Dalam Peraturan Komisi ini yang dimaksud dengan:
1. Komisi Nasional Hak Asasi Manusia yang selanjutnya disebut Komnas HAM adalah lembaga mandiri yang kedudukannya setingkat dengan lembaga negara lainnya yang berfungsi melaksanakan pengkajian, penelitian, penyuluhan, pemantauan, dan mediasi tentang hak asasi manusia.
2. Hak Asasi Manusia adalah seperangkat hak yang melekat pada hakikat dan keberadaan manusia sebagai makhluk Tuhan Yang Maha Esa dan merupakan anugerah-Nya yang wajib dihormati, dijunjung tinggi dan dilindungi oleh negara, hukum, Pemerintah, dan setiap orang demi kehormatan serta perlindungan harkat dan martabat manusia.
3. Pelanggaran Hak Asasi Manusia adalah setiap perbuatan seseorang atau kelompok orang termasuk aparat negara baik disengaja maupun tidak disengaja atau kelalaian yang secara melawan hukum mengurangi, menghalangi, membatasi, dan atau mencabut hak asasi manusia seseorang atau kelompok orang dan tidak mendapatkan, atau dikhawatirkan tidak akan memperoleh penyelesaian hukum yang adil dan benar, berdasarkan mekanisme hukum yang berlaku.
4. Pengadu adalah setiap orang atau sekelompok orang yang menyampaikan laporan pengaduan kepada Komnas HAM yang memenuhi syarat sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan.
5. Pengaduan adalah pemberitahuan dan/atau laporan yang disampaikan oleh seorang atau sekelompok orang kepada Komnas HAM tentang telah atau sedang atau diduga akan terjadinya Pelanggaran Hak Asasi Manusia.
6. Audiensi adalah kunjungan ke Komnas HAM secara kelompok untuk menyampaikan Pengaduan secara langsung dan dapat diterima oleh Komisioner.
7. Pengaduan Langsung adalah Pengadu yang diterima dengan cara tatap muka antara Analis Pengaduan dengan Pengadu, Pengaduan melalui surat elektronik adalah Pengaduan yang disampaikan ke alamat:
pengaduan@komnasham.go.id, Pengaduan melalui faksimili adalah Pengaduan yang disampaikan melalui mesin penerima berita, Pengaduan melalui surat adalah Pengaduan yang diterima melalui pos, sedang Pengaduan melalui telepon adalah Pengaduan yang diterima melalui alat komunikasi telepon.
8. Berkas Pengaduan adalah kesatuan himpunan dokumen yang saling berhubungan yang berisi mengenai Pengaduan dari masyarakat.
9. Analis Pengaduan adalah staf di Subbagian Penerimaan dan Pemilahan Pengaduan, yang selanjutnya disebut SP3, mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pelayanan Pengaduan khususnya dalam hal menerima, menganalisa, mengklasifikasi dan memilah Berkas Pengaduan, serta menyusun tanggapan terhadap Berkas Pengaduan yang belum memiliki kelengkapan administrasi Pengaduan dan/atau yang tidak termasuk kategori Pelanggaran Hak Asasi Manusia, dan/atau ucapan terima kasih, dan/atau saran penyelesaian.
10. Petugas Administrasi Pengaduan adalah staf Komnas HAM yang mempunyai tugas pokok dan fungsi memberikan dukungan di Bagian Dukungan Pelayanan Pengaduan, khususnya di Subbagian Penerimaan dan Pemilahan Pengaduan dan Subbagian Arsip Pengaduan;
11. Bukti Serah Terima Berkas Pengaduan adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada hari, tanggal, dan bulan serta tahun telah ditentukan pada pernyataan tersebut telah dilakukan penyerahan Berkas Pengaduan dari Analis Pengaduan kepada pihak lain yang tercantum pada pernyataan tersebut.
12. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan Berkas Pengaduan.
13. Arsiparis Subbagian Penerimaan dan Pemilahan Pengaduan yang selanjutnya disebut Arsiparis SP3 adalah Arsiparis yang ditempatkan di Subbagian Penerimaan dan Pemilahan Pengaduan.
14. Arsiparis Subbagian Arsip Pengaduan yang selanjutnya disebut Arsiparis SAP adalah Arsiparis yang ditempatkan di Subbagian Arsip Pengaduan.
15. Alih Media adalah proses pengelolaan dokumen dari bentuk fisik menjadi bentuk elektronik untuk kemudian dapat dikelola menggunakan teknologi informasi.
16. Distribusi adalah penyaluran, pengiriman, pembagian kepada beberapa orang atau ke beberapa tempat.
17. Akuisisi Informasi Arsip Pengaduan adalah kegiatan penambahan khasanah arsip yang dilakukan melalui kerjasama antar lembaga terkait dengan tugas dan fungsi Komnas HAM sebagaimana diatur dalam UNDANG-UNDANG Nomor 39 Tahun 1999 tentang Hak Asasi Manusia.
18. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
19. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
20. Manual Kearsipan Komnas HAM adalah petunjuk pelaksanaan pengelolaan kearsipan di Komnas HAM.
21. Bagian Dukungan Pemantauan dan Penyelidikan adalah kelengkapan Komnas HAM yang bertugas untuk membantu pelaksanaan fungsi pemantauan dan penyelidikan Komnas HAM.
22. Bagian Dukungan Mediasi adalah kelengkapan Komnas HAM yang bertugas untuk membantu pelaksanaan fungsi Mediasi oleh Komnas HAM.
23. Komisioner adalah Anggota Komnas HAM yang diangkat berdasarkan UNDANG-UNDANG Nomor 39 Tahun 1999 tentang Hak Asasi Manusia.
24. Sekretaris adalah orang atau pegawai yang bertugas membantu Komisioner yang diserahi pekerjaan tulis menulis, atau surat-menyurat, menyusun jadwal kegiatan Komisioner, dan sebagainya.
25. Penyelidikan adalah serangkaian tindakan untuk mencari dan menemukan data, fakta, dan informasi untuk mengetahui ada atau tidaknya Pelanggaran Hak Asasi Manusia.
26. Penyelidik adalah setiap staf Penyelidik di Komnas HAM yang bertugas menerima dan memeriksa Pengaduan Pelanggaran Hak Asasi Manusia.
27. Tim Bentukan Paripurna adalah Tim yang dibentuk berdasarkan Keputusan Sidang Paripurna Komnas HAM atas peristiwa yang diduga telah terjadi Pelanggaran Hak Asasi Manusia yang terdiri dari anggota dan/atau staf Komnas HAM.
28. Tim Ad Hoc adalah tim yang dibentuk oleh Sidang Paripurna untuk melakukan Penyelidikan Proyustisia Pelanggaran Hak Asasi Manusia yang berat yang terdiri dari anggota dan/atau staf Komnas HAM serta unsur masyarakat.
29. Pelayanan Publik adalah segala bentuk jasa pelayanan terhadap publik dan/atau masyarakat yang dalam hal ini sebagai Pengadu Komnas HAM.
30. Sistem Pengaduan Terpadu adalah program khusus yang dimiliki oleh Komnas HAM dan diterapkan dalam kepentingan penanganan Pengaduan secara terintegrasi dan terkomputerisasi di Biro Dukungan Penegakan HAM.
31. Operator Telepon adalah petugas yang menerima telepon termasuk dari Pengadu.
32. Petugas Keamanan Komnas HAM adalah Satuan Pengamanan (Satpam) yang bertugas menjaga keamanan dan ketertiban umum di lingkungan Komnas HAM.
33. Konsultasi adalah komunikasi awal antara Pengadu dengan Analis Pengaduan mengenai informasi dan/atau Berkas Pengaduan serta tindak lanjut atas kasus yang dilaporkan.
(1) Tata Tertib Pengadu:
a. setiap pengadu atau kelompok Pengadu dapat menyampaikan Pengaduan pada waktu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1);
b. setiap Pengadu atau kelompok Pengadu yang datang untuk menyampaikan Pengaduan secara langsung atau tatap muka wajib memberitahukan kedatangannya terlebih dahulu ke Petugas Keamanan Komnas HAM yang ada di Pengaduan;
c. setiap Pengadu atau kelompok Pengadu wajib mengijinkan Petugas Keamanan Komnas HAM yang ada di ruang depan Pengaduan untuk melakukan pemeriksaan terhadap kartu identitas diri dan barang bawaan Pengadu;
d. setiap Pengadu atau kelompok Pengadu yang akan menyampaikan Pengaduan secara Audiensi wajib menyerahkan surat permintaan atau permohonan Audiensi paling lambat 5 (lima) hari kerja sebelum pelaksanaan Audiensi;
e. setiap Pengadu atau kelompok Pengadu wajib mengisi terlebih dahulu formulir pendaftaran Pengaduan yang ada pada Petugas Keamanan Komnas HAM;
f. dalam hal pada saat yang bersamaan datang Pengadu lebih dari 1 (satu) Pengadu atau kelompok Pengadu untuk kasus yang berbeda maka setiap Pengadu atau kelompok Pengadu wajib menunggu berdasarkan nomor urut pengaduan;
g. dalam hal Pengaduan secara Audiensi maka yang diperbolehkan menyampaikan Pengaduan di ruang pengaduan paling banyak berjumlah 20 (dua puluh) orang, sementara lainnya menunggu di luar ruang Pengaduan;
h. setiap Pengadu atau kelompok Pengadu yang datang ke Komnas HAM wajib mengenakan pakaian yang pantas dan sopan;
i. setiap Pengadu atau kelompok Pengadu yang datang ke Komnas HAM dilarang menginap di Komnas HAM;
j. setiap Pengadu atau kelompok Pengadu pada saat berada di dalam ruang Pengaduan dilarang merokok atau melakukan tindakan yang dapat mengganggu kebersihan dan kenyamanan;
k. setiap Pengadu atau kelompok Pengadu pada saat memasuki lingkungan Komnas HAM dan/atau pada saat berada di ruang Pengaduan dilarang membawa binatang, senjata tajam, senjata api dan barang- barang lainnya yang membahayakan keselamatan manusia;
l. setiap Pengadu atau kelompok Pengadu yang datang ke Komnas HAM dilarang melakukan hal-hal yang dapat mengganggu ketertiban dan kenyamanan Komnas HAM seperti membuat kegaduhan, perusakan benda, dan asusila;dan
m. setiap Pengadu atau kelompok Pengadu dilarang mengucapkan atau melontarkan kata, membuat tulisan atau gambar, yang menunjukan kebencian atau rasa benci kepada orang lain atau bersifat suku ras & agama.
(2) Tata tertib Pengadu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib ditaati oleh setiap Pengadu atau kelompok Pengadu.
(3) Setiap pelanggaran tata tertib pengadu yang dilakukan oleh setiap Pengadu atau kelompok Pengadu akan dikenakan sanksi, yaitu:
a. teguran atau peringatan secara lisan;
b. tindakan tegas berupa pengusiran oleh Petugas Keamanan Komnas HAM dan/atau aparat Kepolisian;dan
c. Pengadu atau kelompok Pengadu yang melakukan tindak pidana, dapat dilaporkan dan diproses secara pidana.