PERGUB Nomor 116 Tahun 2020 — Program Arsip Vital

Dalam Peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan:

Peraturan Gubernur ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi Perangkat Daerah dalam melaksanakan pengelolaan, pelindungan, pengamanan, dan penyelamatan arsip vital yang tercipta.

Peraturan Gubernur ini dibentuk dengan tujuan untuk: a. mewujudkan pengelolaan arsip vital yang andal yang mampu menjamin tersedianya arsip vital dengan cepat, tepat dan aman sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; b. menjamin perlindungan, pengamanan, penyelamatan, dan pemulihan arsip vital dari kerusakan, kehilangan dan kemusnahan secara terprogram; c. menjamin keselamatan dan keamanan arsip vital sebelum maupun sesudah bencana; d. mendukung dan memperlancar penyelenggaraan administrasi Pemerintah Daerah; e. mendukung layanan publik melalui akses informasi publik yang bersumber dari arsip vital; f. mempertinggi mutu pengelolaan arsip vital Pemerintah Daerah; dan g. mendorong pengembangan model pengelolaan arsip vital di lingkungan Pemerintah Daerah.

Peraturan Gubernur ini dibentuk berdasarkan Asas Pengorganisasian yang meliputi: a. kebijakan yang terkait dengan program arsip vital ditetapkan oleh Gubernur; b. penanggungjawab program arsip vital di unit kerja setingkat Eselon II dan Eselon III tertentu adalah Pejabat Eselon II dan Eselon III tertentu; c. pejabat Eselon II dan Eselon III tertentu wajib menunjuk petugas pengelola arsip vital melalui surat perintah; d. dalam hal pelindungan dan pengamanan, pemulihan arsip vital dilaksanakan oleh masing-masing pengelola arsip vital yang berada di central file pada tingkat eselon II dan eselon III tertentu bekerjasama dengan unit kearsipan; dan e. program arsip vital di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat dilaksanakan secara berkesinambungan antara unit kerja setingkat eselon II, dan eselon III tertentu selaku pengelola central file di lingkungan unit kerjanya dan Dinas.

Ruang lingkup Peraturan Gubernur ini meliputi: a. indentifikasi arsip vital; b. sumber daya manusia; c. sarana dan prasarana; d. prosedur pengelolaan; e. perlindungan dan pengamanan arsip vital; f. penyelamatan dan pemulihan arsip vital; dan g. ketentuan akses arsip vital.

Indentifikasi arsip vital meliputi: a. kriteria arsip vital; b. analisis organisasi; c. pendataan arsip vital; d. pengolahan hasil pendataan arsip vital; e. penentuan arsip vital; dan f. jenis arsip vital.

Kriteria arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a meliputi: a. arsip yang merupakan prasyarat bagi keberadaan instansi, karena tidak dapat digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya; b. arsip yang sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi karena berisi informasi yang digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana; c. arsip yang berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (aset) instansi; dan d. arsip yang berkaitan dengan kebijakan strategis instansi.

Pengolahan hasil pendataan arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf d dimaksudkan agar memperoleh kepastian bahwa hasil identifikasi memenuhi kriteria yang telah ditetapkan.

Jenis arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf f antara lain: a. Produk hukum seperti keputusan (beschikking) dan peraturan (regeling) yang bersifat kebijakan strategis selama masih aktif; b. MOU dan perjanjian kerjasama yang strategis baik dalam maupun luar negeri selama masih aktif; c. arsip aset selama masih aktif; d. sertifikat tanah; e. BPKB; f. gambar gedung (arsitektur)/rancang bangun selama masih aktif; g. arsip hak paten dan copy right selama masih aktif; h. berkas perkara pengadilan selama masih aktif; i. personal file/file kepegawaian selama masih aktif; j. batas wilayah negara, antar Provinsi atau antar Kabupaten/Kota selama masih aktif; k. dokumen pengelolaan keuangan selama masih aktif; l. arsip kesiswaan selama masih aktif; m. kurikulum; n. hasil penelitian inovatif selama masih aktif; o. register siswa selama masih aktif; p. arsip ijazah; dan q. rekam medis (medical records).

Sarana dan Prasarana yang digunakan dalam melaksanakan program arsip vital terdiri dari: a. ruang penyimpanan; b. filling cabinet; c. horizontal cabinet atau lemari peta; d. mini roll o' pack; e. pocket file; f. kertas label; g. daftar arsip vital; h. out indicator, i. indeks; dan j. tunjuk silang. KARO HUKUMPERANGKAT DAERAH PEMRAKARSAASISTEN ISEKDA

Indeks sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf i digunakan sebagai kata tangkap berupa: a. Subyek; b. nama tempat/lokasi; c. atau identitas lainnya.

Pengelolaan arsip vital dilaksanakan melalui 3 (tiga) tahapan kegiatan yaitu: a. pendataan/indentifikasi arsip vital: b. penataan arsip vital; dan c. penyusunan daftar arsip vital.

Pendataan/indentifikasi arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26 huruf a dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis arsip vital yang berada di unit kerja masing-masing.

Penyusunan daftar arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26 huruf c dilakukan dengan cara menyusun daftar arsip vital yang dilengkapi informasi terdiri dari: a. nomor: b. jenis arsip; c. tingkat perkembangan; d. kurun waktu; e. media; f. jumlah; g. jangka simpan; h. lokasi simpan; i. metode perlindungan; dan j. keterangan. KARO HUKUMPERANGKAT DAERAH PEMRAKANSAASISTEN ISEKDA.

Metode Perlindungan Arsip Vital dapat dilakukan dengan cara: a. duplikasi; b. pemencaran (dispersal); dan c. dengan peralatan penyimpanan khusus (valuting).

Pemencaran (dispersal) arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf b dilakukan cara dengan menyimpan arsip hasil duplikasi ke record center unit kearsipan, sedangkan arsip vital yang asli disimpan di unit pengolah pencipta arsip vital di central file.

Dalam rangka pengamanan informasi dan layanan penggunaan arsip vital, pengolah arsip vital harus melakukan pengaturan sebagai berikut: a. memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip untuk menjamin bahwa arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak. b. mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis tanggal atau jam. c. menyusun standar operasional prosedur (SOP) secara rinci dan detail. d. memberi kode rahasia pada arsip vital; e. membuat spesifikasi orang-orang yang memiliki hak akses. f. menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yang berhak dan penggunaan hak itu terkontrol dengan baik.

Pemulihan (recovery) arsip vital dilakukan dengan cara: a. menjaga stabilisasi dan pelindungan arsip yang dievakuasi; b. melakukan penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan yang berkaitan dengan operasional penyelamatan; dan c. melakukan penyelamatan arsip vital.

Prosedur pelaksanaan penyelamatan arsip yang disebabkan oleh bencana banjir dilakukan dengan cara: a. pengepakan yaitu kegiatan yang dilakukan sebelum melakukan pemindahan arsip dari lokasi bencana ke tempat yang aman. Arsip yang terkena musibah sebelumnya perlu dibungkus dan diikat (dikemas) supaya tidak tercecer, baru kemudian dipindahkan; b. pembersihan yaitu memilah dan membersihkan arsip secara manual dari kotoran yang menempel pada arsip, kemudian disiram dengan cairan alkohol atau thymol supaya kotoran yang menempel pada arsip dapat terlepas dan arsipnya tidak lengket; c. pembekuan yaitu mendinginkan sampai ke tingkat suhu minus $ 4 0^{\circ} $ (empat puluh derajat) celcius sehingga arsip mengalami pembekuan; d. pengeringan yaitu mengeringkan menggunakan vakum pengering atau kipas angin. Tidak dijemur dalam panas matahari secara langsung; e. penggantian arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat lain; f. penggandaan (back up) seluruh arsip yang sudah diselamatkan; dan g. memusnahkan arsip yang sudah rusak parah dengan membuat Berita Acara.

Prosedur pelaksanaan penyelamatan arsip untuk volume arsip yang sedikit cukup dilakukan dengan cara sederhana dengan tetap menjaga suhu antara $ 1 0^{\circ} $ (sepuluh derajat) sampai dengan $ 1 7^{\circ} $ (tujuh belas derajat) celcius dan tingkat kelembaban antara 25% (dua puluh lima persen) sampai dengan 35% (tiga puluh lima persen) RH.

Prosedur penyimpanan kembali Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali ketempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai, dengan langkah-langkah: a. jika tempat penyimpanan arsip vital tidak mengalami kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih dahulu; b. penempatan kembali peralatan penyimpanan arsip vital; c. penempatan kembali arsip; dan d. arsip vital elektronik dalam bentuk disket, catridge,cakram digital (CD) disimpan ditempat tersendiri dan dilakukan format ulang dan dibuat duplikasinya.

Setelah selesai melakukan kegiatan pemulihan maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamatan arsip vital dengan melakukan penyusunan laporan yang bermanfaat untuk persiapan kemungkinan adanya bencana di kemudian hari.

Ketentuan akses arsip vital berlaku bagi 2 (dua) golongan yaitu: a. pengguna yang ada di lingkungan internal; dan b. pengguna yang berhak dari lingkungan eksternal. KARO HUKUMPERANGKAT DAERAH PEMRAKARSAASISTEN ISEKDA

Pengguna yang ada di lingkungan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 46 huruf a meliputi: a. penentu kebijakan yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip vital yang berada di bawah kewenangannya; b. pelaksana kebijakan, yaitu pejabat eselon IV, arsiparis, pengelola kearsipan dan petugas/pegawai yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip vital yang berada di bawah kewenangannya; dan c. pengawas internal mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat.

Ketentuan Penentu Kebijakan yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip vital yang berada di bawah kewenangannya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 47 huruf a meliputi: a. gubernur mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip vital dilingkungan pemerintah provinsi kalimantan barat; b. wakil gubernur mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip vital dilingkungan pemerintah provinsi kalimantan barat atas izin gubernur; c. sekretaris daerah mempunyai kewenangan untuk mengakses arsip vital dilingkungan sekretariat daerah provinsi kalimantan barat dan dapat mengakses seluruh arsip vital dilingkungan pemerintah provinsi kalimantan barat atas izin gubernur; d. kepala biro, dinas, badan, satuan dan direktur, serta sekretaris dprd mempunyai kewenangan untuk mengakses arsip vital dilingkungan instansi yang dipimpinnya dan dapat mengakses arsip vital di instansi lain hanya untuk kepentingan pemerintah provinsi kalimantan barat atas izin pencipta arsip/pemilik arsip dengan persetujuan gubernur; e. inspektur mempunyai kewenangan untuk mengakses arsip vital dilingkungan inspektorat yang dipimpinnya dan dapat mengakses arsip vital di instansi lain dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan f. eselon III mempunyai kewenangan untuk mengakses arsip vital dibawah kewenangannya dilingkungan instansinya masing-masing.

Pengguna yang yang berhak dari lingkungan eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 46 huruf b meliputi: a. publik mempunyai hak untuk mengakses arsip vital milik pribadinya sendiri seperti personal file/file kepegawaian, rekam medik atau arsip vital lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, setelah mendapat ijin dari pencipta arsip/pemilik arsip; KARO HUKUMPERANGKAT DAERAH PEMRAKAREAASISTEN ISEKDA b. pengawas eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip vital pada pencipta arsip/pemilik arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti pengawasan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan Badan Pengawasan Keuangan Pembangunan (BPKP), contohnya ketika BPK sedang dalam tugas mengaudit; dan c. aparat penegak hukum mempunyai hak untuk mengakses arsip vital pada pencipta arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum dengan rekomendasi dari kepala pengadilan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.