Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian da…

Pasal 2

Prinsip penyusunan SOP meliputi: a. efisiensi dan efektifitas; b. berorientasi pada pengguna; c. kejelasan dan kemudahan; d. keselarasan; e. keterukuran; f. dinamis; g. kepatuhan hukum; dan h. kepastian hukum. www.djpp.kemenkumham.go.id

Pasal 3

Koreksi

(1) Prinsip efektifitas dan efisiensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a, merupakan prosedur yang distandarkan singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan dan memerlukan sumberdaya yang paling sedikit. (2) Prinsip berorientasi pada pengguna sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b, merupakan prosedur yang distandarkan mempertimbangkan kebutuhan pengguna. (3) Prinsip kejelasan dan kemudahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf c, merupakan prosedur yang distandarkan dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan. (4) Prinsip keselarasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf d, merupakan prosedur yang distandarkan sejalan dengan prosedur standar lain yang terkait. (5) Prinsip keterukuran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf e, merupakan hasil dan proses pencapaian hasil pekerjaan dapat diukur kuantitas serta kualitasnya. (6) Prinsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf f, merupakan prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan. (7) Prinsip kepatuhan hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf g, merupakan prosedur yang distandarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. (8) Prinsip kepastian hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf h, merupakan prosedur yang distandarkan, ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan, dan menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari tuntutan hukum.

Pasal 4

Koreksi

(1) Tahapan pengembangan SOP meliputi: a. persiapan; b. identifikasi kebutuhan SOP; c. penyusunan; www.djpp.kemenkumham.go.id d. pelaksanaan; e. pengawasan pelaksanaan; f. pengkajian ulang dan penyempurnaan; dan g. evaluasi dan pelaporan. (2) Tahapan Pengembangan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I Peraturan Menteri ini.

Pasal 5

Koreksi

(1) Persiapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a, dilakukan dengan membentuk tim. (2) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) melaksanakan dan/atau mengkoordinasikan semua tahapan pengembangan SOP, menyusun rencana pelaksanaan, dan sosialisasi kegiatan pengembangan SOP pada masing-masing unit kerja. (3) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. Ketua; b. Sekretaris; c. Koordinator; dan d. Anggota.

Pasal 6

Koreksi

(1) Penyusunan SOP didahului dengan identifikasi kebutuhan SOP. (2) Identifikasi kebutuhan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun menurut tingkatan unit kerja. (3) Identifikasi kebutuhan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dirumuskan dengan mengacu pada tugas dan fungsi. (4) Hasil identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan dalam dokumen inventarisasi judul SOP, yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri. www.djpp.kemenkumham.go.id

Pasal 7

Koreksi

SOP disusun berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan SOP.

Pasal 7

Koreksi

SOP disusun berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan SOP.

Pasal 8

Koreksi

Syarat penyusunan SOP meliputi: a. kegiatannya dilaksanakan secara berulang-ulang dengan hasil tertentu; b. kegiatannya melibatkan sekurang-kurangnya 2 (dua) orang; c. mengacu kepada peraturan perundang-undangan; d. memperhatikan SOP kegiatan lainnya; e. ditulis dengan jelas, rinci, dan benar; dan f. dapat dipertanggungjawabkan.

Pasal 8

Koreksi

Pasal 9

Koreksi

(1) Tingkatan SOP mengikuti tingkatan unit kerja Kementerian. (2) SOP unit kerja yang lebih rendah menjabarkan SOP unit kerja diatasnya.

Pasal 9

Koreksi

(1) Tingkatan SOP mengikuti tingkatan unit kerja Kementerian. (2) SOP unit kerja yang lebih rendah menjabarkan SOP unit kerja diatasnya.

Pasal 10

Koreksi

(1) SOP dibuat dalam bentuk tertulis dan diagram alur. (2) Format SOP sebagaimana tercantum dalam Lampiran II Peraturan Menteri ini.

Pasal 10

Koreksi

(1) SOP dibuat dalam bentuk tertulis dan diagram alur. (2) Format SOP sebagaimana tercantum dalam Lampiran II Peraturan Menteri ini.

Pasal 11

Koreksi

(1) Rancangan SOP disusun oleh pelaksana pekerjaan yang akan dibuatkan SOP-nya. (2) Penyusunan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikoordinasikan oleh pejabat eselon III. www.djpp.kemenkumham.go.id (3) Penyusunan SOP unit kerja eselon I, II, III, dan IV pada masing-masing unit kerja eselon I dikoordinasikan oleh Sekretaris di lingkungan Unit Kerja Eselon I dan Kepala Biro/Kepala Pusat di lingkungan Sekretariat Jenderal.

Pasal 11

Koreksi

Pasal 12

(1) Rancangan SOP yang telah disusun oleh pelaksana pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) dilakukan verifikasi. (2) Verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan unit kerja yang menangani SOP. (3) Rancangan SOP hasil verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan ujicoba. (4) Ujicoba sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan secara mandiri oleh unit kerja yang bersangkutan dengan disaksikan oleh atasan secara berjenjang dan unit kerja yang menangani SOP.

Pasal 12

Koreksi

Pasal 13

Rancangan SOP yang telah dilakukan verifikasi dan ujicoba ditetapkan menjadi SOP dengan Keputusan Menteri.

Pasal 13

Koreksi

Rancangan SOP yang telah dilakukan verifikasi dan ujicoba ditetapkan menjadi SOP dengan Keputusan Menteri.

Pasal 14

Koreksi

Syarat pelaksanaan SOP meliputi: a. telah melalui proses verifikasi, ujicoba dan penetapan; b. mudah diakses dan dilihat; c. adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai; d. sumberdaya manusia yang kompeten; dan e. sudah dilakukan sosialisasi dan didistribusikan kepada seluruh pegawai dilingkungan unit kerja.

Pasal 15

Koreksi

SOP harus diintegrasikan dengan pengaturan-pengaturan lainnya di dalam organisasi. www.djpp.kemenkumham.go.id

Pasal 16

Koreksi

(1) Pelaksanaan SOP harus diawasi secara melekat atau terus menerus oleh atasan secara berjenjang. (2) Pengawasan pelaksanaan SOP juga dilakukan terus menerus oleh unit kerja yang membidangi. (3) Hasil pengawasan pada masing-masing unit kerja disampaikan setiap triwulan kepada atasan secara berjenjang.

Pasal 17

Koreksi

(1) Pengkajian ulang SOP dilakukan minimal sekali dalam dua tahun. (2) Pengkajian ulang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh tim yang terdiri dari unsur pimpinan, pelaksana, dan unit kerja yang menangani SOP. (3) SOP yang telah disempurnakan ditetapkan dengan Keputusan Menteri.

Pasal 18

Koreksi

(1) Untuk mengetahui kualitas SOP, dilakukan evaluasi pelaksanaan SOP. (2) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai bahan penyempurnaan SOP. (3) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan setiap akhir tahun. (4) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan unit kerja yang membidangi SOP. (5) Hasil evaluasi pelaksanaan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaporkan kepada atasan secara berjenjang. (6) Hasil evaluasi pelaksanaan SOP unit kerja eselon I dilaporkan kepada Menteri Dalam Negeri melalui Sekretaris Jenderal. www.djpp.kemenkumham.go.id

Pasal 19

Koreksi

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 17 Januari 2011 MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA, GAMAWAN FAUZI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 19 Januari 2011 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, PATRIALIS AKBAR www.djpp.kemenkumham.go.id LAMPIRAN I : PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR :4 tahun 2011 TANGGAL :17 Januari Tahapan penyusunan SOP meliputi: 1. Persiapan a. Membentuk Tim dan kelengkapannya 1) Tim terdiri dari sekurang-kurangnya: a. Ketua: Sekretaris Komponen; b. Koordinator masing-masing unit kerja eselon II: Para Pejabat eselon II; c. Sekretaris: Kepala Bagian Perencanaan atau Kepala Bagian Umum; dan d. Anggota: pejabat yang membidangi SOP, pejabat eselon III dan IV. 2) Tugas Tim antara lain: a. melakukan identifikasi kebutuhan SOP; b. mengumpulkan data dan informasi; c. melakukan analisis prosedur; d. mengkoordinasikan penyusunan SOP; e. mengkoordinasikan ujicoba SOP; f. melakukan sosialisasi SOP; g. mengawal pelaksanaan SOP; h. melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan SOP; i. melakukan fasilitasi pengkajian ulang dan penyempurnaan- penyempurnaan SOP; dan j. melaporkan hasil-hasil pengembangan SOP. b. Melakukan pembekalan bagi anggota tim tentang tata cara menyusun SOP. www.djpp.kemenkumham.go.id Pembekalan bagi anggota tim dilakukan oleh Sekretariat Jenderal Kementerian Dalam Negeri. c. Menginformasikan kepada seluruh satuan kerja tentang kegiatan penyusunan SOP. Dilaksanakan oleh Tim Pengembangan SOP Komponen. 2. Identifikasi kebutuhan SOP a. Identifikasi kebutuhan SOP dilakukan dengan mempertimbangkan: 1) kondisi internal organisasi yang meliputi: a) tingkatan unit kerja; b) tugas dan fungsi; dan c) kondisi pegawai. 2) peraturan perundang-undangan. b. Langkah-langkah penilaian kebutuhan: 1) Menjabarkan/mengurai tugas masing-masing tingkatan unit kerja. 2) Melakukan penilaian kebutuhan SOP (termasuk menilai SOP yang perlu disempurnakan dan yang perlu disusun). 3) Membuat daftar inventarisasi judul-judul SOP berdasarkan hasil penilaian kebutuhan SOP. 4) Membuat daftar SOP yang akan dikembangkan. 3. Penyusunan Penyusunan SOP dilakukan berdasarkan sifat pekerjaan, prinsip penyusunan, dengan melibatkan semua individu dan unit kerja terkait secara proporsional mulai dari awal hingga akhir proses penyusunan. 4. Pelaksanaan a. Perencanaan pelaksanaan Agar SOP dapat dilaksanakan sesuai ketentuan perlu dilakukan perencanaan pelaksanaan yang meliputi: 1)MENETAPKAN jadwal sosialisasi. 2)MENETAPKAN pejabat yang akan melakukan sosialisasi. 3)menyiapkan SOP yang akan disosialisasikan. 4)menyiapkan undangan. www.djpp.kemenkumham.go.id b. Sosialisasi 1)Pelaksanaan sosialisasi. 2)Pendistribusian SOP. 3)Penetapan pegawai pelaksana, penanggung jawab dan pemantau sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. c. Pelatihan pemahaman Pelatihan yang dilakukan dalam bentuk formal dan informal agar SOP dapat dipahami dan dilaksanakan dengan baik. d. Supervisi dilakukan oleh penanggungjawab pelaksanaan SOP secara terus menerus. 5. Monitoring dan evaluasi a. Monitoring Proses ini diarahkan untuk membandingkan dan memastikan kinerja pelaksana sesuai dengan maksud dan tujuan yang tercantum dalam SOP yang baru, mengidentifikasi permasalahan yang mungkin timbul, dan menentukan cara untuk meningkatkan hasil pelaksanaan. Proses monitoring ini dapat berupa observasi supervisor, interview dengan pelaksana, diskusi kelompok kerja, pengarahan dan pelaksanaan. b. Evaluasi Merupakan sebuah analisis yang sistematis terhadap serangkaian proses pelaksanaan dan aktivitas yang telah dibakukan dalam bentuk SOP dari sebuah organisasi dalam rangka menentukan efektifitas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi secara keseluruhan. MENTERI DALAM NEGERI, GAMAWAN FAUZI www.djpp.kemenkumham.go.id KEMENTERIAN DALAM NEGERI UNIT KERJA ESELON I PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR Identitas Instansi Judul Standar Operasional Prosedur dari Identifikasi kebutuhan Logo Kementerian LAMPIRAN II : PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR :4 Tahun 2011 TANGGAL : FORMAT DAN CARA PENGISIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR 1. Halaman Judul 1. Informasi Prosedur yang akan distandarkan ...................... Nomor Standar Operasional Prosedur SATUAN KERJA NAMA UNIT KERJA ...................... Tgl Pembuatan ...................... Tgl Revisi ...................... Tgl Pengesahan ...................... Disahkan Oleh ...................... Nama Standar Operasional Prosedur www.djpp.kemenkumham.go.id Kualifikasi Pelaksana Dasar Hukum 1. …………….. 2. …………….. Peralatan/Perlengkapan Keterkaitan 1. ...................... 2. ...................... ………………... Pencatatan dan Pendataan Peringatan 1. ......................... 2. .........................  Cara Pengisian: (1) Nomor Standar Operasional Prosedur Diisi dengan nomor Standar Operasional Prosedur, yaitu (No Komponen, Unit Kerja, Bagian, No Standar Operasional Prosedur) (2) Tanggal Pembuatan Diisi dengan tanggal pengesahan Standar Operasional Prosedur (3) Tanggal revisi Diisi dengan tanggal Standar Operasional Prosedur di revisi (4) Tanggal pengesahan Diisi dengan tanggal mulai berlaku (5) Disahkan oleh Diisi dengan jabatan yang berkompeten yang mengesahkan (6) Nama Standar Operasional Prosedur Diisi dengan nama prosedur yang akan distandarkan (7) Dasar hukum Diisi dengan peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar disusunnya Standar Operasional Prosedur (8) Kualifikasi pelaksana Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan (9) Keterkaitan Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (10) Peralatan/perlengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan (11) Peringatan Diisi dengan: - Penjelasan mengenai kemungkinan–kemungkinan resiko yang akan timbul ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. - Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan dan berbagai dampak yang mungkin ditimbulkan. - Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya. (12) Pencatatan dan pendataan Diisi dengan penjelasan mengenai berbagai hal yang perlu didata, dicatat atau diparaf oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan (13) Uraian prosedur Langkah kegiatan secara rinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan www.djpp.kemenkumham.go.id (14) Pelaksana Diisi dengan jabatan yang melakukan suatu proses/aktivitas (15) Kelengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan (16) Waktu Diisi dengan lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan suatu proses/kegiatan (17) Output Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu proses/kegiatan (18) Pengesahan Diisi dengan Nama dan tandatangan Pejabat eselon II 2. Uraian Prosedur Uraian Prosedur Pelaksana Mutu Baku Ket Pelaks 1 Pelaks 2 Pelaks 3 Persyr /Klkpn Wakt u Output 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3  Cara Pengisian: (1) Uraian Prosedur Diisi dengan proses sejak dari kegiatan mulai dilakukan sampai dengan kegiatan selesai dan keluaran dihasilkan untuk setiap STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR sesuai dengan tugas pokok dan fungsi kegiatan masing-masing unit organisasi yang bersangkutan. (2) Pelaksana Diisi dengan pelaksana kegiatan yang bersangkutan, mulai dari jabatan tertinggi sampai dengan jabatan terendah (fungsional umum/staf). (3) Mutu Baku Diisi dengan persyaratan dan kelengkapan yang diperlukan, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dan output pada setiap aktivitas yang dilakukan. 3. Simbol – Simbol Penyusunan STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR pada akhirnya akan mengarah pada terbentuknya diagram alur yang menggambarkan aliran aktivitas atau kegiatan masing-masing unit organisasi. Untuk menggambarkan aliran aktivitas tersebut, digunakan simbol sebagai berikut: SIMBOL Sebutan DEFINISI terminator Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal/mulai dan akhir suatu bagan alir. www.djpp.kemenkumham.go.id Proses Simbol ini digunakan untuk menggambarkan proses pelaksanaan kegiatan. Pengambilan Keputusan Simbol ini digunakan untuk menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pelaksanaan kegiatan. Dokumen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan. Penggandaan Dokumen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan penggandaan dari semua jenis dokumen. Arsip Manual Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis pengarsipan dokumen dalam bentuk kertas/manual. File Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis penyimpanan dalam bentuk data/file. Konektor Simbol ini digunakan untuk menggambarkan perpindahan aktivitas dalam satu halaman. Konektor Simbol ini digunakan untuk menggambarkan perpindahan aktivitas dalam halaman yang berbeda. Garis alir Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arah proses pelaksanaan kegiatan. MENTERI DALAM NEGERI, GAMAWAN FAUZI www.djpp.kemenkumham.go.id

Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 2011 tentang STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

BAB II

Pasal 2

Pasal 3

BAB III

Pasal 4

BAB IV

Pasal 5

BAB V

Pasal 6

BAB VI

Pasal 7

BAB 1

Pasal 7

Pasal 8

BAB 2

Pasal 8

Pasal 9

BAB 3

Pasal 9

Pasal 10

BAB 4

Pasal 10

Pasal 11

BAB 5

Pasal 11

Pasal 12

BAB 6

Pasal 12

Pasal 13

BAB 7

Pasal 13

BAB VII

Pasal 14

Pasal 15

BAB VIII

Pasal 16

BAB IX

Pasal 17

BAB X

Pasal 18

BAB XI

Pasal 19