Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat atau diterima oleh Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
2. Unit Kearsipan Kementerian yang selanjutnya disingkat UKK adalah unit kerja kearsipan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan pembinaan dan pengelolaan Arsip dinamis pada lingkup kementerian yang berada pada Sekretariat Jenderal.
3. Unit Kearsipan Organisasi Eselon I yang selanjutnya disebut UKO adalah unit kerja kearsipan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam mengoordinir semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan Arsip dinamis pada lingkup Unit Organisasi Eselon I yang berada pada Sekretariat Unit Organisasi Eselon I.
4. Unit Kerja Pengolah yang selanjutnya disingkat UKP adalah unit kerja/satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan penciptaan, pengolahan, penataan, pendataan, dan pemindahan Arsip pada lingkup satuan kerja yang melekat pada Unit Kerja Eselon II.
5. Unit Satuan Kerja Pengolah yang selanjutnya disingkat USKP adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan penciptaan, pengolahan, penataan, pendataan, dan pemindahan Arsip pada lingkup unit satuan kerja.
6. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip yang dimusnahkan atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.
7. JRA Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis Arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan Arsip fasilitatif yang meliputi hukum, hubungan luar negeri, hubungan masyarakat, kepegawaian, keuangan, organisasi dan tata laksana, pengolahan data, pengadaan barang/jasa, perencanaan, pengelolaan aset barang milik negara, pengawasan, dan umum.
8. JRA Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan Arsip substantif meliputi sumber daya air, bina marga, cipta karya, perumahan, bina konstruksi, pengembangan infrastruktur wilayah, penelitian dan pengembangan, dan pengembangan sumber daya manusia.
9. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis Arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi.
10. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis Arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, serta wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing.