PERBUP Nomor 13 Tahun 2025 — Tata Cara Pengajuan Registrasi Arsip Sebagai Memori Kolektif Bangsa

(1) LKD dapat menfasilitasi permohonan registrasi MKB dari: a. Perangkat daerah; b. orgasisasi masyarakat; c. organisasi politik; dan/atau d. perorangan.

(2) Permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diajukan secara tertulis dengan melampirk an: a. formulir nominasi; dan b. berkas pendukung.

(3) Berkas pendukung sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) huruf b meliputi: a. dokumentasi visual; b. bibliografi; c. surat pernyataan persetujuan hak akses arsip; d. pernyataan status hukum; e. status hak cipta Arsip yang diusulkan; f. daftar khazanah Arsip yang diusulkan; dan/atau g. berkas pendukung lainnya yang diperlukan sebagaimana tercantum dalam formulir permohonan penominasian.

(1) Kepala LKD melakukan seleksi dan verifikasi registrasi arsip MKB.

(2) Kepala LKD membentuk Tim untuk melaksanakan seleksi dan verifikasi registrasi Arsip MKB.

(3) Susunan keanggotaan Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri atas: a. Ketua; b. Sekretaris; dan c. Anggota.

(4) Tim sebagaimana dimaksud ayat (2) bertugas: a. menentukan arsip yang memiliki nilai sejarah, budaya, sosial, ekonomi, atau politik sesuai kriteria MKB ANRI. b. mengidentifikasi arsip berdasarkan kelengkapan dokumen, kondisi fisik, dan keaslian. c. memastikan arsip telah memenuhi syarat administrasi dan substansi untuk registrasi MKB. d. melakukan klarifikasi dan validasi data dengan Perangkat Daerah atau pemilik arsip terkait. e. berkoordinasi dengan Perangkat Daerah, masyarakat, atau stakeholder yang terlibat dalam penyediaan arsip. f. memberikan bimbingan teknis kepada pemilik arsip tentang proses registrasi. g. menyusun laporan hasil seleksi dan verifikasi kepada Bupati. h. memberikan rekomendasi arsip yang layak diajukan untuk registrasi MKB kepada Bupati.

(1) LKD melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan secara berkala minimal 1 (satu) kali dalam 2 (dua) tahun terhadap arsip yang telah ditetapkan sebagai MKB;

(2) Monitoring, evaluasi dan pelaporan berkala sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. memastikan kondisi fisik dan informasi Arsip; dan b. memastikan pelaksanaan preservasi dan akses arsip.

(3) Monitoring, evaluasi, dan pelaporan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan melalui kegiatan: a. uji petik akses Arsip; dan b. pemeriksaan kondisi fisik arsip serta ruang penyimpanan arsip.

(4) LKD melaporkan hasil monitoring, evaluasi, dan pelaporan berkala sebagaimana dimaksud pada (1) kepada Bupati.