PIHAK DALAM PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (E-PROCUREMENT)
Para pihak dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 terdiri atas:
a. penyelenggara sistem, yakni Biro Manajemen BMN dan Pengadaan Kementerian Keuangan.
b. pelaksana sistem, yakni:
1. Admin PPE; dan
2. Admin K/L.
c. pengguna sistem, yakni:
1. PPK;
2. Pejabat Pengadaan;
3. Pokja Pemilihan;
4. PjPHP;
5. Pelaku Usaha;
6. Penyedia; dan
7. Auditor.
(1) Para pihak sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 harus mematuhi prinsip dan etika pengadaan sebagaimana diatur dalam Peraturan PRESIDEN mengenai pengadaan barang/jasa pemerintah.
(2) Selain mematuhi prinsip dan etika pengadaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), para pihak sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 harus:
a. menjaga kerahasiaan dan mencegah penyalahgunaan User ID dan Kata Sandi (Password);
b. menjaga kerahasiaan serta mencegah penyalahgunaan data dan informasi terkait dengan Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) yang menjadi wewenangnya; dan
c. memenuhi ketentuan peraturan perundang- undangan.
(3) Penyalahgunaan atas User ID dan Kata Sandi (Password) sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a menjadi tanggung jawab para pihak yang terlibat dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) selaku pemilik User ID dan Kata Sandi (Password) bersangkutan, dan akan dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pelaksanaan pembinaan dan layanan Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) di lingkungan Kementerian Keuangan di koordinasikan oleh Biro Manajemen BMN dan Pengadaan Kementerian Keuangan.
Dalam pelaksanaan pembinaan dan layanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10, Biro Manajemen BMN dan Pengadaan Kementerian Keuangan menyelenggarakan fungsi:
a. pelaksanaan analisis, penyiapan pembinaan dan bimbingan teknis, dan penelaahan, analisis, koordinasi, dan evaluasi di bidang pengadaan barang/jasa;
b. pelaksanaan analisis, penyiapan pembinaan, dan bimbingan teknis, penyusunan regulasi, pengembangan strategi, manajemen risiko dan kinerja, penjaminan kualitas, serta penyelesaian tindak lanjut audit di bidang pengadaan barang/jasa;
c. pelaksanaan analisis, penyusunan strategi dan rencana pemilihan, analisis dan penyiapan dokumen pemilihan, pelaksanaan pemilihan, pelaporan pelaksanaan pemilihan Penyedia, dan pelaksanaan pendampingan dan asistensi pelaksanaan kontrak, pelaksanaan agen pengadaan barang/jasa dan penyusunan katalog sektoral, dan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa;
d. pelaksanaan registrasi, verifikasi pengguna sistem, penyiapan sistem pengelolaan Pelaku Usaha (Vendor Management System), evaluasi dan kinerja Penyedia, konsultansi dan layanan penanganan keluhan, perlindungan, pembinaan jabatan fungsional, penguatan kapasitas pengadaan barang/jasa di lingkungan Kementerian Keuangan, dan pembinaan terhadap Pelaku Usaha; dan
e. pelaksanaan penyusunan kajian, analisis, perancangan, pengembangan, uji kelayakan, pemantauan, pemeliharaan otomasi dan interkoneksi proses bisnis, pelaksanaan analisis strategi komunikasi, publikasi, sosialisasi, diseminasi dan kerjasama dengan Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah, dan pelaksanaan penyiapan, analisis, penyusunan, evaluasi, dan pengelolaan data dan informasi, dan pengadaan barang/jasa, dan pelaksanaan pengelolaan perjanjian tingkat layanan (service level agreement) pengadaan barang/jasa.
Dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement), Admin PPE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf b angka 1 memiliki tugas:
a. mengelola konten halaman depan laman www.lpse.kemenkeu.go.id; dan
b. mengelola akun Admin Agency, Helpdesk, Verifikator, dan Auditor.
Dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement), Admin K/L sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf b angka 2 memiliki tugas:
a. memberikan User ID dan Kata Sandi (Password) kepada Admin Agency, user monitoring, dan Auditor; dan
b. menonaktifkan User ID dan Kata Sandi (Password) Admin Agency, user monitoring, dan Auditor.
Dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) melalui metode E-Purchasing, PPK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c angka 1 memiliki tugas:
a. mengajukan permohonan User ID dan Kata Sandi (Password);
b. membuat paket;
c. melakukan negoisasi harga;
d. membuat dan mencetak Surat Pesanan (SP);
e. menyusun kontrak;
f. melakukan konfirmasi penerimaan barang; dan
g. melakukan input informasi pembayaran.
Dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) melalui metode Pengadaan Langsung Secara Elektronik, PPK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c angka 1 memiliki tugas:
a. mengajukan permohonan User ID dan Kata Sandi (Password);
b. membuat paket;
c. mengunggah Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan data dukung HPS;
d. membuat dan mencetak Surat Perintah Kerja (SPK), SP, dan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) untuk pekerjaan konstruksi;
e. melakukan pemeriksaan, menginput hasil pemeriksaan, serta mencetak Berita Acara Serah Terima (BAST);
f. mencetak Berita Acara (BA) pembayaran serta kuitansi;
dan
g. melakukan penilaian kinerja Penyedia.
Dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) melalui metode tender cepat, Tender, dan Seleksi, PPK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c angka 1 memiliki tugas:
a. mengajukan permohonan User ID dan Kata Sandi (Password);
b. memantau proses pelaksanaan Tender/Seleksi;
c. membuat Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ);
d. menyusun kontrak;
e. membuat SP dan SPMK; dan
f. melakukan input dan mengunggah informasi serah terima barang/jasa dan pembayaran.
Dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) melalui metode E-Purchasing, Pejabat Pengadaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c angka 2 memiliki tugas:
a. mengajukan permohonan User ID dan Kata Sandi (Password);
b. membuat paket;
c. melakukan negoisasi harga; dan
d. menyerahkan paket ke PPK untuk diproses lebih lanjut berdasarkan kewenangan PPK.
Dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) melalui metode Pengadaan Langsung Secara Elektronik, Pejabat Pengadaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c angka 2 memiliki tugas:
a. mengajukan permohonan User ID dan Kata Sandi (Password);
b. melakukan reviu paket dari PPK;
c. membuat dokumen pengadaan;
d. mengunggah survei harga;
e. mengundang Pelaku Usaha;
f. melakukan evaluasi administrasi, teknis, harga, dan kualifikasi;
g. melakukan klarifikasi teknis serta negoisasi harga; dan
h. mencetak BA evaluasi, BA klarifikasi teknis dan negosiasi harga, Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung (BAHPL).
Dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) melalui metode tender cepat, Tender, dan Seleksi, Pokja Pemilihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c angka 3 memiliki tugas:
a. mengajukan permohonan User ID dan Kata Sandi (Password);
b. membuat paket;
c. mengumumkan paket;
d. memberikan penjelasan dan/atau menjawab pertanyaan aanwijzing;
e. mengunggah addendum dokumen pemilihan (jika ada);
f. membuka formulir kualifikasi peserta Tender/Seleksi;
g. membuka dokumen penawaran;
h. melakukan evaluasi terhadap dokumen penawaran dan formulir kualifikasi;
i. memberitahukan kepada peserta untuk melengkapi/ubah formulir kualifikasi (metode prakualifikasi);
j. melakukan input hasil evaluasi;
k. melakukan input dan cetak nomor BA evaluasi dan BA hasil pelelangan;
l. MENETAPKAN pemenang Tender/Seleksi;
m. mengumumkan pemenang Tender/Seleksi;
n. menjawab sanggahan;
o. mengubah jadwal tahapan proses Tender/Seleksi (jika perlu);
p. membatalkan Tender/Seleksi;
q. mengulang Tender/Seleksi;
r. melakukan evaluasi ulang; dan/atau
s. memberitahukan kepada peserta untuk melakukan pemasukan penawaran ulang.
Dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) melalui metode Pengadaan Langsung Secara Elektronik, PjPHP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c angka 4 memiliki tugas:
a. mengajukan permohonan User ID dan Kata Sandi (Password);
b. melakukan verifikasi terhadap administrasi hasil pekerjaan; dan
c. melakukan input serta cetak BA pemeriksaan administrasi.
Dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) melalui metode E-Purchasing, Pelaku Usaha sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c angka 5 memiliki tugas:
a. melakukan perjanjian kerja sama dengan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah untuk pencantuman barang/jasa dalam Katalog Elektronik;
b. melakukan negosiasi harga;
c. melakukan pemilihan distributor; dan
d. menolak/menyetujui paket.
Dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) melalui metode Pengadaan Langsung Secara Elektronik, Pelaku Usaha sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c angka 5 memiliki tugas:
a. mengajukan permohonan User ID dan Kata Sandi (Password);
b. melakukan konfirmasi ikut paket; dan
c. mengirim penawaran dan file pendukung.
Dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) melalui metode tender cepat, Tender, dan Seleksi, Pelaku Usaha sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c angka 5 memiliki tugas:
a. mengajukan permohonan User ID dan Kata Sandi (Password);
b. mendaftar Tender/Seleksi;
c. mengunduh dokumen pemilihan;
d. mengikuti penjelasan/aanwijzing;
e. mengirimkan formulir penawaran kualifikasi;
f. mengirimkan susulan kualifikasi (metode prakualifikasi);
g. mengirimkan dokumen penawaran; dan
h. mengirimkan sanggahan.
Dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) melalui metode E-Purchasing, Penyedia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c angka 6 memiliki tugas:
a. melakukan input form pengiriman paket; dan
b. melakukan pemilihan produk yang akan dikirim.
Dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) melalui metode Pengadaan Langsung Secara Elektronik, Penyedia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c angka 6 memiliki tugas:
a. melakukan input informasi pengiriman barang; dan
b. melakukan input progres fisik.
Dalam Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement) melalui metode tender cepat, Tender, dan Seleksi, Auditor sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c angka 7 memiliki tugas:
a. mengajukan permohonan User ID dan Kata Sandi (Password); dan
b. melaksanakan keseluruhan tahapan proses pemeriksaaan pengadaan barang/jasa yang terdapat pada Aplikasi SPSE sesuai dengan kebutuhan.