PERGUB Nomor 27 Tahun 2025 — Tata Naskah Dinas

(1) Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a terdiri atas: a. Peraturan Daerah; b. Peraturan Gubernur; dan c. Peraturan DPRD.

(2) Susunan dan bentuk Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c terdiri atas: a. surat perintah (SP); b. surat tugas (ST); dan c. surat perjalanan dinas (SPD).

(1) Nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a merupakan sarana komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan di lingkungan internal Perangkat Daerah/Unit Kerja.

(2) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak dibubuhi stempel Naskah Dinas.

(3) Tembusan nota dinas ditujukan kepada yang dirasa perlu mengetahui isi nota dinas.

(1) Memo sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b berisi informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, atau pendapat yang dibuat oleh atasan kepada bawahannya.

(2) Format Memo sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran II huruf B yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf c merupakan petunjuk tertulis singkat dari atasan kepada bawahan mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap Naskah Dinas masuk.

(2) Disposisi agar pimpinan tidak menulis perintah/instruksinya pada surat.

(3) Disposisi menjadi satu kesatuan dengan surat masuk, sehingga tidak dapat dipisahkan dari surat baik untuk kepentingan pemberkasan maupun penyusutan arsip.

(4) Format disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran II huruf C yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf b disusun dalam bentuk surat dinas.

(2) Surat Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan Naskah Dinas pelaksanaan tugas fungsi pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar perangkat daerah/ unit kerja.

(3) Format Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran III huruf A, huruf B dan huruf C yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a berisi perintah/arahan Gubernur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(2) Naskah Dinas Instruksi ditandatangani oleh Gubernur.

(3) Naskah Dinas Instruksi dapat ditandatangtani Kepala UPTD/Kepala BLUD/Kepala Cabang Dinas Khusus untuk lingkup unit kerjanya.

(4) Format Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV Huruf A yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b berisi pemberitahuan, penjelasan, dan/atau petunjuk cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.

(2) Surat edaran hanya ditandatangani oleh Gubernur, Wakil Gubernur dan Kepala Perangkat Daerah atas nama Gubernur.

(3) Surat edaran yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah atas nama Gubernur, menggunakan kop Naskah Dinas yang memuat lambang negara berwarna kuning emas dan tulisan PROVINSI SUMATERA UTARA berwarna hitam.

(1) Surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf c berisi pemberian kuasa kepada pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan sesuai ketentuan peraturan perundangundangan.

(2) Format surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV huruf C yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf d berisi pernyataan pelaksanaan kegiatan pada waktu dan tempat tertentu yang ditandatangani oleh para pihak.

(2) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh para pihak yang terlibat didalamnya, termasuk pejabat yang menyaksikan.

(3) Berita acara dapat dibubuhi materai untuk keperluan tertentu sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Surat keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf e berisi penjelasan subjek dan objek untuk kepentingan kedinasan/tertentu.

(2) Format surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV huruf E yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf f berisi informasi yang digunakan untuk menyampaikan barang atau naskah.

(2) Format surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV huruf F yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf g berisi pemberitahuan yang bersifat umum dari pejabat yang berwenang.

(2) Format pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV huruf G yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf hberisi pemberitahuan tentang pelaksanaan kegiatan atau kejadian tertentu.

(2) Format Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV huruf H yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Telaahan staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf i berisi analisis pertimbangan, pendapat, dan saran secara sistematis terhadap sesuatu permasalahan yang perlu penjelasan dari bawahan kepada atasan.

(2) Format telaahan staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV huruf I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Notula sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf j merupakan catatan yang berisi proses sidang atau rapat.

(2) Format Notula sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV huruf J yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Surat undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf k berisi undangan kepada pejabat/pegawai baik di lingkup internal Pemerintah Daerah, maupun pihak eksternal yang tertera pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan.

(2) Surat undangan yang disertai lampiran, agar mencantumkan jumlah lampiran berkas pada kolom lampiran.

(3) Format surat undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV huruf K yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Surat pernyataan melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf 1 berisi pernyataan dari pejabat yang berwenang bahwa seorang pegawai telah melaksanakan tugas.

(2) Format surat pernyataan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV huruf L yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Surat panggilan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf m berisi pemanggilan dari pejabat yang berwenang kepada pegawai untuk menghadap.

(2) Surat panggilan yang disertai lampiran, agar mencantumkan jumlah lampiran berkas pada kolom lampiran.

(3) Format surat panggilan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV huruf M yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Surat izin sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf n berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(2) Format surat izin sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV huruf N yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Lembaran daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf o berisi penerbitan resmi Pemerintah Daerah untuk mengundangkan Peraturan Daerah.

(2) Format Lembaran Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV huruf O yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Berita daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf p berisi penerbitan resmi Pemerintah Daerah untuk mengundangkan Peraturan Gubernur dan Peraturan DPRD.

(2) Format Berita Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV huruf P yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Rekomendasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf q merupakan Naskah Dinas berisi keterangan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal yang untuk dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan.

(2) Format Rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV huruf Q yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Radiogram sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf r merupakan pesan tertulis resmi yang dikirim melalui radio Naskah Dinas dari pejabat yang berwenang berisi informasi hal tertentu yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik.

(2) Format Radiogram sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV huruf R yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf s merupakan Naskah Dinas sebagai tanda bukti berisi keterangan seseorang telah lulus/mengikuti pendidikan dan pelatihan tertentu.

(2) Surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan hanya dapat ditandatangani oleh Gubernur, Sekretaris Daerah dan Kepala Perangkat Daerah yang membidangi urusan pendidikan dan pelatihan.

(3) Format tanda tamat pendidikan dan pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran IV huruf S yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Sertifikat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf t merupakan Naskah Dinas yang berisi keterangan tanda bukti seseorang telah mengikuti program/kegiatan tertentu, antara lain: a. penataran; b. kursus; c. orientasi; d. bimbingan teknis; e. workshop; dan f. seminar dan yang sejenis.

(2) Wakil Gubernur menandatangani Sertifikat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) atas nama Gubernur.

(3) Kepala Perangkat Daerah menandatangani Sertifikat a.n. Gubernur Sumatera Utara.

(1) Piagam sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf u merupakan Naskah Dinas berisi keterangan penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan oleh perorangan atau instansi/lembaga dari pejabat berwenang.

(2) Wakil Gubernur dan Sekretaris Daerah menandatangani piagam sebagaimana dimaksud pada ayat (1) atas nama Gubernur.

(3) Piagam dapat ditandatangani oleh Kepala Perangkat Daerah yang membidangi urusan Pendidikan dan Pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) atas nama Gubernur.

(1) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf V berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama.

(2) Susunan dan bentuk surat perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai ketentuan peraturan perundangundangan.

(1) Kop Naskah Dinas jabatan Kepala Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 huruf a, digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Gubernur/Wakil Gubernur.

(1) Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 huruf b digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat berwenang selain Gubernur/Wakil Gubernur.

(2) Kop Naskah Dinas hanya digunakan pada halaman pertama apabila surat dinas lebih dari 1 (satu) halaman.

(3) Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah menggunakan Lambang Daerah dengan tulisan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, nama Perangkat Daerah, alamat lengkap, kode pos, nomor telepon, faksimile, laman dan e-mail dengan menggunakan huruf Arial berukuran 10 (sepuluh).

(1) Penomoran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud Pasal 40 huruf b diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(2) Penomoran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran V huruf B yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Penggunaan kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf c, meliputi: a. kertas yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas korespondensi, dan Naskah Dinas khusus merupakan kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS), ukuran A4 dengan gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m $ ^{2} $ kecuali pada lembaran daerah dan berita daerah. b. penggunaan kertas yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan merupakan kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS), ukuran F4 dengan gramatur paling sedikit 80 (delapan puluh) gram/m $ ^{2} $ . c. jenis, ukuran, dan gramatur kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas khusus disesuaikan kebutuhan dengan memperhatikan ketahanan kertas.

(1) Warna tinta yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf d sebagai berikut: a. tinta yang digunakan untuk pengetikan berwarna hitam; b. tinta yang digunakan untuk penandatangan dan paraf berwarna biru tua; c. tinta stempel yang digunakan untuk Naskah Dinas, berwarna ungu; dan d. tinta stempel yang digunakan untuk Naskah Dinas bersifat rahasia, berwarna merah.

(2) Jenis tinta yang digunakan pada Naskah Dinas merupakan tinta yang tidak larut oleh air/tidak luntur atau pigment durabrite.

(1) Jarak spasi pada Naskah Dinas Pengaturan dan Naskah Dinas Penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dan Pasal 6 sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.

(2) Jarak spasi pada Naskah Dinas selain Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi: a. jarak antara kop dengan tulisan Naskah Dinas adalah 2 (dua) spasi; b. jarak antara bab dan judul adalah 2 (dua) spasi; c. jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah 1 (satu) spasi; d. jarak antara judul dan sub judul adalah 3 (tiga) spasi; e. jarak antara judul/sub judul dan isi/uraian adalah 2 (dua) spasi; dan f. jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan serta memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

(1) Jenis dan ukuran huruf pada Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dan Pasal 6 yaitu bookman old style dengan ukuran 12 (dua belas).

(2) Jenis huruf dan ukuran pada naskah dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus yaitu arial dengan ukuran 12 (dua belas).

(1) Kata penyambung sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf f merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya.

(2) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis pada: a. akhir setiap halaman; b. baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman; dan c. kata yang diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya.

(3) Dalam pembuatan Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan tidak mencantumkan kata penyambung.

(1) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf g pada kertas bertujuan untuk keserasian dan kerapian dalam penyusunan Naskah Dinas.

(2) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk naskah dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus diatur dengan ketentuan sebagai berikut: a. ruang tepi atas: 1. apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua) spasi dibawah kop; dan 2. apabila tanpa kop Naskah Dinas, paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi atas kertas. b. ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 (dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas; c. ruang tepi kiri paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas; dan d. ruang tepi kanan paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi kanan kertas.

(1) Nomor halaman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf h pada Naskah Dinas menggunakan angka arab/biasa.

(2) Nomor halaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dalam Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris.

(1) Tembusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf i disampaikan kepada pihak yang bersangkutan dan pihak yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.

(2) Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang naskah dinasnya ditandatangani oleh pejabat yang mengatasnamakan disampaikan kepada pejabat yang diatasnamakan.

(1) Lampiran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf j ditandatangani oleh pejabat yang sama dengan yang menandatangani Naskah Dinas.

(2) Dalam hal lampiran naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki lebih dari satu halaman, halaman berikutnya diberi nomor sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 ayat (1).

(3) Format penulisan lampiran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran V huruf E yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Dalam hal Penulisan nama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf k, pejabat yang menandatangani Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan tidak menggunakan gelar, pangkat/golongan dan nomor induk pegawai.

(2) Penulisan nama sebagaimana dimaksud pada ayat (1), untuk pejabat selain Gubernur/Wakil Gubernur dan Sekretaris Daerah yang menandatangani Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus menggunakan gelar, pangkat/golongan dan nomor induk pegawai, kecuali Naskah Dinas piagam, sertifikat dan surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan.

(1) Paraf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 merupakan tanda tangan singkat sebagai bentuk pertanggungjawaban atas muatan materi, substansi, redaksi, dan pengetikan.

(2) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. paraf hierarki; dan b. paraf koordinasi.

(3) Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat dibawah pejabat penandatangan, terlebih dahulu diparaf sebelum ditandatangani.

(1) Paraf hierarki sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 ayat (2) huruf a merupakan paraf pejabat sesuai jenjang jabatan yang dibubuhkan dalam bentuk matriks.

(2) Pembubuhan paraf hierarki pada Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah, Asisten, Kepala Perangkat Daerah/Kepala Unit Kerja harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal 3 (tiga) orang pejabat secara berjenjang berdasarkan struktur organisasi.

(1) Paraf koordinasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57ayat (2) huruf b merupakan paraf pejabat sesuai substansi tugasnya atau pejabat lain yang terlibat pada masing-masing unit kerja yang berbentuk matriks.

(2) Naskah Dinas yang materinya saling berkaitan antar Unit Kerja, diparaf oleh unit pengolah dan unit lain yang terkait sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang pada lembar terakhir.

(1) Pemberian tanda tangan pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf m berfungsi sebagai alat autentifikasi dan verifikasi atas identitas penandatangan serta keautentikan, keterpercayaan, dan keutuhan informasi.

(2) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan bentuk pengabsahan Naskah Dinas.

(3) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. tanda tangan basah; atau b. tanda tangan elektronik.

(4) Pemberian tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh pejabat yang berwenang.

(1) Tanda tangan basah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 61 ayat (3) huruf a digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas.

(2) Tanda tangan elektronik Pasal 61 ayat (3) huruf b digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

(1) Stempel sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf n digunakan pada naskah dinas dengan media rekam kertas.

(2) Stempel sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan bentuk pengabsahan Naskah Dinas.

(3) Stempel sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak digunakan pada naskah dinas dengan media rekam elektronik.

(1) Untuk pengamanan stempel Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Daerah menggunakan kode rahasia.

(2) Ketentuan lebih lanjut mengenai standarisasi kode pengamanan stempel diatur dengan Keputusan Gubernur.

(1) Amplop sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf o Naskah Dinas terdiri atas: a. amplop Naskah Dinas Gubernur dan Wakil Gubernur; dan b. amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah/Unit Kerja.

(2) Bentuk amplop naskah dinas yang digunakan untuk pendistribusian naskah dinas dengan media rekam kertas berbentuk persegi panjang.

(3) Ukuran amplop yang digunakan untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan media rekam kertas dapat disesuaikan dengan kebutuhan, sesuai dengan kepentingan Pemerintah Daerah.

(1) Pada amplop Naskah Dinas jabatan dinas Gubernur/Wakil Gubernur dan amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah/Unit Kerja harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan.

(2) Amplop Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat: a. lambang negara berwarna kuning emas keseluruhan dan nama jabatan, alamat yang dilengkapi dengan nama kabupaten/kota dan nama provinsi, nomor telepon, faksimile, pos-el, laman, dan kode pos di bagian tengah atas untuk amplop Naskah Dinas jabatan Gubernur/Wakil Gubernur; dan b. Logo Daerah berwarna dan nama pemerintah daerah, nama perangkat daerah yang bersangkutan, alamat yang dilengkapi dengan nama kabupaten/kota dan nama provinsi, nomor telepon, faksimile, pos-el, laman, dan kode pos di bagian tengah atas untuk amplop Naskah Dinas perangkat daerah/unit kerja.

(1) Map sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf pterdiri atas: a. map Naskah Dinas jabatan; dan b. map Naskah Dinas Perangkat Daerah.

(2) Map Naskah Dinas Unit Kerja dapat menyesuaikan dengan map Naskah Dinas Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b.

(3) Ukuran, bentuk, dan warna map naskah dinas dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kepentingan masing-masing Pemerintah Daerah.

(1) Map Naskah Dinas jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 ayat (1) huruf a terdiri atas: a. map Naskah Dinas Gubernur dan Wakil Gubernur; dan b. map Naskah Dinas Kepala Perangkat Daerah/Unit Kerja.

(2) Map Naskah Dinas Gubernur/Wakil Gubernur sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a memuat lambang negara berwarna kuning emas keseluruhan dan tulisan kepala daerah menggunakan huruf arial dengan ukuran disesuaikan dan ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris.

(1) Naskah Dinas dapat disusun dalam bahasa asing dengan mengacu pada format Naskah Dinas sebagaimana diatur dalam Peraturan Gubernur ini.

(2) Penyebutan Nama Daerah tidak diterjemahkan ke dalam bahasa asing.

(1) Kewenangan penandatangan Naskah Dinas merupakan hak, kewajiban, dan tanggung jawab yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan kewenangan pada jabatannya.

(2) Kewenangan penandatangan Naskah Dinas oleh Gubernur berlaku mutatis mutandis bagi penjabat, penjabat sementara, pelaksana tugas, dan pelaksana harian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(3) Gubernur menandatangani Naskah Dinas Penetapan dalam bentuk Keputusan dengan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran VI huruf A yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(4) Ketentuan mengenai kewenangan penandatanganan Naskah Dinas tercantum dalam Lampiran VI huruf B yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Pejabat Pemerintah Daerah dapat melimpahkan kewenangan penandatangan Naskah Dinas kepada pejabat dibawahnya.

(2) Sekretaris Daerah atas nama Gubernur menandatangani Naskah Dinas Penetapan dalam bentuk Keputusan Gubernur dengan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran VI huruf C yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(3) Kepala Perangkat daerah atas nama Gubernur menandatangani Naskah Dinas Penetapan dalam bentuk Keputusan Gubernur dengan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran VI huruf D yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat dibawahnya.

(2) Untuk beliau yang disingkat u.b. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat dibawahnya.

(3) Tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang.

(1) Pelaksana tugas yang disingkat Plt merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatangan karena pejabat defenitif berhalangan tetap sesuai ketentuan peraturan perundangundangan.

(2) Pelaksana tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk jabatan pada Perangkat Daerah/Unit Kerja, diangkat dengan Keputusan Gubernur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(3) Masa berlaku Pengangkatan/penunjukan pelaksana tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

(4) Pelaksana tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab atas Naskah Dinas yang ditandatanganinya.

(1) Pelaksana harian yang disingkat Plh merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatangan Naskah Dinas, karena pejabat definitif berhalangan sementara.

(2) Pelaksana harian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diangkat dengan surat tugas yang ditandatangani: a. Gubernur untuk lingkup Pemerintah Daerah; atau b. Kepala Perangkat Daerah untuk lingkup internal Perangkat Daerah/ Unit Kerja.

(3) Masa berlaku pengangkatan/Penunjukan Pelaksana harian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Penjabat yang disingkat Pj merupakan pejabat sementara untuk jabatan Kepala Daerah dan Sekretaris Daerah.

(2) Penjabat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) melaksanakan tugas pemerintahan pada daerah tertentu sampai dengan pelantikan pejabat defenitif sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi sangat rahasia, rahasia dan terbatas hanya diberikan kepada pihak yang berwenang.

(2) Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi biasa/terbuka diberikan kepada pihak terkait.

(1) Naskah Dinas dengan media rekam kertas diberikan kode derajat pengamanan pada amplop dengan posisi pada sebelah kiri atas Naskah Dinas.

(2) Dalam hal Naskah Dinas yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia dan rahasia, menggunakan amplop rangkap dua.

(1) Pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 91 huruf b dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. Naskah Dinas keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal dan stempel unit tata usaha pada masing-masing unit kerja; dan b. Naskah Dinas keluar yang telah selesai diproses diarsipkan pada unit tata usaha dan unit pengelola.

(2) Pengendalian naskah dinas keluar lintas instansi pemerintah atau pihak luar dilakukan satu pintu melalui Sekretariat Daerah.

(1) TNDE dilaksanakan melalui sistem pengelolaan kearsipan berbasis teknologi informasi.

(2) TNDE digunakan sebagai alat komunikasi kedinasan melalui media elektronik dan mempercepat pelaksanaan pengelolaan Naskah Dinas berbasis elektronik di lingkungan Pemerintah Daerah.

(3) TNDE sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran VII yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

(1) Gubernur dan Inspektorat Daerah sesuai kewenangannya melakukan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan TND di lingkungan Pemerintah Daerah.

(2) Gubernur Sebagai wakil pemerintah pusat melakukan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan TND di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota.

(3) Pembinaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dimaksudkan membantu Pemerintah Pusat dalam melakukan pembinaan TND dengan mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri.