Dalam Peraturan Menteri Pertahanan ini, yang dimaksud dengan:
1. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah Kementerian Pertahanan dan TNI yang selanjutnya disingkat APIP adalah Inspektorat Jenderal Kementerian Pertahanan, Inspektorat Jenderal dan Perbendaharaan TNI, Inspektorat Jenderal TNI AD, Inspektorat Jenderal dan Perbendaharaan TNI AL dan Inspektorat Jenderal dan Perbendaharaan TNI AU.
2. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolak ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik.
3. Pengendali Mutu adalah Pejabat yang bertanggungjawab mengendalikan kualitas sesuai dengan kode etik APIP dan standar audit APIP dalam setiap pelaksanaan kegiatan pengawasan, untuk Kementerian Pertahanan oleh Irjen Kemhan, untuk Mabes TNI oleh Irjen TNI, untuk Mabes TNI AD oleh Irjen TNI AD, untuk Mabes TNI AL oleh Irjen TNI AL dan untuk Mabes TNI AU oleh Irjen TNI AU.
4. Pengendali Teknis adalah Pejabat yang bertanggungjawab secara teknis terhadap pelaksanaan kegiatan pengawasan, yang dilaksanakan oleh Inspektur di lingkungan Kemhan, TNI dan Angkatan.
5. Kendali mutu dalam audit oleh APIP adalah metode-metode yang digunakan untuk memastikan bahwa APIP dan auditornya telah memenuhi kewajiban profesionalnya kepada auditi.
6. Audit atau Pengawasan dan Pemeriksaan adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif dan profesional berdasarkan standar audit, untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi dan keandalan informasi pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah.
7. Kertas Kerja Audit yang selanjutnya disingkat KKA adalah catatan (dokumentasi) yang dibuat oleh auditor mengenai bukti-bukti yang dikumpulkan, berbagai teknik dan prosedur audit yang diterapkan serta simpulan yang dibuat selama melakukan audit.
8. Program Kerja Audit Tahunan yang selanjutnya disingkat PKAT adalah prosedur dan teknik audit yang disusun secara sistematis yang harus diikuti/dilaksanakan oleh auditor dalam kegiatan audit untuk mencapai tujuan audit dalam satu tahun.
9. Auditi adalah orang/instansi pemerintah yang diaudit oleh APIP.
10. Auditor adalah Pegawai Negeri Sipil/TNI yang mempunyai jabatan fungsional auditor yang diberi tugas, wewenang, tanggung jawab, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang melaksanakan pengawasan pada instansi pemerintah untuk dan atas nama APIP.
11. Resiko adalah ketidakpastian yang dihadapi oleh organisasi dalam mencapai tujuan.
12. Laporan Hasil Audit yang selanjutnya disingkat LHA adalah sarana mengkomunikasikan hasil audit kepada pemakai laporan secara tertulis.
13. Standar audit adalah kriteria atau mutu minimal untuk melakukan kegiatan audit yang wajib dipedomani oleh APIP.
14. Reviu adalah penelaahan ulang bukti-bukti suatu kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan, standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan.
15. Evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan hasil atau prestasi suatu kegiatan dengan standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan, dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu kegiatan dalam mencapai tujuan.
16. Pemantauan adalah proses penilaian kemajuan suatu program atau kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
17. Visi adalah rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan pada akhir periode perencanaan.
18. Misi adalah rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan visi.
19. Strategi adalah langkah-langkah berisikan program-program indikatif untuk mewujudkan visi dan misi.
20. Program adalah instrumen kebijakan yang berisi satu atau lebih kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah/Lembaga untuk mencapai sasaran dan tujuan serta memperoleh alokasi anggaran, atau kegiatan masyarakat yang dikoordinasikan oleh instansi Pemerintah.
21. Organisasi adalah Kementerian Pertahanan, Mabes TNI dan Mabes Angkatan atau institusi yang menurut peraturan perundang- undangan ditunjuk sebagai atasan pimpinan APIP.
22. Kode etik adalah pernyataan tentang prinsip moral dan nilai yang digunakan oleh auditor sebagai pedoman tingkah laku dalam melaksanakan tugas pengawasan.
23. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pertahanan.
(1) Pengendalian mutu atas penyusunan rencana dan program kerja audit pada tingkat tim audit sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 huruf a, berdasarkan program kerja audit tahunan pengendali mutu melaksanakan tugas sebagai berikut:
a. menunjuk tim audit yang akan melaksanakan fungsi audit dengan organisasi:
1. pengendali teknis;
2. ketua tim;
3. sekretaris tim; dan
4. anggota tim.
b. memberi tugas kepada pengendali teknis;
c. memberi tugas kepada ketua tim; dan
d. memberi tugas kepada ketua tim, sekretaris tim dan anggota tim.
(2) Tugas pengendali teknis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b sebagai berikut:
a. memberikan persetujuan atas kartu penugasan dan alokasi anggaran waktu audit dengan membubuhkan tanda tangan;
b. menyimpan formulir alokasi waktu dalam KKA, agar dapat dipakai sebagai acuan dari pelaksanaan kegiatan audit;
c. mengesahkan program kerja audit yang dibuat oleh ketua tim dibantu oleh sekretaris dan anggota tim atas sepengetahuan pengendali mutu; dan
d. pengesahan program kerja audit sebagaimana dimaksud pada huruf c ditindaklanjuti dengan mengisi formulir check list atas sepengetahuan pengendali mutu.
(3) Tugas ketua tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c sebagai berikut:
a. melengkapi kartu penugasan yang dibuat rangkap 2 (dua):
1. 1 (satu) dimasukkan dalam KKA; dan
2. 1 (satu) foto kopi disampaikan kepada pengendali teknis.
b. melengkapi check list penyelesaian penugasan perencanaan audit sebagai pengendalian atas pelaksanaan pekerjaan pada tingkat tim audit;
c. mengusulkan alokasi anggaran waktu alokasi pemeriksaan yang disediakan kepada setiap jenis pekerjaan/kegiatan dalam proses audit tersebut; dan
d. pengendalian kegiatan sebagaimana dimaksud pada huruf c harus dilengkapi dengan formulir alokasi anggaran waktu audit.
(4) Tugas ketua tim, sekretaris tim dan anggota tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d sebagai berikut:
a. menganalisis atas data auditi;
b. MENETAPKAN sasaran, ruang lingkup, dan metodologi yang akan dipakai;
c. menganalisis terhadap:
1. pengendalian intern auditi;
2. kepatuhan auditi terhadap ketentuan peraturan perundangan-undangan; dan
3. kemungkinan penyimpangan yang dilakukan oleh auditi.
d. perkembangan pelaksanaan pekerjaan/kegiatan sebagaimana di maksud pada nomor 3 dituangkan dalam laporan mingguan; dan
e. menyusun rencana audit dalam bentuk program kerja audit, yang menjabarkan secara rinci tentang langkah-langkah yang akan ditempuh.
(5) Petunjuk pengisian kartu penugasan, alokasi anggaran waktu, program kerja audit, dan check list sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) huruf a, huruf c dan huruf d tercantum pada Formulir 6, Formulir 7, Formulir 8 dan Formulir 9 dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(6) Petunjuk pengisian laporan mingguan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf d tercantum pada Formulir 10 dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(1) Prosedur pelaksanan pemantauan tindak lanjut sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf b sebagai berikut:
a. berdasarkan laporan hasil audit, ketua tim membuat formulir temuan dan rencana tindak lanjut;
b. formulir sebagaimana dimaksud pada huruf a, diserahkan kepada Unit meliputi: Ses Itjen Kemhan, Ses Itjen TNI, Ses Itjen TNI AD, Asbin Itjenal dan Asbin Itjenau, yang melaksanakan fungsi pelaporan diinput ke dalam daftar temuan APIP;
c. unit yang melaksanakan fungsi pelaporan, menyerahkan daftar temuan APIP tersebut kepada tim pemantauan tindak lanjut;
d. tim pemantau tindaklanjut melakukan verifikasi atas laporan tindak lanjut yang telah dilakukan oleh auditi;
e. tim pemantau dapat melakukan pengujian terhadap tindak lanjut yang dibuat oleh auditi;
f. tim pemantau melaporkan kepada pimpinan APIP atas tindak lanjut yang kurang memuaskan, termasuk resiko yang masih ada;
g. pimpinan APIP menyampaikan surat kepada auditi untuk melakukan tindakan tambahan sehingga tindak lanjut menjadi lengkap dan efektif;
h. tindak lanjut yang telah dilakukan oleh auditi, ketua tim membuat formulir laporan tindak lanjut temuan audit yang diketahui oleh pengendali teknis dan pengendali mutu;
i. apabila tindak lanjut dinyatakan telah selesai dan sesuai, di kolom keterangan pada formulir laporan pemantauan tindak lanjut temuan audit dicantumkan kata:
1. sudah selesai/tuntas;
2. sudah dilakukan tindak lanjut tetapi belum selesai; atau
3. belum dilakukan tindak lanjut.
j. apabila tindak lanjut belum selesai, pimpinan APIP menerbitkan dan menyampaikan surat peringatan pertama kepada pimpinan auditi;
k. surat peringatan pertama sebagaimana dimaksud pada huruf j berdasarkan pada:
1. batas waktu penyelesaian tindak lanjut terlampaui;
2. rekomendasi yang belum ditindaklanjuti; dan
3. tindak lanjut yang masih kurang.
l. apabila dalam 1 (satu) bulan setelah surat peringatan pertama, tindak lanjut belum dilakukan auditi, maka APIP menerbitkan surat peringatan kedua;
m. apabila dalam 1 (satu) bulan setelah surat peringatan kedua terbit, tindak lanjut tidak juga dilakukan, maka tim pemantau membuat surat pemberitahuan kepada pimpinan Kemhan, TNI dan angkatan;
n. tim pemantau tindak lanjut melakukan pemutakhiran tindak lanjut atas temuan yang belum ditindaklanjuti dan yang masih kurang; dan
o. pemutakhiran sebagaimana dimaksud pada huruf n, dilakukan sekali dalam setahun dan dituangkan dalam formulir temuan audit yang belum ditindaklanjuti sampai dengan lebih dari 1 (satu) bulan.
(2) Petunjuk pengisian temuan dan rencana tindak lanjut, laporan tindak lanjut temuan audit, laporan pemantauan tindak lanjut temuan audit,
dan temuan audit yang belum ditindaklanjuti sampai dengan lebih dari 1 (satu) bulan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, huruf g, huruf i dan huruf o pada Formulir 18, Formulir 19, Formulir 20, dan Formulir 21 dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.