PEMBUATAN NASKAH DINAS
Pembuatan Naskah Dinas terdiri atas:
a. persyaratan pembuatan Naskah Dinas;
b. nama Kementerian/jabatan Menteri pada kepala Naskah Dinas;
c. susunan Naskah Dinas;
d. penomoran dan pengodean Naskah Dinas;
e. penggunaan kertas, amplop, dan tinta;
f. ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata penyambung;
g. penentuan batas/ruang tepi;
h. nomor halaman;
i. tembusan;
j. lampiran;
k. penggunaan Lambang Negara/lambang Kementerian;
l. penggunaan cap lembaga;
m. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas;
n. hal yang perlu diperhatikan; dan
o. kelengkapan Naskah Dinas.
(1) Naskah Dinas merupakan inti dari pemikiran yang ringkas dan jelas sesuai dengan maksud dan tujuan dibuatnya Naskah Dinas yang disusun secara sistematis.
(2) Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memenuhi persyaratan:
a. mencerminkan ketelitian dan kecermatan, baik dalam bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa maupun penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan;
b. memperlihatkan kejelasan maksud dari materi yang dimuat;
c. menggunakan bahasa INDONESIA yang formal, logis secara efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami bagi pihak yang menerima; dan
d. mengikuti aturan baku yang berlaku sehingga dapat menjamin terciptanya arsip yang autentik dan dapat diandalkan (reliable).
(3) Penggunaan bahasa INDONESIA sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c memperhatikan ketentuan mengenai pemakaian:
a. kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar sesuai dengan kaidah tata bahasa baku bahasa INDONESIA dan Kamus Besar Bahasa INDONESIA; dan
b. ejaan bahasa INDONESIA sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pedoman umum ejaan bahasa INDONESIA.
(1) Pencantuman kepala Naskah Dinas pada halaman pertama Naskah Dinas dengan menggunakan:
a. Lambang Negara dan nama jabatan Menteri;
b. lambang dan nama Kementerian;
c. lambang dan nama Kementerian serta alamat lengkap unit kerja; atau
d. lambang PTN sesuai dengan statuta, nama Kementerian, serta alamat lengkap PTN.
(2) Pencantuman kepala Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a digunakan untuk mengidentifikasikan Naskah Dinas ditetapkan dan ditandatangani oleh Menteri.
(3) Pencantuman kepala Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b digunakan untuk mengidentifikasikan Naskah Dinas ditetapkan dan ditandatangani atas nama Menteri.
(4) Pencantuman kepala Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c digunakan untuk mengidentifikasikan Naskah Dinas ditetapkan dan ditandatangani pejabat yang berwenang.
(5) Pencantuman kepala Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d digunakan untuk mengidentifikasikan Naskah Dinas ditetapkan dan ditandatangani pimpinan PTN.
(6) Dalam hal menyeragamkan kepala Naskah Dinas dengan menggunakan nomenklatur Kementerian dan Unit Organisasi dalam bahasa Inggris ditetapkan dengan Keputusan Menteri.
(7) Ketentuan teknis mengenai pencantuman kepala Naskah Dinas dan format kepala Naskah Dinas tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Susunan Naskah Dinas terdiri atas:
a. kepala Naskah Dinas;
b. tanggal Naskah Dinas;
c. hal Naskah Dinas;
d. pejabat dan alamat tujuan Naskah Dinas; dan/atau
e. alamat Naskah Dinas untuk perhatian (u.p.).
Kepala Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf a untuk mengidentifikasikan nama jabatan atau nama unit kerja pembuat Naskah Dinas dan alamat.
Tanggal Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf b ditulis dengan tata urut sebagai berikut:
a. tanggal ditulis dengan angka Arab;
b. bulan ditulis lengkap; dan
c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab.
(1) Hal Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf c merupakan materi pokok Naskah Dinas yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat dan jelas.
(2) Hal Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) perlu dicantumkan dengan alasan sebagai berikut:
a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi;
b. memudahkan identifikasi; dan
c. memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat.
(1) Naskah Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi pemerintah yang dituju sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf d.
(2) Naskah Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi pemerintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) di lembar Naskah Dinas ditulis dengan urutan sebagai berikut:
a. singkatan Yth.;
b. nama jabatan; dan
c. nama kota.
(3) Alamat tujuan Naskah Dinas yang dicantumkan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf d di amplop surat ditulis dengan urutan sebagai berikut:
a. singkatan Yth.;
b. nama jabatan; dan
c. alamat lengkap.
(4) Ketentuan teknis mengenai pencantuman pejabat dan alamat tujuan Naskah Dinas sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Alamat Naskah Dinas untuk perhatian (u.p.) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf e digunakan untuk:
a. mempercepat penyelesaian Naskah Dinas yang diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat atau pegawai tertentu di instansi pemerintah;
b. mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima Naskah Dinas kepada pejabat yang dituju;
c. mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud Naskah Dinas; dan
d. mempercepat penyelesaian Naskah Dinas karena tidak harus menunggu kebijaksanaan langsung pemimpin instansi.
(1) Nomor Naskah Dinas terdiri atas nomor urut Naskah Dinas dan kode Naskah Dinas.
(2) Nomor dan tanggal Naskah Dinas tercatat bersamaan dengan penandatanganan Naskah Dinas secara elektronik oleh pejabat yang berwenang dengan menggunakan nomor urut dalam 1 (satu) tahun kalender.
(3) Nomor dan tanggal Naskah Dinas peraturan Menteri, keputusan Menteri, instruksi, nota kesepahaman, perjanjian kerja sama dalam negeri, surat edaran, dan perjanjian internasional yang ditandatangani atas nama Menteri dilakukan oleh unit kerja yang membidangi hukum di Sekretariat Jenderal.
(4) Nomor dan tanggal Naskah Dinas perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (3) yang dilakukan atas nama pemerintah dengan pemerintah asing dilakukan oleh unit kerja yang membidangi kerja sama luar negeri di Sekretariat Jenderal.
(5) Nomor dan tanggal Naskah Dinas peraturan, keputusan, perjanjian kerja sama dalam negeri, dan surat edaran yang ditandatangani oleh pemimpin Unit Organisasi diberikan oleh unit kerja yang membidangi hukum di Unit Organisasi masing-masing.
(6) Nomor dan tanggal Naskah Dinas peraturan, keputusan, instruksi, perjanjian kerja sama dalam negeri, dan surat edaran, yang ditandatangani oleh Menteri atau oleh pemimpin Unit Organisasi tidak menggunakan nomor urut surat dinas melainkan menggunakan nomor masing-masing Naskah Dinas yang diatur oleh masing- masing Unit Organisasi atau unit kerja.
(7) Nomor, tanggal, dan penggunaan NIP pada Naskah Dinas keputusan Menteri mengenai kepegawaian dilakukan oleh unit kerja yang membidangi sumber daya manusia di Sekretariat Jenderal.
(8) Nomor Naskah Dinas pada prosedur operasional standar diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan terkait.
(1) Pemberian kode Naskah Dinas dilakukan, baik yang ditujukan untuk Unit Organisasi atau unit kerja di Kementerian maupun di luar Kementerian.
(2) Kode Naskah Dinas terdiri atas:
a. kode jabatan;
b. kode Unit Organisasi;
c. kode unit kerja; dan
d. kode hal.
(3) Kode jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a merupakan identitas jabatan dari pejabat yang menandatangani Naskah Dinas.
(4) Kode Unit Organisasi sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) huruf b merupakan identitas dari Unit Organisasi yang membuat atau mengeluarkan Naskah Dinas.
(5) Kode unit kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c merupakan identitas dari unit kerja yang membuat atau mengeluarkan Naskah Dinas.
(6) Kode hal sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf d merupakan identitas yang berisi materi pokok Naskah Dinas atau subjek Naskah Dinas.
(7) Pencantuman kode hal pada Naskah Dinas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai klasifikasi arsip.
(8) Kode Naskah Dinas tidak dicantumkan pada Naskah Dinas peraturan, instruksi, perjanjian kerja sama dalam negeri, nota kesepahaman, perjanjian internasional, dan surat edaran.
Kode fakultas, jurusan, lembaga, pusat, biro, dan unit pelaksana teknis di PTN ditetapkan oleh pemimpin PTN masing-masing.
(1) Pemberian kode Naskah Dinas dilakukan dengan ketentuan:
a. kode Naskah Dinas ditulis setelah nomor urut Naskah Dinas dengan urutan kode jabatan atau kode Unit Organisasi, kode unit kerja, kode SRHS atau RHS apabila bersifat rahasia, kode hal, dan tahun pembuatan Naskah Dinas yang penulisannya masing-masing dibatasi dengan garis miring;
b. Naskah Dinas yang dibuat dan ditandatangani oleh Menteri atau oleh Staf Ahli menggunakan kode jabatan;
c. Naskah Dinas yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat pimpinan tinggi madya dengan penyebutan
a.n. menggunakan kode jabatan Menteri dibatasi tanda titik dan diikuti kode Unit Organisasi penandatangan Naskah Dinas;
d. Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat pimpinan tinggi madya dan berasal dari pejabat setingkat di bawahnya menggunakan kode Unit Organisasi penanda tangan Naskah Dinas, dibatasi tanda titik, dan diikuti kode unit kerja asal Naskah Dinas; dan
e. Naskah Dinas yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat pimpinan tinggi pratama dengan penyebutan a.n. menggunakan kode Unit Organisasi dari pejabat yang diatasnamakan, dibatasi tanda titik, dan diikuti kode unit kerja penanda tangan Naskah Dinas.
(2) Kode Naskah Dinas dan pemberian nomor sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(1) Kertas, amplop, dan tinta merupakan media atau sarana surat-menyurat untuk merekam informasi dalam komunikasi kedinasan.
(2) Penggunaan kertas, amplop, dan tinta sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Penentuan jarak spasi dengan memperhatikan aspek keserasian, keindahan, dan banyaknya isi Naskah Dinas dengan ketentuan:
a. jarak antara judul dan isi adalah dua spasi;
b. jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan baris kedua adalah satu spasi; dan
c. jarak tiap-tiap baris disesuaikan dengan keperluan.
(1) Naskah Dinas menggunakan jenis huruf Arial, Times New Roman, atau Bookman Old Style dengan ukuran 11 (sebelas) atau 12 (dua belas).
(2) Penggunaan jenis huruf pada Naskah Dinas peraturan perundang-undangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3) Penggunaan jenis huruf Naskah Dinas prosedur operasional standar sesuai dengan isi dan ukuran dalam format prosedur operasional standar.
(1) Kata penyambung merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya.
(2) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis pada akhir setiap halaman pada baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman dengan urutan kata penyambung dan 3 (tiga) buah titik.
(3) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya.
(4) Jika kata pertama dari halaman berikutnya menunjuk pasal atau diberi garis bawah atau dicetak miring, kata penyambung juga harus dituliskan sama.
(5) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak digunakan untuk pergantian bagian.
Pengaturan ruang tepi untuk Naskah Dinas, sebagai berikut:
a. ruang tepi atas berjarak paling sedikit 1 (satu) spasi di bawah kepala Naskah Dinas apabila menggunakan kepala Naskah Dinas atau berjarak paling sedikit 2 cm (dua sentimeter) apabila tanpa kepala Naskah Dinas;
b. ruang tepi bawah berjarak paling sedikit 1,5 cm (satu koma lima sentimeter) dari tepi bawah kertas;
c. ruang tepi kiri berjarak paling sedikit 1,5 cm (satu koma lima sentimeter) dari tepi kiri kertas; dan
d. ruang tepi kanan berjarak paling sedikit 1,5 cm (satu koma lima sentimeter) dari tepi kanan kertas.
(1) Nomor halaman Naskah Dinas ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor.
(2) Dikecualikan bagi halaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan kepala Naskah Dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.
(1) Tembusan merupakan pemberitahuan kepada pihak lain atau pihak terkait yang dipandang perlu mengetahui substansi Naskah Dinas.
(2) Ketentuan penggunaan tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut:
a. tembusan hanya digunakan apabila Naskah Dinas memerlukan tembusan;
b. kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan pembuka
Naskah Dinas, di sebelah kiri bawah, dan sejajar dengan singkatan NIP pejabat penandatangan;
c. pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka Arab sejajar dengan kata tembusan;
d. pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth. atau diikuti frasa sebagai laporan atau sebagai arsip.
(1) Jika Naskah Dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arab.
(2) Nomor halaman pada lampiran Naskah Dinas merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.
Ketentuan penggunaan Lambang Negara untuk Naskah Dinas adalah sebagai berikut:
a. Lambang Negara digunakan dalam Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi;
b. Lambang Negara digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Menteri; dan
c. Lambang Negara ditempatkan pada bagian atas kepala surat secara simetris pada Naskah Dinas.
Ketentuan penggunaan Lambang Kementerian, sebagai berikut:
a. Lambang Kementerian merupakan tanda pengenal atau identitas berupa simbol yang digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya;
b. Lambang Kementerian digunakan oleh pejabat berwenang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya; dan
c. Lambang Kementerian ditempatkan di sebelah kiri pada kepala Naskah Dinas.
(1) Cap lembaga terdiri atas:
a. cap jabatan; dan
b. cap dinas.
(2) Cap jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan cap atau stempel yang dipergunakan oleh pejabat tertentu untuk memenuhi keabsahan suatu Naskah Dinas dalam melaksanakan tugas sesuai dengan jabatannya.
(3) Cap dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan cap atau stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat untuk memenuhi keabsahan Naskah Dinas.
(4) Ketentuan teknis mengenai penggunaan cap lembaga sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(1) Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat Naskah Dinas dapat dilakukan dengan persyaratan harus jelas menunjukkan jenis, materi, format Naskah Dinas atau bagian mana dari Naskah Dinas tersebut yang disusun perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat.
(2) Perubahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yaitu mengubah bagian tertentu dari Naskah Dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan.
(3) Pencabutan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yaitu mencabut Naskah Dinas tertentu karena bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, khusus, atau Naskah Dinas yang baru ditetapkan.
(4) Pembatalan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yaitu menyatakan bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru.
(5) Ralat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yaitu perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas yang baru.
Tata cara perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat pada Naskah Dinas dapat dilakukan dengan cara:
a. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas yang bersifat mengatur dilakukan dengan Naskah Dinas yang setingkat atau lebih tinggi;
b. pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya;
c. ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas.
(1) Naskah Dinas yang ditujukan untuk beberapa tujuan, dibuat dengan ketentuan sebagai berikut:
a. dapat digandakan;
b. Naskah Dinas dibuat dengan kertas yang menggunakan kepala Naskah Dinas asli;
c. dapat menggunakan tanda tangan asli; dan
d. cap dinas asli.
(2) Tembusan Naskah Dinas dibuat dengan ketentuan sebagai berikut:
a. dapat digandakan;
b. cap dinas asli; dan
c. diberi tanda check list (v) pada tujuan tembusan.
(3) Untuk arsip Naskah Dinas dibuat dengan kepala Naskah Dinas asli, ditandatangan asli dan dicap asli.
(1) Kelengkapan Naskah Dinas berupa disposisi.
(2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) merupakan satu kesatuan dengan Naskah Dinas yang bersangkutan.
(3) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dikeluarkan oleh Menteri, pemimpin Unit Organisasi, pemimpin unit kerja jabatan pimpinan tinggi pratama, pemimpin UPT, Sekretaris Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, dan pemimpin PTN berisi petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan Naskah Dinas yang ditulis secara jelas.
(4) Penggunaan kertas bekas untuk mencetak disposisi tidak diperbolehkan.
(5) Ketentuan teknis mengenai format disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.