Pasal 1
Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan :
1. Arsip Substantif Mineral dan Batubara adalah arsip yang tercipta dari suatu kegiatan bidang mineral dan batubara.
2. Jadwal Retensi Arsip Substantif Mineral dan Batubara Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, yang selanjutnya disingkat JRA Substantif Mineral dan Batubara KESDM adalah daftar yang berisi jenis arsip substantif mineral dan batubara beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif mineral dan batubara.
3. Penyusutan Arsip Substantif Mineral dan Batubara Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, yang selanjutnya disebut Arsip Substantif Mineral dan Batubara KESDM adalah kegiatan www.djpp.kemenkumham.go.id
pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan.
4. Jenis Arsip adalah adalah kelompok dokumen yang diatur dalam suatu sistem pemberkasan tertentu atau dipertahankan sebagai satuan unit karena tercipta dari kesamaan proses akumulasi dan pemberkasan, kesamaan aktivitas, memiliki bentuk khusus, atau karena beberapa keterkaitan erat yang lain dari penerimaan, penciptaan atau penggunaannya.
5. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
6. Retensi Arsip Aktif adalah jangka waktu penyimpanan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah terhitung sejak arsip diciptakan mulai diregistrasi hingga selesai diproses.
7. Retensi Arsip Inaktif adalah jangka waktu penyimpanan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip terhitung sejak habisnya masa retensi arsip aktif sampai nilaigunanya untuk kepentingan referensi.