Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:
1. Pernasvarakatan adalah kegiatan untuk melakukan pembinaan narapidana, pembimbingan klien pemasyarakatan, pelayanan tahanan dan pengelolaan benda sitaan dan barang rampasan.
2. Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya vang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik.
3. Dokumentasi adalah kumpulan, pengolahan, penyusunan, dan pencatatan dokumen, data, gambar, dan suara untuk bahan informasi publik.
4. Informasi Pemasyarakatan adalah Informasi publik yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh Direktorat Jenderal Pemasyarakatan, kantor wilayah, dan unit pelaksana teknis Pemasyarakatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan di bidang Pemasyarakatan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan serta Informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.
5. Pengelolaan dokumen adalah proses penerimaan, penyusunan, penyimpanan, perneliharaan, penggunaan, dan penyajian dokumen secara sistematis.
6. Pelayanan Informasi adalah jasa yang diberikan oleh Pemasyarakatan kepada masyarakat pengguna Informasi Pemasyarakatan.
7. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang selanjutnya disingkat PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab dalam pengumpulan, pendokumentasian, penyimpanan, pemeliharaan, penyediaan, distribusi, dan pelayanan Informasi pada Direktorat Jenderal Pemasyarakatan, kantor wilayah, dan unit pelaksana teknis Pemasyarakatan.
www.djpp.kemenkumham.go.id
8. Pemohon Informasi Pemasyarakatan yang selanjutnya disebut Pemohon adalah warga negara dan/atau badan hukum INDONESIA yang mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan.
9. Sumber Informasi adalah lembaga pemerintah atau non pemerintah atau individu yang memberikan data atau. Informasi kepada penyedia informasi.
10. Peliputan adalah proses, cara membuat berita atau laporan secara rinci tentang suatu masalah atau peristiwa pemasyarakatan pada unit pelaksana teknis Pemasyarakatan yang meliputi kegiatan wawancara, pengambilan gambar, dan/atau rekaman.
11. Kantor Wilayah adalah Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
12. Unit Pelaksana Teknis Pemasyarakatan yang selanjutnya disebut UPT Pemasyarakatan adalah rumah tahanan negara, rumah penyimpanan benda sitaan negara, balai pemasyarakatan, dan lembaga pemasyarakatan.
13. Warga Binaan Pemasyarakatan yang selanjutnya disebut WBP adalah narapiciana, tahanan, anak didik pemasyarakatan dan klien pemasyarakatan.
14. Menteri adalah Menteri yang menyelenggarakan pemerintahan di bidang hukum dan hak asasi manusia.
(1) Informasi Pemasyarakatan bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna Informasi, kecuali Informasi yang dikecualikan.
(2) Informasi Pemasyarakatan yang dikecualikan bersifat ketat, terbatas, dan rahasia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan, kepatutan, dan kepentingan umum serta didasarkan pada pengujian atas konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat.
(3) Informasi Pemasyarakatan harus dapat diperoleh setiap Pemohon dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara sederhana.
(4) Informasi Pemasyarakatan yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan UNDANG-UNDANG yang mengatur mengenai keterbukaan informasi publik, kepatutan, dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu Informasi diberikan kepada publik serta setelah dipertimbangkan dengan seksama bahwa menutup Informasi Pemasyarakatan dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya.
www.djpp.kemenkumham.go.id
Tujuan pelayanan Informasi Pemasyarakatan pada Direktorat Jenderal Pemasyarakatan, Kantor Wilayah, dan UPT Pemasyarakatan adalah:
a. mewujudkan komunikasi dua arch yang harmonis antara Penyedia Informasi dengan Pemohon dan pengguna Informasi Pemasyarakatan;
b. mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan Informasi Pemasyarakatan yang balk.
c. mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, yaitu yang transparan, efektif, efisien, akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan;
d. meningkatkan pengelolaan dan Pelayanan Informasi untuk menghasilkan layanan Informasi yang berkualitas.
(1) PPID wajib mengoordinasikan pencatatan permohonan Informasi Pemasyarakatan dalarn buku register permohonan.
(2) PPID wajib memastikan formulir permohonan yang telah diberikan nomor pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan Informasi Pemasyarakatan diserahkan kepada Pemohon.
(3) Dalam hal permohonan Informasi Pemasyarakatan dilakukan melalui surat elektronik atau Pemohon datang langsung, PPID wajib memastikan diberikannya nomor pendaftaran pada saat permohonan diterima.
(4) Dalam hal permohonan Informasi Pemasyarakatan dilakukan melalui surat atau faksimili atau cara lain yang tidak memungkinkan untuk memberikan nomor pendaftaran secara langsung, PPID wajib memastikan nomor pendaftaran dikirimkan kepada Pemohon.
(5) Nomor pendaftaran sebagaimana pada ayat
(4) dapat diberikan bersamaan dengan pengiriman Informasi Pemasyarakatan.
(6) PPID wajib menyimpan salinan formulir permohonan yang telah diberikan nomor pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan Informasi Pemasyarakatan.
(7) Buku register permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat:
a. nomor pendaftaran permohonan;
b. tanggal permohonan;
c. nama Pemohon;
d. alamat;
e. nomor kontak;
f. Informasi Pemasyarakatan yang diminta;
g. tujuan penggunaan Informasi;
h. status Informasi Pemasyarakatan untuk mencatat apakah Informasi sudah berada dibawah penguasaan Direktorat Jenderal Pemasyarakatan, Kantor Wilayah, dan UPT Pemasyarakatan atau telah didokumentasikan;
i. format Informasi Pemasyarakatan yang dikuasai;
j. jenis permohonan untuk mencatat apakah Pemohon ingin melihat atau mendapatkan salinan Informasi Pemasyarakatan;
www.djpp.kemenkumham.go.id
k. keputusan untuk menerima, menolak, atau menyarankan ke badan publik lain bila Informasi yang diminta berada di bawah kewenangan badan publik lain;
I.
alasan penolakan bila permohonan Informasi Pemasyarakatan ditolak;
m. hari dan tanggal pemberitahuan secara tertulis serta pemberian Informasi Pemasyarakatan; dan
n. biaya dan cara pembayaran untuk mendapatkan Informasi Pemasyarakatan yang diminta.
(1) PPID wajib memberikan pemberitahuan secara tertulis yang merupakan jawaban atas setiap permohonan Informasi Pemasyarakatan.
(2) Pemberitahuan secara tertulis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berisikan:
a. ada atau tidaknya Informasi yang dimohonkan;
b. ada atau tidaknya Informasi yang dimohonkan di bawah kewenangan;
c. memberitahukan badan publik mana yang menguasai Informasi yang diminta dalam hal Informasi tersebut tidak berada di bawah penguasaannya; dan/ atau
d. diterima atau ditolak permohonan baik sebagian atau seluruhnya.
(3) Dalam hal Informasi Pemasyarakatan yang dimohon diberikan balk sebagian atau seluruhnya pada saat permohonan dilakukan, PPID wajib menyampaikan pemberitahuan secara tertulis sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) bersamaan dengan Informasi Pemasyarakatan.
(4) Dalam hal Informasi Pemasyarakatan yang dimohon, diputuskan untuk diberikan baik sebagian atau seluruhnya namun tidak disampaikan pada saat permohonan dilakukan, PPID wajib menyampaikan pemberitahuan secara tertulis kepada Pemohon sesuai dengan jangka waktu yang diatur dalam Peraturan Menteri ini.
(5) Dalam hal permohonan Informasi Pemasyarakatan ditolak, PPID wajib menyampaikan pemberitahuan secara tertulis bersamaan dengan keputusan PPID tentang penolakan permohonan Informasi.
(6) Keputusan PPID tentang penolakan permohonan Informasi oleh PPID sebagaimana dimaksud pada ayat (5) paling sedikit memuat:
a. nomor pendaftaran;
b. nama;
c. alamat;
d. nomor telepon/ surat elektronik;
e. informasi yang dibutuhkan;
f. keputusan pengecualian dan penolakan Informasi;
www.djpp.kemenkumham.go.id
g. alasan pengecualian; dan
h. konsekuensi yang diperkirakan akan timbal apabila Informasi dibuka dan diberikan kepada Pemohon.
(7) Pemberitahuan secara tertulis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterirna.
(8) Dalam hal permohonan Informasi tidak disampaikan secara langsung atau melalui surat elektronik, nomor pendaftaran disampaikan bersamaan dengan pemberitahuan secara tertulis.
(9) Dalam hal PPID belum menguasai atau mendokumentasikan Informasi Pemasyarakatan yang dimohon dan/atau belum dapat MEMUTUSKAN apakah Informasi yang dimohon termasuk Informasi Pemasyarakatan yang dikecualikan, PPID memberitahukan perpanjangan waktu pemberitahuan secara tertulis beserta alasannya.
(10) Perpanjangan sebagaimana dimaksud pada ayat (9) dilakukan paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sejak jangka waktu pemberitahuan tertulis sebagaimana dimaksud pada ayat (7) dan tidak dapat diperpanjang lagi.
(1) PPID wajib mengoordinasikan pencatatan permohonan Informasi Pemasyarakatan dalarn buku register permohonan.
(2) PPID wajib memastikan formulir permohonan yang telah diberikan nomor pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan Informasi Pemasyarakatan diserahkan kepada Pemohon.
(3) Dalam hal permohonan Informasi Pemasyarakatan dilakukan melalui surat elektronik atau Pemohon datang langsung, PPID wajib memastikan diberikannya nomor pendaftaran pada saat permohonan diterima.
(4) Dalam hal permohonan Informasi Pemasyarakatan dilakukan melalui surat atau faksimili atau cara lain yang tidak memungkinkan untuk memberikan nomor pendaftaran secara langsung, PPID wajib memastikan nomor pendaftaran dikirimkan kepada Pemohon.
(5) Nomor pendaftaran sebagaimana pada ayat
(4) dapat diberikan bersamaan dengan pengiriman Informasi Pemasyarakatan.
(6) PPID wajib menyimpan salinan formulir permohonan yang telah diberikan nomor pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan Informasi Pemasyarakatan.
(7) Buku register permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat:
a. nomor pendaftaran permohonan;
b. tanggal permohonan;
c. nama Pemohon;
d. alamat;
e. nomor kontak;
f. Informasi Pemasyarakatan yang diminta;
g. tujuan penggunaan Informasi;
h. status Informasi Pemasyarakatan untuk mencatat apakah Informasi sudah berada dibawah penguasaan Direktorat Jenderal Pemasyarakatan, Kantor Wilayah, dan UPT Pemasyarakatan atau telah didokumentasikan;
i. format Informasi Pemasyarakatan yang dikuasai;
j. jenis permohonan untuk mencatat apakah Pemohon ingin melihat atau mendapatkan salinan Informasi Pemasyarakatan;
www.djpp.kemenkumham.go.id
k. keputusan untuk menerima, menolak, atau menyarankan ke badan publik lain bila Informasi yang diminta berada di bawah kewenangan badan publik lain;
I.
alasan penolakan bila permohonan Informasi Pemasyarakatan ditolak;
m. hari dan tanggal pemberitahuan secara tertulis serta pemberian Informasi Pemasyarakatan; dan
n. biaya dan cara pembayaran untuk mendapatkan Informasi Pemasyarakatan yang diminta.
(1) PPID wajib memberikan pemberitahuan secara tertulis yang merupakan jawaban atas setiap permohonan Informasi Pemasyarakatan.
(2) Pemberitahuan secara tertulis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berisikan:
a. ada atau tidaknya Informasi yang dimohonkan;
b. ada atau tidaknya Informasi yang dimohonkan di bawah kewenangan;
c. memberitahukan badan publik mana yang menguasai Informasi yang diminta dalam hal Informasi tersebut tidak berada di bawah penguasaannya; dan/ atau
d. diterima atau ditolak permohonan baik sebagian atau seluruhnya.
(3) Dalam hal Informasi Pemasyarakatan yang dimohon diberikan balk sebagian atau seluruhnya pada saat permohonan dilakukan, PPID wajib menyampaikan pemberitahuan secara tertulis sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) bersamaan dengan Informasi Pemasyarakatan.
(4) Dalam hal Informasi Pemasyarakatan yang dimohon, diputuskan untuk diberikan baik sebagian atau seluruhnya namun tidak disampaikan pada saat permohonan dilakukan, PPID wajib menyampaikan pemberitahuan secara tertulis kepada Pemohon sesuai dengan jangka waktu yang diatur dalam Peraturan Menteri ini.
(5) Dalam hal permohonan Informasi Pemasyarakatan ditolak, PPID wajib menyampaikan pemberitahuan secara tertulis bersamaan dengan keputusan PPID tentang penolakan permohonan Informasi.
(6) Keputusan PPID tentang penolakan permohonan Informasi oleh PPID sebagaimana dimaksud pada ayat (5) paling sedikit memuat:
a. nomor pendaftaran;
b. nama;
c. alamat;
d. nomor telepon/ surat elektronik;
e. informasi yang dibutuhkan;
f. keputusan pengecualian dan penolakan Informasi;
www.djpp.kemenkumham.go.id
g. alasan pengecualian; dan
h. konsekuensi yang diperkirakan akan timbal apabila Informasi dibuka dan diberikan kepada Pemohon.
(7) Pemberitahuan secara tertulis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterirna.
(8) Dalam hal permohonan Informasi tidak disampaikan secara langsung atau melalui surat elektronik, nomor pendaftaran disampaikan bersamaan dengan pemberitahuan secara tertulis.
(9) Dalam hal PPID belum menguasai atau mendokumentasikan Informasi Pemasyarakatan yang dimohon dan/atau belum dapat MEMUTUSKAN apakah Informasi yang dimohon termasuk Informasi Pemasyarakatan yang dikecualikan, PPID memberitahukan perpanjangan waktu pemberitahuan secara tertulis beserta alasannya.
(10) Perpanjangan sebagaimana dimaksud pada ayat (9) dilakukan paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sejak jangka waktu pemberitahuan tertulis sebagaimana dimaksud pada ayat (7) dan tidak dapat diperpanjang lagi.