Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 27 Juli 2016
MENTERI PERHUBUNGAN REPUBLIK INDONESIA,
ttd
IGNASIUS JONAN
Diundangkan di Jakarta pada tanggal 5 Agustus 2016
DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,
ttd
WIDODO EKATJAHJANA
LAMPIRAN I PERATURAN MENTERI PERHUBUNGAN
NOMOR : PM 95 TAHUN 2016
TENTANG : SISTEM ADMINISTRASI PERKANTORAN KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
B A B I U M U M
1. Latar Belakang
Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran, sebagai suatu sistem telah dikembangkan di lingkungan Kementerian Perhubungan sejak tahun 1979, karena merupakan kegiatan penting dalam menunjang tugas-tugas manajemen. Sebagai penunjang manajemen, esensi Sistem Administrasi Perkantoran pada dasarnya mencakup kegiatan mengatur dan mengolah lalu lintas informasi tertulis yang dikenal juga sebagai kegiatan surat- menyurat. Proses penanganan informasi tertulis (baik dengan cara konvensional maupun elektronik) pada sistem lama diatur dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu disederhanakan dalam satu peraturan yang memuat 8 (delapan) komponen substansi yakni jenis naskah dinas; penyusunan naskah dinas; ketentuan dan kewenangan penandatanganan naskah dinas; tata naskah dan non tata naskah; tata kearsipan; penggunaan lambang negara, lambang dan logo Kementerian Perhubungan; tata ruang kantor; dan tata cara tetap pelaksanaan perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah dinas. Dalam melaksanakan kegiatan tersebut di atas, faktor penting yang turut menentukan kelancaran ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Berkaitan dengan hal tersebut, dalam ketentuan ini diatur pula mengenai Tata Ruang Kantor guna membantu pimpinan dalam mengarahkan susunan dan tata letak serta peralatan kantor sebagai tempat kegiatan pelaksanaan administrasi perkantoran.
Beberapa ciri penting yang dimuat dalam Sistem Administrasi Perkantoran Kementerian Perhubungan yakni dapat dilaksanakan secara terpusat serta dapat dilimpahkan kewenangannya
sesuai kondisi unit organisasi, menggunakan tata naskah dalam pengendalian surat menyurat dan menerapkan pendekatan manajemen modern dalam pelaksanaannya. Perubahan terhadap Sistem Administrasi Perkantoran didasarkan pada perkembangan teknologi informasi yang mempengaruhi pelaksanaan tugas Administrasi Perkantoran di lingkungan Kementerian Perhubungan menuju kearah efektifitas dan efisiensi Sistem Admnistrasi Perkantoran.
2. Maksud dan Tujuan Sistem Administrasi Perkantoran Kementerian Perhubungan disusun dengan maksud untuk digunakan sebagai pedoman bagi seluruh unit kerja di lingkungan Kementerian Perhubungan dan bertujuan untuk :
a. Keseragaman dan keterpaduan dalam penyelenggaraan kegiatan penataan surat-menyurat;
b. Mewujudkan tertib administrasi umum yang berdayaguna dan berhasil guna;
c. Kelancaran komunikasi kedinasan di lingkungan interen dan eksteren Kementerian Perhubungan;
d. Menjamin keamanan, keutuhan dan kerahasiaan bahan-bahan berupa dokumen-dokumen negara atau kedinasan;
e. Terciptanya penataan ruang perkantoran dan peralatan yang berdayaguna dalam mendukung pelaksanaan pekerjaan;
f. Mempermudah pengawasan dalam pengelolaan informasi tertulis.
3. Azas-Azas
a. Azas Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa INDONESIA yang baik, benar, dan lugas.
b. Azas Keamanan Pada dasarnya semua surat dinas bersifat tertutup, sehingga kerahasiaan isinya harus tetap terjaga. Informasi hanya dapat
diberikan kepada pihak-pihak yang berwenang atau berkepentingan (baik secara tertulis maupun secara lisan).
c. Azas Pembakuan Surat dinas diproses dan disusun menurut tata cara serta bentuk yang telah ditetapkan. Di dalam petunjuk teknis tata cara dan bentuk- bentuk yang sifatnya menyeluruh dibakukan dengan tetap memperlihatkan kegiatan yang bersifat khusus.
d. Azas Keterpaduan Tata persuratan pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan administrasi perkantoran pada umumnya dan administrasi kearsipan pada khususnya. Dengan demikian seluruh kegiatan tata persuratan merupakan bagian integral dari tata laksana perkantoran dan kearsipan di lingkungan Kementerian Perhubungan.
e. Azas Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi unit kerja, Tata Naskah Dinas harus dapat diselesaikan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, serta kecepatan penyampaian dan distribusi.
f. Azas Pertanggungjawaban Secara administrasi, dinas harus dipertanggungjawabkan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, keabsahan dan kearsipan.
4. Ruang Lingkup Sistem Administrasi Perkantoran Kementerian Perhubungan mencakup materi yang ruang lingkupnya difokuskan pada aspek dinamis, yakni keseluruhan proses kegiatan pengolahan dan penataan naskah dinas, baik sebagai sumber informasi tertulis maupun sebagai sarana atau media komunikasi kedinasan, dengan lingkup pengaturan meliputi naskah dinas, tata naskah dan tata non tata naskah, Tata Kearsipan; penggunaan lambang negara, lambang dan logo kementerian perhubungan, tata ruang perkantoran; dan tata cara tetap pelaksanaan perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah dinas.
5. Pengertian Umum
a. Unit organisasi di lingkungan Kementerian Perhubungan adalah Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal, dan Badan-Badan.
b. Unit Kerja di Lingkungan Kementrian Perhubungan terdiri atas Biro- Biro, Pusat-Pusat, Direktorat-Direktorat, Mahkamah Pelayaran, Sekretariat Komite Nasional Keselamatan Transportasi, Unit Pelaksana Teknis Direktorat Jenderal, Unit Pelaksana Teknis Badan- Badan, serta Atase Perhubungan.
c. Kantor adalah tempat penyelenggaraan kegiatan pelayanan administrasi dan informasi atau tempat kegiatan kedinasan dilaksanakan.
d. Unit Pelaksana Teknis (UPT) adalah unit pelaksana teknis yang berada di bawah Direktorat Jenderal dan Badan.
e. Tata Usaha adalah proses kegiatan perkantoran yang berkaitan dengan penanganan informasi secara tertulis meliputi pengelolaan dan pengolahan informasi dengan dukungan tata kerja atau prosedur.
f. Arsip Kementerian Perhubungan adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh setiap un-it kerja di lingkungan Kementerian Perhubungan dalam bentuk apapun yang mempunyai nilai guna, baik tunggal maupun kelompok, dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi Kementerian Perhubungan.
g. Dossier adalah kelompok arsip yang mempunyai kesamaan masalah.
h. Tata Naskah selanjutnya disingkat Takah adalah suatu kegiatan administrasi dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua naskah dinas mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
i. Naskah adalah segala macam tulisan dalam bentuk surat atau kumpulan surat, brosur, gambar, dan lain-lain yang berhubungan dengan penyelesaian persoalan.
j. Cap Dinas adalah tanda pengenal resmi yang diterakan diatas naskah dinas pada unit organisasi yang berdiri sendiri di lingkungan Kementerian Perhubungan.
k. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan Peraturan Perundang- Undangan.
l. Lambang Kementerian Perhubungan adalah gambar atau tanda sebagai pengikat batin dan kesatuan jiwa seluruh aparatur Perhubungan serta merupakan pengejawantahan keluhuran misi Kementerian Perhubungan dalam keikutsertaan mewujudkan cita- cita bangsa dan negara.
m. Logo Kementerian Perhubungan adalah suatu bentuk simbolis yang menggambarkan ciri khas tugas dan fungsi Kementerian Perhubungan.
6. Sistematika Sistem Administrasi Perkantoran Kementerian Perhubungan terdiri dari 9 (sembilan) bab sebagai berikut: