PERGUB Nomor 2 Tahun 2025 — Tata Naskah Dinas

1. Provinsi adalah Provinsi Sumatera Selatan. 2. Pemerintah Provinsi adalah Pemerintah Provinsi Sumatera Selatan. 3. Gubernur adalah Gubernur Sumatera Selatan. 4. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah. 5. Perangkat Daerah adalah Perangkat Daerah di Lingkungan Provinsi Sumatera Selatan. 6. Peraturan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat Peraturan DPRD adalah peraturan yang ditetapkan oleh pimpinan DPRD Provinsi dan pimpinan DPRD Kabupaten/Kota. 7. Peraturan Daerah yang selanjutnya disingkat Perda adalah peraturan perundang-undangan yang dibentuk oleh Dewan Perwakilan Daerah Provinsi dengan persetujuan bersama Gubernur. 8. Peraturan Kepala Daerah yang selanjutnya disebut Perkada adalah peraturan gubernur. 9. Wakil Kepala Daerah adalah Wakil Gubernur Sumatera Selatan. 10. Pimpinan DPRD adalah Ketua dan Wakil Ketua DPRD Provinsi Sumatera Selatan 11. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Provinsi Sumatera Selatan. 12. Perangkat Daerah adalah perangkat daerah provinsi terdiri atas Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis daerah, dan unit pelaksana teknis daerah. 13. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatangan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 14. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Daerah. 15. Naskah Dinas yang diselenggarakan secara elektronik adalah informasi yang direkam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di Lingkungan Pemerintah Daerah. 16. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Jenis Naskah Dinas terdiri atas: a. naskah dinas arahan; b. naskah dinas korespondensi; dan c. naskah dinas khusus.

Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a terdiri atas: a. naskah dinas pengaturan b. naskah dinas penetapan; dan c. naskah dinas penugasan.

Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas: a. perda; b. perkada; dan c. peraturan DPRD.

Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b terdiri atas: a. keputusan Kepala Daerah; b. keputusan DPRD; c. keputusan Pimpinan DPRD; dan d. keputusan Badan Kehormatan DPRD.

Susunan dan bentuk Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dan Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Susunan dan bentuk Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b, terdiri atas: a. korespondensi internal; dan b. korespondensi eksternal.

Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a, terdiri atas: a. nota dinas; b. memo; dan c. disposisi.

Susunan dan bentuk Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf c, terdiri atas: a. instruksi; b. surat edaran; c. surat kuasa; d. berita acara; e. surat keterangan; f. surat pengantar; g. pengumuman; h. laporan; i. telaahan staf; j. notula; k. surat undangan; l. surat pernyataan melaksanakan tugas; m. surat panggilan; n. surat izin; o. lembaran daerah; p. berita daerah; q. rekomendasi; r. radiogram; s. surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan; t. sertifikat; u. piagam; dan v. surat perianjian. v. surat perjanjian.

Format Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a sampai dengan huruf u tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

Pembuatan Naskah Dinas dapat menggunakan: a. media rekam kertas; atau b. media rekam elektronik.

Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf a dicetak menggunakan kertas dan dibubuhi tandatangan basah.

Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf b menggunakan: a. aplikasi umum bidang kearsipan dinamis; atau b. aplikasi pengolah kata atau data.

Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 berisi unsur: a. kop; b. penomoran; c. penggunaan kertas; d. penggunaan tinta; e. jarak spasi, jenis, dan ukuran huruf, serta kata penyambung; f. penentuan batas atau ruang tepi; g. nomor halaman; h. tembusan; i. lampiran; j. paraf, tanda tangan, dan stempel; k. amplop dan map; dan 1. Naskah Dinas bahasa asing.

Kop sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf a terdiri atas: a. kop Naskah Dinas jabatan gubernur, wakil gubernur, sekretaris daerah; dan b. kop Naskah Dinas Perangkat Daerah.

Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf b digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat berwenang selain Gubernur.

Bentuk dan ukuran kop Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

Penomoran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf b diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penggunaan kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf c yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Kertas yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas korespondensi, dan Naskah Dinas khusus merupakan kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS), ukuran A4 dengan gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2 kecuali pada lembaran daerah dan berita daerah.

Jenis, ukuran, dan gramatur kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas khusus disesuaikan kebutuhan dengan memperhatikan ketahanan kertas.

Paraf, tanda tangan, dan stempel sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf j merupakan bentuk pengabsahan Naskah Dinas.

Pemberian Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas berlaku ketentuan sebagai berikut: a. Tanda Tangan Elektronik harus ditandai dalam susunan dan bentuk kode quick response yang disertai nama pejabat penandatangan dan nama jabatan; b. Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan kepada pihak yang berhak tanpa harus dicetak; c. pendistribusian sebagaimana dimaksud dalam huruf b dapat melalui aplikasi umum bidang kearsipan dinamis, media daring atau media luring; dan d. menggunakan sertifikat elektronik yang dibuat oleh penyelenggara sertifikasi elektronik Indonesia.

Stempel terdiri atas: a. stempel jabatan Kepala Daerah; b. stempel Perangkat Daerah; c. stempel unit pelaksana teknis daerah dan/atau badan layanan umum daerah; dan d. stempel pengamanan Naskah Dinas.

Bentuk dan ukuran stempel tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur Sumatera Selatan ini.

Pengamanan Naskah Dinas paling sedikit memuat: a. penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; b. perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses yang meliputi: 1. pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses; dan 2. pemberian nomor seri pengaman atau security printing.

Dalam rangka pengamanan Naskah Dinas pada media rekam elektronik, aplikasi umum bidang kearsipan dinamis memuat fitur pengamanan Naskah Dinas.

Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas terdiri atas: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa/terbuka.

Penentuan tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 disesuaikan dengan kepentingan dan substansi Naskah Dinas.

Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas dapat menggunakan sandi tertentu sesuai dengan perkembangan teknologi.

Kode derajat klasifikasi keamanan dan akses diberikan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Naskah Dinas sangat rahasia diberikan kode 'SR' dengan menggunakan tinta warna merah; b. Naskah Dinas rahasia diberikan kode 'R' dengan menggunakan tinta warna merah; c. Naskah Dinas penting diberikan kode 'T' dengan menggunakan tinta hitam; dan d. Naskah Dinas biasa diberikan kode 'B' dengan menggunakan tinta hitam.

Pemberian nomor seri pengaman pada Naskah Dinas atau security printing sebagaimana dimaksud dalam Pasal 54 huruf b angka 2 memiliki tujuan untuk menjamin keautentikan dan keterpercayaan informasi pada Naskah Dinas.

Ketentuan mengenai pemberian nomor seri pengaman atau security printing sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62 diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pengendalian Naskah Dinas meliputi kegiatan: a. pengendalian Naskah Dinas masuk; dan b. pengendalian Naskah Dinas keluar.

Pengendalian Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf a dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. unit penerima menindaklanjuti Naskah Dinas yang diterima dengan cara mengagendakan, mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan mendistribusikan ke unit pengelola. b. unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi Naskah Dinas dan arahan pimpinan; dan c. unit tata usaha mengarsipkan Naskah Dinas masuk.

Pada saat Peraturan Gubernur ini mulai berlaku, Peraturan Gubernur Nomor 10 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi (Berita Daerah Provinsi Sumatera Selatan Tahun 2010 Nomor 22 seri E), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.