Dalam Peraturan Menteri Pertahanan ini yang dimaksudkan dengan :
1. Organisasi adalah suatu badan yang terdiri dari kumpulan manusia dan alat peralatan yang disusun dalam hubungan kerja sama sedemikian rupa dan dengan menggunakan suatu tata kerja, sehingga dapat melaksanakan suatu tugas pokok tertentu dalam rangka mencapai suatu tujuan secara berhasil dan berdaya guna.
2. Satuan Kerja/Sub Satuan Kerja Dephan adalah satuan di lingkungan Dephan yang menyelenggarakan kegiatan administrasi ketatausahaan dan kerumahtanggaan bagi satuan masing-masing, meliputi pengurusan administrasi umum, administrasi pegawai, administrasi materiil dan administrasi keuangan yang menjadi tanggung jawab pimpinan satuan tersebut.
3. Penulisan singkatan Satker/Sub Satker Dephan adalah untuk penomoran dalam naskah dinas di lingkungan Dephan meliputi :
a. Satker 1) Sekretariat Jenderal (SETJEN);
2) Inspektorat Jenderal (ITJEN);
3) Ditjen Strahan Dephan (DJSTRA);
4) Ditjen Renhan Dephan (DJREN);
5) Ditjen Pothan Dephan (DJPOT);
6) Ditjen Kuathan Dephan (DJKUAT);
7) Ditjen Ranahan Dephan (DJRANA);
8) Badan Litbang Dephan (BALITBANG);
9) Badan Diklat Dephan (BADIKLAT);
10) Pusat Data dan Informasi Dephan (PUSDATIN);
11) Pusat Keuangan Dephan (PUSKU);
12) Pusat Kodifikasi Dephan (PUSKOD);
13) Pusat Rehabilitasi (PUSREHAB);
b. Sub Satker 1) Biro TU Setjen Dephan (ROTU);
2) Biro Kepegawaian Setjen Dephan (ROPEG);
3) Biro Humas Setjen Dephan (ROHUMAS);
4) Biro Hukum Setjen Dephan (ROKUM);
5) Biro Perencanaan Setjen Dephan (ROREN);
6) Biro Umum Setjen Dephan (ROUM);
7) Pusdiklat Bahasa Badiklat Dephan (PUSBASA);
8) Pusdiklat Jemenhan Badiklat Dephan (PUSJEMEN);
9) Pusdiklat Tekfunghan Badiklat Dephan (PTFH).
4. Administrasi Umum Dephan yang selanjutnya disingkat Minu Dephan adalah semua pekerjaan, kegiatan dan prosedur administrasi yang meliputi tata cara tulisan dinas, penamaan lembaga/satuan, ejaan, singkatan dan akronim, surat menyurat dinas, tata naskah dinas,formulir di lingkungan Dephan yang dilakukan secara teratur dan terarah dalam rangka pelaksanaan tugas pokok Dephan.
5. Naskah dinas adalah semua tulisan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Dephan dalam rangka melaksanakan tugas/kegiatan di bidang masing-masing dan disusun menurut aturan yang telah ditetapkan.
6. Tata Naskah Dinas adalah suatu sistem pengelolaan naskah dinas yang mencakup pengolahan, pengendalian/pengamanan, pemeliharaan dan penyajian serta penyelamatan informasi mengenai permasalahan tertentu di dalam suatu berkas yang disusun secara kronologis.
7. Komunikasi Intern adalah hubungan kedinasan yang dilakukan antar unit kerja dalam struktur organisasi Dephan, baik antar-unit kerja secara vertikal maupun horizontal.
8. Komunikasi Ekstern adalah hubungan kedinasan yang dilakukan oleh Dephan dengan pihak lain di luar lingkungan Dephan.
9. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatan yang diembannya.
10. Naskah Khusus adalah naskah dinas dengan format dan keabsahan yang diatur secara khusus untuk memenuhi persyaratan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
11. Lambang Negara adalah lambang negara berbentuk gambar burung Garuda Pancasila sesuai dengan PERATURAN PEMERINTAH No. 66 Tahun 1951 jo No. 43 Tahun 1958.
12. Tanda Tangan adalah nama yang dituliskan secara khas dengan tangan oleh orang itu sendiri.
13. Paraf adalah kependekan tanda tangan.
14. Tajuk Tanda Tangan adalah kelompok tulisan pada bagian penutup suatu naskah dinas yang memuat nama jabatan yang dirangkaikan dengan nama kesatuan yang dipimpin, nama pejabat yang menandatangani naskah dinas dan pangkat/gol/ NRP/NIP yang bersangkutan.
15. Penandatanganan adalah pencantuman tanda tangan bagi pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas.
16. Spesimen tanda tangan/paraf adalah contoh tanda tangan/paraf pejabat tertentu.
17. Cap dinas adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatan dan/atau instansi yang digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku, dibubuhkan pada ruang tanda tangan.
18. Naskah Asli adalah naskah yang ditandatangani langsung oleh pejabat yang berwenang.
19. Salinan Naskah adalah tembusan yang dibuat tidak bersama-sama dengan aslinya, yang ditandatangani oleh pejabat yang diberi wewenang menyalin naskah dinas asli, dan dinyatakan bahwa salinan sesuai dengan aslinya.
20. Kutipan/Petikan naskah adalah lembaran yang merupakan salinan tetapi tidak mengutip seluruh isi, melainkan mengutip bagian yang penting dari naskah dinas aslinya, yang ditandatangani oleh pejabat yang diberi wewenang mengutip naskah dinas asli.
21. Tembusan adalah lembaran kedua, ketiga, dan seterusnya, yang dibuat bersama sekaligus dengan naskah dinas aslinya, ditandatangani dan diberi cap dinas yang selanjutnya disampaikan kepada pejabat terkait yang perlu mengetahui.
22. Daftar Distribusi adalah daftar susunan jabatan yang dibuat oleh Kepala Sekretariat atau pejabat di bidang Minu, untuk digunakan sebagai pedoman pendistribusian tulisan dinas.
23. Autentikasi adalah pernyataan keabsahan suatu naskah dinas bentuk Peraturan sebelum digandakan dan didistribusikan secara sah sesuai dengan alamat yang telah ditentukan, telah dicatat dan diteliti oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang Minu Dephan yang ditandai dengan penandatanganan oleh pihak yang berwenang dan cap jabatan yang sah.
24. Bagian Umum/Bagian TU/Subbag TU/Subbag Minro adalah bagian dari Satker/ Sub Satker yang menyelenggarakan kegiatan administrasi, baik administrasi personel, administrasi materiil, administrasi keuangan, dan administrasi umum.
25. Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol (huruf) yang digunakan dalam naskah dinas.
26. Lampiran adalah lembaran tambahan yang digunakan untuk memberikan keterangan uraian lanjutan atas naskah dinas induk.
27. Garis pemisah adalah garis yang digunakan untuk memisahkan suatu kelompok kata dengan kelompok kata dibawahnya, misalnya garis pemisah khusus untuk ST dibuat sepanjang garis mulai dari tepi kiri sampai tepi kanan atas.
28. Garis penutup adalah garis yang digunakan untuk menutup kelompok kata sehingga kata-kata tersebut merupakan suatu bagian tersendiri, misalnya garis yang terdapat dibawah petunjuk naskah dinas disudut kanan suatu naskah dinas dan diakhir tembusan, jarak antara garis dengan baris terakhir kata-kata tersebut setengah enter ukuran single dan panjang garis sama dengan baris terpanjang dari kelompok kata.
29. Menteri adalah Menteri Pertahanan.
Dalam setiap penyelenggaraan administrasi umum perlu memperhatikan asas- asas sebagai berikut :
a. tanggung jawab artinya semua penyelenggaraan kegiatan administrasi umum harus menunjukkan siapa yang bertanggung jawab, yang dapat dilihat pada kop dan tajuk tanda tangan naskah dinas dan pejabat terendah meliputi Kabag Um/Kabag TU/Kasubbag Minu/Kasubbag Minro/Kasubbag TU Satker/ Sub Satker;
b. keamanan artinya semua naskah dinas Dephan mempunyai tingkat keamanan tertentu yang dinyatakan dengan klasifikasi, sehingga perlakuan terhadap naskah dinas harus disesuaikan dengan tingkat keamanannya, tanpa adanya wewenang yang sah, Kabag Um/Kabag TU/Kasubbag Minu/Kasubbag Minro/ Kasubbag TU Satker/ Sub Satker tidak dibenarkan untuk menyampaikan isi naskah dinas kepada yang tidak berhak, baik secara tertulis maupun lisan;
c. saluran administrasi artinya pelaksanaan Minu hendaknya mengikuti saluran administrasi yang telah ditetapkan, sehingga seluruh proses dapat diselesaikan lebih cepat dengan memperhatikan pengawasan serta pengendalian, dan hasilnyapun dapat lebih dipertanggungjawabkan;
d. berkesinambungan artinya seluruh kegiatan Minu pada dasarnya merupakan suatu proses yang berkesinambungan, dan saling berhubungan erat, serta dituntut adanya kerapian disertai penataan yang tertib dan teratur, sehingga memudahkan pengambilan keputusan;
e. kecepatan artinya semua kegiatan Minu harus dapat diselesaikan tepat pada waktunya, penyelesaian dan penyampaian naskah dinas dinyatakan dengan derajat; dan
f. sederhana artinya naskah dinas diharapkan dibuat sederhana, singkat dan padat dengan kalimat yang seefektif dan seefisien mungkin namun tidak mengubah arti.
Maksud dari Peraturan Menteri ini sebagai pedoman bagi seluruh pejabat di Dephan khususnya Kabag Um/Kabag TU/Kasubbag Minu/Kasubbag Minro/Kasubbag TU Satker/Sub Satker, dalam mengelola dan menata surat menyurat dengan tujuan :
a. keseragaman dan keterpaduan dalam penyelenggaraan kegiatan surat menyurat;
b. mewujudkan tertib administrasi umum yang tepat guna dan berhasil guna;
c. kelancaran komunikasi kedinasan baik di lingkungan intern dan ekstern Departemen Pertahanan;
d. menjamin keselamatan bahan-bahan bukti berupa dokumen-dokumen negara/ kedinasan;
e. terselenggaranya tugas pokok dengan baik dan lancar; dan
f. mencegah dan mengurangi terjadinya kesimpangsiuran, tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan dalam penyelenggaraan tata naskah dinas.
Ruang lingkup Peraturan Menteri ini meliputi kegiatan dalam penyelenggaraan tatacara naskah dinas, ejaan, singkatan dan akronim, surat menyurat dinas, tata naskah dan formulir.
Administrasi umum merupakan salah satu komponen dari sistem pembinaan di lingkungan Dephan, dan keberhasilan pembinaan ini sebagian ditentukan oleh penyelenggaraan administrasi umum yang tertib dan teratur sehingga dapat menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Departemen Pertahanan.
Peranan Minu Dephan yaitu :
a. mendukung pelaksanaan tugas pokok untuk mencapai tujuan organisasi;
b. menyediakan keterangan bagi Pimpinan guna pengambilan keputusan dan atau tindakan yang tepat; dan
c. membantu kelancaran perkembangan organisasi Dephan secara keseluruhan, karena erat kaitannya dalam penanganan dokumen yang merupakan sumber informasi dan keterangan.
Ciri administrasi umum yaitu :
a. bersifat dukungan guna memudahkan pekerjaan lain agar dapat berjalan sebagaimana mestinya;
b. diperlukan dan dilaksanakan di seluruh bagian organisasi;
c. dilaksanakan oleh semua personel dalam organisasi tanpa memandang tugas pokok personel yang bersangkutan;
d. menggunakan alat tulis kantor dan media rekam lainnya; dan
e. memerlukan ketelitian, kecermatan dan kecepatan.
Dalam Peraturan Menteri Pertahanan ini yang dimaksudkan dengan :
1. Organisasi adalah suatu badan yang terdiri dari kumpulan manusia dan alat peralatan yang disusun dalam hubungan kerja sama sedemikian rupa dan dengan menggunakan suatu tata kerja, sehingga dapat melaksanakan suatu tugas pokok tertentu dalam rangka mencapai suatu tujuan secara berhasil dan berdaya guna.
2. Satuan Kerja/Sub Satuan Kerja Dephan adalah satuan di lingkungan Dephan yang menyelenggarakan kegiatan administrasi ketatausahaan dan kerumahtanggaan bagi satuan masing-masing, meliputi pengurusan administrasi umum, administrasi pegawai, administrasi materiil dan administrasi keuangan yang menjadi tanggung jawab pimpinan satuan tersebut.
3. Penulisan singkatan Satker/Sub Satker Dephan adalah untuk penomoran dalam naskah dinas di lingkungan Dephan meliputi :
a. Satker 1) Sekretariat Jenderal (SETJEN);
2) Inspektorat Jenderal (ITJEN);
3) Ditjen Strahan Dephan (DJSTRA);
4) Ditjen Renhan Dephan (DJREN);
5) Ditjen Pothan Dephan (DJPOT);
6) Ditjen Kuathan Dephan (DJKUAT);
7) Ditjen Ranahan Dephan (DJRANA);
8) Badan Litbang Dephan (BALITBANG);
9) Badan Diklat Dephan (BADIKLAT);
10) Pusat Data dan Informasi Dephan (PUSDATIN);
11) Pusat Keuangan Dephan (PUSKU);
12) Pusat Kodifikasi Dephan (PUSKOD);
13) Pusat Rehabilitasi (PUSREHAB);
b. Sub Satker 1) Biro TU Setjen Dephan (ROTU);
2) Biro Kepegawaian Setjen Dephan (ROPEG);
3) Biro Humas Setjen Dephan (ROHUMAS);
4) Biro Hukum Setjen Dephan (ROKUM);
5) Biro Perencanaan Setjen Dephan (ROREN);
6) Biro Umum Setjen Dephan (ROUM);
7) Pusdiklat Bahasa Badiklat Dephan (PUSBASA);
8) Pusdiklat Jemenhan Badiklat Dephan (PUSJEMEN);
9) Pusdiklat Tekfunghan Badiklat Dephan (PTFH).
4. Administrasi Umum Dephan yang selanjutnya disingkat Minu Dephan adalah semua pekerjaan, kegiatan dan prosedur administrasi yang meliputi tata cara tulisan dinas, penamaan lembaga/satuan, ejaan, singkatan dan akronim, surat menyurat dinas, tata naskah dinas,formulir di lingkungan Dephan yang dilakukan secara teratur dan terarah dalam rangka pelaksanaan tugas pokok Dephan.
5. Naskah dinas adalah semua tulisan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Dephan dalam rangka melaksanakan tugas/kegiatan di bidang masing-masing dan disusun menurut aturan yang telah ditetapkan.
6. Tata Naskah Dinas adalah suatu sistem pengelolaan naskah dinas yang mencakup pengolahan, pengendalian/pengamanan, pemeliharaan dan penyajian serta penyelamatan informasi mengenai permasalahan tertentu di dalam suatu berkas yang disusun secara kronologis.
7. Komunikasi Intern adalah hubungan kedinasan yang dilakukan antar unit kerja dalam struktur organisasi Dephan, baik antar-unit kerja secara vertikal maupun horizontal.
8. Komunikasi Ekstern adalah hubungan kedinasan yang dilakukan oleh Dephan dengan pihak lain di luar lingkungan Dephan.
9. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatan yang diembannya.
10. Naskah Khusus adalah naskah dinas dengan format dan keabsahan yang diatur secara khusus untuk memenuhi persyaratan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
11. Lambang Negara adalah lambang negara berbentuk gambar burung Garuda Pancasila sesuai dengan PERATURAN PEMERINTAH No. 66 Tahun 1951 jo No. 43 Tahun 1958.
12. Tanda Tangan adalah nama yang dituliskan secara khas dengan tangan oleh orang itu sendiri.
13. Paraf adalah kependekan tanda tangan.
14. Tajuk Tanda Tangan adalah kelompok tulisan pada bagian penutup suatu naskah dinas yang memuat nama jabatan yang dirangkaikan dengan nama kesatuan yang dipimpin, nama pejabat yang menandatangani naskah dinas dan pangkat/gol/ NRP/NIP yang bersangkutan.
15. Penandatanganan adalah pencantuman tanda tangan bagi pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas.
16. Spesimen tanda tangan/paraf adalah contoh tanda tangan/paraf pejabat tertentu.
17. Cap dinas adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatan dan/atau instansi yang digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku, dibubuhkan pada ruang tanda tangan.
18. Naskah Asli adalah naskah yang ditandatangani langsung oleh pejabat yang berwenang.
19. Salinan Naskah adalah tembusan yang dibuat tidak bersama-sama dengan aslinya, yang ditandatangani oleh pejabat yang diberi wewenang menyalin naskah dinas asli, dan dinyatakan bahwa salinan sesuai dengan aslinya.
20. Kutipan/Petikan naskah adalah lembaran yang merupakan salinan tetapi tidak mengutip seluruh isi, melainkan mengutip bagian yang penting dari naskah dinas aslinya, yang ditandatangani oleh pejabat yang diberi wewenang mengutip naskah dinas asli.
21. Tembusan adalah lembaran kedua, ketiga, dan seterusnya, yang dibuat bersama sekaligus dengan naskah dinas aslinya, ditandatangani dan diberi cap dinas yang selanjutnya disampaikan kepada pejabat terkait yang perlu mengetahui.
22. Daftar Distribusi adalah daftar susunan jabatan yang dibuat oleh Kepala Sekretariat atau pejabat di bidang Minu, untuk digunakan sebagai pedoman pendistribusian tulisan dinas.
23. Autentikasi adalah pernyataan keabsahan suatu naskah dinas bentuk Peraturan sebelum digandakan dan didistribusikan secara sah sesuai dengan alamat yang telah ditentukan, telah dicatat dan diteliti oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang Minu Dephan yang ditandai dengan penandatanganan oleh pihak yang berwenang dan cap jabatan yang sah.
24. Bagian Umum/Bagian TU/Subbag TU/Subbag Minro adalah bagian dari Satker/ Sub Satker yang menyelenggarakan kegiatan administrasi, baik administrasi personel, administrasi materiil, administrasi keuangan, dan administrasi umum.
25. Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol (huruf) yang digunakan dalam naskah dinas.
26. Lampiran adalah lembaran tambahan yang digunakan untuk memberikan keterangan uraian lanjutan atas naskah dinas induk.
27. Garis pemisah adalah garis yang digunakan untuk memisahkan suatu kelompok kata dengan kelompok kata dibawahnya, misalnya garis pemisah khusus untuk ST dibuat sepanjang garis mulai dari tepi kiri sampai tepi kanan atas.
28. Garis penutup adalah garis yang digunakan untuk menutup kelompok kata sehingga kata-kata tersebut merupakan suatu bagian tersendiri, misalnya garis yang terdapat dibawah petunjuk naskah dinas disudut kanan suatu naskah dinas dan diakhir tembusan, jarak antara garis dengan baris terakhir kata-kata tersebut setengah enter ukuran single dan panjang garis sama dengan baris terpanjang dari kelompok kata.
29. Menteri adalah Menteri Pertahanan.
Dalam setiap penyelenggaraan administrasi umum perlu memperhatikan asas- asas sebagai berikut :
a. tanggung jawab artinya semua penyelenggaraan kegiatan administrasi umum harus menunjukkan siapa yang bertanggung jawab, yang dapat dilihat pada kop dan tajuk tanda tangan naskah dinas dan pejabat terendah meliputi Kabag Um/Kabag TU/Kasubbag Minu/Kasubbag Minro/Kasubbag TU Satker/ Sub Satker;
b. keamanan artinya semua naskah dinas Dephan mempunyai tingkat keamanan tertentu yang dinyatakan dengan klasifikasi, sehingga perlakuan terhadap naskah dinas harus disesuaikan dengan tingkat keamanannya, tanpa adanya wewenang yang sah, Kabag Um/Kabag TU/Kasubbag Minu/Kasubbag Minro/ Kasubbag TU Satker/ Sub Satker tidak dibenarkan untuk menyampaikan isi naskah dinas kepada yang tidak berhak, baik secara tertulis maupun lisan;
c. saluran administrasi artinya pelaksanaan Minu hendaknya mengikuti saluran administrasi yang telah ditetapkan, sehingga seluruh proses dapat diselesaikan lebih cepat dengan memperhatikan pengawasan serta pengendalian, dan hasilnyapun dapat lebih dipertanggungjawabkan;
d. berkesinambungan artinya seluruh kegiatan Minu pada dasarnya merupakan suatu proses yang berkesinambungan, dan saling berhubungan erat, serta dituntut adanya kerapian disertai penataan yang tertib dan teratur, sehingga memudahkan pengambilan keputusan;
e. kecepatan artinya semua kegiatan Minu harus dapat diselesaikan tepat pada waktunya, penyelesaian dan penyampaian naskah dinas dinyatakan dengan derajat; dan
f. sederhana artinya naskah dinas diharapkan dibuat sederhana, singkat dan padat dengan kalimat yang seefektif dan seefisien mungkin namun tidak mengubah arti.
Maksud dari Peraturan Menteri ini sebagai pedoman bagi seluruh pejabat di Dephan khususnya Kabag Um/Kabag TU/Kasubbag Minu/Kasubbag Minro/Kasubbag TU Satker/Sub Satker, dalam mengelola dan menata surat menyurat dengan tujuan :
a. keseragaman dan keterpaduan dalam penyelenggaraan kegiatan surat menyurat;
b. mewujudkan tertib administrasi umum yang tepat guna dan berhasil guna;
c. kelancaran komunikasi kedinasan baik di lingkungan intern dan ekstern Departemen Pertahanan;
d. menjamin keselamatan bahan-bahan bukti berupa dokumen-dokumen negara/ kedinasan;
e. terselenggaranya tugas pokok dengan baik dan lancar; dan
f. mencegah dan mengurangi terjadinya kesimpangsiuran, tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan dalam penyelenggaraan tata naskah dinas.
Pasal 4
Ruang lingkup Peraturan Menteri ini meliputi kegiatan dalam penyelenggaraan tatacara naskah dinas, ejaan, singkatan dan akronim, surat menyurat dinas, tata naskah dan formulir.
Administrasi umum merupakan salah satu komponen dari sistem pembinaan di lingkungan Dephan, dan keberhasilan pembinaan ini sebagian ditentukan oleh penyelenggaraan administrasi umum yang tertib dan teratur sehingga dapat menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Departemen Pertahanan.
Peranan Minu Dephan yaitu :
a. mendukung pelaksanaan tugas pokok untuk mencapai tujuan organisasi;
b. menyediakan keterangan bagi Pimpinan guna pengambilan keputusan dan atau tindakan yang tepat; dan
c. membantu kelancaran perkembangan organisasi Dephan secara keseluruhan, karena erat kaitannya dalam penanganan dokumen yang merupakan sumber informasi dan keterangan.
Ciri administrasi umum yaitu :
a. bersifat dukungan guna memudahkan pekerjaan lain agar dapat berjalan sebagaimana mestinya;
b. diperlukan dan dilaksanakan di seluruh bagian organisasi;
c. dilaksanakan oleh semua personel dalam organisasi tanpa memandang tugas pokok personel yang bersangkutan;
d. menggunakan alat tulis kantor dan media rekam lainnya; dan
e. memerlukan ketelitian, kecermatan dan kecepatan.
Dalam Minu Dephan naskah dinas terdiri dari :
a. Peraturan Menteri;
b. Peraturan Bersama;
c. Instruksi Menteri;
d. Peraturan Dirjen;
e. Keputusan;
f. Keputusan Bersama;
g. Petunjuk Pelaksanaan;
h. Petunjuk Teknis;
i. Prosedur Tetap;
j. Surat Perintah;
k. Surat Tugas;
l. Surat Perjalanan Dinas
m. Surat Edaran;
n. Pengumuman;
o. Surat Telegram;
p. Surat;
q. Nota Dinas;
r. Surat Pengantar;
s. Surat Keterangan;
t. Surat Kuasa;
u. Amanat/Sambutan;
v. Notulen;
w. Berita Acara;
x. Surat Izin;
y. Surat Jalan;
z. Sertifikat;
aa.
Ijazah/Surat Tanda Lulus Ujian;
bb.
Piagam Penghargaan;
cc.
Surat Undangan;
dd.
Surat Pernyataan;
ee.
Surat Izin Cuti;
ff.
Surat Cuti;
gg.
Laporan Pelaksanaan Tugas;
hh.
Telaahan Staf;
ii.
Kesepakatan Bersama;
jj.
Perjanjian Kerja Sama; dan kk.
Surat Berbahasa Inggris ll.
Ralat/Perubahan/Pencabutan.
Pasal 9
Bentuk Naskah Dinas yang tidak diatur dalam Minu Dephan dan tetap digunakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Dalam Minu Dephan naskah dinas terdiri dari :
a. Peraturan Menteri;
b. Peraturan Bersama;
c. Instruksi Menteri;
d. Peraturan Dirjen;
e. Keputusan;
f. Keputusan Bersama;
g. Petunjuk Pelaksanaan;
h. Petunjuk Teknis;
i. Prosedur Tetap;
j. Surat Perintah;
k. Surat Tugas;
l. Surat Perjalanan Dinas
m. Surat Edaran;
n. Pengumuman;
o. Surat Telegram;
p. Surat;
q. Nota Dinas;
r. Surat Pengantar;
s. Surat Keterangan;
t. Surat Kuasa;
u. Amanat/Sambutan;
v. Notulen;
w. Berita Acara;
x. Surat Izin;
y. Surat Jalan;
z. Sertifikat;
aa.
Ijazah/Surat Tanda Lulus Ujian;
bb.
Piagam Penghargaan;
cc.
Surat Undangan;
dd.
Surat Pernyataan;
ee.
Surat Izin Cuti;
ff.
Surat Cuti;
gg.
Laporan Pelaksanaan Tugas;
hh.
Telaahan Staf;
ii.
Kesepakatan Bersama;
jj.
Perjanjian Kerja Sama; dan kk.
Surat Berbahasa Inggris ll.
Ralat/Perubahan/Pencabutan.
Pasal 9
Bentuk Naskah Dinas yang tidak diatur dalam Minu Dephan dan tetap digunakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pasal 10
Pengelompokan jenis-jenis naskah dinas diatur sebagai berikut :
a. kelompok naskah dinas yang bersifat mengatur meliputi :
1. Peraturan Menteri; dan
2. Peraturan Bersama.
b. kelompok naskah dinas yang bersifat insidentil adalah Instruksi Menteri;
c. kelompok naskah dinas yang bersifat perumusan kebijakan teknis Peraturan Menteri adalah Peraturan Dirjen;
d. kelompok naskah dinas yang bersifat penetapan, meliputi :
1. Keputusan; dan
2. Keputusan Bersama.
e. kelompok naskah dinas yang bersifat bimbingan meliputi :
1. Petunjuk Pelaksanaan;
2. Petunjuk Teknis; dan
3. Prosedur Tetap;
f. kelompok naskah dinas yang bersifat perintah atau penugasan, meliputi :
1. Surat Perintah;
2. Surat Tugas; dan
3. Surat Perjalanan Dinas.
g. kelompok naskah dinas yang bersifat umum, meliputi :
1. Surat;
2. Nota Dinas;
3. Surat Pengantar;
4. Surat Keterangan;
5. Surat Pernyataan;
6. Surat Kuasa;
7. Amanat/Sambutan;
8. Notulen Rapat;
9. Surat Edaran;
10. Pengumuman;
11. Surat Telegram;
12. Berita Acara;
13. Surat Izin;
14. Surat Jalan;
15. Sertifikat;
16. Ijazah/Surat Tanda Lulus Ujian;
17. Piagam Penghargaan;
18. Surat Undangan;
19. Surat Izin Cuti; dan
20. Surat Cuti.
h. kelompok naskah dinas yang bersifat pelaporan, meliputi :
1. Laporan Pelaksanaan Tugas; dan
2. Telaahan Staf.
i. kelompok naskah dinas yang bersifat khusus, meliputi :
1. Kesepakatan Bersama;
2. Perjanjian Kerja Sama; dan
3. Surat Berbahasa Inggris.
Pengelompokan jenis-jenis naskah dinas diatur sebagai berikut :
a. kelompok naskah dinas yang bersifat mengatur meliputi :
1. Peraturan Menteri; dan
2. Peraturan Bersama.
b. kelompok naskah dinas yang bersifat insidentil adalah Instruksi Menteri;
c. kelompok naskah dinas yang bersifat perumusan kebijakan teknis Peraturan Menteri adalah Peraturan Dirjen;
d. kelompok naskah dinas yang bersifat penetapan, meliputi :
1. Keputusan; dan
2. Keputusan Bersama.
e. kelompok naskah dinas yang bersifat bimbingan meliputi :
1. Petunjuk Pelaksanaan;
2. Petunjuk Teknis; dan
3. Prosedur Tetap;
f. kelompok naskah dinas yang bersifat perintah atau penugasan, meliputi :
1. Surat Perintah;
2. Surat Tugas; dan
3. Surat Perjalanan Dinas.
g. kelompok naskah dinas yang bersifat umum, meliputi :
1. Surat;
2. Nota Dinas;
3. Surat Pengantar;
4. Surat Keterangan;
5. Surat Pernyataan;
6. Surat Kuasa;
7. Amanat/Sambutan;
8. Notulen Rapat;
9. Surat Edaran;
10. Pengumuman;
11. Surat Telegram;
12. Berita Acara;
13. Surat Izin;
14. Surat Jalan;
15. Sertifikat;
16. Ijazah/Surat Tanda Lulus Ujian;
17. Piagam Penghargaan;
18. Surat Undangan;
19. Surat Izin Cuti; dan
20. Surat Cuti.
h. kelompok naskah dinas yang bersifat pelaporan, meliputi :
1. Laporan Pelaksanaan Tugas; dan
2. Telaahan Staf.
i. kelompok naskah dinas yang bersifat khusus, meliputi :
1. Kesepakatan Bersama;
2. Perjanjian Kerja Sama; dan
3. Surat Berbahasa Inggris.
Setiap naskah dinas harus merupakan suatu kebulatan pikiran yang jelas, padat dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis, untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. ketelitian dalam bentuk, susunan, isi dan bahasa yang digunakan maupun cara pengetikan merupakan hal yang penting untuk setiap naskah dinas,
sehingga dapat dihindari kesalahan pengambilan keputusan oleh pimpinan;
b. naskah dinas harus terang dan jelas, sehingga setiap rumusan fakta dan argumentasi yang terdapat di dalam naskah dinas harus jelas dan tidak menimbulkan keragu-raguan ataupun tafsiran lain, sehingga perlu dihindarkan penggunaan kata-kata yang tidak lazim;
c. suatu gagasan yang lengkap harus dapat dirumuskan secara singkat dan padat dengan menggunakan kalimat efektif, yang tidak perlu ataupun kurang penting dapat dihilangkan;
d. naskah dinas harus mantik dan meyakinkan dalam penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan sistematik sehingga mampu meyakinkan penerima naskah dinas; dan
e. setiap naskah dinas harus disusun menurut aturan dan bentuk yang telah dibakukan sesuai dengan tujuan pembuatannya guna memperlancar penanganan dan petugas pun mempunyai pedoman yang pasti.
Setiap naskah dinas harus merupakan suatu kebulatan pikiran yang jelas, padat dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis, untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. ketelitian dalam bentuk, susunan, isi dan bahasa yang digunakan maupun cara pengetikan merupakan hal yang penting untuk setiap naskah dinas,
sehingga dapat dihindari kesalahan pengambilan keputusan oleh pimpinan;
b. naskah dinas harus terang dan jelas, sehingga setiap rumusan fakta dan argumentasi yang terdapat di dalam naskah dinas harus jelas dan tidak menimbulkan keragu-raguan ataupun tafsiran lain, sehingga perlu dihindarkan penggunaan kata-kata yang tidak lazim;
c. suatu gagasan yang lengkap harus dapat dirumuskan secara singkat dan padat dengan menggunakan kalimat efektif, yang tidak perlu ataupun kurang penting dapat dihilangkan;
d. naskah dinas harus mantik dan meyakinkan dalam penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan sistematik sehingga mampu meyakinkan penerima naskah dinas; dan
e. setiap naskah dinas harus disusun menurut aturan dan bentuk yang telah dibakukan sesuai dengan tujuan pembuatannya guna memperlancar penanganan dan petugas pun mempunyai pedoman yang pasti.
Pasal 12
Penggunaan Lambang Negara pada naskah dinas Dephan sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat resmi adalah sebagai berikut :
a. penggunaan lambang negara, antara lain untuk :
1. naskah dinas, amanat, sambutan yang ditandatangani oleh Menteri;
2. naskah dinas yang ditandatangani atas nama Menteri; dan
3. sampul surat dinas Menteri.
b. ukuran lambang negara pada naskah dinas :
1. kertas A-4 atau F-4; tinggi 2,5 cm; lebar 2,5 cm;
2. sampul surat dinas Menteri untuk kertas A4 (besar), tinggi 2,5 cm;
lebar 2,5 cm; dan
3. sampul surat dinas Menteri ukuran kecil, tinggi 2 cm; lebar 2 cm;
c. warna lambang negara pada naskah dinas Dephan :
1. lambang negara warna emas digunakan pada :
a) naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri; dan b) sampul surat warna putih untuk sampul naskah dinas bentuk surat yang ditandatangani Menteri dengan Lambang Negara warna emas diikuti nama jabatan Menteri telah dicetak pada sampul disudut kiri atas.
2. lambang negara warna hitam digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani atas nama Menteri.
d. lambang negara pada naskah dinas Dephan ditempatkan di atas kop nama instansi/badan/nama jabatan sesuai ketentuan format naskah dinas.
Pasal 13
Penggunaan Logo pada Kop surat pada naskah dinas Dephan sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi adalah sebagai berikut :
a. logo pada kop surat, antara lain :
1. pejabat Eselon I, II dan III Dephan atau atas nama Pejabat Eselon I, II dan III berhak menggunakan logo pada kop surat;
2. penggunaan logo diletakkan ½ cm disebelah kiri kop surat;
3. warna logo disesuaikan dengan ketentuan;
a) surat keluar instansi Dephan menggunakan logo berwarna termasuk tembusan;
b) surat intern Dephan menggunakan logo berwarna kecuali tembusan; dan c) nota dinas menggunakan logo tidak berwarna.
4. ukuran logo naskah dinas.
a) pada kertas A-4 atau F-4; dengan diameter lingkaran 2,4 cm;
dan b) pada sampul buku, map dinas dan amanat logo Dephan diletakkan di atas kop, di tengah marjin, ukuran disesuaikan sehingga serasi dengan bentuk sampul, map dan amanat.
b. penggunaan logo dan pada cap dinas adalah gambar logo Dephan pada cap dinas tanpa menggunakan gambar peta INDONESIA.
Pasal 14
(1) Kop Surat adalah kelompok tulisan nama badan/instansi/satker dan/atau nama jabatan di lingkungan Dephan sebagai petunjuk badan/instansi yang menerbitkan/ membuat naskah dinas dan kedudukannya di lingkungan Dephan.
(2) Penulisan kop surat dalam pelaksanaan Minu Dephan erat kaitannya dengan penulisan tajuk tanda tangan, cap dinas dan papan nama, dengan memperhatikan kop surat tajuk tanda tangan, dan cap dinas dapat diketahui badan serta pejabat yang bertanggung jawab atas penerbitan suatu naskah dinas, sedangkan papan nama dapat menunjukkan badan/instansi/satker, jabatan, dan pejabat tertentu.
Penggunaan Lambang Negara pada naskah dinas Dephan sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat resmi adalah sebagai berikut :
a. penggunaan lambang negara, antara lain untuk :
1. naskah dinas, amanat, sambutan yang ditandatangani oleh Menteri;
2. naskah dinas yang ditandatangani atas nama Menteri; dan
3. sampul surat dinas Menteri.
b. ukuran lambang negara pada naskah dinas :
1. kertas A-4 atau F-4; tinggi 2,5 cm; lebar 2,5 cm;
2. sampul surat dinas Menteri untuk kertas A4 (besar), tinggi 2,5 cm;
lebar 2,5 cm; dan
3. sampul surat dinas Menteri ukuran kecil, tinggi 2 cm; lebar 2 cm;
c. warna lambang negara pada naskah dinas Dephan :
1. lambang negara warna emas digunakan pada :
a) naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri; dan b) sampul surat warna putih untuk sampul naskah dinas bentuk surat yang ditandatangani Menteri dengan Lambang Negara warna emas diikuti nama jabatan Menteri telah dicetak pada sampul disudut kiri atas.
2. lambang negara warna hitam digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani atas nama Menteri.
d. lambang negara pada naskah dinas Dephan ditempatkan di atas kop nama instansi/badan/nama jabatan sesuai ketentuan format naskah dinas.
Pasal 13
Penggunaan Logo pada Kop surat pada naskah dinas Dephan sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi adalah sebagai berikut :
a. logo pada kop surat, antara lain :
1. pejabat Eselon I, II dan III Dephan atau atas nama Pejabat Eselon I, II dan III berhak menggunakan logo pada kop surat;
2. penggunaan logo diletakkan ½ cm disebelah kiri kop surat;
3. warna logo disesuaikan dengan ketentuan;
a) surat keluar instansi Dephan menggunakan logo berwarna termasuk tembusan;
b) surat intern Dephan menggunakan logo berwarna kecuali tembusan; dan c) nota dinas menggunakan logo tidak berwarna.
4. ukuran logo naskah dinas.
a) pada kertas A-4 atau F-4; dengan diameter lingkaran 2,4 cm;
dan b) pada sampul buku, map dinas dan amanat logo Dephan diletakkan di atas kop, di tengah marjin, ukuran disesuaikan sehingga serasi dengan bentuk sampul, map dan amanat.
b. penggunaan logo dan pada cap dinas adalah gambar logo Dephan pada cap dinas tanpa menggunakan gambar peta INDONESIA.
Pasal 14
(1) Kop Surat adalah kelompok tulisan nama badan/instansi/satker dan/atau nama jabatan di lingkungan Dephan sebagai petunjuk badan/instansi yang menerbitkan/ membuat naskah dinas dan kedudukannya di lingkungan Dephan.
(2) Penulisan kop surat dalam pelaksanaan Minu Dephan erat kaitannya dengan penulisan tajuk tanda tangan, cap dinas dan papan nama, dengan memperhatikan kop surat tajuk tanda tangan, dan cap dinas dapat diketahui badan serta pejabat yang bertanggung jawab atas penerbitan suatu naskah dinas, sedangkan papan nama dapat menunjukkan badan/instansi/satker, jabatan, dan pejabat tertentu.
Pasal 15
Pasal 16
Pasal 17
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tajuk tanda tangan sebagai berikut :
a. nama jabatan pada tajuk tanda tangan ditulis dalam satu baris, kecuali yang ditandatangani atas nama pejabat yang memberi wewenang;
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal, Mewakili
Safzen Noerdin, S.IP.
Letnan Jenderal TNI (Mar) Menteri Pertahanan, Mewakili
Sjafrie Sjamsoeddin Letnan Jenderal TNI
a.p. Menteri Pertahanan Karo TU,
Agus Purwoto Laksamana Pertama TNI
b. nama jabatan pada baris pertama tidak boleh disingkat, kecuali dalam surat telegram dan pada kertas formulir ukuran kecil seperti tanda anggota, SIM, dan lain-lain;
c. nama jabatan pada baris kedua setelah a.n. boleh disingkat dan nama jabatan pada baris ketiga setelah u.b. harus disingkat;
d. pembubuhan tanda tangan dengan menggunakan tinta warna hitam atau biru;
e. jarak tajuk tanda tangan dengan tepi kertas sebelah kanan, sekurang- kurangnya 3 cm;
f. baris terpanjang dalam tajuk tanda tangan 41 ketukan termasuk jarak antara kata, apabila lebih dari 41 ketukan dapat disingkat sesuai ketentuan yang berlaku; dan
g. bagi Pejabat yang sudah Purnawirawan tidak perlu lagi ditulis pangkatnya pada tajuk tanda tangan.
Pasal 18
Pasal 19
Hal-hal khusus mengenai cap dinas, diatur sebagai berikut :
a. untuk menjaga adanya pemalsuan cap dinas di lingkungan Dephan perlu diberi tanda/kode pengaman;
b. tanda pengaman ditentukan oleh pimpinan instansi/satuan yang bersangkutan atau pejabat yang ditunjuk, dan dikoordinasikan dengan unsur pengamanan di lingkungan masing-masing, penentuan kode pengamanan, perlu dimuatkan dengan suatu berita acara;
c. setiap naskah kerja sama pemerintah dengan luar negeri tidak menggunakan cap;
d. naskah kerja sama antar instansi pemerintah di dalam negeri contoh kementerian, departemen, lembaga pemerintah non departemen menggunakan cap dinas masing-masing instansi;
e. penyimpanan semua cap dinas yang masih berlaku dipertanggungjawabkan kepada sekretariat/Bagian Tata Usaha atau pejabat Minu yang ditunjuk;
f. cap dinas yang mengandung sejarah dan tidak dipergunakan lagi, misalnya perubahan organisasi dan/atau organisasinya dibebaskan/dilikuidasi, disimpan di instansi yang menyelenggarakan fungsi sejarah, ardok atau di badan kearsipan; dan
g. pemusnahan cap dinas yang tidak berlaku karena rusak dan/atau kesalahan administrasi tersebut dapat dilakukan oleh Kepala Sekretariat/Kabag TU/pejabat yang ditunjuk.
Tajuk tanda tangan adalah suatu kelompok tulisan yang ditulis pada bagian penutup suatu naskah dinas, yang memuat nama jabatan yang dirangkaikan dengan nama pejabat yang menandatangani naskah dinas dan pangkat yang bersangkutan dalam naskah dinas diatur sebagai berikut :
a. penandatanganan atas nama sendiri diatur sebagai berikut :
1. nama jabatan dan pejabat yang bersangkutan ditulis menurut ejaan yang benar tidak perlu ditebalkan, huruf awal ditulis kapital selanjutnya huruf kecil, ukuran 12 jenis huruf Arial, tanpa diberi garis bawah, penyingkatan nama dan/atau gelar dilakukan menurut ketentuan yang lazim dan diletakkan di kanan bawah serta diakhiri dengan tanda baca titik koma;
2. ruang tanda tangan sekurang-kurangnya 3 (tiga) kait/baris dan disesuaikan dengan besar kecilnya tanda tangan;
3. pangkat pejabat yang bersangkutan huruf awal ditulis dalam huruf besar selanjutnya huruf kecil, untuk Pati diikuti singkatan TNI, Pati Marinir setelah TNI ditambah (Mar), Pamen dan Pama ditambah Korps dan NRP, sedangkan untuk PNS ditambah Golongan Ruang dan NIP; dan
4. penulisan tajuk tanda tangan adalah sebagai berikut :
a) Menteri Pertahanan Menteri Pertahanan,
Juwono Sudarsono
b) Sekretaris Jenderal Dephan
Sekretaris Jenderal,
Sjafrie Sjamsoeddin Letnan Jenderal TNI
c) Untuk PNS
b. penandatanganan atas nama disingkat a.n. pejabat lain diatur sebagai berikut :
Kepala Biro Hukum,
M. Fachruddien, S.H., M.H.
Pembina Utama Muda IV/c NIP. 040034774
1. atas nama digunakan jika pejabat yang menandatangani naskah dinas telah mendapat pelimpahan wewenang/kuasa dari pejabat yang berhak menandatangani berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang diberi kuasa, dalam hal ini, pejabat penandatangan bertanggung jawab atas isi naskah dinas kepada pemberi kuasa, pada dasarnya tanggung jawab tetap berada pada pejabat pemberi wewenang/kuasa, selanjutnya pejabat tersebut dicantumkan pada tembusan;
2. nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap, huruf awal dengan huruf besar selanjutnya huruf kecil;
3. penandatanganan atas nama ditulis di depan nama jabatan pejabat yang berwenang menandatangani dengan singkatan a.n.;
4. nama jabatan pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut, boleh dituliskan singkatannya, huruf awal dalam huruf besar selanjutnya huruf kecil; dan
5. penulisan penandatanganan atas nama adalah sebagai berikut :
c. penandatanganan untuk beliau disingkat u.b. sebagai berikut :
1. ditulis sebagaimana yang tertera dalam butir b. nomor 2. s.d. 4;
2. penandatanganan untuk beliau, ditulis secara simetris di bawah nama jabatan pejabat yang menandatangani atas nama, dengan singkatan
u.b;
3. nama pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut dan pangkatnya sebagaimana yang tertera dalam butir a. 3) dan 4) di atas;
4. untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi kuasa/wewenang memberi kuasa/wewenang lagi kepada bawahannya, u.b. hanya digunakan setelah ada a.n.; dan
5. penulisan penandatanganan untuk beliau adalah sebagai berikut :
a.n. Menteri Pertahanan Sekjen,
Sjafrie Sjamsoeddin Letnan Jenderal TNI
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal
u.b.
Karo Tata Usaha,
Agus Purwoto Laksamana Pertama TNI
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal
u.b.
Karo TU,
Agus Purwoto Laksamana Pertama TNI
d. penandatanganan atas perintah disingkat a.p. sebagai berikut :
1. penandatanganan atas perintah digunakan jika dalam hal-hal tertentu pejabat yang berwenang memerintahkan pejabat bawahannya untuk menandatangani suatu tulisan dinas yang bukan bidang tugasnya, tanggung jawab tetap berada pada pejabat pemberi perintah;
2. penulisan penandatanganan atas perintah adalah sebagai berikut :
e. penandatanganan mewakili sebagai berikut :
1. penandatanganan mewakili digunakan jika pejabat yang berwenang menunjuk salah seorang pejabat bawahannya untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya selama batas waktu tertentu yang dituangkan dalam bentuk surat perintah, dalam tajuk tanda tangan, pejabat yang mewakili tidak perlu mencantumkan jabatannya sendiri, tetapi hanya nama dan pangkat, apabila dalam organisasi dan tugas pejabat yang bersangkutan mempunyai wakil, maka ketentuan tersebut di atas tidak berlaku, dan berlaku ketentuan sebagaimana tajuk tanda tangan pada a.n;
2. penulisan penandatanganan mewakili adalah sebagai berikut :
Pasal 17
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tajuk tanda tangan sebagai berikut :
a. nama jabatan pada tajuk tanda tangan ditulis dalam satu baris, kecuali yang ditandatangani atas nama pejabat yang memberi wewenang;
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal, Mewakili
Safzen Noerdin, S.IP.
Letnan Jenderal TNI (Mar) Menteri Pertahanan, Mewakili
Sjafrie Sjamsoeddin Letnan Jenderal TNI
a.p. Menteri Pertahanan Karo TU,
Agus Purwoto Laksamana Pertama TNI
b. nama jabatan pada baris pertama tidak boleh disingkat, kecuali dalam surat telegram dan pada kertas formulir ukuran kecil seperti tanda anggota, SIM, dan lain-lain;
c. nama jabatan pada baris kedua setelah a.n. boleh disingkat dan nama jabatan pada baris ketiga setelah u.b. harus disingkat;
d. pembubuhan tanda tangan dengan menggunakan tinta warna hitam atau biru;
e. jarak tajuk tanda tangan dengan tepi kertas sebelah kanan, sekurang- kurangnya 3 cm;
f. baris terpanjang dalam tajuk tanda tangan 41 ketukan termasuk jarak antara kata, apabila lebih dari 41 ketukan dapat disingkat sesuai ketentuan yang berlaku; dan
g. bagi Pejabat yang sudah Purnawirawan tidak perlu lagi ditulis pangkatnya pada tajuk tanda tangan.
Pasal 18
Pasal 19
Hal-hal khusus mengenai cap dinas, diatur sebagai berikut :
a. untuk menjaga adanya pemalsuan cap dinas di lingkungan Dephan perlu diberi tanda/kode pengaman;
b. tanda pengaman ditentukan oleh pimpinan instansi/satuan yang bersangkutan atau pejabat yang ditunjuk, dan dikoordinasikan dengan unsur pengamanan di lingkungan masing-masing, penentuan kode pengamanan, perlu dimuatkan dengan suatu berita acara;
c. setiap naskah kerja sama pemerintah dengan luar negeri tidak menggunakan cap;
d. naskah kerja sama antar instansi pemerintah di dalam negeri contoh kementerian, departemen, lembaga pemerintah non departemen menggunakan cap dinas masing-masing instansi;
e. penyimpanan semua cap dinas yang masih berlaku dipertanggungjawabkan kepada sekretariat/Bagian Tata Usaha atau pejabat Minu yang ditunjuk;
f. cap dinas yang mengandung sejarah dan tidak dipergunakan lagi, misalnya perubahan organisasi dan/atau organisasinya dibebaskan/dilikuidasi, disimpan di instansi yang menyelenggarakan fungsi sejarah, ardok atau di badan kearsipan; dan
g. pemusnahan cap dinas yang tidak berlaku karena rusak dan/atau kesalahan administrasi tersebut dapat dilakukan oleh Kepala Sekretariat/Kabag TU/pejabat yang ditunjuk.
Pasal 20
Pasal 21
Pasal 22
Pemakaian kait/baris spasi vertikal dalam naskah dinas diatur sebagai berikut :
a. satu kait/baris digunakan untuk naskah akhir bukan konsep suatu naskah dinas, jika isi naskah dinas tidak terlalu panjang, untuk kerapian dan keserasian pengetikannya dapat lebih dari 1 (satu) kait, misalnya ½ kait.
b. dua kait/baris digunakan :
1. antara pasal dengan pasal;
2. antara pasal dengan subpasal;
3. antara subpasal dengan subpasal/subsubpasal;
4. antara subsubpasal dengan subsubpasal/subsubsubpasal;
5. antara judul samping dengan teks di bawahnya;
6. pada kelompok rujukan dan lampiran suatu naskah dinas;
7. antara u.p. dengan teks di bawahnya; dan
8. antara kelompok alamat kepada dan kelompok alamat tembusan jika kedua kelompok ini diletakkan di bagian penutup di sebelah kiri bawah halaman dan antara tulisan kepada dengan alamat serta antara tulisan tembusan dengan alamat.
c. tiga kait/baris digunakan :
1. antara klasifikasi dengan tepi atas kertas;
2. antara nomor halaman dan baris pertama teks di bawahnya, jika tidak ada klasifikasi;
3. antara penunjukan lampiran dan teks naskah dinas;
4. antara baris terakhir dengan judul samping;
5. antara baris terakhir dan judul tengah;
6. antara baris terakhir dengan klasifikasi;
7. antara baris terakhir tulisan dengan tajuk tanda tangan;
8. antara nama jabatan dan nama pejabat pada tajuk tanda tangan; dan
9. antara klasifikasi dengan tepi bawah kertas.
Pengetikan pada naskah dinas Dephan diatur sebagai berikut :
a. ukuran kertas yang secara resmi digunakan adalah kuarto atau A4 (297 mm x 210 mm), dalam keadaan dan kepentingan tertentu, dapat pula digunakan kertas dengan ukuran :
1. folio (330 mm x 215 mm);
2. folio ganda (430 mm x 330 mm);
3. kuarto ganda (A3 – 420 mm x 297 mm); dan
4. setengah kuarto (A5 – 210 mm x 148 mm).
b. naskah dinas ditulis menggunakan kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik, khususnya untuk naskah dinas dengan jangka waktu simpan 10 (sepuluh) tahun ke atas;
c. demi keserasian dan kerapian, tidak seluruh halaman kertas digunakan dalam pembuatan naskah dinas, sehingga perlu ditetapkan ruang tepi atas, tepi bawah, tepi kiri, dan tepi kanan yang tetap dibiarkan kosong, penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada mesin ketik/komputer, diatur sebagai berikut :
1. ruang tepi atas ditetapkan tiga kait/0.8 inci/2.03 cm dari tepi atas kertas, tulisan paling atas adalah klasifikasi, lambang negara/logo Dephan, nama instansi/kop untuk sampul buku, halaman pertama tanpa nomor halaman;
2. untuk naskah dinas yang menggunakan lambang negara pengetikannya di tengah-tengah atas halaman pertama dengan urutan sebagai berikut :
a) klasifikasi apabila ada dalam bentuk buku;
b) lambang negara;
c) nama instansi/nama jabatan tanpa garis bawah dengan huruf kapital ditebalkan arial 11.
3. untuk naskah dinas yang menggunakan logo Dephan ditempatkan disamping kiri kop instansi, pengetikannya di tengah-tengah atas halaman pertama dengan urutan sebagai berikut :
a) klasifikasi apabila ada dalam bentuk buku;
b) logo Dephan dan nama instansi tanpa garis bawah dengan huruf kapital ditebalkan Arial 11.
4. ruang tepi bawah kertas ditetapkan sekurang-kurangnya tiga kait/0.8 inci/ 2.03 cm dari tepi bawah kertas, klasifikasi atau alamat instansi untuk naskah dinas bentuk surat diketik pada halaman pertama, 2 (dua) kait dari ruang tepi bawah kertas, dengan jenis huruf arial ukuran 8;
5. ruang tepi kiri ditetapkan sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) dan sebanyak-banyaknya 15 (lima belas) ketukan/I inci/2.54 cm dari tepi kiri kertas, jika digunakan bolak-balik, maka untuk halaman nomor genap berlaku sesuai ketentuan yang diatur pada ruang tepi kanan yaitu lima ketukan, ketentuan ini berlaku antara lain untuk pengetikan pada sheet stensil, dan pengetikan naskah yang akan dibendel menjadi buku, dan pengetikan naskah lainnya yang diketik bolak-balik;
6. ruang tepi kanan ditetapkan sekurang-kurangnya 5 (lima) ketukan/0,6 inci/ 1.52 cm dari tepi kanan kertas, jika digunakan bolak-balik, maka untuk halaman ganjil berlaku sesuai ketentuan yang diatur pada ruang tepi kiri yaitu sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) dan sebanyak-banyaknya 15 (lima belas) ketukan; dan
7. konfigurasi margin sebagai berikut :
a) top (atas) : 0,8” = 2.03 Cm = 3 kait;
b) bottom (bawah) : 0,8” = 2.03 Cm = 3 kait;
c) left (kiri) : 1” = 2.54 Cm = 10 atau 15 ketukan;
d) right (kanan) : 0,6” = 1.52 Cm = 5 ketukan;
e) header (klasifikasi atas) : 0,6” = 1,52 Cm;
f) footer (klasifikasi bawah) : 0,6” = 1,52 Cm; dan g) alamat instansi (untuk naskah dinas bentuk surat) : 2 kait dari ruang tepi bawah kertas.
d. jenis dan ukuran huruf adalah Arial ukuran 11, 12 dan 14, penggunaannya disesuaikan dengan bentuk naskah dinas;
e. jarak spasi satu atau satu setengah sesuai kebutuhan;
f. untuk pengetikan naskah dinas dapat dilaksanakan secara bolak balik;
dan
g. hasil ketikan harus rapi, bersih dan jelas.
Pasal 21
Pasal 22
Pemakaian kait/baris spasi vertikal dalam naskah dinas diatur sebagai berikut :
a. satu kait/baris digunakan untuk naskah akhir bukan konsep suatu naskah dinas, jika isi naskah dinas tidak terlalu panjang, untuk kerapian dan keserasian pengetikannya dapat lebih dari 1 (satu) kait, misalnya ½ kait.
b. dua kait/baris digunakan :
1. antara pasal dengan pasal;
2. antara pasal dengan subpasal;
3. antara subpasal dengan subpasal/subsubpasal;
4. antara subsubpasal dengan subsubpasal/subsubsubpasal;
5. antara judul samping dengan teks di bawahnya;
6. pada kelompok rujukan dan lampiran suatu naskah dinas;
7. antara u.p. dengan teks di bawahnya; dan
8. antara kelompok alamat kepada dan kelompok alamat tembusan jika kedua kelompok ini diletakkan di bagian penutup di sebelah kiri bawah halaman dan antara tulisan kepada dengan alamat serta antara tulisan tembusan dengan alamat.
c. tiga kait/baris digunakan :
1. antara klasifikasi dengan tepi atas kertas;
2. antara nomor halaman dan baris pertama teks di bawahnya, jika tidak ada klasifikasi;
3. antara penunjukan lampiran dan teks naskah dinas;
4. antara baris terakhir dengan judul samping;
5. antara baris terakhir dan judul tengah;
6. antara baris terakhir dengan klasifikasi;
7. antara baris terakhir tulisan dengan tajuk tanda tangan;
8. antara nama jabatan dan nama pejabat pada tajuk tanda tangan; dan
9. antara klasifikasi dengan tepi bawah kertas.
Pasal 23
(1) Surat menyurat dinas adalah salah satu kegiatan Minu dalam pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan, kegiatan ini dilaksanakan untuk membantu pimpinan dalam menentukan atau mengambil keputusan/kebijakan.
(2) Pengurusan dan pengendalian surat menyurat harus dilakukan dengan cermat dan saksama agar tujuan tercapai secara berhasil guna dan berdaya guna serta harus dilaksanakan dengan memperhatikan derajat dan klasifikasi naskah dinas.
Pasal 24
Penggunaan dan pencantuman derajat di dalam naskah dinas diatur sebagai berikut :
a. yang dimaksud dengan derajat di sini adalah tingkat kecepatan penyelesaian/ penyampaian suatu naskah dinas/berita;
b. derajat ditentukan oleh pejabat yang menandatangani surat atau oleh Kabagum/ Kabag TU/Kabag Minu/Kasubbag TU/Kasubbag Minro/Kasubbag Minu;
c. pejabat yang bertugas menyampaikan berita dalam hal ini kurir berkewajiban menyampaikan naskah dinas/berita tersebut menurut derajat yang ditentukan oleh pengirim berita;
d. penyelesaian suatu naskah dinas/berita disesuaikan dengan derajatnya;
e. tingkat kecepatan penyelesaian/penyampaian naskah dinas/berita dibedakan atas :
1. kilat, berarti bahwa naskah dinas/berita harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan seketika itu juga kepada pejabat yang berkepentingan;
2. segera, yang berarti bahwa naskah dinas/berita harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan dalam waktu 24 jam kepada pejabat yang berkepentingan; dan
3. biasa, yang berarti bahwa naskah dinas/berita harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan menurut urutan yang diterima
oleh bagian ekspedisi/kantor berita, sesuai dengan jadwal perjalanan kurir, kepada pejabat yang berkepentingan.
f. pencantuman tulisan derajat kilat dan segera, dibubuhkan pada sudut kanan atas naskah dinas dan pada sampulnya.
(1) Surat menyurat dinas adalah salah satu kegiatan Minu dalam pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan, kegiatan ini dilaksanakan untuk membantu pimpinan dalam menentukan atau mengambil keputusan/kebijakan.
(2) Pengurusan dan pengendalian surat menyurat harus dilakukan dengan cermat dan saksama agar tujuan tercapai secara berhasil guna dan berdaya guna serta harus dilaksanakan dengan memperhatikan derajat dan klasifikasi naskah dinas.
Pasal 24
Penggunaan dan pencantuman derajat di dalam naskah dinas diatur sebagai berikut :
a. yang dimaksud dengan derajat di sini adalah tingkat kecepatan penyelesaian/ penyampaian suatu naskah dinas/berita;
b. derajat ditentukan oleh pejabat yang menandatangani surat atau oleh Kabagum/ Kabag TU/Kabag Minu/Kasubbag TU/Kasubbag Minro/Kasubbag Minu;
c. pejabat yang bertugas menyampaikan berita dalam hal ini kurir berkewajiban menyampaikan naskah dinas/berita tersebut menurut derajat yang ditentukan oleh pengirim berita;
d. penyelesaian suatu naskah dinas/berita disesuaikan dengan derajatnya;
e. tingkat kecepatan penyelesaian/penyampaian naskah dinas/berita dibedakan atas :
1. kilat, berarti bahwa naskah dinas/berita harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan seketika itu juga kepada pejabat yang berkepentingan;
2. segera, yang berarti bahwa naskah dinas/berita harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan dalam waktu 24 jam kepada pejabat yang berkepentingan; dan
3. biasa, yang berarti bahwa naskah dinas/berita harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan menurut urutan yang diterima
oleh bagian ekspedisi/kantor berita, sesuai dengan jadwal perjalanan kurir, kepada pejabat yang berkepentingan.
f. pencantuman tulisan derajat kilat dan segera, dibubuhkan pada sudut kanan atas naskah dinas dan pada sampulnya.
Pasal 25
Pasal 26
Pasal 27
Tatacara penomoran naskah dinas harus dibuat secara berurutan, mulai dari yang terkecil sampai dengan yang terbesar, perlu diperhatikan bahwa tatacara yang dimaksud di sini tidak berlaku sama dengan tata cara penomoran pada setiap bentuk naskah dinas sebagai berikut:
a. bab-bab di dalam satu bagian diberi nomor urut dengan angka Romawi, seluruhnya diketik dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan titik, bab ditulis di tengah, langsung setelah bagian atau pasal terakhir dari bab sebelumnya;
b. bagian dan nomornya ditulis sebagai berikut : Bagian Kesatu, Bagian Kedua dan seterusnya, diletakkan secara simetris di tengah atas halaman;
c. pasal-pasal dari satu bagian diberi nomor secara berurutan dalam angka Arab, mulai dari nomor 1 sampai terakhir, nomor pasal ditulis diakhiri dengan titik;
d. subpasal dari pasal diberi nomor dengan menggunakan huruf kecil atau abjad a,b,c dan seterusnya, diakhiri dengan titik;
e. subsubpasal dari sebuah subpasal diberi nomor dengan menggunakan angka Arab yang diikuti kurung tutup tanpa diakhiri dengan titik;
f. jika sangat diperlukan, penomoran pasal diteruskan sampai dengan subsubsubpasal, dengan menggunakan nomor huruf kecil yang diikuti kurung tutup tanpa diakhiri titik;
g. penomoran halaman pada naskah dinas yang terdiri lebih dari satu halaman, maka halaman kedua dan seterusnya diberi nomor halaman dalam angka Arab tanpa tambahan tanda-tanda lain dibuat di tengah atas halaman, jika naskah dinas tersebut memiliki tingkat klasifikasi tertentu nomor halaman diletakkan di bawah klasifikasi; dan
h. penomoran pada alamat “kepada”, “tembusan”, dan “salinan” yang lebih dari satu diberi nomor angka Arab dan diakhiri dengan titik, huruf pertama alamat diketik 3 (tiga) ketukan setelah titik, sedangkan alamat yang dituju, tembusan dan salinan diberi tanda titik pada alamat yang terakhir saja.
(1) Naskah dinas disusun menurut pengelompokan ruang lingkupnya, secara umum terdiri dari bab, bagian, pasal, sub pasal dan seterusnya, ada beberapa hal yang dapat digunakan sebagai berikut :
a. menggunakan susunan bab, bagian dan pasal, maka bab merupakan kelompok terbesar yang terdiri dari beberapa bagian dan bagian terdiri dari beberapa pasal, bab dan bagian dicantumkan di tengah, sedangkan pasal dapat dicantumkan di tengah atau di samping kiri, diatur sebagai berikut :
1. jika pasal dicantumkan di samping kiri, maka penulisannya tidak menggunakan kata “pasal“, cukup nomor pasal saja; dan
2. jika pasal dicantumkan di tengah, maka penulisannya terdiri dari kata “pasal“ dan nomor pasal.
b. menggunakan susunan bab dan pasal, maka bab merupakan kelompok terbesar yang terdiri dari sejumlah pasal, adapun bab dicantumkan di tengah, sedangkan pasal dapat dicantumkan di tengah atau di samping kiri, diatur sebagai berikut :
1. jika pasal dicantumkan di samping kiri, maka penulisannya tidak menggunakan kata “pasal“, cukup nomor pasal saja; dan
2. jika pasal dicantumkan di tengah, maka penulisannya terdiri dari kata “pasal“ dan nomor pasal serta kepala pasal jika diperlukan.
c. naskah dinas yang menggunakan susunan judul tengah, judul samping dan pasal, maka susunannya tidak menggunakan kata bab, bagian ataupun pasal, judul tengah merupakan kelompok terbesar yang mencakup beberapa judul samping dan judul samping meliputi sejumlah pasal, nomor urut pasal seluruhnya ditulis di samping kiri;
d. naskah dinas yang menggunakan susunan judul tengah dan pasal, maka susunannya juga tidak menggunakan kata bab, bagian ataupun pasal, judul tengah mencakup semua pasal dibawahnya, nomor pasal seluruhnya ditulis di samping kiri;
e. naskah dinas yang menggunakan susunan judul samping dan pasal, maka susunannya juga tidak menggunakan kata bab, bagian ataupun pasal judul samping mencakup pasal-pasal yang terdapat dibawahnya, semua nomor pasal ditulis di samping kiri; dan
f. naskah dinas yang menggunakan susunan pasal, maka seluruh materi naskah dinas dituangkan ke dalam urut-urutan pasal, baik di samping kiri ataupun tengah, susunan ini digunakan untuk suatu naskah dinas dengan ruang lingkup yang sederhana, khusus pada naskah dinas yang berbentuk surat, pemakaian nomor pasal tidak merupakan keharusan.
Pasal 27
Tatacara penomoran naskah dinas harus dibuat secara berurutan, mulai dari yang terkecil sampai dengan yang terbesar, perlu diperhatikan bahwa tatacara yang dimaksud di sini tidak berlaku sama dengan tata cara penomoran pada setiap bentuk naskah dinas sebagai berikut:
a. bab-bab di dalam satu bagian diberi nomor urut dengan angka Romawi, seluruhnya diketik dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan titik, bab ditulis di tengah, langsung setelah bagian atau pasal terakhir dari bab sebelumnya;
b. bagian dan nomornya ditulis sebagai berikut : Bagian Kesatu, Bagian Kedua dan seterusnya, diletakkan secara simetris di tengah atas halaman;
c. pasal-pasal dari satu bagian diberi nomor secara berurutan dalam angka Arab, mulai dari nomor 1 sampai terakhir, nomor pasal ditulis diakhiri dengan titik;
d. subpasal dari pasal diberi nomor dengan menggunakan huruf kecil atau abjad a,b,c dan seterusnya, diakhiri dengan titik;
e. subsubpasal dari sebuah subpasal diberi nomor dengan menggunakan angka Arab yang diikuti kurung tutup tanpa diakhiri dengan titik;
f. jika sangat diperlukan, penomoran pasal diteruskan sampai dengan subsubsubpasal, dengan menggunakan nomor huruf kecil yang diikuti kurung tutup tanpa diakhiri titik;
g. penomoran halaman pada naskah dinas yang terdiri lebih dari satu halaman, maka halaman kedua dan seterusnya diberi nomor halaman dalam angka Arab tanpa tambahan tanda-tanda lain dibuat di tengah atas halaman, jika naskah dinas tersebut memiliki tingkat klasifikasi tertentu nomor halaman diletakkan di bawah klasifikasi; dan
h. penomoran pada alamat “kepada”, “tembusan”, dan “salinan” yang lebih dari satu diberi nomor angka Arab dan diakhiri dengan titik, huruf pertama alamat diketik 3 (tiga) ketukan setelah titik, sedangkan alamat yang dituju, tembusan dan salinan diberi tanda titik pada alamat yang terakhir saja.
(1) Pembuatan judul pada naskah dinas diatur sebagai berikut :
a. judul hendaknya berdiri sendiri dan tidak menjadi bagian dari kalimat yang mengikutinya;
penulisan salah :
Pelayanan. Dilaksanakan secara fungsional oleh Biro Umum.
Seharusnya :
Pelayanan. Tugas-tugas pelayanan dilaksanakan secara fungsional oleh Biro Umum.
b. kebanyakan isi naskah dinas dimulai dengan suatu rumusan singkat yang disebut judul karangan, dalam naskah dinas yang sederhana, misalnya surat dan nota dinas, judul karangan ditulis di ruang “hal”, sedangkan dalam bentuk peraturan, keputusan, instruksi, petunjuk pelaksanaan, petunjuk teknis, surat edaran dan pengumuman judul karangan ditulis di bawah “Tentang”;
c. judul tengah ditulis ditengah, seluruhnya dalam huruf kapital dan tidak diakhiri dengan titik, judul tengah digunakan untuk menggambarkan seluruh isi teks yang terdapat dibawahnya sampai ke judul tengah berikutnya, oleh karena itu rumusannya harus merangkum seluruh isi teks tersebut;
d. judul samping merupakan satu baris tersendiri, diketik mulai dari tepi kiri, seluruhnya dalam huruf besar dan tidak diakhiri dengan titik, digunakan untuk menggambarkan seluruh isi pasal-pasal yang terdapat di bawahnya sampai ke judul samping atau judul berikutnya, oleh karena itu rumusannya harus dapat merangkum seluruh isi pasal-pasal tersebut;
e. judul pasal adalah rumusan singkat tentang isi pasal, ditulis mulai dari tepi kiri sebaris dengan nomor pasal dan diakhiri dengan titik, sehingga mencakup seluruh isi pasal yang bersangkutan termasuk sub pasal di bawahnya; dan
f. judul sub pasal adalah rumusan singkat tentang isi sub pasal yang ditulis sebaris dengan nomor sub pasal dan diakhiri dengan titik, sehingga mencakup seluruh isi sub pasal yang bersangkutan termasuk sub-sub pasal di bawahnya.
(2) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan judul, sebagai berikut :
a. perumusan judul hendaklah singkat, padat dan dapat menggambarkan seluruh persoalan yang tercakup didalamnya;
b. sesuai dengan pengertian judul tengah, bab dan bagian dapat pula digolongkan ke dalam judul tengah, dalam hal ini kata “bab” dan/atau “bagian” harus dicantumkan di atas judul tengah;
c. pemakaian judul di dalam suatu naskah dinas hendaklah konsisten, jika suatu pasal mempunyai judul pasal, diusahakan agar seluruh pasal di dalam naskah dinas yang bersangkutan mempunyai judul pasal; dan
d. sesuai dengan ketentuan jika judul pasal ditulis di tengah maka kata “pasal” dicantumkan.
Penulisan alamat tujuan diatur sebagai berikut :
a. penulisan alamat ditujukan langsung kepada pejabat yang bersangkutan, penulisannya sebagai berikut :
Kepada
Yth. Sekjen Dephan
di
Jakarta
b. penulisan alamat ditujukan langsung kepada pejabat yang bersangkutan lebih dari 1 (satu) maksimal 5 (lima), penulisannya sebagai berikut :
c. apabila alamat pejabat yang dikirim lebih dari 5 (lima), maka dibuat daftar alamat sebagai lampiran :
Kepada
Yth. Pejabat tersebut dalam
daftar lampiran
di
Jakarta
d. pencantuman kata Yth pada alamat yang terletak pada kelompok penutup
Kepada
Yth. 1. Sekjen Dephan
2. Irjen Dephan
3. Dirjen Strahan Dephan
4. Dirjen Renhan Dephan
5. Dirjen Kuathan Dephan
di
Jakarta
naskah dinas, ditulis di sebelah kiri bawah sejajar dengan pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut, diketik setelah kata kepada diikuti tanda baca titik dua seperti naskah dinas Keputusan, Juklak, Juknis, Protap, Surat Edaran, Pengumuman, letaknya sejajar dengan pangkat/golongan penandatangan, namun dalam keadaan khusus dapat disesuaikan dengan panjang kertas, penulisannya sebagai berikut:
Kepada Yth:
1. Kas Angkatan
2. Kasum TNI
3. Asrenum Panglima TNI
4. Dirjen Renhan Dephan.
Tembusan:
1. Menhan
2. Panglima TNI.
e. pada alamat tembusan, tidak dicantumkan Yth serta diberi garis penutup sepanjang kalimat yang paling panjang, penulisannya sebagai berikut :
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal,
Cap/Tertanda
Sjafrie Sjamsoeddin Letnan Jenderal TNI
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal,
Cap/Tertanda
Sjafrie Sjamsoeddin Letnan Jenderal TNI
Tembusan:
1. Menhan
2. Panglima TNI.
f. bentuk naskah dinas yang menggunakan kata salinan adalah naskah dinas bentuk Keputusan, penulisannya sebagai berikut :
Salinan Keputusan Menteri Pertahanan ini disampaikan kepada :
1. Ketua Badan Pemeriksa Keuangan
2. Menteri Pertahanan
3. Kasad
4. Kasal.
Pasal 30
Pencantuman nomor kopi dilakukan untuk menunjukkan bahwa naskah dinas dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu diatur sebagai berikut:
a. semua naskah dinas yang mempunyai tingkat klasifikasi sangat rahasia dan rahasia harus diberi nomor kopi;
b. halaman pertama lampiran memuat nomor kopi yang sama dengan naskah dinas induknya;
c. pencantuman nomor kopi di sudut kanan atas halaman pertama/sampul dengan tidak diberi garis bawah penulisannya sebagai berikut :
Nomor kopi:
Kopi Nomor 1 dari 10 kopi.
d. pendistribusian naskah dinas yang bernomor kopi harus sama dengan daftar distribusinya, daftar distribusi harus dicantumkan sebagai lampiran.
Pencantuman nomor kopi dilakukan untuk menunjukkan bahwa naskah dinas dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu diatur sebagai berikut:
a. semua naskah dinas yang mempunyai tingkat klasifikasi sangat rahasia dan rahasia harus diberi nomor kopi;
b. halaman pertama lampiran memuat nomor kopi yang sama dengan naskah dinas induknya;
c. pencantuman nomor kopi di sudut kanan atas halaman pertama/sampul dengan tidak diberi garis bawah penulisannya sebagai berikut :
Nomor kopi:
Kopi Nomor 1 dari 10 kopi.
d. pendistribusian naskah dinas yang bernomor kopi harus sama dengan daftar distribusinya, daftar distribusi harus dicantumkan sebagai lampiran.
BAB 10
Rujukan dan Dasar
BAB 11
Lampiran
BAB 12
Daftar Distribusi
BAB Ketiga
Pembentukan Naskah Dinas
BAB 1
Peraturan Menteri
BAB I
KETENTUAN UMUM c) bagian diberi nomor urut dengan bilangan tingkat yang
BAB Kelima
Persyaratan Teknis Kendaraan Bermotor, Kereta Gandengan, dan Kereta Tempelan d) paragraf diberi nomor urut dengan angka Arab dan diberi
BAB 1
Ketua, Wakil Ketua, dan Hakim e) pasal, diatur sebagai berikut :
BAB I
KETENTUAN UMUM
BAB Kesatu
Pengertian
BAB Kedua
Maksud, Tujuan dan Ruang Lingkup (apabila diperlukan)
BAB Ketiga
Asas dan Prinsip (apabila diperlukan)
BAB II
XXXXXXXXXX
BAB III
XXXXXXXXXX
BAB IV
KETENTUAN PERALIHAN (apabila diperlukan)
BAB V
KETENTUAN PENUTUP
BAB I
KETENTUAN UMUM
BAB Kesatu
Pengertian
BAB Kedua
Maksud, Tujuan dan Ruang Lingkup (apabila diperlukan)
BAB Ketiga
Asas dan Prinsip (apabila diperlukan)
BAB II
XXXXXXXXXX
BAB III
XXXXXXXXX
BAB IV
KETENTUAN PERALIHAN (apabila diperlukan)
BAB V
KETENTUAN PENUTUP
BAB 2
Peraturan Bersama
BAB I
KETENTUAN UMUM
BAB Kesatu
Pengertian
BAB Kedua
Maksud, Tujuan dan Ruang Lingkup (apabila diperlukan)
BAB Ketiga
Asas dan Prinsip (apabila diperlukan)
BAB II
XXXXXXXXXX
BAB III
XXXXXXXXXX
BAB 3
Instruksi
BAB 4
Peraturan Direktur Jenderal
BAB I
KETENTUAN UMUM
BAB Kesatu
Pengertian
BAB Kedua
Maksud, Tujuan dan Ruang Lingkup (apabila diperlukan)
(1) Jenis kop surat terdiri atas :
a. kop instansi/badan/satker adalah tulisan yang menunjukkan nama satker/sub satker di lingkungan Dephan dan digunakan pada halaman pertama semua bentuk naskah dinas, bila naskah dinas tersebut berlampiran, kop nama Satker/Sub Satker tidak dicantumkan pada halaman pertama lampiran; dan
b. kop Jabatan Menteri adalah tulisan yang menunjukkan Jabatan Menteri Pertahanan yang dicetak pada halaman pertama naskah dinas tertentu, naskah dinas tersebut berupa amanat/sambutan, surat dan undangan dengan perlakuan khusus yang ditandatangani sendiri oleh Menteri, perbandingan ukuran lambang dan huruf yang digunakan hendaknya serasi, sesuai dengan ukuran kertas.
(2) Tata cara penulisan kop surat :
a. kop surat instansi/badan/satker diletakkan di tengah-tengah atas kertas setelah Lambang Negara atau disebelah kanan Logo dengan jarak ½ cm dan dicantumkan pada halaman pertama naskah dinas, nama instansi/ badan/satker terdiri atas nama instansi/badan/satker yang bersangkutan dan nama instansi/badan/satker setingkat lebih tinggi yang diletakkan di atas nama instansi/badan/satker yang bersangkutan;
b. kop surat jabatan dibuat di atas tengah kertas di bawah Lambang Negara warna emas atau di sebelah kanan Logo dengan jarak ½ cm, dicantumkan pada halaman pertama naskah dinas;
c. kop surat nama instansi/badan/satker dibuat sebanyak-banyaknya 3 (tiga) baris, baris terpanjang maksimal 41 ketukan termasuk jarak antar kata, jika baris terpanjang kop surat melebihi 41 huruf atau 3 (tiga) baris, maka kop surat nama badan yang bersangkutan dapat disingkat dengan kaidah singkatan yang berlaku;
d. kop surat instansi/badan/satker dan kop surat nama jabatan agar ditulis/ disusun simetris; dan
e. kop surat dicetak/ditulis dengan huruf ditebalkan.
f. penulisan kop surat adalah sebagai berikut :
DEPARTEMEN PERTAHANAN RI SEKRETARIAT JENDERAL
SEKRETARIAT JENDERAL DEPHAN SEKRETARIAT JENDERAL DEPHAN
BIRO TATA USAHA SETJEN DEPHAN BAGIAN ADMINISTRASI UMUM 1) di tingkat eselon pimpinan
a) kop instansi/badan/satker b) kop Jabatan
DEPARTEMEN PERTAHANAN MENTERI PERTAHANAN
2) di tingkat eselon pembantu pimpinan.
a) Eselon I Kop instansi
b) Eselon II
c) Eselon III
(1) Jenis kop surat terdiri atas :
a. kop instansi/badan/satker adalah tulisan yang menunjukkan nama satker/sub satker di lingkungan Dephan dan digunakan pada halaman pertama semua bentuk naskah dinas, bila naskah dinas tersebut berlampiran, kop nama Satker/Sub Satker tidak dicantumkan pada halaman pertama lampiran; dan
b. kop Jabatan Menteri adalah tulisan yang menunjukkan Jabatan Menteri Pertahanan yang dicetak pada halaman pertama naskah dinas tertentu, naskah dinas tersebut berupa amanat/sambutan, surat dan undangan dengan perlakuan khusus yang ditandatangani sendiri oleh Menteri, perbandingan ukuran lambang dan huruf yang digunakan hendaknya serasi, sesuai dengan ukuran kertas.
(2) Tata cara penulisan kop surat :
a. kop surat instansi/badan/satker diletakkan di tengah-tengah atas kertas setelah Lambang Negara atau disebelah kanan Logo dengan jarak ½ cm dan dicantumkan pada halaman pertama naskah dinas, nama instansi/ badan/satker terdiri atas nama instansi/badan/satker yang bersangkutan dan nama instansi/badan/satker setingkat lebih tinggi yang diletakkan di atas nama instansi/badan/satker yang bersangkutan;
b. kop surat jabatan dibuat di atas tengah kertas di bawah Lambang Negara warna emas atau di sebelah kanan Logo dengan jarak ½ cm, dicantumkan pada halaman pertama naskah dinas;
c. kop surat nama instansi/badan/satker dibuat sebanyak-banyaknya 3 (tiga) baris, baris terpanjang maksimal 41 ketukan termasuk jarak antar kata, jika baris terpanjang kop surat melebihi 41 huruf atau 3 (tiga) baris, maka kop surat nama badan yang bersangkutan dapat disingkat dengan kaidah singkatan yang berlaku;
d. kop surat instansi/badan/satker dan kop surat nama jabatan agar ditulis/ disusun simetris; dan
e. kop surat dicetak/ditulis dengan huruf ditebalkan.
f. penulisan kop surat adalah sebagai berikut :
DEPARTEMEN PERTAHANAN RI SEKRETARIAT JENDERAL
SEKRETARIAT JENDERAL DEPHAN SEKRETARIAT JENDERAL DEPHAN
BIRO TATA USAHA SETJEN DEPHAN BAGIAN ADMINISTRASI UMUM 1) di tingkat eselon pimpinan
a) kop instansi/badan/satker b) kop Jabatan
DEPARTEMEN PERTAHANAN MENTERI PERTAHANAN
2) di tingkat eselon pembantu pimpinan.
a) Eselon I Kop instansi
b) Eselon II
c) Eselon III
Tajuk tanda tangan adalah suatu kelompok tulisan yang ditulis pada bagian penutup suatu naskah dinas, yang memuat nama jabatan yang dirangkaikan dengan nama pejabat yang menandatangani naskah dinas dan pangkat yang bersangkutan dalam naskah dinas diatur sebagai berikut :
a. penandatanganan atas nama sendiri diatur sebagai berikut :
1. nama jabatan dan pejabat yang bersangkutan ditulis menurut ejaan yang benar tidak perlu ditebalkan, huruf awal ditulis kapital selanjutnya huruf kecil, ukuran 12 jenis huruf Arial, tanpa diberi garis bawah, penyingkatan nama dan/atau gelar dilakukan menurut ketentuan yang lazim dan diletakkan di kanan bawah serta diakhiri dengan tanda baca titik koma;
2. ruang tanda tangan sekurang-kurangnya 3 (tiga) kait/baris dan disesuaikan dengan besar kecilnya tanda tangan;
3. pangkat pejabat yang bersangkutan huruf awal ditulis dalam huruf besar selanjutnya huruf kecil, untuk Pati diikuti singkatan TNI, Pati Marinir setelah TNI ditambah (Mar), Pamen dan Pama ditambah Korps dan NRP, sedangkan untuk PNS ditambah Golongan Ruang dan NIP; dan
4. penulisan tajuk tanda tangan adalah sebagai berikut :
a) Menteri Pertahanan Menteri Pertahanan,
Juwono Sudarsono
b) Sekretaris Jenderal Dephan
Sekretaris Jenderal,
Sjafrie Sjamsoeddin Letnan Jenderal TNI
c) Untuk PNS
b. penandatanganan atas nama disingkat a.n. pejabat lain diatur sebagai berikut :
Kepala Biro Hukum,
M. Fachruddien, S.H., M.H.
Pembina Utama Muda IV/c NIP. 040034774
1. atas nama digunakan jika pejabat yang menandatangani naskah dinas telah mendapat pelimpahan wewenang/kuasa dari pejabat yang berhak menandatangani berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang diberi kuasa, dalam hal ini, pejabat penandatangan bertanggung jawab atas isi naskah dinas kepada pemberi kuasa, pada dasarnya tanggung jawab tetap berada pada pejabat pemberi wewenang/kuasa, selanjutnya pejabat tersebut dicantumkan pada tembusan;
2. nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap, huruf awal dengan huruf besar selanjutnya huruf kecil;
3. penandatanganan atas nama ditulis di depan nama jabatan pejabat yang berwenang menandatangani dengan singkatan a.n.;
4. nama jabatan pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut, boleh dituliskan singkatannya, huruf awal dalam huruf besar selanjutnya huruf kecil; dan
5. penulisan penandatanganan atas nama adalah sebagai berikut :
c. penandatanganan untuk beliau disingkat u.b. sebagai berikut :
1. ditulis sebagaimana yang tertera dalam butir b. nomor 2. s.d. 4;
2. penandatanganan untuk beliau, ditulis secara simetris di bawah nama jabatan pejabat yang menandatangani atas nama, dengan singkatan
u.b;
3. nama pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut dan pangkatnya sebagaimana yang tertera dalam butir a. 3) dan 4) di atas;
4. untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi kuasa/wewenang memberi kuasa/wewenang lagi kepada bawahannya, u.b. hanya digunakan setelah ada a.n.; dan
5. penulisan penandatanganan untuk beliau adalah sebagai berikut :
a.n. Menteri Pertahanan Sekjen,
Sjafrie Sjamsoeddin Letnan Jenderal TNI
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal
u.b.
Karo Tata Usaha,
Agus Purwoto Laksamana Pertama TNI
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal
u.b.
Karo TU,
Agus Purwoto Laksamana Pertama TNI
d. penandatanganan atas perintah disingkat a.p. sebagai berikut :
1. penandatanganan atas perintah digunakan jika dalam hal-hal tertentu pejabat yang berwenang memerintahkan pejabat bawahannya untuk menandatangani suatu tulisan dinas yang bukan bidang tugasnya, tanggung jawab tetap berada pada pejabat pemberi perintah;
2. penulisan penandatanganan atas perintah adalah sebagai berikut :
e. penandatanganan mewakili sebagai berikut :
1. penandatanganan mewakili digunakan jika pejabat yang berwenang menunjuk salah seorang pejabat bawahannya untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya selama batas waktu tertentu yang dituangkan dalam bentuk surat perintah, dalam tajuk tanda tangan, pejabat yang mewakili tidak perlu mencantumkan jabatannya sendiri, tetapi hanya nama dan pangkat, apabila dalam organisasi dan tugas pejabat yang bersangkutan mempunyai wakil, maka ketentuan tersebut di atas tidak berlaku, dan berlaku ketentuan sebagaimana tajuk tanda tangan pada a.n;
2. penulisan penandatanganan mewakili adalah sebagai berikut :
(1) Cap dinas jabatan/dinas instansi pada umumnya dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan sedemikian rupa sehingga hanya menyinggung tanda tangan pejabat yang bersangkutan, sekurang-kurangnya ⅓ dari tanda tangan pejabat yang bersangkutan jika keadaan ruangan tidak memungkinkan, cap jabatan/dinas dapat dibubuhkan disebelah kanan tanda tangan.
(2) Macam cap dinas adalah :
a. cap jabatan memuat nama jabatan penandatanganan naskah dinas;
dan
b. cap instansi memuat nama instansi.
(3) Bentuk cap dinas di lingkungan Dephan ada tiga macam yaitu :
a. bundar;
b. oval/bulat telur; dan
c. persegi empat.
(4) Ukuran atau diameter cap dinas diatur sebagai berikut :
a. ukuran cap dinas di lingkungan Dephan dibuat sama, tidak ditentukan oleh tingkat Jabatan dan Organisasi, yang membedakan adalah tulisan yang terdapat di dalamnya;
b. cap dinas berbentuk bundar, terdiri atas tiga garis lingkaran dengan ukuran sebagai berikut :
Jari-jari lingkaran bertitik pusat pada titik A.
dengan ukuran :
A - R1 = 20 mm A - R2 = 19,5 mm
A - R3 = 15 mm Lingkaran tanda titik hitam sebagai batas tulisan tebal garis lingkaran R1 = 0,8 mm R2 = R3 = 0,3 mm a = Nama jabatan/nama instansi b = Lambang Negara/Logo Dephan (di dalam lingkaran A) c = Nama Instansi satu tingkat di bawahnya/ Nama Jabatan
c. bentuk cap dinas bundar adalah sebagai berikut :
Cap jabatan Menhan Cap instansi Departemen Cap jabatan dan
cap instansi/badan/satker
d. cap dinas berbentuk lonjong/bulat telur, terdiri atas tiga garis lingkaran dengan ukuran sebagai berikut :
Ukuran :
A – P1 = A – P2 = 10 mm
A – R5 = A – R6 = 26,5 mm
A – R1 = 0,75 mm
A – R2 = 0,5 mm c a
R3 – R4 = 0,5 mm
Tebal garis = ± 0,8 mm
Lingkaran tanda titik hitam sebagai batas tulisan. Di dalam lingkaran tengah terdapat 17 garis tegak dengan tebal garis 0,2 mm.
Tebal garis lingkar R1, R2, R3, R4, R5 dan R6 = 0,8 mm
e. bentuk cap dinas oval/bulat telur yang digunakan Bidang Keuangan Departemen Pusku Dephan adalah sebagai berikut:
Keterangan :
a = PUSAT KEUANGAN DEPHAN b = KEPALA c = BIDANG KEUANGAN DEPARTEMEN
= Dalam Lingkaran terdapat 17 garis arsir (garis tegak lurus dengan tebal garis 0,2 mm) dan nama jabatan untuk cap jabatan.
= Lingkaran tanda titik hitam sebagai batas tulisan tulisan
f. cap dinas berbentuk persegi empat, diatur sebagai berikut :
penulisan Ukuran Cap Jaga.
A – E = 6 cm
A – B = 1 cm
B – C = 1 cm
C – D = 1 cm
E – F = 3 cm
F D C B A E DEPARTEMEN PERTAHANAN RI
PERWIRA JAGA MERDEKA BARAT 13-14
g. cap dinas ukuran kecil diatur sebagai berikut :
Ukuran bentuk bundar Jari-jari lingkaran A – R1 = 11,25 mm A – R2 = 10,75 mm A – R3 = 7,5 mm
= Gambar lingkaran titik hitam sebagai batas tulisan Tebal garis lingkaran = R1 = 0,6 mm R2 = R3 = 0,3 mm a = Nama Instansi b = Logo Dephan c = Nama Instansi Satu tingkat dibawahnya/Nama Jabatan.
Ukuran :
A – P1 = A – P2 = 15 mm P2 – R3 = P1 – R4 = 22 mm P2 – R2 = P1 – R1 = 19 mm Tebal garis = ± 0,8 mm Lingkaran tanda titik hitam sebagai batas tulisan.
Di dalam lingkaran tengah terdapat 17 garis tegak dengan tebal garis 0,2 mm.
Tebal garis lingkaran R1, R2, R3, R4, R5 dan R6 = 0,8 mm
(6) Warna tinta cap dinas adalah ungu.
(7) Penggunaan cap dinas diatur sebagai berikut :
a. pejabat dan instansi Dephan yang berhak menggunakan dan memiliki cap dinas bentuk bundar adalah :
1. tingkat eselon pimpinan, dalam hal ini Menhan;
2. tingkat eselon pembantu pimpinan yaitu Sekjen Dephan, Dirjen Dephan dan Kabadan Dephan;
3. tingkat Eselon II pelaksana teknis yaitu Kapus Dephan; dan
4. tingkat Eselon II yang karena sifat, tugas dan jabatannya diberikan hak dan wewenang sesuai dengan bidangnya masing- masing yaitu Karo Setjen Dephan dan Kapus Badan Dephan
b. cap dinas bentuk lonjong/bulat telur, digunakan untuk jabatan Pekas, Ka Bidku dan Bag Kes;
c. cap dinas bentuk persegi empat, digunakan untuk dinas piket pos Dephan, piket Satker/Sub Satker, kepanitiaan urusan pendaftaran personel dan hal-hal lain yang tidak termasuk pada point a dan point b; dan
d. cap dinas ukuran kecil, digunakan khusus untuk tanda pengenal seperti KTA, KTP, SIM dan lain-lain atau pada setiap halaman surat perjanjian, kontrak pengadaan dan sejenisnya yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak menandatanganinya.
(1) Cap dinas jabatan/dinas instansi pada umumnya dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan sedemikian rupa sehingga hanya menyinggung tanda tangan pejabat yang bersangkutan, sekurang-kurangnya ⅓ dari tanda tangan pejabat yang bersangkutan jika keadaan ruangan tidak memungkinkan, cap jabatan/dinas dapat dibubuhkan disebelah kanan tanda tangan.
(2) Macam cap dinas adalah :
a. cap jabatan memuat nama jabatan penandatanganan naskah dinas;
dan
b. cap instansi memuat nama instansi.
(3) Bentuk cap dinas di lingkungan Dephan ada tiga macam yaitu :
a. bundar;
b. oval/bulat telur; dan
c. persegi empat.
(4) Ukuran atau diameter cap dinas diatur sebagai berikut :
a. ukuran cap dinas di lingkungan Dephan dibuat sama, tidak ditentukan oleh tingkat Jabatan dan Organisasi, yang membedakan adalah tulisan yang terdapat di dalamnya;
b. cap dinas berbentuk bundar, terdiri atas tiga garis lingkaran dengan ukuran sebagai berikut :
Jari-jari lingkaran bertitik pusat pada titik A.
dengan ukuran :
A - R1 = 20 mm A - R2 = 19,5 mm
A - R3 = 15 mm Lingkaran tanda titik hitam sebagai batas tulisan tebal garis lingkaran R1 = 0,8 mm R2 = R3 = 0,3 mm a = Nama jabatan/nama instansi b = Lambang Negara/Logo Dephan (di dalam lingkaran A) c = Nama Instansi satu tingkat di bawahnya/ Nama Jabatan
c. bentuk cap dinas bundar adalah sebagai berikut :
Cap jabatan Menhan Cap instansi Departemen Cap jabatan dan
cap instansi/badan/satker
d. cap dinas berbentuk lonjong/bulat telur, terdiri atas tiga garis lingkaran dengan ukuran sebagai berikut :
Ukuran :
A – P1 = A – P2 = 10 mm
A – R5 = A – R6 = 26,5 mm
A – R1 = 0,75 mm
A – R2 = 0,5 mm c a
R3 – R4 = 0,5 mm
Tebal garis = ± 0,8 mm
Lingkaran tanda titik hitam sebagai batas tulisan. Di dalam lingkaran tengah terdapat 17 garis tegak dengan tebal garis 0,2 mm.
Tebal garis lingkar R1, R2, R3, R4, R5 dan R6 = 0,8 mm
e. bentuk cap dinas oval/bulat telur yang digunakan Bidang Keuangan Departemen Pusku Dephan adalah sebagai berikut:
Keterangan :
a = PUSAT KEUANGAN DEPHAN b = KEPALA c = BIDANG KEUANGAN DEPARTEMEN
= Dalam Lingkaran terdapat 17 garis arsir (garis tegak lurus dengan tebal garis 0,2 mm) dan nama jabatan untuk cap jabatan.
= Lingkaran tanda titik hitam sebagai batas tulisan tulisan
f. cap dinas berbentuk persegi empat, diatur sebagai berikut :
penulisan Ukuran Cap Jaga.
A – E = 6 cm
A – B = 1 cm
B – C = 1 cm
C – D = 1 cm
E – F = 3 cm
F D C B A E DEPARTEMEN PERTAHANAN RI
PERWIRA JAGA MERDEKA BARAT 13-14
g. cap dinas ukuran kecil diatur sebagai berikut :
Ukuran bentuk bundar Jari-jari lingkaran A – R1 = 11,25 mm A – R2 = 10,75 mm A – R3 = 7,5 mm
= Gambar lingkaran titik hitam sebagai batas tulisan Tebal garis lingkaran = R1 = 0,6 mm R2 = R3 = 0,3 mm a = Nama Instansi b = Logo Dephan c = Nama Instansi Satu tingkat dibawahnya/Nama Jabatan.
Ukuran :
A – P1 = A – P2 = 15 mm P2 – R3 = P1 – R4 = 22 mm P2 – R2 = P1 – R1 = 19 mm Tebal garis = ± 0,8 mm Lingkaran tanda titik hitam sebagai batas tulisan.
Di dalam lingkaran tengah terdapat 17 garis tegak dengan tebal garis 0,2 mm.
Tebal garis lingkaran R1, R2, R3, R4, R5 dan R6 = 0,8 mm
(6) Warna tinta cap dinas adalah ungu.
(7) Penggunaan cap dinas diatur sebagai berikut :
a. pejabat dan instansi Dephan yang berhak menggunakan dan memiliki cap dinas bentuk bundar adalah :
1. tingkat eselon pimpinan, dalam hal ini Menhan;
2. tingkat eselon pembantu pimpinan yaitu Sekjen Dephan, Dirjen Dephan dan Kabadan Dephan;
3. tingkat Eselon II pelaksana teknis yaitu Kapus Dephan; dan
4. tingkat Eselon II yang karena sifat, tugas dan jabatannya diberikan hak dan wewenang sesuai dengan bidangnya masing- masing yaitu Karo Setjen Dephan dan Kapus Badan Dephan
b. cap dinas bentuk lonjong/bulat telur, digunakan untuk jabatan Pekas, Ka Bidku dan Bag Kes;
c. cap dinas bentuk persegi empat, digunakan untuk dinas piket pos Dephan, piket Satker/Sub Satker, kepanitiaan urusan pendaftaran personel dan hal-hal lain yang tidak termasuk pada point a dan point b; dan
d. cap dinas ukuran kecil, digunakan khusus untuk tanda pengenal seperti KTA, KTP, SIM dan lain-lain atau pada setiap halaman surat perjanjian, kontrak pengadaan dan sejenisnya yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak menandatanganinya.
Pengetikan pada naskah dinas Dephan diatur sebagai berikut :
a. ukuran kertas yang secara resmi digunakan adalah kuarto atau A4 (297 mm x 210 mm), dalam keadaan dan kepentingan tertentu, dapat pula digunakan kertas dengan ukuran :
1. folio (330 mm x 215 mm);
2. folio ganda (430 mm x 330 mm);
3. kuarto ganda (A3 – 420 mm x 297 mm); dan
4. setengah kuarto (A5 – 210 mm x 148 mm).
b. naskah dinas ditulis menggunakan kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik, khususnya untuk naskah dinas dengan jangka waktu simpan 10 (sepuluh) tahun ke atas;
c. demi keserasian dan kerapian, tidak seluruh halaman kertas digunakan dalam pembuatan naskah dinas, sehingga perlu ditetapkan ruang tepi atas, tepi bawah, tepi kiri, dan tepi kanan yang tetap dibiarkan kosong, penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada mesin ketik/komputer, diatur sebagai berikut :
1. ruang tepi atas ditetapkan tiga kait/0.8 inci/2.03 cm dari tepi atas kertas, tulisan paling atas adalah klasifikasi, lambang negara/logo Dephan, nama instansi/kop untuk sampul buku, halaman pertama tanpa nomor halaman;
2. untuk naskah dinas yang menggunakan lambang negara pengetikannya di tengah-tengah atas halaman pertama dengan urutan sebagai berikut :
a) klasifikasi apabila ada dalam bentuk buku;
b) lambang negara;
c) nama instansi/nama jabatan tanpa garis bawah dengan huruf kapital ditebalkan arial 11.
3. untuk naskah dinas yang menggunakan logo Dephan ditempatkan disamping kiri kop instansi, pengetikannya di tengah-tengah atas halaman pertama dengan urutan sebagai berikut :
a) klasifikasi apabila ada dalam bentuk buku;
b) logo Dephan dan nama instansi tanpa garis bawah dengan huruf kapital ditebalkan Arial 11.
4. ruang tepi bawah kertas ditetapkan sekurang-kurangnya tiga kait/0.8 inci/ 2.03 cm dari tepi bawah kertas, klasifikasi atau alamat instansi untuk naskah dinas bentuk surat diketik pada halaman pertama, 2 (dua) kait dari ruang tepi bawah kertas, dengan jenis huruf arial ukuran 8;
5. ruang tepi kiri ditetapkan sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) dan sebanyak-banyaknya 15 (lima belas) ketukan/I inci/2.54 cm dari tepi kiri kertas, jika digunakan bolak-balik, maka untuk halaman nomor genap berlaku sesuai ketentuan yang diatur pada ruang tepi kanan yaitu lima ketukan, ketentuan ini berlaku antara lain untuk pengetikan pada sheet stensil, dan pengetikan naskah yang akan dibendel menjadi buku, dan pengetikan naskah lainnya yang diketik bolak-balik;
6. ruang tepi kanan ditetapkan sekurang-kurangnya 5 (lima) ketukan/0,6 inci/ 1.52 cm dari tepi kanan kertas, jika digunakan bolak-balik, maka untuk halaman ganjil berlaku sesuai ketentuan yang diatur pada ruang tepi kiri yaitu sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) dan sebanyak-banyaknya 15 (lima belas) ketukan; dan
7. konfigurasi margin sebagai berikut :
a) top (atas) : 0,8” = 2.03 Cm = 3 kait;
b) bottom (bawah) : 0,8” = 2.03 Cm = 3 kait;
c) left (kiri) : 1” = 2.54 Cm = 10 atau 15 ketukan;
d) right (kanan) : 0,6” = 1.52 Cm = 5 ketukan;
e) header (klasifikasi atas) : 0,6” = 1,52 Cm;
f) footer (klasifikasi bawah) : 0,6” = 1,52 Cm; dan g) alamat instansi (untuk naskah dinas bentuk surat) : 2 kait dari ruang tepi bawah kertas.
d. jenis dan ukuran huruf adalah Arial ukuran 11, 12 dan 14, penggunaannya disesuaikan dengan bentuk naskah dinas;
e. jarak spasi satu atau satu setengah sesuai kebutuhan;
f. untuk pengetikan naskah dinas dapat dilaksanakan secara bolak balik;
dan
g. hasil ketikan harus rapi, bersih dan jelas.
Penentuan batas ketukan/spasi horisontal diatur sebagai berikut :
a. pasal dengan judul, pengetikannya dengan urutan sebagai berikut :
1. nomor pasal diketik di ruang tepi, pada ketukan ke 10-15 dari ruang tepi diikuti dengan titik;
2. huruf pertama judul pasal diketik pada ketukan keenam dari nomor pasal dan ditutup dengan titik; dan
3. huruf pertama teks diketik pada ketukan keempat setelah titik, sedangkan pengetikan baris-baris selanjutnya diketik lurus di bawah huruf pertama judul pasal.
b. pasal tanpa judul, pengetikannya dilakukan dengan urutan sebagai berikut :
1. nomor pasal diketik di ruang tepi pada ketukan 10-15 diikuti dengan titik; dan
2. huruf pertama teks dimulai pada ketukan keenam dari ruang tepi, sedangkan huruf pertama baris kedua dan seterusnya diketik lurus di bawah huruf pertama dari teks, pengetikan huruf pertama tetap mengikuti ketentuan ini meskipun nomor pasal lebih dari satu angka seperti nomor 10 ke atas.
c. subpasal dengan judul, pengetikan dilakukan dengan urutan sebagai berikut :
1. huruf penunjuk nomor subpasal diketik pada ketukan keenam dari ruang tepi/nomor pasal dan diakhiri dengan titik;
2. huruf pertama judul subpasal diketik pada ketukan keempat setelah titik dan diakhiri dengan titik; dan
3. pengetikan huruf pertama teks dilakukan pada ketukan keempat setelah titik, sedangkan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya diketik lurus di bawah subpasal.
d. subpasal tanpa judul, pengetikannya dilakukan dengan urutan sebagai berikut:
1. huruf penunjuk nomor subpasal diketik pada ketukan keenam dari nomor pasal/ruang tepi dan diakhiri dengan titik; dan
2. huruf pertama teks diketik pada ketukan keempat setelah titik, sedangkan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya diketik lurus di bawah huruf pertama subpasal.
e. angka penunjuk nomor subsubpasal diketik tepat di bawah huruf pertama teks/judul subpasal diikuti dengan kurung tutup dan tidak diakhiri dengan titik, huruf pertama teks subsubpasal diketik pada ketukan keempat setelah kurung tutup, pengetikan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya dimulai tepat di bawah huruf pertama teks/judul subsubpasal.
f. naskah dinas tanpa nomor pasal diatur sebagai berikut :
1. tiap alinea dalam naskah dinas tanpa nomor pasal dianggap sebagai satu pasal untuk pengetikan huruf pertama dari setiap alinea dimulai pada ketukan keenam dari ruang tepi, sedangkan huruf pertama baris-baris berikutnya diketik mulai dari ruang tepi; dan
2. jika dipandang perlu, sebuah alinea dapat mengandung beberapa sub alinea tetapi sub alinea tidak boleh dibagi lagi menjadi sub-sub alinea, penulisan sub alinea mengikuti ketentuan tersebut pada butir d.
g. ketentuan pemberian ketukan sebelum/sesudah tanda baca adalah sebagai berikut :
1. satu ketukan diadakan sebelum titik dua, sesudah koma;
2. dua ketukan diadakan sesudah titik koma dan sesudah titik dua; dan
3. tiga ketukan diadakan sesudah titik kecuali pada alamat dua ketukan.
h. hal-hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut :
1. ketentuan tersebut pada butir a dan b tidak berlaku untuk pasal dan nomor pasal yang ditulis di tengah; dan
2. pengetikan dengan komputer yang pengaturan garis tepi kirinya berjalan secara otomatis, agar diusahakan jarak antara kata tidak melebihi dua ketukan.
Penentuan batas ketukan/spasi horisontal diatur sebagai berikut :
a. pasal dengan judul, pengetikannya dengan urutan sebagai berikut :
1. nomor pasal diketik di ruang tepi, pada ketukan ke 10-15 dari ruang tepi diikuti dengan titik;
2. huruf pertama judul pasal diketik pada ketukan keenam dari nomor pasal dan ditutup dengan titik; dan
3. huruf pertama teks diketik pada ketukan keempat setelah titik, sedangkan pengetikan baris-baris selanjutnya diketik lurus di bawah huruf pertama judul pasal.
b. pasal tanpa judul, pengetikannya dilakukan dengan urutan sebagai berikut :
1. nomor pasal diketik di ruang tepi pada ketukan 10-15 diikuti dengan titik; dan
2. huruf pertama teks dimulai pada ketukan keenam dari ruang tepi, sedangkan huruf pertama baris kedua dan seterusnya diketik lurus di bawah huruf pertama dari teks, pengetikan huruf pertama tetap mengikuti ketentuan ini meskipun nomor pasal lebih dari satu angka seperti nomor 10 ke atas.
c. subpasal dengan judul, pengetikan dilakukan dengan urutan sebagai berikut :
1. huruf penunjuk nomor subpasal diketik pada ketukan keenam dari ruang tepi/nomor pasal dan diakhiri dengan titik;
2. huruf pertama judul subpasal diketik pada ketukan keempat setelah titik dan diakhiri dengan titik; dan
3. pengetikan huruf pertama teks dilakukan pada ketukan keempat setelah titik, sedangkan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya diketik lurus di bawah subpasal.
d. subpasal tanpa judul, pengetikannya dilakukan dengan urutan sebagai berikut:
1. huruf penunjuk nomor subpasal diketik pada ketukan keenam dari nomor pasal/ruang tepi dan diakhiri dengan titik; dan
2. huruf pertama teks diketik pada ketukan keempat setelah titik, sedangkan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya diketik lurus di bawah huruf pertama subpasal.
e. angka penunjuk nomor subsubpasal diketik tepat di bawah huruf pertama teks/judul subpasal diikuti dengan kurung tutup dan tidak diakhiri dengan titik, huruf pertama teks subsubpasal diketik pada ketukan keempat setelah kurung tutup, pengetikan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya dimulai tepat di bawah huruf pertama teks/judul subsubpasal.
f. naskah dinas tanpa nomor pasal diatur sebagai berikut :
1. tiap alinea dalam naskah dinas tanpa nomor pasal dianggap sebagai satu pasal untuk pengetikan huruf pertama dari setiap alinea dimulai pada ketukan keenam dari ruang tepi, sedangkan huruf pertama baris-baris berikutnya diketik mulai dari ruang tepi; dan
2. jika dipandang perlu, sebuah alinea dapat mengandung beberapa sub alinea tetapi sub alinea tidak boleh dibagi lagi menjadi sub-sub alinea, penulisan sub alinea mengikuti ketentuan tersebut pada butir d.
g. ketentuan pemberian ketukan sebelum/sesudah tanda baca adalah sebagai berikut :
1. satu ketukan diadakan sebelum titik dua, sesudah koma;
2. dua ketukan diadakan sesudah titik koma dan sesudah titik dua; dan
3. tiga ketukan diadakan sesudah titik kecuali pada alamat dua ketukan.
h. hal-hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut :
1. ketentuan tersebut pada butir a dan b tidak berlaku untuk pasal dan nomor pasal yang ditulis di tengah; dan
2. pengetikan dengan komputer yang pengaturan garis tepi kirinya berjalan secara otomatis, agar diusahakan jarak antara kata tidak melebihi dua ketukan.
(1) Penggunaan dan pencantuman klasifikasi di dalam naskah dinas diatur sebagai berikut :
a. yang dimaksud dengan klasifikasi dalam surat menyurat dinas adalah tingkat keamanan isi suatu naskah dinas/berita;
b. klasifikasi suatu naskah dinas/berita ditentukan oleh pejabat yang berhak menandatangani naskah dinas/berita tersebut, Kabagum/Kabag TU/ Kabag Minu/Kasubbag TU/Kasubbag Minro/Kasubbag Minu;
c. setiap pejabat dan petugas yang bersangkut paut dengan naskah dinas/berita tersebut berkewajiban memperlakukan sesuai dengan tingkat klasifikasi yang ditetapkan; dan
d. klasifikasi naskah dinas terdiri dari :
1. sangat rahasia disingkat SR adalah klasifikasi naskah dinas yang isinya memerlukan tingkat pengamanan tertinggi, klasifikasi ini erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerima;
2. rahasia disingkat R adalah klasifikasi naskah dinas yang isinya memerlukan pengamanan yang tinggi, klasifikasi ini erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk;
dan
3. biasa disingkat B adalah klasifikasi naskah dinas yang isinya tidak perlu pengamanan khusus, tetapi tidak berarti bahwa isi naskah dinas dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
(2) Naskah dinas mempunyai tingkat klasifikasi Sangat Rahasia, Rahasia dan Biasa penulisannya diatur sebagai berikut :
a. pada tulisan/naskah yang berbentuk buku atau dibendel :
1. klasifikasi Sangat Rahasia dan Rahasia ditulis ditengah-tengah naskah sebelah atas dan bawah tiap halaman, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital, arial ukuran 11;
2. klasifikasi tersebut ditulis pula pada sampul buku; dan
3. klasifikasi Biasa tidak perlu dicantumkan.
b. klasifikasi Sangat Rahasia dan Rahasia pada surat selain ditulis pada nomor surat juga dicap pada setiap lembar kertas surat melintang dari arah sudut kiri bawah ke arah sudut kanan atas dengan menggunakan tinta merah;
c. pengiriman surat dengan dimasukkan ke dalam dua sampul, sampul pertama diberi alamat lengkap, nomor, cap derajat kilat, sangat segera, segera di sudut kanan atas dan di bawahnya diberi cap klasifikasi kemudian sampul dilem dan dimasukkan ke dalam sampul kedua yang sama dengan sampul pertama tapi tanpa cap klasifikasi dan dilem;
d. tingkat klasifikasi untuk surat dan surat telegram diletakkan pada nomor dengan kode singkatan dan pada ruang klasifikasi;
e. sedangkan nota dinas diletakkan pada nomor saja dengan kode singkatan, selanjutnya seluruh naskah diperlakukan sesuai dengan tingkat klasifikasi tanpa mencantumkannya pada tiap halaman;
f. tingkat klasifikasi surat pengantar sama dengan tingkat klasifikasi naskah dinas yang diantar;
g. surat pengantar untuk beberapa naskah dinas yang berbeda klasifikasinya maka klasifikasi surat pengantar disamakan dengan klasifikasi naskah dinas yang tertinggi; dan
h. pada dasarnya tingkat klasifikasi ditentukan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas, dan apabila pejabat yang bersangkutan tidak MENETAPKAN maka sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) huruf b dapat MENETAPKAN sesuai dengan kepentingan naskah tersebut.
(1) Penggunaan dan pencantuman klasifikasi di dalam naskah dinas diatur sebagai berikut :
a. yang dimaksud dengan klasifikasi dalam surat menyurat dinas adalah tingkat keamanan isi suatu naskah dinas/berita;
b. klasifikasi suatu naskah dinas/berita ditentukan oleh pejabat yang berhak menandatangani naskah dinas/berita tersebut, Kabagum/Kabag TU/ Kabag Minu/Kasubbag TU/Kasubbag Minro/Kasubbag Minu;
c. setiap pejabat dan petugas yang bersangkut paut dengan naskah dinas/berita tersebut berkewajiban memperlakukan sesuai dengan tingkat klasifikasi yang ditetapkan; dan
d. klasifikasi naskah dinas terdiri dari :
1. sangat rahasia disingkat SR adalah klasifikasi naskah dinas yang isinya memerlukan tingkat pengamanan tertinggi, klasifikasi ini erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerima;
2. rahasia disingkat R adalah klasifikasi naskah dinas yang isinya memerlukan pengamanan yang tinggi, klasifikasi ini erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk;
dan
3. biasa disingkat B adalah klasifikasi naskah dinas yang isinya tidak perlu pengamanan khusus, tetapi tidak berarti bahwa isi naskah dinas dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
(2) Naskah dinas mempunyai tingkat klasifikasi Sangat Rahasia, Rahasia dan Biasa penulisannya diatur sebagai berikut :
a. pada tulisan/naskah yang berbentuk buku atau dibendel :
1. klasifikasi Sangat Rahasia dan Rahasia ditulis ditengah-tengah naskah sebelah atas dan bawah tiap halaman, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital, arial ukuran 11;
2. klasifikasi tersebut ditulis pula pada sampul buku; dan
3. klasifikasi Biasa tidak perlu dicantumkan.
b. klasifikasi Sangat Rahasia dan Rahasia pada surat selain ditulis pada nomor surat juga dicap pada setiap lembar kertas surat melintang dari arah sudut kiri bawah ke arah sudut kanan atas dengan menggunakan tinta merah;
c. pengiriman surat dengan dimasukkan ke dalam dua sampul, sampul pertama diberi alamat lengkap, nomor, cap derajat kilat, sangat segera, segera di sudut kanan atas dan di bawahnya diberi cap klasifikasi kemudian sampul dilem dan dimasukkan ke dalam sampul kedua yang sama dengan sampul pertama tapi tanpa cap klasifikasi dan dilem;
d. tingkat klasifikasi untuk surat dan surat telegram diletakkan pada nomor dengan kode singkatan dan pada ruang klasifikasi;
e. sedangkan nota dinas diletakkan pada nomor saja dengan kode singkatan, selanjutnya seluruh naskah diperlakukan sesuai dengan tingkat klasifikasi tanpa mencantumkannya pada tiap halaman;
f. tingkat klasifikasi surat pengantar sama dengan tingkat klasifikasi naskah dinas yang diantar;
g. surat pengantar untuk beberapa naskah dinas yang berbeda klasifikasinya maka klasifikasi surat pengantar disamakan dengan klasifikasi naskah dinas yang tertinggi; dan
h. pada dasarnya tingkat klasifikasi ditentukan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas, dan apabila pejabat yang bersangkutan tidak MENETAPKAN maka sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) huruf b dapat MENETAPKAN sesuai dengan kepentingan naskah tersebut.
(1) Naskah dinas disusun menurut pengelompokan ruang lingkupnya, secara umum terdiri dari bab, bagian, pasal, sub pasal dan seterusnya, ada beberapa hal yang dapat digunakan sebagai berikut :
a. menggunakan susunan bab, bagian dan pasal, maka bab merupakan kelompok terbesar yang terdiri dari beberapa bagian dan bagian terdiri dari beberapa pasal, bab dan bagian dicantumkan di tengah, sedangkan pasal dapat dicantumkan di tengah atau di samping kiri, diatur sebagai berikut :
1. jika pasal dicantumkan di samping kiri, maka penulisannya tidak menggunakan kata “pasal“, cukup nomor pasal saja; dan
2. jika pasal dicantumkan di tengah, maka penulisannya terdiri dari kata “pasal“ dan nomor pasal.
b. menggunakan susunan bab dan pasal, maka bab merupakan kelompok terbesar yang terdiri dari sejumlah pasal, adapun bab dicantumkan di tengah, sedangkan pasal dapat dicantumkan di tengah atau di samping kiri, diatur sebagai berikut :
1. jika pasal dicantumkan di samping kiri, maka penulisannya tidak menggunakan kata “pasal“, cukup nomor pasal saja; dan
2. jika pasal dicantumkan di tengah, maka penulisannya terdiri dari kata “pasal“ dan nomor pasal serta kepala pasal jika diperlukan.
c. naskah dinas yang menggunakan susunan judul tengah, judul samping dan pasal, maka susunannya tidak menggunakan kata bab, bagian ataupun pasal, judul tengah merupakan kelompok terbesar yang mencakup beberapa judul samping dan judul samping meliputi sejumlah pasal, nomor urut pasal seluruhnya ditulis di samping kiri;
d. naskah dinas yang menggunakan susunan judul tengah dan pasal, maka susunannya juga tidak menggunakan kata bab, bagian ataupun pasal, judul tengah mencakup semua pasal dibawahnya, nomor pasal seluruhnya ditulis di samping kiri;
e. naskah dinas yang menggunakan susunan judul samping dan pasal, maka susunannya juga tidak menggunakan kata bab, bagian ataupun pasal judul samping mencakup pasal-pasal yang terdapat dibawahnya, semua nomor pasal ditulis di samping kiri; dan
f. naskah dinas yang menggunakan susunan pasal, maka seluruh materi naskah dinas dituangkan ke dalam urut-urutan pasal, baik di samping kiri ataupun tengah, susunan ini digunakan untuk suatu naskah dinas dengan ruang lingkup yang sederhana, khusus pada naskah dinas yang berbentuk surat, pemakaian nomor pasal tidak merupakan keharusan.
(1) Pembuatan judul pada naskah dinas diatur sebagai berikut :
a. judul hendaknya berdiri sendiri dan tidak menjadi bagian dari kalimat yang mengikutinya;
penulisan salah :
Pelayanan. Dilaksanakan secara fungsional oleh Biro Umum.
Seharusnya :
Pelayanan. Tugas-tugas pelayanan dilaksanakan secara fungsional oleh Biro Umum.
b. kebanyakan isi naskah dinas dimulai dengan suatu rumusan singkat yang disebut judul karangan, dalam naskah dinas yang sederhana, misalnya surat dan nota dinas, judul karangan ditulis di ruang “hal”, sedangkan dalam bentuk peraturan, keputusan, instruksi, petunjuk pelaksanaan, petunjuk teknis, surat edaran dan pengumuman judul karangan ditulis di bawah “Tentang”;
c. judul tengah ditulis ditengah, seluruhnya dalam huruf kapital dan tidak diakhiri dengan titik, judul tengah digunakan untuk menggambarkan seluruh isi teks yang terdapat dibawahnya sampai ke judul tengah berikutnya, oleh karena itu rumusannya harus merangkum seluruh isi teks tersebut;
d. judul samping merupakan satu baris tersendiri, diketik mulai dari tepi kiri, seluruhnya dalam huruf besar dan tidak diakhiri dengan titik, digunakan untuk menggambarkan seluruh isi pasal-pasal yang terdapat di bawahnya sampai ke judul samping atau judul berikutnya, oleh karena itu rumusannya harus dapat merangkum seluruh isi pasal-pasal tersebut;
e. judul pasal adalah rumusan singkat tentang isi pasal, ditulis mulai dari tepi kiri sebaris dengan nomor pasal dan diakhiri dengan titik, sehingga mencakup seluruh isi pasal yang bersangkutan termasuk sub pasal di bawahnya; dan
f. judul sub pasal adalah rumusan singkat tentang isi sub pasal yang ditulis sebaris dengan nomor sub pasal dan diakhiri dengan titik, sehingga mencakup seluruh isi sub pasal yang bersangkutan termasuk sub-sub pasal di bawahnya.
(2) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan judul, sebagai berikut :
a. perumusan judul hendaklah singkat, padat dan dapat menggambarkan seluruh persoalan yang tercakup didalamnya;
b. sesuai dengan pengertian judul tengah, bab dan bagian dapat pula digolongkan ke dalam judul tengah, dalam hal ini kata “bab” dan/atau “bagian” harus dicantumkan di atas judul tengah;
c. pemakaian judul di dalam suatu naskah dinas hendaklah konsisten, jika suatu pasal mempunyai judul pasal, diusahakan agar seluruh pasal di dalam naskah dinas yang bersangkutan mempunyai judul pasal; dan
d. sesuai dengan ketentuan jika judul pasal ditulis di tengah maka kata “pasal” dicantumkan.
Penulisan alamat tujuan diatur sebagai berikut :
a. penulisan alamat ditujukan langsung kepada pejabat yang bersangkutan, penulisannya sebagai berikut :
Kepada
Yth. Sekjen Dephan
di
Jakarta
b. penulisan alamat ditujukan langsung kepada pejabat yang bersangkutan lebih dari 1 (satu) maksimal 5 (lima), penulisannya sebagai berikut :
c. apabila alamat pejabat yang dikirim lebih dari 5 (lima), maka dibuat daftar alamat sebagai lampiran :
Kepada
Yth. Pejabat tersebut dalam
daftar lampiran
di
Jakarta
d. pencantuman kata Yth pada alamat yang terletak pada kelompok penutup
Kepada
Yth. 1. Sekjen Dephan
2. Irjen Dephan
3. Dirjen Strahan Dephan
4. Dirjen Renhan Dephan
5. Dirjen Kuathan Dephan
di
Jakarta
naskah dinas, ditulis di sebelah kiri bawah sejajar dengan pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut, diketik setelah kata kepada diikuti tanda baca titik dua seperti naskah dinas Keputusan, Juklak, Juknis, Protap, Surat Edaran, Pengumuman, letaknya sejajar dengan pangkat/golongan penandatangan, namun dalam keadaan khusus dapat disesuaikan dengan panjang kertas, penulisannya sebagai berikut:
Kepada Yth:
1. Kas Angkatan
2. Kasum TNI
3. Asrenum Panglima TNI
4. Dirjen Renhan Dephan.
Tembusan:
1. Menhan
2. Panglima TNI.
e. pada alamat tembusan, tidak dicantumkan Yth serta diberi garis penutup sepanjang kalimat yang paling panjang, penulisannya sebagai berikut :
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal,
Cap/Tertanda
Sjafrie Sjamsoeddin Letnan Jenderal TNI
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal,
Cap/Tertanda
Sjafrie Sjamsoeddin Letnan Jenderal TNI
Tembusan:
1. Menhan
2. Panglima TNI.
f. bentuk naskah dinas yang menggunakan kata salinan adalah naskah dinas bentuk Keputusan, penulisannya sebagai berikut :
Salinan Keputusan Menteri Pertahanan ini disampaikan kepada :
1. Ketua Badan Pemeriksa Keuangan
2. Menteri Pertahanan
3. Kasad
4. Kasal.