Dalam Peraturan Menteri Pertahanan ini, yang dimaksud dengan :
1. Kodifikasi adalah proses mengkaji materiil, membandingkan dengan materiil lain yang karakteristiknya sama dan MENETAPKAN nomor barang.
2. Sistem Nomor Sediaan Nasional (NSN) adalah nomor kode materiil yang ditetapkan Puskod Dephan yang bersifat unik terdiri atas 13 digit numerik.
3. Kodifikasi sistem NSN adalah suatu sistem manajemen perbekalan dengan cara memberikan kode yang spesifik dan unik yang bersifat seragam dan universal bagi materiil/bekal sehingga dapat dikomunikasikan ke seluruh pengguna katalog di dalam negeri dan di luar negeri.
4. Katalogisasi adalah suatu rangkaian proses melalui tahap-tahap kegiatan mulai dari penentuan nama materiil, identifikasi materiil, klasifikasi materiil, sampai dengan menentukan kodifikasi materiil yang spesifik, sehingga diperoleh suatu identitas materiil yang unik sesuai dengan ketentuan yang berlaku di dalam Sistem NSN dengan tujuan untuk membentuk dan menyelenggarakan bahasa pembekalan materiil yang seragam dan berlaku umum dalam sistem kodifikasi materiil pertahanan.
5. Kataloger adalah personel pegawai negeri (anggota TNI dan PNS) yang melaksanakan tugas sebagai pengelola sistem kodifikasi materiil pertahanan berlandaskan pada sistem NSN dengan latar belakang
pendidikan, dan latihan serta pengalaman yang memadai sehingga dapat melaksanakan tugasnya dengan mahir (profesional) sesuai dengan tingkatan yang disandangnya.
6. Materiil Bekal adalah materiil yang telah dikatalogkan dan telah diberi NSN serta selanjutnya didistribusikan kepada Pembina materiil dan atau Pabrikan dan satuan-satuan yang membutuhkannya, dapat terdiri atas materiil produksi tunggal atau lebih (dikenali dalam bentuk dan fungsi serta tempat materiil tersebut terpasang/melekat), dan atau hasil modifikasi/perbaikan.
7. Materiil pertahanan adalah barang atau peralatan yang menjadi persediaan yang ada di gudang dan atau materiil yang terpasang pada peralatan maupun barang atau peralatan yang akan masuk ke dalam sistem pengendalian persediaan materiil pertahanan.
8. Materiil adalah bagian dari kekayaan negara yang merupakan satuan- satuan tertentu yang dapat dihitung, diukur dan atau ditimbang dan dinilai yang diperlukan untuk pembekalan, pemeliharaan dan dukungan bagi kegiatan Dephan dan TNI baik untuk kepentingan operasi maupun kepentingan administrasi dalam rangka mendukung pertahanan negara.
9. Pelaksana Kodifikasi Materiil adalah satuan kerja (satker) pembina materiil di Departemen Pertahanan, Mabes TNI, Angkatan dan atau Pabrikan, yang diberi tugas dan kewajiban serta wewenang dan tanggung jawab menyelenggarakan kegiatan kodifikasi materiil.
10. Pengguna Kodifikasi Materiil (katalog materiil) adalah satuan kerja (satker) pembina materiil di Departemen Pertahanan, Mabes TNI, Angkatan dan atau pabrikan, yang menggunakan/memanfaatkan hasil kodifikasi materiil dalam rangka pengelolaan logistik pertahanan.
11. Pabrikan adalah suatu badan, individual, perusahaan, firma, korporasi atau kegiatan badan pemerintah yang MENETAPKAN karakteristik, desain dari produksi barang dengan bantuan gambar teknis, spesifikasi, dan pengawasan produk.
12. Distributor/Pemasok adalah penyedia materiil/barang yang memasok/ menyediakan materiil pertahanan dalam proses pengadaan untuk kebutuhan pertahanan negara.
13. Katalog materiil adalah hasil dari proses katalogisasi yang merupakan suatu daftar materiil yang disusun menurut ketentuan NSN.
14. National Codification Bureau (NCB) adalah Badan Kodifikasi Nasional disuatu negara yang diberi wewenang oleh Badan Kodifikasi
Internasional sebagai penghubung antar sesama NCB dan antara NCB dengan Badan Kodifikasi Internasional, bertanggungjawab atas pengelolaan data kodifikasi nasional dan bertindak sebagai pusat pertukaran data kodifikasi materiil.
15. Pembina Materiil adalah Pejabat yang berwenang melaksanakan pembinaan materiil yang meliputi segala usaha, pekerjaan dan kegiatan kodifikasi materiil tentang perencanaan, pengorganisasian, pengerahan, pengendalian dan pengawasan terhadap daur hidup materiil di lingkungan Dephan dan TNI.
16. Kode Pabrik (CAGE/Commercial and Government Entity) adalah nomor yang khas terdiri atas 5 digit numerik atau gabungan alpha numerik (contoh: 0000 Z ) yang ditetapkan Puskod Dephan bagi industri pertahanan (perusahaan, pabrik dan distributor).
17. Logistik Pertahanan adalah proses dan kegiatan manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian dan pengawasan untuk seluruh fungsi logistik pertahanan yang bulat, utuh, terpadu dan terarah dalam mengusahakan persediaan serta berdaya guna dalam pengerahan materiil, fasilitas dan jasa secara tepat agar fungsi pertahanan dapat diselenggarakan secara efektif dan efisien.
18. Permanent System Control Number (PSCN) adalah kode yang ditetapkan oleh NCB yang bersifat sementara berupa 13 digit alpha numerik.
Penyelenggaraan Kodifikasi Materiil dilaksanakan dengan memperhatikan asas- asas :
a. manfaat, yaitu kodifikasi materiil pertahanan diselenggarakan guna mendukung fungsi-fungsi pembinaan materiil sepanjang daur hidupnya, sehingga tercapai pembinaan materiil yang berdaya guna dan berhasil guna;
b. terpadu, yaitu kodifikasi materiil pertahanan diselenggarakan secara terpadu dalam tataran wewenang dan tanggung jawab penyelenggara dan para pelaksana kodifikasi materiil pertahanan;
c. handal, yaitu hasil kodifikasi materiil pertahanan, berupa katalog materiil yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan rumusan yang jelas dan benar, mudah dimengerti, dan dapat digunakan secara tepat guna;
d. terarah, yaitu kodifikasi materiil diarahkan pada pencapaian pelaksanaan tugas pokok;
e. ketelitian, yaitu kodifikasi materiil harus teliti dan cermat agar pertanggungjawaban dapat diberikan dengan cepat untuk tertib administrasi;
f. berlanjut, yaitu kodifikasi materiil sistem NSN harus menjamin kelancaran dan kemampuan untuk kegiatan pembinaan materiil secara berlanjut dan berkesinambungan sehingga dapat mendukung satuan operasional secara optimal;
g. ketepatan, yaitu kodifikasi materiil harus dapat menjamin ketepatan data dan informasi materiil untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan, maupun operasional materiil pertahanan;
h. penghematan, yaitu semua kekayaan negara harus diperlakukan secara hemat dengan skala prioritas sesuai dengan Binmat, sehingga dapat dicegah pemborosan, dan harus diusahakan agar usia pakai materiil dapat berlangsung lebih lama;
i. mudah beradaptasi (Adaptability), yaitu kodifikasi materiil sistem NSN dapat menyesuaikan dengan berbagai macam sistem yang ada dalam kebutuhan manajemen logistik, mulai dari proses perencanaan, pengadaan awal, pembekalan ulang, pemeliharaan, sampai pada proses penghapusan materiil bekal;
j. kompatibel (Compatability), yaitu kodifikasi materiil sistem NSN dapat diproses, direkam dan dikirim secara manual maupun elektronik sesuai kemajuan teknologi informasi;
k. sederhana (Simplicity), yaitu kodifikasi materiil sistem NSN dapat diaplikasikan tanpa melakukan modifikasi terhadap semua barang, mudah dikenali, luwes dan mudah pemeliharaannya;
l. seragam (Uniformity), yaitu kodifikasi materiil sistem NSN dalam struktur dan komposisi yang seragam, dengan menganut 13 digit yang mudah dikenal dan dianut oleh banyak negara;
m. legalitas, yaitu kodifikasi materiil sistem NSN telah berlaku dan diakui oleh negara-negara anggota NATO dan Non NATO, yang tergabung dalam organisasi kodifikasi internasional (NAMSA); dan
n. terpusat, yaitu perencanaan, pengendalian dan pembinaan kodifikasi materiil sistem NSN secara terpusat di Puskod Dephan dan dalam pelaksanaannya dikoordinasikan dengan pembina materiil TNI dan Angkatan serta pabrikan.
Penyelenggaraan Kodifikasi Materiil Sistem NSN dilaksanakan dengan menganut prinsip-prinsip :
a. dapat dikembangkan, yaitu kodifikasi materiil sistem NSN dapat dikembangkan lebih dari 9.999.999 jenis materiil bekal yang berbeda- beda di dalam satu negara (NCB);
b. seragam, yaitu satu barang dikodifikasi dengan satu nomor identitas (NSN);
c. bahasa Perbekalan yang tunggal, yaitu metode kodifikasi yang digunakan adalah satu buku pedoman kodifikasi yang berlaku universal;
d. dapat saling dipertukarkan, yaitu kodifikasi materiil sistem NSN dapat membantu terselenggaranya sistem saling tukar menukar informasi data materiil antara jenis materiil yang mempunyai fungsi sama;
e. terpadu, yaitu kodifikasi materiil sistem NSN dapat mempermudah pelaksanaan standardisasi materiil; dan
f. keterkaitan dan harmonis, yaitu kodifikasi materiil sistem NSN dapat mendukung pelaksanaan sistem logistik terpadu, bahasa pembekalan bersama (common supply language), serta membina hubungan kerja sama antara pabrikan, pemasok dan pengguna materiil pertahanan.
Proses penyelenggaraan Kodifikasi materiil terdiri atas :
a. penentuan kebijakan, dimulai dari proses pengumpulan dan pengolahan data materiil yang menjadi bekal persediaan materiil pertahanan, untuk selanjutnya dijadikan bahan dasar perumusan dan penentuan kebijakan penyelenggaraan kodifikasi materiil pertahanan;
b. penyusunan rencana kerja dan program kegiatan, berdasarkan kebijakan yang ditetapkan oleh Pusat Kodifikasi Dephan, para pembina dan satuan pemakai materiil pertahanan menjabarkan penyelenggaraan kodifikasi materiil sesuai tataran, wewenang dan tanggung jawab masing-masing, untuk kemudian disusun dalam rencana kerja dan program kegiatan kodifikasi materiil pertahanan;
c. perumusan Kodifikasi materiil, dimulai dari pengumpulan data materiil, pengolahan data sesuai ketentuan kodifikasi materiil sistem NSN, penetapan NSN, dan menyusun katalog materiil berupa Publikasi Katalog Materiil, dengan urutan kegiatan sebagai berikut :
1. penentuan Nama Baku materiil, proses penentuan nama dan/atau sebutan baku yang jelas dan tunggal bagi satu materiil dengan menggunakan bahasa yang komunikatif untuk menghindari kekeliruan sebutan atas materiil yang sama walaupun berasal dari sumber yang berlainan;
2. klasifikasi, proses penetapan grup dan klas materiil dengan mempertimbangkan hubungan karakteristik maupun fungsinya antara materiil satu dengan lainnya ke dalam grup dan klas serta penggunaan nomor kode yang tepat;
3. identifikasi, penetapan karakteristik suatu materiil/barang bekal sesuai ketentuan NSN, yang menjelaskan spesifikasi teknis, ciri-ciri khusus, sifat-sifat, bahan, gambar atau sketsa materiil serta manajemen data materiil, dengan maksud untuk membedakan antara materiil yang satu dengan materiil lainnya; dan
4. penetapan NSN, penetapan kode/nomor identitas materiil bekal yang unik untuk setiap materiil bekal yang telah diidentifikasi sesuai ketentuan sistem NSN dan materiil bekal dimaksud diberikan identitas dengan metode 13 digit Numerik dengan struktur sebagaimana, tercantum dalam Lampiran ”I” Peraturan Menteri ini.
d. penetapan Permanent System Control Number (PSCN) yaitu Penetapan kode sementara (PSCN) bagi materiil bekal yang berasal dari Luar negeri, tetapi belum memiliki/ditemukan NSN dari negara asalnya karena keterbatasan dokumen pendukung materiil bekal tersebut, sehingga kode ini bersifat sementara dan bila NSN dari negara asalnya telah diketahui maka PSCN dinyatakan tidak berlaku lagi, dan struktur PSCN sebagaimana tercantum dalam Lampiran ”II” Peraturan Menteri ini;
e. publikasi katalog merupakan hasil kodifikasi materiil pertahanan yang berupa hardcopy, softcopy disebarluaskan sebagai informasi data materiil pertahanan dan dapat digunakan sebagai rujukan dalam rangka pembinaan materiil pertahanan; dan
f. penetapan Kode Pabrik dilaksanakan oleh Pusat Kodifikasi Dephan dengan MENETAPKAN Nomor Kode Pabrik (CAGE/Commercial and Government Entity) bagi pabrikan, BUMN/BUMNIS, swasta Nasional, badan pemerintah, distributor utama dengan syarat badan tersebut sebagai penentu desain produk dan Struktur CAGE sebagaimana tercantum dalam Lampiran ”III” Peraturan Menteri ini.
Peraturan Menteri Pertahanan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri Pertahanan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 8 Oktober 2008 MENTERI PERTAHANAN
JUWONO SUDARSONO
Diundangkan di Jakarta pada tanggal 29 Oktober 2008 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
ANDI MATALATTA
LAMPIRAN ”I” PERMENHAN
NOMOR : 18 TAHUN 2008
Tanggal : 8 Oktober 2008
STRUKTUR NOMOR SEDIAAN NASIONAL (NSN)
XXXX 45 XXXXXXX
Nomor urut identifikasi Materiil
Nomor kode negara
Nomor grup dan klas
Keterangan :
1. Digit pertama hingga keempat menunjukan grup dan klas;
2. Digit kelima dan keenam menunjukan kode negara yang pertama kali mengidentifikasi dan memberikan kodifikasi materiil bekal (45 kode INDONESIA);
3. Digit ketujuh hingga ketiga belas menunjukan nomor urut identifikasi materiil;
4. Contoh Nomor Sediaan Nasional (NSN);
NSN Screws Hardware (Buatan Pabrikan INDONESIA) adalah
5305-45-1234567
Penjelasan :
53 : Group Hardware & Abrasive 05
: Kelas Screws 45
: NCB INDONESIA
1234567 : Nomor Identifikasi Barang/Item Identification Number (IIN) di Puskod Dephan 45-1234567 : Nomor Identifikasi Barang secara Nasional/National Item Identification Number(NIIN)
MENTERI PERTAHANAN
JUWONO SUDARSONO
STRUKTUR PERMANENT SYSTEM CONTROL NUMBER (PSCN)
Nomor Urut pencatatan pada buku induk oleh Puskod Dephan
Selalu huruf/Alfabetic yang ditetapkan Puskod
Selalu huruf P (Kode Standar) yang ditetapkan Puskod Dephan
Kode Biro Kodifikasi Nasional (NCB) dinyatakan dengan angka 45 (Kode NCB-INDONESIA)
Klasifikasi grup materiil, dinyatakan dengan angka (Numeric)
Grup materiil, dinyatakan dengan angka (Numeric)
Contoh :
5 3 0 5 - 45 - PAA - 0001 sampai dengan XXXX - 45 - PZZ - 9999 (akhir nomor kode sementara)
5 3 0 5 4 5 P A A 0 0 0 1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
MENTERI PERTAHANAN
JUWONO SUDARSONO LAMPIRAN ”II” PERMENHAN NOMOR : 18 TAHUN 2008 Tanggal : 8 Oktober 2008
STRUKTUR NOMOR KODE PABRIK (CAGE)
0000 Z Kode diberikan NAMSA
Nomor Urut pencatatan/pendaftaran berupa 4 digit numerik
Contoh :
0001Z = Kode Pabrik PT. Dirgantara INDONESIA 0005Z = Kode Pabrik PT. LEN Industri 0006Z = Kode Pabrik PT. Pindad
MENTERI PERTAHANAN
JUWONO SUDARSONO LAMPIRAN ”III” PERMENHAN NOMOR : 18 TAHUN 2008 Tanggal : 8 Oktober 2008
ALUR PROSES PENYELENGGARAAN KODIFIKASI MATERIIL PERTAHANAN
PROSES UNIT ORGANISASI
KEGIATAN PUSKOD DEPHAN/ MABES TNI ANGKATAN/ INSTANSI PENENTUAN PERUMUSAN KEBIJAKAN
KEBIJAKAN PENENTUAN KEBIJAKAN
PENYUSUNAN
PENJABARAN KEBIJAKAN RENCANA KERJA PROGRAM KEGIATAN
PENYUSUNAN RENJA PROGGIAT
PENGUMPULAN DATA
PERUMUSAN DAN PENGOLAHAN DATA
PENGESAHAN
PERUMUSAN KODIFIKASI
PENGESAHAN KODIFIKASI
PENYUSUNAN DATA
MERUMUSKAN PUBLIKASI PUBLIKASI PRODUKSI PUBLIKASI
DISTRIBUSI
PENGENDALI PELAKSANAAN KODIFIKASI PENERAPAN & PEMANFAATAN
PELAPORAN
EVALUASI HASIL KODIFIKASI EVALUASI DAN EVALUASI PENERAPAN SISTEM KODIFIKASI PENGEMBANGAN
EVALUASI PEMANFAATAN PUBLIKASI
PENGEMBANGAN SISTEM KODIFIKASI
Keterangan :
Garis koordinasi
MENTERI PERTAHANAN
JUWONO SUDARSONO LAMPIRAN ”IV” PERMENHAN NOMOR : 18 TAHUN 2008 Tanggal : 8 Oktober 2008