ADMINISTRASI KEPROTOKOLAN DAN KEKONSULERAN
Administrasi keprotokolan merupakan pelayanan administrasi untuk mengarahkan aktivitas kediplomasian serta keprotokolan agar dapat berjalan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Pelayanan keprotokolan dalam lingkup administrasi kerja sama luar negeri meliputi administrasi, koordinasi dan fasilitasi dengan unit dan instansi terkait.
(2) Pelayanan keprotokolan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilaksanakan oleh PAKLN.
Jenis kegiatan administrasi keprotokolan di Kementerian, meliputi:
a. penerimaan kunjungan kerja pejabat, perwakilan negara asing, dan/atau perwakilan lembaga asing setingkat Menteri;
b. penerimaan kunjungan kerja pejabat, perwakilan negara asing, dan/atau perwakilan lembaga asing non-menteri;
c. kunjungan kerja Menteri ke luar negeri.
Penerimaan kunjungan kerja pejabat, perwakilan negara asing, dan/atau perwakilan lembaga asing sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf a, terdiri dari:
a. undangan Menteri; dan
b. permintaan perwakilan negara/lembaga asing (courtessy).
(1) Penerimaan kunjungan atas undangan Menteri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf a, meliputi :
a. penandatanganan perjanjian internasional dalam kerangka kerja sama bilateral;
b. pembicaraan bilateral;
c. kehadiran pada pertemuan Internasional di INDONESIA.
(2) Keprotokolan dalam rangka penandatanganan perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, terdiri atas:
a. penyiapan bahan; dan
b. penerimaan secara keprotokolan.
(3) Penyiapan bahan sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) huruf a dilakukan oleh PAKLN melalui koordinasi dengan unit teknis dan instansi terkait yang terdiri dari:
a. naskah perjanjian;
b. permohonan mendapatkan surat kuasa (full powers) dari PRESIDEN/Menlu.
(4) Dalam hal telah mendapatkan surat kuasa (full powers), Menteri dapat menandatangani suatu perjanjian.
(5) Penerimaan secara keprotokolan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dilakukan oleh PAKLN melalui koordinasi dengan unit teknis dan instansi terkait kegiatan persiapan:
a. penjemputan di VIP room bandara;
b. fasilitas akomodasi;
c. transportasi, pengawalan, dan keamanan;
d. tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan;
e. jamuan makan;
f. cindera mata;
g. dokumentasi dan publikasi dalam hal diperlukan.
Pembicaraan bilateral sebagaiman dimaksud dalam Pasal 50 ayat (1) huruf b, PAKLN melakukan persiapan sebagai berikut:
a. melakukan koordinasi dengan unit teknis terkait di Kementerian;
b. menyampaikan surat undangan Menteri kepada Menteri negara sahabat berikut agenda kunjungan melalui saluran diplomatik;
c. setelah mendapatkan surat balasan, PAKLN melakukan koordinasi dengan unit dan instansi terkait untuk penyiapan bahan, pejabat pendamping, dan pengaturan teknis lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 ayat (3) dan ayat (6).
Kehadiran pada pertemuan internasional di INDONESIA sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 ayat (1) huruf c, terdiri atas:
a. Pemerintah INDONESIA sebagai penyelenggara utama;
b. Pemerintah INDONESIA sebagai pendukung penyelenggara.
Penerimaan kunjungan kerja pejabat, perwakilan negara asing, dan/atau perwakilan lembaga asing non-menteri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf b, diatur dengan Peraturan Menteri tentang Keprotokolan di Kementerian.
Kunjungan kerja Menteri ke luar negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf c dilaksanakan dengan izin PRESIDEN dan dilakukan dalam rangka:
a. pertemuan internasional; dan
b. penandatanganan perjanjian internasional.
(1) PAKLN melakukan pengurusan atas pelaksanaan kunjungan kerja Menteri ke luar negeri melalui koordinasi dengan unit teknis dan instansi terkait, meliputi:
a. agenda, bahan pertemuan, dan pendamping Menteri;
b. pengurusan dokumen administrasi perjalanan luar negeri.
(2) Pendamping Menteri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a ditetapkan oleh Menteri.
Lingkup administrasi kekonsuleran meliputi pelayanan administrasi pelaksanaan perjalanan dinas ke luar negeri dalam rangka kerja sama internasional.
(1) Perjalanan dinas ke luar negeri dalam rangka kerja sama internasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 diperuntukan bagi Pegawai Negeri di Kementerian dan/atau Non Pegawai Negeri yang ditetapkan oleh Pimpinan Kementerian.
(2) Perjalanan dinas ke luar negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dalam rangka:
a. pendidikan dan pelatihan;
b. studi banding;
c. kunjungan kerja;
d. seminar/lokakarya/konferensi Internasional;
e. penandatangan perjanjian internasional;
f. kegiatan kerja sama internasional lainnya.
(1) Perjalanan dinas ke luar negeri untuk pejabat Eselon I dan Eselon II harus mendapat izin tertulis dari Menteri.
(2) Perjalanan dinas ke luar negeri untuk pejabat Eselon 3 ke bawah dan pejabat fungsional umum lainnya harus mendapat izin tertulis dari Sekretaris Jenderal.
Persyaratan dokumen yang harus dipenuhi sebelum melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri, terdiri atas:
a. undangan;
b. surat penerimaan;
c. surat penugasan ke luar negeri;
d. paspor;
e. izin keberangkatan ke luar negeri/exit permit ;
f. rekomendasi visa;
g. visa;
h. uraian pekerjaan/tugas.
Undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 huruf a merupakan surat resmi dari pihak penyelenggara untuk kehadiran dalam rangka kerja sama luar negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57, diterima oleh:
a. Menteri;
b. Sekretaris Jenderal;
c. Pejabat unit teknis terkait;
d. focal point;
e. Pegawai;
f. PAKLN.
(1) Dalam hal penerima undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60 huruf a dan huruf b, PAKLN akan menindaklanjuti sesuai dengan arahan.
(2) Dalam hal penerima undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60 huruf c dan huruf d, unit teknis terkait harus menyampaikan kepada Sekretaris Jenderal melalui Nota Dinas Pejabat unit teknis terkait.
(3) Dalam hal penerima undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60 huruf e, pegawai bersangkutan harus melapor kepada pimpinan unitnya untuk selanjutnya oleh pimpinan unit melalui Sekretaris unit Eselon I disampaikan secara tertulis kepada Sekretaris Jenderal.
(4) Dalam hal penerima undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60 huruf f, PAKLN menyampaikan kepada Sekretaris unit Eselon I melalui Nota Dinas Kepala PAKLN.
(1) Surat penerimaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 huruf b, merupakan surat resmi dari pihak penyelenggara dan/atau perwakilan INDONESIA di luar negeri yang berisi persetujuan untuk mengikuti atau menghadiri suatu kegiatan dalam rangka kerja sama internasional yang diterima oleh unit teknis dan/atau pegawai terkait.
(2) Surat penerimaan yang diterima oleh unit teknis dan/atau pegawai terkait sebagaimana dimaksud ayat
(1), harus disampaikan ke Sekretaris Jenderal.
(3) Dalam hal Sekretaris Jenderal menyetujui penugasan perjalanan dinas ke luar negeri, selanjutnya PAKLN menyampaikan surat penerimaan tersebut kepada Kementerian Sekretariat Negara.
(1) Persyaratan perjalanan dinas dalam rangka pendidikan ke luar negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 ayat (2) huruf a, dilaksanakan sesuai Peraturan Menteri yang mengatur tugas belajar dan izin belajar Pegawai Negeri Sipil Kementerian.
(2) Persyaratan perjalan dinas dalam rangka pelatihan ke luar negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 ayat
(2) huruf a, dikoordinasikan oleh Sekretaris Jenderal melalui Kepala PAKLN.
Surat penugasan ke luar negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 huruf c merupakan surat persetujuan yang diterbitkan oleh:
a. Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara untuk Pejabat setingkat Eselon I; dan
b. Kepala Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri, Kementerian Sekretariat Negara untuk Pejabat Eselon II ke bawah.
(1) Paspor sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (1) huruf d, terdiri dari:
a. Paspor diplomatik;
b. Paspor dinas; dan
c. Paspor biasa.
(2) Paspor diplomatik sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf a diterbitkan oleh Kementerian Luar Negeri, diperuntukan bagi Menteri atau Pejabat lain yang ditetapkan oleh Kementerian Luar Negeri dalam rangka penempatan atau perjalanan dinas ke luar negeri.
(3) Paspor dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b diterbitkan oleh Kementerian Luar Negeri, diperuntukan bagi PNS untuk melaksanakan tugas ke luar negeri dalam rangka penempatan atau perjalanan dinas ke luar negeri.
(4) Paspor diplomatik dan paspor dinas tidak diperbolehkan untuk berpergian dalam urusan di luar kedinasan atau tidak bersifat pribadi dan tidak dapat digunakan untuk ke Israel dan Taiwan.
(5) Paspor biasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c merupakan paspor yang diterbitkan oleh Kementerian yang menangani bidang keimigrasian untuk PNS dalam melaksanakan tugas ke luar negeri ke negara yang tidak memiliki hubungan diplomatik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (2).
(1) Permohonan penerbitan paspor dinas baru disampaikan melalui nota dinas dari unit Eselon II, dengan jangka waktu:
a. paling lama 5 (lima) hari kerja sebelum keberangkatan pada negara yang tidak memerlukan visa;
b. paling lama 6 (enam) hari kerja sebelum keberangkatan pada negara di kawasan Asia dan Pasifik yang memerlukan visa;
c. paling lama 10 (sepuluh) hari kerja sebelum keberangkatan pada negara di kawasan Timur Tengah yang memerlukan visa;
d. paling lama 12 (dua belas) hari kerja sebelum keberangkatan pada negara di kawasan Afrika yang memerlukan visa;
e. paling lama 15 (lima belas) hari kerja sebelum keberangkatan pada negara di kawasan Amerika dan Eropa yang memerlukan visa.
(2) Nota dinas dari unit Eselon II sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dilampirkan persyaratan sebagai berikut:
a. Fotokopi Kartu Pegawai dan Kartu Tanda Penduduk.
b. Pasfoto berwarna terbaru ukuran 4x6 sebanyak 2 lembar dengan latar belakang warna putih dengan ketentuan:
1) Pria : mengenakan Pakaian Sipil Lengkap (PSL) / kemeja berdasi, tidak berkaca mata dan tidak memakai tutup kepala (kopiah). Bila mengenakan kemeja berdasi, kemeja tidak berwarna putih; dan 2) Wanita :
mengenakan pakaian rapi/ sopan/boleh berjilbab/tidak menutup dahi dan tidak berkaca mata serta harus kelihatan telinga bagi yang tidak berjilbab.
c. Formulir permohonan paspor dinas yang telah dilengkapi, yang disediakan oleh Sekretariat pada unit Eselon I, kecuali di lingkungan Sekretariat Jenderal pengisian formulir disediakan oleh PAKLN.
(3) PAKLN memproses sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
(1) Penggantian atau perpanjangan paspor dinas dapat dilakukan jika:
a. masa berlaku paspor telah mencapai 5 (lima) tahun atau halaman pada buku paspor telah habis;
b. masa berlaku paspor kurang dari 6 (enam) bulan pada saat akan melaksanakan penugasan ke luar negeri;
c. kehilangan paspor.
(2) Penggantian atau perpanjangan paspor dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 ayat (2) dengan serta melampirkan paspor lama.
(3) Dalam hal kehilangan paspor sebagaiamana dimaksud pada ayat (1) huruf c, harus melampirkan surat keterangan kehilangan yang dikeluarkan oleh Kepolisian.
(1) Izin keberangkatan ke luar negeri/exit permit sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 huruf e merupakan izin yang diberikan oleh Kementerian Luar Negeri kepada pemegang paspor diplomatik dan paspor dinas yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri dengan masa berlaku yang ditetapkan oleh Kementerian Luar Negeri selama 2 (dua) bulan untuk satu kali perjalanan.
(2) Permohonan izin keberangkatan ke luar negeri/exit permit diajukan oleh PAKLN kepada Direktorat Konsuler
u.p.
Kasubdit Visa, Kementerian Luar Negeri dengan melampirkan surat penugasan ke luar negeri dan paspor dinas atau paspor diplomatik yang masih berlaku
(1) Persyaratan pengajuan permohonan visa, meliputi:
a. Rekomendasi visa;
b. Memenuhi dan/atau melengkapi persyaratan yang ditetapkan oleh masing-masing negara tujuan melalui perwakilannya di INDONESIA.
(2) Proses pengajuan permohonan visa sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan oleh PAKLN dengan tetap memperhatikan ketentuan yang berlaku pada negara yang akan dituju.
(3) Jangka waktu proses pengurusan pengajuan visa sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan oleh masing-masing negara.
(1) Rekomendasi visa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (1) huruf f merupakan nota diplomatik yang diterbitkan oleh Kementerian Luar Negeri yang ditujukan kepada perwakilan asing negara tujuan yang berisi permohonan visa sesuai dengan maksud perjalanan dinas ke luar negeri.
(2) Rekomendasi visa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diterbitkan untuk negara tujuan perjalanan dinas ke luar negeri yang tidak mempunyai kesepakatan bebas visa bagi pemegang paspor dinas.
(3) Rekomendasi visa dapat diterbitkan bagi pemegang paspor biasa untuk perjalanan dinas ke luar negeri dengan tujuan negara yang tidak memiliki hubungan diplomatik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (2).
(4) Permohonan penerbitan rekomendasi visa dari PAKLN ditujukan kepada Direktorat Konsuler up. Kasubdit Visa, Kementerian Luar Negeri dengan melampirkan surat izin penugasan dan paspor yang masih berlaku.
Visa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (1) huruf g merupakan dokumen perjalanan ke luar negeri yang harus dimiliki dalam melaksanakan perjalanan dinas luar negeri ke negara yang tidak mempunyai kesepakatan bebas visa dengan INDONESIA.
Uraian pekerjaan/tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (1) huruf h merupakan rincian pekerjaan/tugas Pejabat dan/atau Pegawai Negeri selama mengikuti kegiatan perjalanan dinas luar negeri.