PERBAN

Peraturan Badan Nomor 8 Tahun 2020 tentang TATA NASKAH DINAS PERPUSTAKAAN NASIONAL

PERBAN Nomor 8 Tahun 2020

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Perpustakaan Nasional ini yang dimaksud dengan: 1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Perpustakaan Nasional dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 4. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 5. Logo Perpustakaan Nasional yang selanjutnya disebut Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas Perpustakaan Nasional. 6. Cap Lembaga adalah gambar Lambang Negara dan Logo sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku, yang dibubuhkan pada ruang tanda tangan. 7. Kop Surat Dinas adalah kepala surat yang menunjukan jabatan atau nama Perpustakaan Nasional yang ditempatkan di bagian atas kertas. 8. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam (acid free) atau memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki keawetan dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama. 9. Perpustakaan Nasional adalah Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang melaksanakan tugas pemerintah dalam bidang perpustakaan yang berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, perpustakaan pelestarian, dan pusat jejaring perpustakaan, serta berkedudukan di ibukota negara. 10. Perubahan adalah mengubah bagian tertentu dari Naskah Dinas yang dinyatakan dengan lembar Perubahan. 11. Pencabutan adalah mencabut Naskah Dinas tertentu karena bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, khusus, atau Naskah Dinas yang baru ditetapkan. 12. Pembatalan adalah menyatakan bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan Pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru. 13. Ralat adalah perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan Ralat dalam Naskah Dinas yang baru.

BAB Kedua

Naskah Dinas Arahan

Pasal 5

Koreksi

(1) Naskah Dinas arahan terdiri dari Naskah Dinas pengaturan, Naskah Dinas penetapan, dan Naskah Dinas penugasan. (2) Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas pedoman, petunjuk pelaksanaan, instruksi, standar operasional prosedur administrasi pemerintahan, dan surat edaran. (3) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dalam bentuk keputusan. (4) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dalam bentuk surat perintah.

Pasal 6

(1) Pedoman merupakan Naskah Dinas yang memuat acuan yang bersifat umum yang dapat dijabarkan ke dalam petunjuk pelaksanaan di Perpustakaan Nasional. (2) Pedoman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang berlaku eksternal penetapannya dituangkan dalam bentuk peraturan dan sebagai lampiran peraturan tersebut. (3) Pedoman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang berlaku internal penetapannya dituangkan dalam bentuk keputusan dan sebagai lampiran keputusan tersebut. (4) Lampiran peraturan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) merupakan penjelasan/uraian/keterangan lebih rinci dari materi muatan pedoman dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari peraturan atau keputusan tentang pedoman tersebut.

Pasal 7

Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan oleh kepala Perpustakaan Nasional.

Pasal 8

Susunan pedoman terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Pasal 9

Bagian kepala pedoman terdiri atas: a. judul lampiran, ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital, rata kiri dan tanpa diakhiri tanda baca. b. nama pedoman, ditulis dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah tanpa diakhiri tanda baca.

Pasal 10

Bagian batang tubuh pedoman terdiri atas: a. pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan pengertian; dan b. materi pedoman.

Pasal 11

Bagian kaki pedoman ditempatkan di sebelah kanan bawah, terdiri atas: a. nama jabatan kepala Perpustakaan Nasional, ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); b. tanda tangan kepala Perpustakaan Nasional; dan c. nama lengkap pejabat kepala Perpustakaan Nasional ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

BAB 1

Pedoman

Pasal 6

Koreksi

(1) Pedoman merupakan Naskah Dinas yang memuat acuan yang bersifat umum yang dapat dijabarkan ke dalam petunjuk pelaksanaan di Perpustakaan Nasional. (2) Pedoman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang berlaku eksternal penetapannya dituangkan dalam bentuk peraturan dan sebagai lampiran peraturan tersebut. (3) Pedoman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang berlaku internal penetapannya dituangkan dalam bentuk keputusan dan sebagai lampiran keputusan tersebut. (4) Lampiran peraturan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) merupakan penjelasan/uraian/keterangan lebih rinci dari materi muatan pedoman dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari peraturan atau keputusan tentang pedoman tersebut.

Pasal 7

Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan oleh kepala Perpustakaan Nasional.

Pasal 8

Susunan pedoman terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Pasal 9

Bagian kepala pedoman terdiri atas: a. judul lampiran, ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital, rata kiri dan tanpa diakhiri tanda baca. b. nama pedoman, ditulis dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah tanpa diakhiri tanda baca.

Pasal 10

Bagian batang tubuh pedoman terdiri atas: a. pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan pengertian; dan b. materi pedoman.

Pasal 11

Bagian kaki pedoman ditempatkan di sebelah kanan bawah, terdiri atas: a. nama jabatan kepala Perpustakaan Nasional, ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); b. tanda tangan kepala Perpustakaan Nasional; dan c. nama lengkap pejabat kepala Perpustakaan Nasional ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

Pasal 12

(1) Petunjuk pelaksanaan merupakan Naskah Dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya serta wewenang dan prosedurnya. (2) Pemberlakuan petunjuk pelaksanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dituangkan dalam bentuk peraturan dan sebagai lampiran peraturan tersebut. (3) Lampiran peraturan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) merupakan penjelasan/uraian/keterangan lebih rinci dari materi muatan petunjuk pelaksanaan dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari peraturan tentang petunjuk pelaksanaan tersebut.

Pasal 13

Susunan petunjuk pelaksanaan terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Pasal 14

Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri atas: a. judul lampiran, ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital, rata kiri dan tanpa diakhiri tanda baca. b. nama petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah tanpa diakhiri tanda baca.

Pasal 15

Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri atas: a. pendahuluan, yang berisi latar belakang/dasar pemikiran, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan pengertian; dan b. materi petunjuk pelaksanaan, dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, dan hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.

Pasal 16

Bagian kaki petunjuk pelaksanaan ditempatkan di sebelah kanan bawah, terdiri atas: a. nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); b. tanda tangan; dan c. nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

BAB 2

Petunjuk Pelaksanaan

Pasal 12

Koreksi

(1) Petunjuk pelaksanaan merupakan Naskah Dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya serta wewenang dan prosedurnya. (2) Pemberlakuan petunjuk pelaksanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dituangkan dalam bentuk peraturan dan sebagai lampiran peraturan tersebut. (3) Lampiran peraturan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) merupakan penjelasan/uraian/keterangan lebih rinci dari materi muatan petunjuk pelaksanaan dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari peraturan tentang petunjuk pelaksanaan tersebut.

Pasal 13

Susunan petunjuk pelaksanaan terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Pasal 14

Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri atas: a. judul lampiran, ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital, rata kiri dan tanpa diakhiri tanda baca. b. nama petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah tanpa diakhiri tanda baca.

Pasal 15

Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri atas: a. pendahuluan, yang berisi latar belakang/dasar pemikiran, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan pengertian; dan b. materi petunjuk pelaksanaan, dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, dan hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.

Pasal 16

Bagian kaki petunjuk pelaksanaan ditempatkan di sebelah kanan bawah, terdiri atas: a. nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); b. tanda tangan; dan c. nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

Pasal 17

Instruksi merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- undangan.

Pasal 18

(1) Pejabat yang berwenang MENETAPKAN dan menandatangani instruksi adalah kepala Perpustakaan Nasional. (2) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

Pasal 19

Susunan instruksi terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Pasal 20

Bagian kepala instruksi terdiri atas: a. kop menggunakan Lambang Negara; b. kata instruksi kepala Perpustakaan Nasional, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c. nomor dan tahun instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d. kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; e. judul instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan f. nama jabatan kepala Perpustakaan Nasional, ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,) secara simetris.

Pasal 21

Bagian batang tubuh instruksi terdiri atas: a. bagian latar belakang penetapan instruksi dan/atau dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi; b. bagian diktum, dimulai dengan kalimat “dengan ini menginstruksikan” dan dilanjutkan dengan kata kepada yang ditulis pada sisi kiri margin yang diikuti dengan tanda baca titik dua (:); c. nama pejabat yang diberi instruksi diawali dengan angka bilangan (1., 2., dst.) dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;); d. substansi instruksi diawali kata untuk yang ditulis dengan awal huruf kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:). Substansi instruksi diuraikan kedalam bentuk kalimat yang diawali dengan kata kesatu, kedua, ketiga, dst., penulisan kesatu, kedua, ketiga dst., menggunakan huruf kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:).

Pasal 22

Bagian kaki instruksi ditempatkan di sebelah kanan bawah, terdiri atas: a. tempat (kota sesuai dengan alamat Perpustakaan Nasional) dan tanggal penetapan instruksi; b. kepala Perpustakaan Nasional, ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma (,); c. tanda tangan kepala Perpustakaan Nasional; dan d. nama kepala Perpustakaan Nasional ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

Pasal 23

(1) Instruksi disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. (2) Pendistribusian instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diikuti tindakan pengendalian, dengan menggunakan buku ekspedisi.

Pasal 24

Naskah asli dan salinan instruksi yang ditandatangani harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai fungsi hukum.

BAB 3

Instruksi

Pasal 17

Koreksi

Instruksi merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- undangan.

Pasal 18

Koreksi

(1) Pejabat yang berwenang MENETAPKAN dan menandatangani instruksi adalah kepala Perpustakaan Nasional. (2) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

Pasal 19

Susunan instruksi terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Pasal 20

Bagian kepala instruksi terdiri atas: a. kop menggunakan Lambang Negara; b. kata instruksi kepala Perpustakaan Nasional, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c. nomor dan tahun instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d. kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; e. judul instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan f. nama jabatan kepala Perpustakaan Nasional, ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,) secara simetris.

Pasal 21

Bagian batang tubuh instruksi terdiri atas: a. bagian latar belakang penetapan instruksi dan/atau dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi; b. bagian diktum, dimulai dengan kalimat “dengan ini menginstruksikan” dan dilanjutkan dengan kata kepada yang ditulis pada sisi kiri margin yang diikuti dengan tanda baca titik dua (:); c. nama pejabat yang diberi instruksi diawali dengan angka bilangan (1., 2., dst.) dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;); d. substansi instruksi diawali kata untuk yang ditulis dengan awal huruf kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:). Substansi instruksi diuraikan kedalam bentuk kalimat yang diawali dengan kata kesatu, kedua, ketiga, dst., penulisan kesatu, kedua, ketiga dst., menggunakan huruf kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:).

Pasal 22

Bagian kaki instruksi ditempatkan di sebelah kanan bawah, terdiri atas: a. tempat (kota sesuai dengan alamat Perpustakaan Nasional) dan tanggal penetapan instruksi; b. kepala Perpustakaan Nasional, ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma (,); c. tanda tangan kepala Perpustakaan Nasional; dan d. nama kepala Perpustakaan Nasional ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

Pasal 23

(1) Instruksi disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. (2) Pendistribusian instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diikuti tindakan pengendalian, dengan menggunakan buku ekspedisi.

Pasal 24

Naskah asli dan salinan instruksi yang ditandatangani harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai fungsi hukum.

Pasal 25

Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan yang selanjutnya disingkat SOP AP merupakan Naskah Dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.

Pasal 26

SOP AP bertujuan untuk: a. menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk; b. memudahkan pekerjaan; c. memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan kegiatan; dan d. meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan unsur pelaksana.

Pasal 27

SOP AP ditetapkan dan ditandatangani oleh pejabat pimpinan tinggi pratama dan kepala unit pelaksana teknis.

Pasal 28

Susunan SOP AP terdiri atas: a. halaman judul; b. bagian identitas; dan c. bagian flowchart.

Pasal 29

(1) Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka sebuah SOP AP. (2) Halaman judul sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berisi informasi mengenai: a. judul SOP AP; b. nama unit kerja; dan c. tahun pembuatan.

Pasal 30

Bagian identitas terdiri atas: a. Logo dan nomenklatur unit kerja pemrakarsa; b. nomor SOP AP, diisi dengan nomor basah secara berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim; c. tanggal pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP AP oleh pejabat yang berwenang di unit kerja; d. tanggal revisi, diisi tanggal SOP AP direvisi atau tanggal rencana diperiksa kembali SOP AP yang bersangkutan; e. pengesahan oleh pejabat yang berwenang pada unit kerja setingkat pejabat pimpinan tinggi pratama dan kepala Unit Pelaksana Teknis; f. item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat tanpa mencantumkan gelar, nomor induk pegawai serta cap dinas Perpustakaan Nasional; g. judul SOP AP, sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki; h. dasar hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang dibuat menjadi SOP AP beserta aturan pelaksanaannya; i. keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan SOP AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut; j. peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan; k. peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan dan dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan; l. umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-then) atau batas waktu (deadline) kegiatan harus sudah dilaksanakan; m. kualifikasi pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan; n. peralatan dan perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOP AP; o. pencatatan dan pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses; p. setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya; dan q. pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”.

Peraturan Badan Nomor 8 Tahun 2020 tentang TATA NASKAH DINAS PERPUSTAKAAN NASIONAL

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

Pasal 2

Pasal 3

BAB II

Pasal 4

Pasal 5

BAB Kesatu

Pasal 4

BAB Kedua

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Pasal 11

BAB 1

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

BAB 2

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

Pasal 17

Pasal 18

Pasal 19

Pasal 20

Pasal 21

Pasal 22

Pasal 23

Pasal 24

BAB 3

Pasal 17

Pasal 18

Pasal 19

Pasal 20

Pasal 21

Pasal 22

Pasal 23

Pasal 24

Pasal 25

Pasal 26

Pasal 27

Pasal 28

Pasal 29

Pasal 30

BAB 4

Pasal 25

Pasal 26

Pasal 27

Pasal 28

Pasal 29

Pasal 30

BAB 5

BAB 6

BAB 7

BAB Ketiga

BAB 1

BAB 2

BAB 3

BAB 4

BAB 5

BAB Keempat

BAB 1

BAB 2