PEMERIKSAAN LAPORAN
Bentuk-bentuk Maladministrasi meliputi:
a. penundaan berlarut, merupakan perbuatan mengulur waktu penyelesaian layanan atau memberikan layanan melebihi baku mutu waktu dari janji layanan;
b. tidak memberikan pelayanan, merupakan perilaku mengabaikan tugas layanan sebagian atau keseluruhan kepada masyarakat yang berhak atas layanan tersebut;
c. tidak kompeten, merupakan penyelenggara layanan yang memberikan layanan tidak sesuai dengan kompetensi;
d. penyalahgunaan wewenang, merupakan perbuatan melampaui wewenang, melawan hukum, dan/atau penggunaan wewenang untuk tujuan lain dari tujuan wewenang tersebut dalam proses Pelayanan Publik;
e. penyimpangan prosedur, merupakan penyelenggaraan layanan publik yang tidak sesuai dengan alur/prosedur layanan;
f. permintaan imbalan, merupakan permintaan imbalan dalam bentuk uang, jasa maupun barang secara melawan hukum atas layanan yang diberikan kepada pengguna layanan;
g. tidak patut, merupakan perilaku yang tidak layak dan patut yang dilakukan oleh penyelenggara layanan publik dalam memberikan layanan yang baik kepada masyarakat pengguna layanan;
h. berpihak, merupakan keberpihakan dalam penyelenggaraan layanaan publik yang memberikan keuntungan dalam bentuk apapun kepada salah satu pihak dan merugikan pihak lainnya atau melindungi kepentingan salah satu pihak tanpa memperhatikan kepentingan pihak lainnya;
i. diskriminasi, merupakan pemberian layanan secara berbeda, perlakuan khusus atau tidak adil di antara sesama pengguna layanan; dan
j. konflik kepentingan, merupakan penyelenggaraan layanan publik yang dipengaruhi karena adanya hubungan kelompok, golongan, suku atau hubungan kekeluargaan baik secara hubungan darah maupun karena hubungan perkawinan sehingga layanan yang diberikan tidak sebagaimana mestinya.
(1) Pembuktian dugaan Maladministrasi dalam proses Pemeriksaan Laporan dilakukan untuk menemukan bukti materiil dan/atau formil yang mendukung terpenuhinya unsur Maladministrasi.
(2) Bukti dalam Pemeriksaan Laporan berupa:
a. surat/dokumen;
b. keterangan:
1. Pelapor;
2. Terlapor;
3. Saksi;
4. pihak terkait; dan
5. ahli.
c. informasi/data elektronik;dan
d. barang.
(3) Laporan dinyatakan ditemukan Maladministrasi apabila dalam Pemeriksaan terdapat kesesuaian antara peristiwa/kejadian dengan petunjuk dan alat bukti yang dikumpulkan.
(1) Dalam hal kesimpulan Ombudsman berwenang melanjutkan Pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf b maka dilakukan Pemeriksaan dokumen.
(2) Hasil Pemeriksaan dokumen dituangkan dalam Laporan hasil Pemeriksaan dokumen.
(3) Laporan hasil Pemeriksaan dokumen sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memuat:
a. nomor dan tanggal registrasi;
b. identitas Pelapor;
c. Terlapor;
d. kronologi Laporan;
e. substansi Laporan;
f. dugaan Maladministrasi;
g. harapan Pelapor;
h. peraturan terkait;
i. data pendukung sementara;
j. analisis;
k. kesimpulan sementara; dan
l. tindak lanjut.
(4) Unit Pemeriksaan melakukan bedah Laporan sebelum MENETAPKAN Laporan hasil Pemeriksaan dokumen beserta keputusan tindak lanjut.
(5) Tindak lanjut sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf merupakan bentuk tindakan yang akan dilakukan Ombudsman, meliputi:
a. permintaan data;
b. permintaan Klarifikasi;
c. pemanggilan;
d. Pemeriksaan lapangan;
e. Konsiliasi; atau
f. menghentikan Pemeriksaan.
(1) Pemeriksaan dapat dihentikan dalam hal substansi Laporan diketahui bukan wewenang Ombudsman, atau disimpulkan tidak ditemukan Maladministrasi.
(2) Keputusan penghentian Pemeriksaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada Pelapor dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja sejak Laporan hasil Pemeriksaan dokumen ditandatangani oleh Ketua atau Kepala Perwakilan.
(3) Tindak lanjut Laporan dengan permintaan data dapat dilakukan dalam hal masih diperlukan informasi tambahan dari Pelapor.
(4) Ombudsman dapat menyampaikan pemberitahuan secara tertulis dan/atau lisan mengenai perkembangan penyelesaian Laporan kepada Pelapor.
(1) Permintaan Klarifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (5) huruf b dapat dilakukan dengan meminta penjelasan secara tertulis maupun secara langsung.
(2) Permintaan Klarifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan oleh:
a. Deputi/Koordinator Bidang Penyelesaian Laporan yang dapat didelegasikan kepada Koordinator Tim Pemeriksaan;
b. Penanggung jawab penyelesaian Laporan di Perwakilan.
(1) Permintaan Klarifikasi tertulis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (1) disampaikan kepada Terlapor, Atasan Terlapor dan pihak terkait lainnya.
(2) Terlapor dan/atau Atasan Terlapor wajib menjawab permintaan Klarifikasi Ombudsman secara tertulis dalam waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sejak diterimanya surat permintaan Klarifikasi tersebut.
(3) Apabila dalam waktu 14 (empat belas) hari kerja sebagaimana pada ayat (2) Terlapor dan/atau Atasan Terlapor tidak memberi penjelasan, Ombudsman menyampaikan permintaan Klarifikasi kedua secara tertulis.
(4) Terlapor dan/atau Atasan Terlapor wajib menjawab permintaan Klarifikasi kedua dalam waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sejak diterimanya surat permintaan Klarifikasi tersebut.
(5) Dalam hal Ombudsman memerlukan penjelasan atas jawaban Klarifikasi tertulis, Ombudsman dapat mengadakan pertemuan dengan Terlapor dan/atau Atasan Terlapor.
(6) Dalam hal diperlukan Klarifikasi secara cepat, mendalam dan akurat, Ombudsman dapat melakukan Klarifikasi secara langsung sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (1), dengan pemberitahuan secara tertulis.
(7) Hak jawab dianggap tidak digunakan, apabila Terlapor dan/atau Atasan Terlapor tidak memberikan jawaban Klarifikasi.
(1) Dalam melakukan Pemeriksaan, Ombudsman dapat melakukan pemanggilan secara tertulis kepada Terlapor.
(2) Pemanggilan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan sebanyak 3 (tiga) kali dengan jangka waktu masing-masing 14 (empat belas) hari kerja terhitung sejak tanggal diterimanya surat panggilan.
(3) Dalam hal Terlapor tidak memenuhi panggilan Ombudsman dengan alasan yang sah, dilakukan penghadiran secara paksa dengan bantuan pihak kepolisian.
(4) Dalam hal Terlapor tidak bersedia memberikan penjelasan maka Terlapor dianggap menghalangi Pemeriksaan yang dilakukan oleh Ombudsman.
(5) Ketidaksediaan memberikan penjelasan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dituangkan dalam berita acara.
Tata cara penghadiran paksa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (3) dan penyampaian Laporan mengenai upaya menghalangi Pemeriksaan oleh Ombudsman dilaksanakan berdasarkan nota kesepahaman Ombudsman dengan Kepolisian Republik INDONESIA.
(1) Pemeriksaan lapangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (5) huruf d dilakukan dalam hal permasalahan yang dilaporkan memerlukan pembuktian secara visual, memastikan substansi permasalahan, dan memperoleh penjelasan dari pihak terkait.
(2) Pemeriksaan lapangan dilakukan dengan tahapan meliputi:
a. tahap persiapan;
b. tahap pelaksanaan; dan
c. tahap pelaporan.
(1) Persiapan Pemeriksaan lapangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 ayat (2) huruf a terdiri atas:
a. penyusunan kerangka acuan Pemeriksaan lapangan;
b. penyusunan lembar kerja Pemeriksaan lapangan; dan
c. pembentukan tim Pemeriksaan lapangan;
(2) Kerangka acuan Pemeriksaan lapangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a paling sedikit memuat:
a. jumlah tim pemeriksa lapangan;
b. daftar pihak yang akan diminta keterangan;
c. daftar pertanyaan;
d. objek yang akan diperiksa;
e. metode Pemeriksaan lapangan; dan
f. jangka waktu Pemeriksaan lapangan.
(3) Tim Pemeriksaan lapangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c ditetapkan oleh Ketua Ombudsman atau Kepala Perwakilan melalui surat tugas.
(4) Dalam hal Laporan ditangani perwakilan dan memerlukan Pemeriksaan lapangan yang objeknya berlokasi di Jakarta atau di luar wilayah kerjanya, terlebih dahulu memperoleh persetujuan Ombudsman.
(1) Pemeriksaan lapangan dilakukan dengan metode terbuka dan/atau tertutup.
(2) Tim Pemeriksaan lapangan dilengkapi dengan surat tugas dan kartu identitas Ombudsman.
(3) Terhadap 1 (satu) Laporan masyarakat, Pemeriksaan lapangan dilakukan paling banyak 2 (dua) kali dan apabila diperlukan Pemeriksaan kembali harus melalui gelar Laporan yang dihadiri paling sedikit oleh 2 (dua) Anggota atau rapat penyelesaian Laporan di Perwakilan.
(1) Pemeriksaan lapangan secara terbuka dapat didahului dengan penyampaian surat pemberitahuan kepada instansi Terlapor.
(2) Pemeriksaan lapangan secara terbuka dapat dilakukan untuk beberapa Laporan masyarakat secara bersamaan.
(3) Dalam hal tertentu dengan memperhatikan perkembangan di lapangan, Pemeriksaan terbuka dapat dilanjutkan dengan Konsiliasi.
(1) Pemeriksaan lapangan secara tertutup dilakukan tanpa pemberitahuan kepada Terlapor.
(2) Pemeriksaan lapangan secara tertutup hanya dilakukan untuk memperoleh bukti secara langsung terhadap permasalahan yang dilaporkan.
(1) Hasil Pemeriksaan lapangan dituangkan dalam Laporan hasil Pemeriksaan lapangan.
(2) Laporan hasil Pemeriksaan lapangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat:
a. substansi Laporan;
b. kegiatan yang dilakukan;
c. temuan;
d. penjelasan Pelapor, Terlapor, Atasan Terlapor dan/atau pihak terkait, apabila Pemeriksaan lapangan dilakukan secara terbuka;
e. kesimpulan; dan
f. rencana tindak lanjut, termasuk prospek penyelesaian.
(3) Laporan hasil Pemeriksaan lapangan disusun paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak selesainya kegiatan Pemeriksaan lapangan.
(1) Keseluruhan hasil Pemeriksaan Laporan disusun dalam Laporan Akhir Hasil Pemeriksaan (LAHP).
(2) Laporan Akhir Hasil Pemeriksaan (LAHP) paling sedikit memuat:
a. identitas Pelapor;
b. uraian Laporan;
c. Pemeriksaan yang telah dilakukan;
d. analisis peraturan terkait;
e. kesimpulan, berupa ditemukan bentuk Maladministrasi atau tidak ditemukan Maladministrasi; dan
f. tindakan korektif yang dapat dilakukan.
(3) Terhadap Pelapor yang identitasnya dirahasiakan, maka Laporan Akhir Hasil Pemeriksaan (LAHP) tidak menyebutkan identitas Pelapor.
(4) Unit Pemeriksaan melakukan bedah Laporan sebelum MENETAPKAN Laporan Akhir Hasil Pemeriksaan (LAHP) dengan melibatkan Anggota atau Kepala Perwakilan.
(5) Laporan Akhir Hasil Pemeriksaan (LAHP) yang menyatakan tidak ditemukan Maladministrasi disampaikan kepada Pelapor dengan tembusan kepada Terlapor.
(6) Laporan Akhir Hasil Pemeriksaan (LAHP) yang menyatakan ditemukan adanya bentuk Maladministrasi, Ombudsman menyampaikan kepada Terlapor dan meminta tanggapan.
(7) Terhadap Laporan Akhir Hasil Pemeriksaan (LAHP) sebagaimana dimaksud pada ayat (6) namun tidak memperoleh tindak lanjut dari Terlapor maka diserahkan kepada Unit Resolusi dan Monitoring untuk diambil langkah penyelesaian.
(1) Respon cepat Ombudsman adalah mekanisme penyelesaian Laporan masyarakat yang dilaksanakan dalam kondisi darurat.
(2) Kriteria Laporan yang bisa ditindaklanjuti dengan respon cepat Ombudsman berupa:
a. kondisi darurat;
b. mengancam keselamatan jiwa; atau
c. mengancam hak hidup.
(1) Respon cepat Ombudsman ditetapkan sebagai penyelesaian Laporan dilakukan dengan mekanisme
berupa Klarifikasi langsung, Pemeriksaan lapangan, atau Mediasi/Konsiliasi sebelum proses Pemeriksaan dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13.
(2) Penyelesaian dengan makanisme respon cepat Ombudsman dilakukan setelah memperoleh persetujuan Deputi/Koordinator Bidang Penyelesaian Laporan atau Kepala Perwakilan.
(3) Pelaksanaan Klarifikasi langsung, Pemeriksaan lapangan, atau Mediasi/Konsiliasi pada respon cepat Ombudsman dilaksanakan sesuai dengan kaidah sebagaimana diatur dalam ketentuan Ketentuan Peraturan Ombudsman ini.