PERMEN

Peraturan Menteri Nomor 78 Tahun 2012 tentang TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH

PERMEN Nomor 78 Tahun 2012

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

Dalam Peraturan Menteri ini, yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyrakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 2. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu; 3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/atau terus menerus; 4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun; 5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA dan / atau lembaga kearsipan; 6. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingka JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip 7. Komponen adalah unit kerja di lingkungan Kementerian Dalam Negeri; 8. Daerah adalah Provinsi, dan Kabupaten/Kota; 9. Pemerintah Daerah adalah Gubernur,dan Bupati/Walikota; 10. Satuan Kerja Perangkat Daerah Provinsi, Kabupaten/Kota selanjutnya disingkat SKPD adalah satuan kerja perangkat daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota ; www.djpp.kemenkumham.go.id 11. Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan mempunyai nilai arsip; 12. Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat; 13. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan; 14. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya; 15. Klasifikasi adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang termuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan penataan dan penemuan kembali arsip;

BAB II

RUANG LINGKUP

Pasal 4

Koreksi

Ruang lingkup penyelenggaraan tata kearsipan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah meliputi: a. pengurusan surat; b. pemberkasan arsip; dan c. penyusutan arsip.

Pasal 5

Koreksi

(1) Arsip Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah terdiri dari arsip dinamis dan arsip statis. (2) Arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari arsip dinamis aktif dan arsip dinamis in aktif

Pasal 6

(1) Penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan Kementerian Dalam Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dilaksanakan oleh Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal. (2) Penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan pemerintahan provinsi dilaksanakan oleh Kepala Biro Umum Sekretariat Daerah. (3) Penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan pemerintahan kabupaten/kota dilaksanakan oleh Kepala Bagian Umum Sekretariat Daerah.

Pasal 7

(1) Pelaksanaan tata kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, menggunakan sarana dan peralatan kearsipan. (2) Sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. kartu kendali untuk pengurusan surat; b. pola klasifikasi untuk pemberkasan arsip; dan c. jadwal retensi arsip untuk penyusutan arsip. (3) Peralatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. lemari kartu kendali; b. lemari arsip; c. rak arsip; d. rak arsip bergerak;dan e. meja sortir. www.djpp.kemenkumham.go.id

Pasal 8

(1) Pola klasifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b disusun berdasarkan klasifikasi bidang tugas: 000 umum 100 pemerintahan 200 politik 300 keamanan dan ketertiban 400 kesejahteraan 500 perekonomian 600 pekerjaan umum dan ketenagakerjaan 700 pengawasan 800 kepegawaian 900 keuangan (2) Klasifikasi pada masing-masing bidang tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat ditambahkan sesuai kebutuhan.

Pasal 9

Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf c memuat daftar yang berisi sekurang-kurangnya: a. jangka waktu penyimpanan atau retensi; b. jenis arsip; dan c. keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan.

BAB III

PENGURUSAN SURAT

Pasal 10

Koreksi

(1) Pengurusan surat dilakukan dengan menggunakan kartu kendali. (2) Kartu kendali sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk: a. Pengurusan naskah dinas masuk; b. Pengurusan naskah dinas keluar; www.djpp.kemenkumham.go.id c. Penyimpanan arsip; dan d. Penemuan kembali arsip.

Pasal 11

Koreksi

(1) Pengurusan naskah dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf a dilakukan oleh Kepala Biro Umum selaku Kepala unit kearsipan melalui Kepala Bagian Tata Usaha Pimpinan. (2) Kepala Bagian Tata Usaha Pimpinan menentukan klasifikasi naskah dinas penting dan naskah dinas biasa untuk disampaikan kepada Kepala Biro Umum. (3) Kepala Biro Umum melalui Sekretaris Jenderal menyampaikan kepada Menteri, naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang ditujukan kepada Menteri dan membutuhkan kebijakan Menteri. (4) Menteri Dalam Negeri melalui Sekretaris Jenderal mendisposisikan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (3). (5) Kepala Biro Umum menyampaikan kepada Sekretaris komponen sebagai unit pengolah naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang tidak membutuhkan kebijakan Menteri sesuai dengan bidang tugas.

Pasal 12

(1) Pengurusan naskah dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b dilakukan oleh Sekretaris komponen sebagai unit pengolah naskah dinas. (2) Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditandatangani oleh Menteri dan Sekretaris Jenderal disampaikan kepada Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Tata Usaha Pimpinan untuk mendapatkan penomoran.

Pasal 13

(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dilakukan oleh unit pengolah di komponen untuk arsip aktif. (2) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dilakukan oleh Sekretaris komponen dan Kepala Biro Umum untuk arsip inaktif. (3) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dilakukan oleh Kepala Biro Umum untuk arsip statis. www.djpp.kemenkumham.go.id

Pasal 14

Unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan Kementerian Dalam Negeri melakukan penemuan kembali arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf d, melalui: a. indeks; b. kode klasifikasi; c. nomor urut;dan d. asal surat, tanggal dan nomor surat.

Pasal 15

Pengurusan naskah dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf a dilakukan oleh Sekretaris Derah provinsi melalui Kepala Biro Umum provinsi dan Sekretaris Derah kabupaten/kota melalui Kepala Bagian Umum kabupaten/kota selaku Kepala unit kearsipan.

Pasal 16

(1) Kepala Biro Umum provinsi dan Kepala Bagian Umum kabupaten/kota menentukan klasifikasi naskah dinas penting dan naskah dinas biasa. (2) Kepala Biro Umum menyampaikan kepada Gubernur, naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditujukan kepada Gubernur. (3) Kepala Bagian Umum menyampaikan kepada Bupati/Walikota, naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditujukan kepada Bupati/Walikota. (4) Kepala Biro Umum dan Kepala Bagian Umum menyampaikan naskah dinas sebagimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) kepada Kepala SKPD sebagai unit pengolah naskah dinas sesuai dengan bidang tugas.

Pasal 17

(1) Pengurusan naskah dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b dilakukan oleh Kepala SKPD. (2) Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditandatangani oleh Gubernur dan Bupati/Walikota disampaikan kepada Kepala Biro Umum dan Kepala Bagian Umum untuk mendapatkan penomoran. (3) Naskah dinas yang berbentuk produk hukum penomorannya dilakukan oleh Kepala Biro Hukum provinsi dan Kepala Bagian Hukum kabupaten/kota. www.djpp.kemenkumham.go.id

Pasal 18

(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan pemerintah daerah dilakukan oleh unit pengolah pada SKPD untuk arsip aktif. (2) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan pemerintah daerah dilakukan oleh unit pengolah pada SKPD dan Sekretaris Daerah untuk arsip inaktif . (3) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan pemerintah daerah dilakukan oleh Kepala Lembaga Kearsipan Daerah untuk arsip statis.

Pasal 19

Unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan pemerintah melakukan penemuan kembali arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf d, melalui: a. indeks; b. kode klasifikasi; c. nomor urut;dan d. asal surat, tanggal dan nomor surat.

BAB Kesatu

Pengurusan Surat Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri

Pasal 11

Koreksi

(1) Pengurusan naskah dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf a dilakukan oleh Kepala Biro Umum selaku Kepala unit kearsipan melalui Kepala Bagian Tata Usaha Pimpinan. (2) Kepala Bagian Tata Usaha Pimpinan menentukan klasifikasi naskah dinas penting dan naskah dinas biasa untuk disampaikan kepada Kepala Biro Umum. (3) Kepala Biro Umum melalui Sekretaris Jenderal menyampaikan kepada Menteri, naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang ditujukan kepada Menteri dan membutuhkan kebijakan Menteri. (4) Menteri Dalam Negeri melalui Sekretaris Jenderal mendisposisikan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (3). (5) Kepala Biro Umum menyampaikan kepada Sekretaris komponen sebagai unit pengolah naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang tidak membutuhkan kebijakan Menteri sesuai dengan bidang tugas.

Pasal 12

(1) Pengurusan naskah dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b dilakukan oleh Sekretaris komponen sebagai unit pengolah naskah dinas. (2) Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditandatangani oleh Menteri dan Sekretaris Jenderal disampaikan kepada Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Tata Usaha Pimpinan untuk mendapatkan penomoran.

Pasal 13

(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dilakukan oleh unit pengolah di komponen untuk arsip aktif. (2) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dilakukan oleh Sekretaris komponen dan Kepala Biro Umum untuk arsip inaktif. (3) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dilakukan oleh Kepala Biro Umum untuk arsip statis. www.djpp.kemenkumham.go.id

Pasal 14

Unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan Kementerian Dalam Negeri melakukan penemuan kembali arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf d, melalui: a. indeks; b. kode klasifikasi; c. nomor urut;dan d. asal surat, tanggal dan nomor surat.

BAB Kedua

Pengurusan Surat Di Lingkungan Pemerintah Daerah

Pasal 15

Koreksi

Pengurusan naskah dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf a dilakukan oleh Sekretaris Derah provinsi melalui Kepala Biro Umum provinsi dan Sekretaris Derah kabupaten/kota melalui Kepala Bagian Umum kabupaten/kota selaku Kepala unit kearsipan.

Pasal 16

Koreksi

(1) Kepala Biro Umum provinsi dan Kepala Bagian Umum kabupaten/kota menentukan klasifikasi naskah dinas penting dan naskah dinas biasa. (2) Kepala Biro Umum menyampaikan kepada Gubernur, naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditujukan kepada Gubernur. (3) Kepala Bagian Umum menyampaikan kepada Bupati/Walikota, naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditujukan kepada Bupati/Walikota. (4) Kepala Biro Umum dan Kepala Bagian Umum menyampaikan naskah dinas sebagimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) kepada Kepala SKPD sebagai unit pengolah naskah dinas sesuai dengan bidang tugas.

Pasal 17

(1) Pengurusan naskah dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b dilakukan oleh Kepala SKPD. (2) Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditandatangani oleh Gubernur dan Bupati/Walikota disampaikan kepada Kepala Biro Umum dan Kepala Bagian Umum untuk mendapatkan penomoran. (3) Naskah dinas yang berbentuk produk hukum penomorannya dilakukan oleh Kepala Biro Hukum provinsi dan Kepala Bagian Hukum kabupaten/kota. www.djpp.kemenkumham.go.id

Pasal 18

(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan pemerintah daerah dilakukan oleh unit pengolah pada SKPD untuk arsip aktif. (2) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan pemerintah daerah dilakukan oleh unit pengolah pada SKPD dan Sekretaris Daerah untuk arsip inaktif . (3) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan pemerintah daerah dilakukan oleh Kepala Lembaga Kearsipan Daerah untuk arsip statis.

Pasal 19

Unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan pemerintah melakukan penemuan kembali arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf d, melalui: a. indeks; b. kode klasifikasi; c. nomor urut;dan d. asal surat, tanggal dan nomor surat.

Peraturan Menteri Nomor 78 Tahun 2012 tentang TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

Pasal 2

Pasal 3

BAB II

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

BAB III

Pasal 10

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

Pasal 17

Pasal 18

Pasal 19

BAB Kesatu

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

BAB Kedua

Pasal 15

Pasal 16

Pasal 17

Pasal 18

Pasal 19

BAB IV

Pasal 20

Pasal 21

BAB V

Pasal 22

Pasal 23

BAB VI

Pasal 24

Pasal 25

Pasal 26

BAB VII

Pasal 27

BAB VIII

Pasal 28

BAB IX

Pasal 29

Pasal 30