PENGELOLAAN ARSIP
Pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b dilakukan dalam rangka mewujudkan kebijakan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4.
Pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dilakukan terhadap Arsip Dinamis.
Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 meliputi kegiatan:
a. penciptaan Arsip;
b. penggunaan Arsip;
c. pemeliharaan Arsip; dan
d. Penyusutan Arsip.
(1) Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf a meliputi:
a. pembuatan Arsip; dan
b. penerimaan Arsip.
(2) Pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilaksanakan dengan memperhatikan ketentuan:
a. tata naskah dinas di lingkungan Kementerian; dan
b. Pola Klasifikasi dan keamanan Akses Arsip Dinamis.
(1) Pembuatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) huruf a, harus dilakukan pencatatan.
(2) Arsip yang telah dilakukan pencatatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), didistribusikan kepada pihak yang berhak secara tepat waktu, lengkap, dan aman.
(3) Arsip yang telah didistribusikan sebagaimana dimaksudpada ayat (2) dilakukan tindakan pemantauan oleh Pencipta Arsip.
(1) Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) huruf b dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berwenang menerima.
(2) Arsip yang telah diterima secara sah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan pencatatan oleh pihak penerima.
(3) Arsip yang telah dicatat sebagaimana dimaksud pada ayat (2) didistribusikan kepada Unit Pengolah untuk dilakukan tindakan pengendalian.
(1) Dalam rangka pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip,
Unit Kearsipan dan Unit Pengolah mendokumentasikan kegiatan pencatatan pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip.
(2) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab atas keaslian Arsip yang diciptakan berdasarkan tata naskah dinas.
(1) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf b, dilaksanakan dengan memperhatikan sistem klasifikasi keamanan dan Akses Arsip Dinamis.
(2) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), diperuntukkan bagi kepentingan unit kerja di lingkungan Kementerian dan kepentingan publik.
(3) Dalam rangka penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2):
a. pimpinan Pencipta Arsip bertanggung jawab atas ketersediaan dan autentisitas Arsip;
b. pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab atas pengolahan dan pelayanan penyajian Arsip Vital dan Arsip Aktif; dan
c. pimpinan Unit Kearsipan bertanggung jawab atas pengolahan dan pelayanan penyajian Arsip Inaktif yang dikelola untuk kepentingan penggunaan, di lingkungan Kementerian dan kepentingan publik.
(1) Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal
7 huruf c bertujuan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip.
(2) Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan:
a. memastikan Arsip yang tercipta atau yang akan tercipta dapat diberkaskan sesuai dengan Klasifikasi Arsip;
b. memastikan Arsip yang diberkaskan lengkap sebagai suatu keutuhan kegiatan dan tidak mengalami perubahan secara fisik dan informasinya sampai dengan tahap penyusutan;
c. memastikan Arsip yang diberkaskan memiliki Kode Klasifikasi yang tepat dan disimpan sesuai dengan Klasifikasi Arsip;
d. memastikan penggunaan sistem klasifikasi keamanan dan Akses Arsip secara konsisten; dan
e. memastikan Arsip ditata dan disimpan dengan menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai dengan standar Kearsipan.
Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 dilakukan melalui:
a. pemeliharaan Arsip Aktif;
b. program Arsip Vital;
c. pemeliharaan Arsip Inaktif;
d. alih media Arsip; dan
e. Fumigasi.
(1) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah.
(2) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan:
a. pemberkasan Arsip Aktif; dan
b. penyimpanan Arsip Aktif.
(3) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai dengan standar Kearsipan.
(4) Prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) terdiri dari folder, sekat (guide), label, out indicator, Indeks, Tunjuk Silang, boks, filing cabinet, dan rak Arsip.
(1) Dalam rangka pemeliharaan Arsip Aktif, Unit Pengolah membentuk sentral Arsip Aktif.
(2) Sentral Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibentuk pada Unit Pengolah setingkat pimpinan tinggi pratama, administrator, atau satuan kerja mandiri sesuai dengan beban volume Arsip yang dikelola.
(1) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf a dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima.
(2) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan Klasifikasi Arsip.
(3) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan melalui:
a. prosedur pemeriksaan;
b. penentuan Indeks;
c. penentuan kode;
d. Tunjuk Silang apabila ada;
e. pelabelan; dan
f. penyusunan daftar Arsip Aktif.
(1) Pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip Aktif.
(2) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
a. daftar Berkas; dan
b. daftar isi Berkas.
(3) Daftar Berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a paling sedikit memuat informasi mengenai:
a. Unit Pengolah;
b. nomor Berkas;
c. Kode Klasifikasi;
d. uraian informasi Berkas;
e. kurun waktu;
f. jumlah; dan
g. keterangan.
(4) Daftar isi Berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b paling sedikit memuat informasi mengenai:
a. nomor Berkas;
b. nomor item Arsip;
c. Kode Klasifikasi;
d. uraian informasi Arsip;
e. tanggal;
f. jumlah; dan
g. keterangan.
(5) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dapat digunakan sebagai sarana bantu penemuan kembali Arsip.
(1) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (3) huruf a menyampaikan daftar Arsip Aktif kepada Unit Kearsipan II dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan setelah berakhirnya tahun anggaran.
(2) Unit Kearsipan II sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menyampaikan kembali keseluruhan daftar Arsip Aktif dari seluruh unit kerja di lingkungannya kepada Unit Kearsipan I setiap akhir tahun anggaran.
(1) Berdasarkan penyampaian daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19, Unit Pengolahmelakukan penyimpanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf b yang sudah di daftar dalam daftar Arsip Aktif.
(2) Penyimpanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip Aktif yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Aktif.
(1) Dalam hal Arsip Aktif yang disimpan Unit Pengolah telah melewati retensi Arsip Aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA, Unit Pengolah harus melaksanakan pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sesuai dengan kewenangannya.
(2) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan melampirkan daftar Arsip yang akan dipindahkan.
(3) Berita acara dan daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah dan pimpinan Unit Kearsipan pada tiap Pencipta Arsip.
(4) Pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), dan ayat
(3) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai Penyusutan Arsip.
Ketentuan mengenai pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 sampai dengan Pasal 21 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(1) Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b di lingkungan Kementerian dilaksanakan dalam rangka pengelolaan, perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan Arsip Vital yang tercipta.
(2) Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, dan penyajian Arsip Vital.
(3) Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
a. prosedur pengelolaan;
b. perlindungan dan Pengamanan Arsip;
c. penyelamatan dan pemulihan; dan
d. penyimpanan.
(1) Prosedur pengelolaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat (3) huruf a meliputi:
a. identifikasi;
b. penataan; dan
c. menyusun daftar Arsip Vital yang ada di Unit Pengolah.
(2) Identifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan melalui:
a. analisis organisasi;
b. pendataan;
c. pengolahan; dan
d. penentuan Arsip Vital.
(3) Penataan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan melalui:
a. pemeriksaan;
b. penentuan Indeks Berkas;
c. penggunaan Tunjuk Silang; dan
d. pelabelan dan penempatan Arsip.
(1) Perlindungan dan Pengamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat (3) huruf b meliputi:
a. metode perlindungan;
b. pengamanan fisik; dan
c. pengamanan informasi.
(2) Metode perlindungan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf a meliputi:
a. duplikasi;
b. pemencaran; dan
c. penggunaan peralatan khusus (vaulting).
(3) Pengamanan fisik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi:
a. sistem keamanan ruang penyimpanan;
b. tingkat ketinggian penempatan;
c. struktur bangunan; dan
d. penggunaan ruang.
(4) Pengamanan informasi sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf c meliputi:
a. memastikan penggunaan Arsip oleh pihak yang berhak;
b. member kode rahasia; dan
c. MENETAPKAN spesifikasi hak akses.
(1) Penyelamatan dan pemulihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat (3) huruf c meliputi:
a. penyelamatan; dan
b. pemulihan.
(2) Penyelamatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi:
a. evakuasi Arsip Vital;
b. identifikasi jenis Arsip; dan
c. pemulihan kondisi.
(3) Pemulihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi:
a. stabilisasi dan perlindungan Arsip yang dievakuasi;
b. penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan;
c. pelaksanaan penyelamatan;
d. prosedur penyimpanan kembali; dan
e. evaluasi.
(1) Penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat (3) huruf d dilakukan pada tempat khusus yang dapat mencegah atau menghambat unsur perusak fisik Arsip dan sekaligus mencegah pencurian informasinya.
(2) Lokasi penyimpanan Arsip Vital dapat dilakukan secara:
a. on site; atau
b. offsite.
(3) Penyimpanan Arsip Vital on site sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a berupa kegiatan penyimpanan Arsip Vital yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan Pencipta Arsip.
(4) Penyimpanan Arsip Vital offsite sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b berupa kegiatan penyimpanan Arsip Vital yang ditempatkan di luar lingkungan gedung perkantoran Pencipta Arsip.
Ketentuan mengenai program Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 sampai dengan Pasal 27 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(1) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf c menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Kearsipan sesuai dengan kewenangannya.
(2) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif.
(3) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai dengan standar Kearsipan.
(4) Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berasal dari Unit Pengolah yang telah melewati retensi aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA.
Dalam melaksanakan pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29, Unit Kearsipan sesuai kewenangannya harus menyediakan ruang yang difungsikan untuk sentral Arsip Inaktif atau gedung sentral Arsip Inaktif.
(1) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (2) dilakukan berdasarkan prinsip asal-usul dan prinsip aturan asli.
(2) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk menjaga Arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya, tetap terkelola dalam satu Unit Pengolah, dan tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari Unit Pengolah lain.
(3) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilaksanakan melalui kegiatan:
a. pengaturan fisik Arsip;
b. pengolahan informasi Arsip; dan
c. penyusunan daftar Arsip Inaktif.
(4) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Inaktif.
(5) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip selama jangka waktu penyimpanan Arsip berdasarkan JRA.
(1) Dalam hal Arsip Inaktif yang disimpan oleh Unit Kearsipan:
a. telah melewati retensi Arsip Inaktif dan berketerangan permanen berdasarkan JRA, Unit Kearsipan melaksanakan penyerahan Arsip kepada ANRI; dan
b. telah melewati retensi Arsip Inaktif dan berketerangan musnah berdasarkan JRA, Unit Kearsipan pada tiap Pencipta Arsip dapat melaksanakan Pemusnahan Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2) Dalam hal Arsip Inaktif yang telah diserahkan kepada ANRI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a telah diverifikasi oleh ANRI tetapi tidak termasuk Arsip Statis yang harus diserahkan ke ANRI, Unit Kearsipan selanjutnya memperlakukan Arsip tersebut sebagai Arsip Vital.
Ketentuan mengenai pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 sampai dengan Pasal 32 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(1) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf d dilaksanakan dalam semua bentuk dan media berdasarkan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan prasarana dan sarana yang sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
(3) Perekaman, pencatatan, dan pemberkasan Arsip hasil alih media Arsip dapat dilakukan secara komputerisasi dengan pemasangan aplikasi program sistem persuratan dan Kearsipan elektronik.
(1) Prasarana dan sarana alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 ayat (2) harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
a. dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan;
b. dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan,kerahasiaan, dan keteraksesan informasi elektronik dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
c. beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalampenyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
d. dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
dan
e. memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kejelasan dan kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk.
(2) Pemeliharaan dan perlindungan Arsip Elektronik didukung oleh data cadangan dan disimpan pada tempat
penyimpanan yang berbeda.
(3) Media penyimpanan Arsip Elektronik harus memperhatikan kapasitas penyimpanan, ketahanan media, dan kemudahan dalam penggunaannya.
(1) Alih media Arsip dapat dilaksanakan oleh Unit Pengolah atau Unit Kearsipan.
(2) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi Arsip dan nilai informasi.
(3) Kondisi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri atas:
a. Arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik;
b. Arsip Elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru; atau
c. informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi.
(4) Nilai informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang diutamakan untuk dilakukan alih media Arsip, yaitu:
a. Informasi yang berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai keterbukaan informasi publik harus diumumkan secara serta merta; dan
b. Arsip yang berketerangan permanen dalam JRA.
(1) Unit Pengolah atau Unit Kearsipan dalam melaksanakan alih media Arsip harus membuat berita acara yang disertai dengan daftar Arsip yang dialihmediakan.
(2) Berita acara alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat:
a. waktu pelaksanaan;
b. tempat pelaksanaan;
c. jenis media;
d. jumlah Arsip;
e. keterangan proses alih media Arsip yang dilakukan;
f. pelaksana; dan
g. penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah atau pimpinan Unit Kearsipan.
(3) Daftar Arsip yang dialihmediakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat:
a. Unit Pengolah;
b. nomor urut;
c. jenis Arsip;
d. jumlah Arsip;
e. kurun waktu; dan
f. keterangan.
(1) Arsip yang bernilai guna untuk pembuktian yang telah dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
(2) Kriteria Arsip yang bernilai guna untuk pembuktian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan:
a. bukti keberadaan dan/atau perubahan unit kerja;
b. bukti dan informasi mengenai kebijakan strategis Kementerian; dan
c. bukti dan informasi mengenai kegiatan pokok Kementerian.
(1) Alih media Arsip diautentikasi oleh pimpinan Unit Pengolah atau pimpinan Unit Kearsipan dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan Arsip hasil Alih Media.
(2) Tanda tertentu yang dilekatkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat dilakukan dengan metode:
a. tanda tangan elektronik;
b. kata kunci atau akses;
c. tanda air; atau
d. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.
Ketentuan mengenai prosedur dan teknis alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 sampai dengan Pasal 39 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(1) Fumigasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf e merupakan langkah kegiatan penyelamatan, pelestarian, perawatan, dan pemeliharaan Arsip yang merupakan sumber informasi penting.
(2) Fumigasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertujuan untuk melindungi Arsip agar terbebas dari serangga dan jamur serta hama perusak kertas lainnya sehingga Arsip senantiasa dalam kondisi baik.
Fumigasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 dapat dilakukan dengan prinsip sebagai berikut:
a. Fumigasi dilakukan oleh fumigator yang terlatih dengan baik dan bersertifikat; dan
b. menggunakan alat dan bahan standar Fumigasi.
Proses Fumigasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 terdiri atas 3 (tiga) tahap, yaitu:
a. persiapan Fumigasi;
b. pelaksanaan Fumigasi; dan
c. pasca Fumigasi.
(1) Alat dan bahan Fumigasi terdiri atas alat keselamatan, alat monitoring gas, alat petunjuk bahaya, dan bahan, serta alat aplikasi Fumigasi.
(2) Selain alat dan bahan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), Fumigasi dapat menggunakan alat dan bahan lain dengan mempertimbangkan kondisi ramah lingkungan, efektif, efisien, dan tidak bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Unit Kearsipan melaksanakan Fumigasi.
(2) Dalam hal Fumigasi sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) belum dapat dilaksanakan secara mandiri oleh Unit Kearsipan, Fumigasi dapat dilaksanakan dengan menggunakan pihak ketiga.
(3) Dalam hal Fumigasi menggunakan pihak ketiga sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Unit Kearsipan harus melaksanakan pengawasan.
(4) Pimpinan Unit Kearsipan menunjuk petugas atau pegawai yang memiliki kompetensi Fumigasi untuk melakukan pengawasan Fumigasi.
(5) Petugas atau pegawai sebagaimana dimaksud pada ayat
(4) harus menyusun dan menyampaikan laporan pelaksanaan Fumigasi kepada Pimpinan Unit Kearsipan.
Ketentuan lebih lanjut mengenai pelaksanaan Fumigasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 sampai dengan Pasal 45 dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Dalam hal terjadi penggabungan atau pembubaran suatu Unit Pengolah, Unit Kearsipan mengambil tindakan untuk melakukan upaya penyelamatan Arsip dari Unit Pengolah tersebut.
(2) Tanggung jawab penyelamatan Arsip Unit Pengolah yang digabung atau dibubarkan, dilaksanakan oleh Unit Kearsipan sesuai dengan kewenangannya sejak penggabungan atau pembubaran Unit Pengolah.
(3) Upaya penyelamatan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ruang lingkup tugas dan fungsi Unit Kearsipan berdasarkan kewenangannya.
(1) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf d dilakukan oleh Unit Kearsipan dengan melibatkan Unit Pengolah berdasarkan JRA.
(2) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan:
a. pemindahan Arsip yang telah memasuki retensi sebagai Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;
b. Pemusnahan Arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan;
dan
c. penyerahan Arsip Statis oleh pejabat yang berwenang kepada ANRI sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 ayat (2) huruf a dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media Arsip.
(2) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:
a. penyeleksian Arsip Inaktif;
b. pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan; dan
c. penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.
(1) Pelaksanaan kegiatan pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 dilakukan sesuai dengan prosedur pemindahan Arsip Inaktif.
(2) Prosedur pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(1) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 ayat (2) huruf b menjadi tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip dan dilakukan setelah mendapatkan persetujuan tertulis dari ANRI.
(2) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip:
a. tidak memiliki nilai guna;
b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. tidak ada ketentuan peraturan perundang- undangan yang melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
(3) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut:
a. pembentukan panitia penilai Arsip;
b. penyeleksian Arsip;
c. pembuatan daftar Arsip usul musnah oleh Arsiparis di Unit Kearsipan;
d. penilaian oleh panitia penilai Arsip;
e. permintaan persetujuan usul musnah kepada ANRI melalui Unit Kearsipan;
f. penetapan Arsip yang akan dimusnahkan setelah mendapatkan persetujuan tertulis atas usul musnah dari ANRI; dan
g. pelaksanaaan pemusnahan.
(4) Ketentuan mengenai Prosedur Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(1) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 ayat (2) huruf c dilakukan oleh Unit Kearsipan kepada ANRI.
(2) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip dengan kriteria sebagai berikut:
a. memiliki nilai guna kesejarahan;
b. telah habis retensinya; dan/atau
c. berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA Pencipta Arsip.
(1) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut:
a. penyeleksian dan pembuatan daftar Arsip usul serah oleh Arsiparis di Unit Kearsipan;
b. penilaian oleh panitia penilai Arsip terhadap Arsip usul serah;
c. pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan kepada ANRI disertai dengan pernyataan bahwa Arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;
d. verifikasi dan persetujuan dari ANRI sesuai kewenangannya;
e. penetapan Arsip yang akan diserahkan oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
f. pelaksanaan serah terima Arsip Statis oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan kepada ANRI dengan disertai berita acara dan daftar Arsip yang akan diserahkan.
(2) Ketentuan mengenai prosedur penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.