselon II atau Perwakilan dalam hal diperlukan.
BAB IV
KETENTUAN PERALIHAN
Peta Bisnis Proses dan SOP yang telah ditetapkan sebelum Peraturan Menteri ini berlaku dinyatakan masih tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan Peraturan Menteri ini.