Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Ta…

Pasal I

Beberapa ketentuan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2012 Nomor 1282) diubah sebagai berikut: 1. Ketentuan angka 10 Pasal 1 diubah dan setelah angka 15 ditambahkan 1 (satu) angka, yakni angka 16 sehingga berbunyi sebagai berikut:

Pasal I

Pasal 2

Koreksi

(1) Menteri melalui Sekretaris Jenderal bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan Kementerian Dalam Negeri. (2) Gubernur dan Bupati/Wali Kota bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah. 3. Ketentuan Pasal 6 diubah sehingga berbunyi sebagai berikut:

Pasal 6

Koreksi

(1) Penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan Kementerian Dalam Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dilaksanakan oleh Biro Umum Sekretariat Jenderal. (2) Penyelenggaraan tata kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a dan huruf b di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi dilaksanakan oleh masing-masing Kepala Perangkat Daerah Provinsi. (3) Penyelenggaraan tata kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c di lingkungan pemerintah provinsi dikoordinasikan oleh Perangkat daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan Daerah bidang kearsipan. (4) Penyelenggaraan tata kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a dan huruf b di lingkungan Pemerintah Daerah kabupaten/kota dilaksanakan oleh masing-masing Kepala Perangkat Daerah kabupaten/kota. (5) Penyelenggaraan tata kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c di lingkungan pemerintah daerah Kabupaten/Kota dikoordinasikan oleh Perangkat Daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan daerah bidang kearsipan. 4. Ketentuan ayat (1), ayat (2) dan ayat (5) Pasal 11 diubah, sehingga berbunyi sebagai berikut:

Pasal 11

Koreksi

(1) Pengurusan naskah dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf a dilakukan oleh Kepala Biro Umum selaku Kepala unit kearsipan melalui Kepala Bagian Persuratan dan Kearsipan. (2) Kepala Bagian Persuratan dan Kearsipan menentukan klasifikasi naskah dinas penting dan naskah dinas biasa untuk disampaikan kepada Kepala Biro Umum. (3) Kepala Biro Umum melalui Sekretaris Jenderal menyampaikan kepada Menteri, naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang ditujukan kepada Menteri dan membutuhkan kebijakan Menteri. (4) Menteri Dalam Negeri melalui Sekretaris Jenderal mendisposisikan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (3). (5) Kepala Biro Umum menyampaikan kepada Sekretaris Satuan Kerja dan/atau Pejabat Eselon II di lingkungan Sekretariat Jenderal sebagai unit pengolah naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang tidak membutuhkan kebijakan Menteri sesuai dengan bidang tugas. 5. Ketentuan ayat (1) dan ayat (2) Pasal 12 diubah dan setelah ayat (2) ditambahkan 2 (dua) ayat, yakni ayat (3) dan ayat (4) sehingga berbunyi sebagai berikut:

Pasal 12

Koreksi

(1) Pengurusan naskah dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b dilakukan oleh Sekretaris Satuan Kerja dan/atau Pejabat Eselon II di lingkungan Sekretariat Jenderal sebagai unit pengolah naskah dinas. (2) Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditandatangani oleh Menteri, Sekretaris Jenderal dan Pejabat Eselon II atas nama Sekretaris Jenderal di lingkungan Sekretariat Jenderal disampaikan kepada Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Persuratan dan Kearsipan untuk mendapatkan penomoran. (3) Naskah dinas keluar yang ditandatangani oleh pejabat eselon I dan Sekretaris Satuan Kerja penomorannya dilakukan oleh Bagian Umum pada masing-masing satuan kerja. (4) Naskah dinas keluar yang ditandatangani oleh Kepala Pusat Pengembangan SDM Regional, Kepala Balai Besar Pemerintahan Desa, Kepala Balai Pemerintahan Desa dan Direktur IPDN Daerah penomorannya dilakukan oleh Sub Bagian Tata Usaha. 6. Di antara Pasal 12 dan Pasal 13 disisipkan 1 (satu) pasal, yakni Pasal 12A sehingga berbunyi sebagai berikut:

Pasal 12A

Koreksi

(1) Naskah dinas yang telah diberikan penomoran dibubuhkan stempel dinas. (2) Stempel dinas sebagaimana dimaksud ayat (1) dikoordinasikan oleh Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Dalam Negeri. 7. Ketentuan Pasal 15 diubah sehingga berbunyi sebagai berikut:

Pasal 15

Koreksi

Pengurusan naskah dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf a dilakukan oleh Sekretaris Daerah provinsi melalui Kepala Biro Umum provinsi dan Sekretaris Daerah kabupaten/kota melalui Kepala Bagian Umum kabupaten/kota. 8. Ketentuan ayat (2), ayat (3), dan ayat (4) Pasal 16 diubah, setelah ayat (4) ditambahkan 1 (satu) ayat yakni, ayat (5) sehingga berbunyi sebagai berikut:

Pasal 16

Koreksi

(1) Kepala Biro Umum provinsi dan Kepala Bagian Umum kabupaten/kota menentukan klasifikasi naskah dinas penting dan naskah dinas biasa. (2) Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditujukan kepada Gubernur disampaikan Kepala Biro Umum melalui Sekretaris Daerah kepada Gubernur. (3) Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditujukan kepada Bupati/Wali Kota disampaikan Kepala Bagian Umum melalui Sekretaris Daerah kepada Bupati/Wali Kota. (4) Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) setelah didisposisi oleh Gubernur disampaikan Kepala Biro Umum kepada Kepala Perangkat Daerah dan/atau Kepala Biro di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi sebagai unit pengolah naskah dinas sesuai dengan bidang tugas. (5) Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (3) setelah didisposisi oleh Bupati/Wali Kota disampaikan Kepala Bagian Umum kepada Kepala Perangkat Daerah dan/atau Kepala Bagian di lingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota sebagai unit pengolah naskah dinas sesuai dengan bidang tugas. 9. Ketentuan ayat (1) dan ayat (2) Pasal 17 diubah, sehingga berbunyi sebagai berikut:

Pasal 17

Koreksi

(1) Pengurusan naskah dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b dilakukan oleh Kepala Perangkat Daerah. (2) Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditandatangani oleh Gubernur, Bupati/Wali Kota, dan Sekretaris Daerah disampaikan kepada Kepala Biro Umum dan Kepala Bagian Umum untuk mendapatkan penomoran. (3) Naskah dinas yang berbentuk produk hukum penomorannya dilakukan oleh Kepala Biro Hukum provinsi dan Kepala Bagian Hukum kabupaten/kota. 10. Di antara Pasal 17 dan Pasal 18 disisipkan 1 (satu) pasal, yakni Pasal 17A, sehingga berbunyi sebagai berikut:

Pasal 17A

Koreksi

(1) Naskah dinas yang telah diberikan penomoran dibubuhkan stempel dinas. (2) Stempel dinas sebagaimana dimaksud ayat (1) dikoordinasikan oleh Sekretariat Daerah. 11. Ketentuan ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) Pasal 18 diubah, sehingga berbunyi sebagai berikut:

Pasal 18

Koreksi

(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan pemerintah daerah dilakukan oleh unit pengolah pada Perangkat Daerah untuk arsip aktif. (2) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Pemerintah Daerah dilakukan oleh unit pengolah pada Perangkat Daerah dan Sekretariat Daerah untuk Arsip Inaktif. (3) Penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Pemerintah Daerah dilakukan Perangkat Daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan daerah bidang Kearsipan untuk Arsip Statis. 12. Ketentuan Pasal 23 diubah sehingga berbunyi sebagai berikut:

Pasal 23

Koreksi

Peminjaman Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 dapat dilakukan terhadap copy Arsip atas permohonan tertulis dari pihak yang meminjam Arsip. 13. Ketentuan dalam Lampiran Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah diubah, sehingga menjadi tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal II

Koreksi

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 27 Desember 2017 MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA, ttd TJAHJO KUMOLO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 29 Desember 2017 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA LAMPIRAN PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 135 TAHUN 2017 TENTANG PERUBAHAN ATAS PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 78 TAHUN 2012 TENTANG TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH. TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH A. Pengurusan Surat 1. Pengurusan naskah dinas masuk Pengurusan naskah dinas masuk meliputi kegiatan penerimaan, pengarahan,pencatatan, pengendalian dan penyimpanan. 2. Pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh tata usaha pengolah dan Biro Umum/Bagian Umum. B. Sarana Pengurusan Surat DAFTAR PENGENDALI No. Urut Kode Pengolah No. Urut Kode Pengolah No. Urut Kode Pengolah 34. 69. 00. 35. 70. 01. 36. 71. 02. 37. 72. 03. 38. 73. 04. 39. 74. 05. 40. 75. 06. 41. 76. 07. 42. 77. 08. 43. 78. 09. 44. 79. No. Urut Kode Pengolah No. Urut Kode Pengolah No. Urut Kode Pengolah 10. 45. 80. 11. 46. 81. 12. 47. 82. 13. 48. 83. 14. 49. 84. 15. 50. 85. 16. 51. 86. 17. 52. 87. 18. 53. 88. 19. 54. 89. 20. 55. 90. 21. 56. 91. 22. 57. 92. 23. 58. 93. 24. 59. 94. 25. 60. 95. 26. 61. 96. 27. 62. 97. 28. 63. 98. 29. 64. 99. 30. 65. 31. 66. 32. 67. 33. 68. C. Pemberkasan Surat Berdasarkan Kode Klasifikasi. 1. Klasifikasi kearsipan Kementerian Dalam Negeri dan perintah daerah merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua satuan organisasi dalam Lingkungan Kementerian Dalam Negeri, dan pemerintah daerah yaitu menyelenggarakan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan di bidang pemerintahan umum dan otonomi daerah, ideologi, politik, pembangunan desa dan agraria, diberi kode angka arab, diperinci secara DECIMAL, dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR, dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama komponen dan Perangkat Daerah. 2. Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului oleh 3 perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi. 3. Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 (sepuluh) pokok masalah, diberi kode 000 s/d 900. Dari 10 (sepuluh) pokok masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas subtantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang). Angka 100 s/d 600 merupakan kode tugas-tugas substantif, sedangkan angka 000, 700, 800, dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif. Kode 000 menampung masalah-masalah fasilitatif diluar masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan. Disamping itu juga ditampung masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumah tanggaan, seperti protokol urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya, seperti perjalanan dinas, peralatan, lambang negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya. 4. Dengan demikian maka 10 (sepuluh) pokok masalah tersebut telah menampung seluruh kegiatan pelaksanaan tugas Kementerian Dalam Negeri termasuk instansi-instansi dalam lingkungannya. 10 (sepuluh) masalah tersebut adalah sebagai berikut: 000 Umum 100 Pemerintahan 200 Politik 300 Keamanan dan Ketertiban 400 Kesejahteraan 500 Perekonomian 600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan 700 Pengawasan Kepegawaian 900 Keuangan 5. Kode alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah- masalah arsip dan kartu kendali dalam file. Kode pembantu merupakan bentuk penyajian dari masalah tertentu yang merupakan aspek yang selalu timbul berkaitan dengan masalah lainnya, ditambah tiap kode yang memerlukan perincian lebih lanjut, untuk dapat memberikan dimensi ekstra pada arsip. Kode pembantu dimaksud tersebut adalah : - 01 Perencanaan - 02 Penelitian - 03 Pendidikan - 04 Laporan - 05 Panitia - 06 Seminar, Lokakarya, Workshop - 07 Statistik - 08 Peraturan perundang-undangan - 09 Tidak dipakai Kode wilayah di lingkungan Kementerian Dalam Negeri kode untuk menunjukan pembagian wilayah. Dengan memperhatikan prinsip, kode wilayah dimaksud disusun sebagai berikut: - 11 Aceh; - 12 Sumatera Utara; - 13 Sumatera Barat; - 14 Riau; - 15 Jambi; - 16 Sumatera Selatan; - 17 Bengkulu; - 18 Lampung; - 19 Kepulauan Bangka Belitung; - 21 Kepulauan Riau; - 31 DKI Jakarta; - 32 Jawa Barat; - 33 Jawa Tengah; - 34 Daerah Istimewa Yogyakarta; - 35 Jawa Timur; - 36 Banten; - 51 Bali; - 52 Nusa Tenggara Barat; - 53 Nusa Tenggara Timur; - 61 Kalimanta Barat; - 62 Kalimantan Tengah; - 63 Kalimantan Selatan; - 64 Kalimantan Timur; - 65 Kalimantan Utara; - 71 Sulawesi Utara; - 72 Sulawesi Tengah; - 73 Selawesi Selatan; - 74 Sulawesi Tenggara; - 75 Gorontalo; - 76 Sulawesi Barat; - 81 Maluku; - 82 Maluku Utara; - 91 Papua; dan - 92 Papua Barat. 6. Untuk mengetahui satuan kerja yang menangani masalah diperlukan singkatan nama Komponen sebagai berikut: - POLPUM Direktorat Jenderal Politik dan Pemerintahan Umum; - BAK Direktorat Jenderal Bina Administrasi Kewilayahan; - BPD Direktorat Jenderal Bina Pemerintahan Desa; dan - BPSDM Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia. 7. Pola klasifikasi 103 Laporan Akuntabilitas Kinerja Pemerintah 124 Forum Koordinasi Pemerintah Provinsi .1 Muspida .2 Forum PAN (Panitaia Anggaran Nasional) .3 Forum Koordinasi Liannya 214 Pendirian Parpol 215 Pembubaran Parpol 216 Pembinaan Parpol 907 Dana Bos 908 Tunjangan Daerah 915.2 Daftar Isian Pengguna Anggaran (DIPA)/DPA 944 Penata Usaha Keuangan D. Pemindahan Arsip 1. Pemindahan arsip dilakukan: a. Tata Usaha Pengelola 1) menyeleksi arsip yang dipindahkan; 2) membuat daftar arsip inaktif yang dipindahkan; 3) menata arsip inaktif yang dipindahkan; dan 4) membuat berita acara pemindahan arsip. b. Unit Kearsipan Secara teratur melakuan penelitian arsip yang sudah melampaui jadwal retensi. 1) menerima arsip inaktif dari tata usaha pengolah; 2) menyimpan arsip inaktif dalam file; dan 3) mencatat dalam daftar pengendali bahwa arsip telah disimpan. 2. Pemusnahan Arsip Proses pemusnahan arsip: a. pemusnahan arsip di lingkungan Kementerian Dalam Negeri: 1) tim penilai mengajukan permintaan persetujuan tentang pemusnahan arsip dari Menteri Dalam Negeri; dan 2) petugas yang akan melaksanakan pemusnahan membuat berita acara tentang pelaksanaan pemusnahan arsip. b. pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah: 1) tim penilai mengajukan permintaan persetujuan tentang pemusnahan arsip dari Gubernur, Bupati/Wali Kota; dan 2) petugas yang akan melaksanakan pemusnahan membuat berita acara tentang pelaksanaan pemusnahan arsip. 3. Penyerahan Arsip Statis a. peneliti menentukan arsip yang diserahkan ke Arsip Nasional dan/atau Perangkat Daerah menyelenggarakan urusan pemerintahan daerah bidang kearsipan; b. membuat daftar arsip yang diserahkan; dan c. penyerahan ke Arsip Nasional/perangkat daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan daerah bidang kearsipan dilengkapi berita acara penyerahan. BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP NO. ................................ Pada hari ini, tanggal ....... bulan ...... tahun ....... yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan .................. Keputusan ............... Nomor ................ tentang Pemusnahan Arsip ......................... di lingkungan ............................. dan berdasarkan penilaian kembali arsip telah melaksanakan pemusnahan arsip .................. sebanyak ................. sebagaimana tercantum dalam Daftar Pemusnahan Arsip ............. secara total dengan cara: a. penghancuran; b. peleburan secara kimia; dan c. saksi-saksi kepala unit kearsipan. MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA, ttd TJAHJO KUMOLO

Peraturan Menteri Nomor 135 Tahun 2017 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah

Pasal I

Pasal 1

Pasal I

Pasal 1

Pasal 2

Pasal 6

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 12A

Pasal 15

Pasal 16

Pasal 17

Pasal 17A

Pasal 18

Pasal 23

Pasal II