PERBAN

Peraturan Badan Nomor 6 Tahun 2021 tentang PENYELENGGARAAN KEARSIPAN KOMISI NASIONAL HAK ASASI MANUSIA

PERBAN Nomor 6 Tahun 2021

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Komisi ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Komisi Nasional Hak Asasi Manusia dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Kearsipan adalah hal–hal yang berkenaan dengan Arsip. 3. Arsip Nasional Republik INDONESIA selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. 4. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Komnas HAM dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 5. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat tergantikan apabila hilang atau rusak. 6. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 7. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 8. Arsip Terjaga adalah Arsip yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 9. Arsip Elektronik adalah Arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan disimpan) dalam format elektronik. 10. Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan Arsip Vital Komnas HAM pada saat darurat atau setelah musibah. 11. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas Komnas HAM menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. 12. Pola Klasifikasi adalah suatu pola atau bagan yang berupa daftar pengelompokan subyek yang dibuat secara berjenjang berdasarkan tugas pokok dan fungsi organisasi dan dibuat secara logis dan sistematis. 13. Kode Klasifikasi adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas Arsip. 14. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah keunit kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada lembaga kearsipan. 15. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip. 16. Pemusnahan Arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik Arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. 17. Berkas adalah suatu himpunan Arsip yang dapat ditata secara dosier, rubrik, atau seri. 18. Indeks adalah tanda pengenal Arsip yang merupakan alat bantu dalam penemuan kembali Arsip. 19. Tunjuk Silang adalah alat yang berfungsi menghubungkan Arsip yang memiliki keterkaitan informasi, dapat dituangkan/ditulis dalam folder maupun dalam bentuk lembaran yang diletakkan dalam folder. 20. Dosier adalah Berkas Arsip yang ditata atas dasar kesamaan masalah atau kegiatan. 21. Rubrik adalah Berkas Arsip yang ditata atas dasar kesamaan masalah. 22. Seri adalah Berkas Arsip yang ditata atas dasar kesamaan jenis. 23. Unit Kearsipan adalah unit kerja pada Sekretariat Jenderal yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan secara menyeluruh di lingkungan Komnas HAM. 24. Unit Pengolah adalah unit kerja di lingkungan Komnas HAM yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 25. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis adalah aplikasi pengelolaan arsip dinamis dalam lingkup sistem pemerintahan berbasis elektronik yang sama, standar, dan digunakan secara bagi pakai oleh instansi pusat dan/atau pemerintah daerah. 26. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai tugas, fungsi, dan tanggung jawab melaksanakan tugas kearsipan. 27. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip. 28. Pengamanan Arsip adalah program perlindungan fisik dan informasi Arsip berdasarkan klasifikasi keamanannya. 29. Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. 30. Komisi Nasional Hak Asasi Manusia yang selanjutnya disebut Komnas HAM adalah lembaga mandiri yang kedudukannya setingkat dengan lembaga negara lainnya yang berfungsi melaksanakan pengkajian, penelitian, penyuluhan, pemantauan, dan mediasi hak asasi manusia. 31. Ketua adalah Ketua Komnas HAM.

BAB IV

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Pasal 12

Koreksi

(1) Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi kegiatan: a. penciptaan Arsip; b. penggunaan Arsip; c. pemeliharaan Arsip; dan d. penyusutan Arsip. (2) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip dengan media kertas dan media elektronik. (3) Terhadap pengelolaan Arsip Dinamis dengan media elektronik menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. (4) Ketentuan lebih lanjut mengenai Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (3) diatur dengan Peraturan Komisi.

Pasal 13

(1) Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal ayat (1) huruf a meliputi: a. Pembuatan Arsip; dan b. Penerimaan Arsip. (2) Pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, Klasifikasi Arsip dan Sistem Klasifikasi dan keamanan Akses Arsip Dinamis

Pasal 14

(1) Pembuatan Arsip harus dilakukan pencatatan. (2) Arsip yang telah dilakukan pencatatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), didistribusikan kepada pihak yang berhak secara tepat waktu, lengkap, dan aman. (3) Arsip yang telah didistribusikan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan tindakan pengendalian melalui pencatatan yang dilakukan untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut dari arsip yang telah didistribusikan.

Pasal 15

(1) Penerimaan Arsip dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berwenang menerima. (2) Arsip yang telah diterima secara sah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan pencatatan oleh pihak penerima. (3) Arsip yang telah dicatat sebagaimana dimaksud pada ayat (2) didistribusikan kepada Unit Pengolah diikuti dengan tindakan pengendalian.

Pasal 16

(1) Dalam rangka pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip, Unit Kearsipan dan Unit Pengolah mendokumentasikan kegiatan pencatatan pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip. (2) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab atas keaslian Arsip yang diciptakan berdasarkan tata naskah dinas.

Pasal 17

(1) Penggunaan Arsip dilaksanakan dengan memperhatikan sistem klasifikasi keamanan dan Akses Arsip Dinamis. (2) Penggunaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), diperuntukkan bagi kepentingan unit kerja di lingkungan Komnas HAM dan kepentingan publik. (3) Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab atas ketersediaan, pengolahan, dan pelayanan penyajian Arsip Vital dan Arsip Aktif. (4) Pimpinan Unit Kearsipan bertanggung jawab atas pengolahan, dan pelayanan penyajian Arsip Inaktif yang dikelola untuk kepentingan penggunaan di lingkungan Komnas HAM dan kepentingan publik.

Pasal 18

(1) Pemeliharaan Arsip bertujuan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip. (2) Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan: a. memastikan Arsip yang tercipta atau yang akan tercipta dapat diberkaskan sesuai dengan Klasifikasi Arsip; b. memastikan Arsip yang diberkaskan lengkap sebagai suatu keutuhan kegiatan dan tidak mengalami perubahan secara fisik dan informasinya sampai dengan tahap penyusutan; c. memastikan Arsip yang diberkaskan memiliki Kode Klasifikasi yang tepat dan disimpan sesuai dengan Klasifikasi Arsip; d. memastikan penggunaan sistem klasifikasi keamanan dan Akses Arsip secara konsisten; dan e. memastikan Arsip ditata dan disimpan dengan menggunakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar.

Pasal 19

Pemeliharaan Arsip dilakukan melalui: a. pemeliharaan Arsip Aktif; b. program Arsip Vital; c. pengelolaan Arsip Terjaga; d. pemeliharaan Arsip Inaktif; e. alih media Arsip; dan f. penyelamatan Arsip.

Pasal 51

(1) Penyusutan Arsip dilakukan berdasarkan JRA. (2) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan: a. pemindahan Arsip yang telah memasuki retensi sebagai Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; b. Pemusnahan Arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan c. penyerahan Arsip Statis oleh Ketua kepada Kepala ANRI.

BAB Ketiga

Pemeliharaan Arsip

Pasal 18

Koreksi

Pasal 19

Pemeliharaan Arsip dilakukan melalui: a. pemeliharaan Arsip Aktif; b. program Arsip Vital; c. pengelolaan Arsip Terjaga; d. pemeliharaan Arsip Inaktif; e. alih media Arsip; dan f. penyelamatan Arsip.

Pasal 20

(1) Pemeliharaan Arsip Aktif menjadi tanggungjawab pimpinan Unit Pengolah. (2) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan: a. pemberkasan Arsip Aktif; dan b. penyimpanan Arsip Aktif. (3) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai dengan standar. (4) Prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) terdiri dari folder, guide/sekat, label, out indikator, Indeks, Tunjuk Silang, boks, filing cabinet/rak Arsip.

Pasal 21

(1) Dalam rangka Pemeliharaan Arsip Aktif, Unit Pengolah membentuk sentral Arsip Aktif (Central File). (2) Sentral Arsip Aktif (Central File) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibentuk pada Unit Pengolah setingkat Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama atau Kantor Sekretariat Perwakilan Komnas HAM sesuai dengan beban volume Arsip yang dikelola.

Pasal 22

(1) Pemberkasan Arsip Aktif dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima. (2) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan Klasifikasi Arsip. (3) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan melalui prosedur pemeriksaan, penentuan Indeks, penentuan kode, Tunjuk Silang (apabila ada), pelabelan, dan penyusunan daftar Arsip Aktif.

Pasal 23

(1) Pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip Aktif. (2) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. daftar Berkas; dan b. daftar isi Berkas. (3) Daftar Berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a paling sedikit memuat informasi tentang: a. Unit Pengolah; b. nomor Berkas; c. Kode Klasifikasi; d. uraian informasi Berkas; e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan. (4) Daftar isi Berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b paling sedikit memuat informasi tentang: a. nomor Berkas; b. nomor item Arsip; c. Kode Klasifikasi; d. uraian informasi Arsip; e. tanggal; f. jumlah; dan g. keterangan. (5) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dapat digunakan sebagai sarana bantu penemuan kembali Arsip.

Pasal 24

Unit Pengolah menyampaikan daftar Arsip Aktif kepada Unit Kearsipan dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan sejak berakhirnya tahun anggaran.

Pasal 25

(1) Berdasarkan penyampaian daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24, Unit Pengolah melakukan penyimpanan Arsip Aktif yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Aktif. (2) Penyimpanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip Aktif yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Aktif.

Pasal 26

(1) Dalam hal Arsip Aktif yang disimpan Unit Pengolah telah melewati retensi Arsip Aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA, Unit Pengolah harus melaksanakan pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. (2) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan melampirkan daftar Arsip yang akan dipindahkan. (3) Berita acara dan daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah dan pimpinan Unit Kearsipan. (4) Ketentuan lebih lanjut mengenai pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai Penyusutan Arsip.

Pasal 27

Ketentuan mengenai pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 sampai dengan Pasal 26 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Komisi ini.

BAB 1

Pemeliharaan Arsip Aktif

Pasal 20

Koreksi

Pasal 21

Pasal 22

Pasal 23

Pasal 24

Unit Pengolah menyampaikan daftar Arsip Aktif kepada Unit Kearsipan dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan sejak berakhirnya tahun anggaran.

Pasal 25

Pasal 26

Pasal 27

Ketentuan mengenai pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 sampai dengan Pasal 26 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Komisi ini.

Pasal 28

(1) Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf b di lingkungan Komnas HAM dilaksanakan dalam rangka pengelolaan, perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan Arsip Vital yang tercipta. (2) Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, dan penyajian Arsip Vital. (3) Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. prosedur pengelolaan; b. perlindungan dan Pengamanan; c. penyelamatan dan pemulihan; dan d. penyimpanan.

Pasal 29

Prosedur pengelolaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (3) huruf a meliputi: a. identifikasi yang dilakukan melalui: 1. analisis organisasi; 2. pendataan; 3. pengolahan; dan 4. penentuan Arsip Vital. b. penataan yang dilakukan melalui: 1. pemeriksaan; 2. penentuan Indeks Berkas; 3. penggunaan Tunjuk Silang; dan 4. pelabelan dan penempatan Arsip. c. menyusun daftar Arsip Vital yang ada di Unit Pengolah.

Pasal 30

Perlindungan dan Pengamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (3) huruf b meliputi: a. metode perlindungan yang meliputi: 1. duplikasi; 2. pemencaran; dan 3. penggunaan peralatan khusus (vaulting). b. pengamanan fisik yang mencakup: 1. sistem keamanan ruang penyimpanan; 2. tingkat ketinggian penempatan; 3. struktur bangunan; dan 4. penggunaan ruang. c. pengamanan informasi yang meliputi: 1. memastikan penggunaan Arsip oleh pihak yang berhak; 2. memberi kode rahasia; dan 3. MENETAPKAN spesifikasi hak akses.

Pasal 31

Penyelamatan dan pemulihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (3) huruf b meliputi: a. Penyelamatan yang meliputi: 1. evakuasi Arsip Vital; 2. identifikasi jenis Arsip; dan 3. pemulihan kondisi. b. Pemulihan yang meliputi: 1. stabilisasi dan perlindungan Arsip yang dievakuasi; 2. penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan; 3. pelaksanaan penyelamatan; 4. prosedur penyimpanan kembali; dan 5. evaluasi.

Pasal 32

(1) Penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (3) huruf d dilakukan pada tempat khusus yang dapat mencegah atau menghambat unsur perusak fisik Arsip dan sekaligus mencegah pencurian informasinya. (2) Lokasi penyimpanan Arsip Vital dapat dilakukan secara on site atau off site. (3) Penyimpanan Arsip Vital on site sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berupa kegiatan penyimpanan Arsip Vital yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan Komnas HAM. (4) Penyimpanan Arsip Vital off site sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berupa kegiatan penyimpanan Arsip Vital yang ditempatkan di luar lingkungan gedung perkantoran Komnas HAM.

Pasal 33

Ketentuan mengenai Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 sampai dengan Pasal 32 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Komisi ini.

BAB 2

Program Arsip Vital

Pasal 28

Koreksi

Pasal 29

Pasal 30

Pasal 31

Pasal 32

Pasal 33

Ketentuan mengenai Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 sampai dengan Pasal 32 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Komisi ini.

Pasal 34

(1) Komnas HAM melaksanakan pelindungan dan penyelamatan arsip yang termasuk dalam jenis dan kategori Arsip Terjaga. (2) Jenis dan kategori Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan Arsip Perjanjian Internasional yang terdiri atas: a. Arsip tentang proses penyusunan perjanjian internasional; b. Arsip tentang proses konsultasi dan koordinasi di Kementerian Luar Negeri; c. Arsip tentang proses pembuatan perjanjian internasional, mulai rancangan, rancangan sandingan dan rancangan final sampai dengan pengajuan permohonan full power dari perjanjian internasional; d. Arsip tentang pertukaran nota diplomasi; dan/atau e. Arsip tentang ratifikasi perjanjian internasional.

Pasal 35

(1) Unit Pengolah yang memiliki fungsi bidang kerja sama harus menyerahkan daftar arsip yang dihasilkan dari kegiatan perjanjian internasional dan autentiknya kepada Unit Kearsipan. (2) Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) melakukan pemberkasan Arsip Terjaga yang diterima sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) melaporkan daftar arsip terjaga yang dikelola kepada ANRI.

Pasal 36

Unit Kearsipan menyerahkan salinan Arsip Terjaga yang dikelola kepada ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan.

BAB 3

Pengelolaan Arsip Terjaga

Pasal 34

Koreksi

Pasal 35

Pasal 36

Unit Kearsipan menyerahkan salinan Arsip Terjaga yang dikelola kepada ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan.

Pasal 37

(1) Pemeliharaan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Kearsipan. (2) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif. (3) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai dengan standar. (4) Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berasal dari Unit Pengolah yang telah melewati retensi aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA.

Pasal 38

Dalam melaksanakan pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat (1), Unit Kearsipan harus menyediakan ruang yang difungsikan untuk sentral Arsip Inaktif atau gedung sentral Arsip Inaktif (record center).

Pasal 39

(1) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat (1) dilakukan berdasarkan prinsip asal-usul dan prinsip aturan asli. (2) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk menjaga Arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya, tetap terkelola dalam satu Unit Pengolah, dan tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari Unit Pengolah lain. (3) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan: a. pengaturan fisik Arsip; b. pengolahan informasi Arsip; dan c. penyusunan daftar Arsip Inaktif. (4) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Inaktif. (5) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip selama jangka waktu penyimpanan Arsip berdasarkan JRA.

Pasal 40

(1) Dalam hal Arsip Inaktif yang disimpan oleh Unit Kearsipan: a. telah melewati retensi Arsip Inaktif dan berketerangan permanen berdasarkan JRA, Unit Kearsipan melaksanakan penyerahan Arsip kepada ANRI; dan b. telah melewati retensi Arsip Inaktif dan berketerangan musnah berdasarkan JRA, Unit Kearsipan dapat melaksanakan Pemusnahan Arsip berdasarkan ketentuan peraturan perundang- undangan. (2) Dalam hal Arsip Inaktif yang telah diserahkan kepada ANRI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a telah diverifikasi oleh ANRI tetapi tidak termasuk Arsip Statis yang harus diserahkan ke ANRI, Unit Kearsipan selanjutnya memperlakukan Arsip tersebut sebagai Arsip Vital.

Pasal 41

Ketentuan mengenai pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 sampai dengan Pasal 40 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Komisi ini.

BAB 4

Pemeliharaan Arsip Inaktif

Pasal 37

Koreksi

Pasal 38

Pasal 39

Pasal 40

Pasal 41

Ketentuan mengenai pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 sampai dengan Pasal 40 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Komisi ini.

Pasal 42

(1) Pemeliharaan Alih media Arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang- undangan. (2) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan metode pengkopian, konversi atau migrasi. (3) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan prasarana dan sarana yang sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

Pasal 43

Perekaman, pencatatan, dan pemberkasan Arsip hasil alih media Arsip dapat dilakukan secara komputerisasi dengan pemasangan aplikasi program sistem persuratan dan Kearsipan elektronik.

Pasal 44

(1) Prasarana dan sarana alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (2) harus memperhatikan ketentuan sebagai berikut: a. dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan; b. dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan, dan keteraksesan informasi elektronik dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; c. beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; d. dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; dan e. memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kejelasan dan kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk. (2) Pemeliharaan dan perlindungan Arsip Elektronik didukung oleh data cadangan dan disimpan pada tempat penyimpanan yang berbeda. (3) Media penyimpanan Arsip Elektronik harus memperhatikan kapasitas penyimpanan, ketahanan media, dan kemudahan dalam penggunaannya.

Pasal 45

(1) Alih media Arsip dapat dilaksanakan oleh Unit Pengolah atau Unit Kearsipan. (2) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi Arsip dan nilai informasi. (3) Kondisi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berupa: a. Arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik; b. Arsip Elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru; atau c. informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi. (4) Nilai informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang diutamakan untuk dilakukan alih media Arsip, yaitu: a. Informasi yang berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang keterbukaan informasi publik harus diumumkan secara serta merta; dan b. Arsip yang berketerangan permanen dalam JRA.

Pasal 46

(1) Unit Pengolah atau Unit Kearsipan dalam melaksanakan alih media Arsip harus membuat berita acara yang disertai dengan daftar Arsip yang dialihmediakan. (2) Berita acara alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat: a. waktu pelaksanaan; b. tempat pelaksanaan; c. jenis media; d. jumlah Arsip; e. keterangan proses alih media Arsip yang dilakukan; f. pelaksana; dan g. penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah atau pimpinan Unit Kearsipan. (3) Daftar Arsip yang dialihmediakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat: a. Unit Pengolah; b. nomor urut; c. jenis Arsip; d. jumlah Arsip; e. kurun waktu; dan f. keterangan.

Pasal 47

(1) Arsip yang bernilai guna untuk pembuktian (evidential) yang telah dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Kriteria Arsip yang bernilai guna untuk pembuktian (evidential) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. merupakan bukti keberadaan dan/atau perubahan unit kerja; b. merupakan bukti dan informasi tentang kebijakan strategis Komnas HAM; dan c. merupakan bukti dan informasi tentang kegiatan pokok Komnas HAM.

Pasal 48

(1) Alih media Arsip diautentikasi oleh pimpinan Unit Pengolah atau pimpinan Unit Kearsipan dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan Arsip hasil Alih Media. (2) Tanda tertentu yang dilekatkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat dilakukan dengan metode: a. tanda tangan elektronik; b. kata kunci (akses); c. tanda air (watermark); atau d. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.

Pasal 49

Ketentuan mengenai prosedur dan teknis alih media melalui Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 sampai dengan Pasal 48 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Komisi ini.

BAB 5

Alih Media Arsip

Pasal 42

Koreksi

Pasal 43

Perekaman, pencatatan, dan pemberkasan Arsip hasil alih media Arsip dapat dilakukan secara komputerisasi dengan pemasangan aplikasi program sistem persuratan dan Kearsipan elektronik.

Pasal 44

Pasal 45

Pasal 46

Pasal 47

Pasal 48

Pasal 49

Pasal 50

(1) Dalam hal terjadi penggabungan atau pembubaran suatu Unit Pengolah, Unit Kearsipan mengambil tindakan untuk melakukan upaya penyelamatan Arsip dari unit kerja tersebut. (2) Tanggung jawab penyelamatan Arsip Unit Pengolah yang digabung atau dibubarkan, dilaksanakan oleh Unit Kearsipan sejak penggabungan atau pembubaran unit kerja. (3) Upaya penyelamatan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Unit Kearsipan.

BAB 2

Pemusnahan Arsip

Pasal 54

Koreksi

(1) Pemusnahan Arsip menjadi tanggung jawab Ketua dan dilakukan setelah mendapatkan persetujuan tertulis dari ANRI. (2) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap arsip: a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada ketentuan peraturan perundang- undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (3) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut: a. pembentukan panitia penilai Arsip; b. penyeleksian Arsip; c. pembuatan daftar Arsip usul musnah oleh Arsiparis di Unit Kearsipan; d. penilaian oleh panitia penilai Arsip; e. permintaan persetujuan usul musnah kepada ANRI melalui Unit Kearsipan; f. penetapan Arsip yang akan dimusnahkan setelah mendapatkan persetujuan tertulis atas usul musnah yang diajukan dari ANRI; dan g. pelaksanaaan pemusnahan. (4) Ketentuan lebih lanjut mengenai prosedur Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Komisi ini.

Pasal 55

(1) Penyerahan Arsip Statis dilaksanakan oleh Unit Kearsipan kepada ANRI. (2) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip dengan kriteria sebagai berikut: a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensinya; dan/atau c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA.

Pasal 56

(1) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 55 dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut: a. penyeleksian dan pembuatan daftar Arsip usul serah oleh Arsiparis di Unit Kearsipan; b. penilaian oleh panitia penilai Arsip terhadap Arsip usul serah; c. pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh Ketua kepada ANRI disertai dengan pernyataan dari Ketua bahwa Arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; d. verifikasi dan persetujuan dari Kepala ANRI; e. penetapan Arsip yang akan diserahkan oleh Ketua; dan f. pelaksanaaan serah terima Arsip Statis oleh Ketua kepada Kepala ANRI dengan disertai berita acara dan daftar Arsip yang akan diserahkan. (2) Ketentuan mengenai prosedur penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Komisi ini.

BAB V

SUMBER DAYA KEARSIPAN

Pasal 57

Koreksi

(1) Dalam rangka pengelolaan Arsip diperlukan sumber daya Kearsipan di lingkungan Komnas HAM. (2) Sumber daya Kearsipan di lingkungan Komnas HAM sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. organisasi Kearsipan: b. sumber daya manusia Kearsipan; c. prasarana dan sarana Kearsipan; dan d. pendanaan.

Pasal 58

Koreksi

Organisasi Kearsipan terdiri dari: a. Unit Kearsipan; dan b. Unit Pengolah.

Pasal 59

Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 58 mempunyai tugas: a. menyusun kebijakan di bidang Kearsipan; b. pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Komnas HAM; c. melakukan pengelolaan arsip inaktif dari Unit Pengolah; d. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi dalam kerangka SKN dan SIKN; e. melakukan penataan sistem Kearsipan; f. pengembangan teknologi Kearsipan; g. analisis nilai guna/penilaian Arsip; h. penyelamatan dan Pengamanan Arsip Vital dan Arsip Terjaga; i. melaksanakan proses usul musnah dari Unit Kearsipan kepada ANRI sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; j. melaksanakan proses inisiasi penetapan usul musnah yang telah mendapat persetujuan ANRI kepada unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal yang membidangi hukum; k. menyerahkan Arsip Statis Komnas HAM ke ANRI; l. melakukan dan mengoordinasikan Pengawasan Kearsipan di lingkungan Komnas HAM.

Pasal 60

(1) Unit Pengolah berkedudukan pada: a. Biro di Sekretariat Jenderal; dan b. Kantor Sekretariat Perwakilan Komnas HAM. (2) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tugas: a. penciptaan dan menjaga autentisitas naskah dinas berdasarkan tugas dan fungsi yang menjadi kewenangannya; b. melakukan pemberkasan, penyimpanan, pemeliharaan, dan Pengamanan Arsip Aktif; c. menjamin ketersediaan, pengolahan, penyajian arsip vital, dan arsip aktif; d. memindahkan Arsip Inakif ke Unit Kearsipan.

Pasal 61

Sumber daya manusia Kearsipan terdiri atas: a. pejabat pimpinan tinggi dan pejabat administrasi yang memiliki kewenangan dan tanggung jawab di bidang Kearsipan; b. Arsiparis; dan c. pengelola Arsip Aktif atau pelaksana yang ditugaskan mengelola Kearsipan.

Pasal 62

(1) Pejabat pimpinan tinggi dan pejabat administrasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 61 huruf a mempunyai kedudukan sebagai tenaga manajerial yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan manajemen Kearsipan. (2) Pejabat pimpinan tinggi dan pejabat administrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tanggung jawab melakukan perencanaan, penyusunan program, pengaturan, pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, pemantauan dan evaluasi, serta pengelolaan sumber daya Kearsipan.

Pasal 63

(1) Arsiparis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 61 huruf b terdiri atas: a. Arsiparis pegawai negeri sipil; dan b. Arsiparis pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja. (2) Arsiparis pegawai negeri sipil sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, merupakan pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional Arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Arsiparis pegawai negeri sipil sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri dari: a. Arsiparis tingkat terampil; dan b. Arsiparis tingkat ahli, sesuai dengan kompetensi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. (4) Komposisi Arsiparis tingkat terampil dan tingkat ahli sebagaimana dimaksud pada ayat (3) disesuaikan dengan beban kerja dan rentang kendali pengelolaan Arsip di lingkungan Komnas HAM. (5) Arsiparis pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, merupakan pegawai non-pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh untuk melaksanakan kegiatan Kearsipan di lingkungan Komnas HAM sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (6) Kompetensi Arsiparis pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja harus memiliki kompetensi yang sama dengan kompetensi Arsiparis pegawai negeri sipil sebagaimana dimaksud pada ayat (3).

Pasal 64

(1) Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya. (2) Arsiparis menjalankan fungsi dan tugasnya sebagaimana dimaksud ayat (1) menyesuaikan dengan indikator kinerja utama dan perjanjian kinerja di lingkungan Komnas HAM. (3) Fungsi dan tugas Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. menjaga terciptanya Arsip dari penyelenggaraan kegiatan Komnas HAM; b. menjaga ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; c. menjaga ketersediaan daftar Arsip pada Komnas HAM; d. menjaga terwujudnya pengelolaan Arsip yang andal dan pemanfaatan Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; e. menjaga keamanan dan keselamatan Arsip yang berfungsi untuk menjamin Arsip yang berkaitan dengan hak keperdataan melalui pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya; f. menjaga keselamatan dan kelestarian Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; g. menjaga keselamatan aset nasional atau Arsip Vital pada Komnas HAM; dan h. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya. (4) Fungsi dan tugas Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 65

Dalam melaksanakan fungsi dan tugas Arsiparis mempunyai kewenangan: a. menutup penggunaan Arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna Arsip apabila penggunaan Arsip dinilai dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik Arsip; b. menutup penggunaan Arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna Arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan c. melakukan penelusuran Arsip pada Unit Pengolah berdasarkan penugasan oleh pimpinan Unit Kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan Arsip.

Pasal 66

(1) Unit Pengolah dan Unit Kearsipan menyediakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai dengan standar Kearsipan untuk pengelolaan Arsip. (2) Prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimanfaatkan dan dapat dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi, informasi, dan komunikasi.

Pasal 67

(1) Prasarana dan sarana kearispan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 ayat (1) meliputi gedung, ruangan, dan peralatan yang terdiri dari: a. lokasi, konstruksi, dan tata ruangan gedung; b. lokasi, konstruksi, dan tata ruangan penyimpanan Arsip; serta c. spesifikasi peralatan pengelolaan Arsip. (2) Ketentuan mengenai prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Komisi ini.

Pasal 68

Pendanaan dalam rangka penyelenggaraan Kearsipan Komnas HAM dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara pada Sekretariat Jenderal Komnas HAM.

Peraturan Badan Nomor 6 Tahun 2021 tentang PENYELENGGARAAN KEARSIPAN KOMISI NASIONAL HAK ASASI MANUSIA

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

BAB II

Pasal 2

Pasal 3

Pasal 4

BAB Kesatu

Pasal 2

Pasal 3

BAB Kedua

Pasal 4

BAB III

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Pasal 11

BAB IV

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

Pasal 17

Pasal 18

Pasal 19

Pasal 51

BAB Kesatu

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

BAB Kedua

Pasal 17

BAB Ketiga

Pasal 18

Pasal 19

Pasal 20

Pasal 21

Pasal 22

Pasal 23

Pasal 24

Pasal 25

Pasal 26

Pasal 27

BAB 1

Pasal 20

Pasal 21

Pasal 22

Pasal 23

Pasal 24

Pasal 25

Pasal 26

Pasal 27

Pasal 28

Pasal 29

Pasal 30

Pasal 31

Pasal 32

Pasal 33

BAB 2

Pasal 28

Pasal 29

Pasal 30

Pasal 31

Pasal 32

Pasal 33

Pasal 34

Pasal 35

Pasal 36

BAB 3

Pasal 34

Pasal 35

Pasal 36

Pasal 37