Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 8 Maret 2019
KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN,
ttd
PENNY K. LUKITO
Diundangkan di Jakarta pada tanggal 26 Maret 2019
DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,
ttd
WIDODO EKATJAHJANA
LAMPIRAN I PERATURAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN NOMOR 4 TAHUN 2019 TENTANG SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN
SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN
A. Latar Belakang Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan salah satu elemen pokok yang harus dipenuhi dalam pengelolaan arsip dinamis pada setiap lembaga negara sebagai pencipta arsip termasuk Badan Pengawas Obat dan Makanan. Sebagaimana ketentuan UNDANG-UNDANG Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 40 ayat (4) disebutkan “untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.” Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana ketentuan PERATURAN PEMERINTAH Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang–Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 31 yaitu: Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan: a. penciptaan arsip; b. penggunaan arsip; c. pemeliharaan arsip; dan
d. penyusutan arsip.
Pada kenyataannya di lapangan, pengelolaan arsip dinamis belum dapat terlaksana secara efisien dan efektif sebagaimana yang diharapkan dan belum dapat dimanfaatkan dalam manajemen organisasi secara maksimal.
Berkenaan dengan hal tersebut di atas, Pemerintah telah menerbitkan UNDANG-UNDANG Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
UNDANG-UNDANG ini telah mengubah paradigma bangsa INDONESIA, bahwa semula informasi arsip dinamis prinsipnya tertutup untuk publik menjadi terbuka walaupun ada sebagian informasi dikecualikan atau tertutup. UNDANG-UNDANG ini mewajibkan semua badan publik sebagai pencipta arsip menyediakan informasi yang dikuasainya kepada publik baik diminta maupun tidak diminta. Menurut UNDANG-UNDANG Nomor 43 dan UNDANG-UNDANG Nomor 14 tersebut apabila salah dalam memberikan informasi kepada publik akan merugikan berbagai pihak, baik bagi perorangan, masyarakat, organisasi termasuk pemerintah. Di sisi lain bagi pihak-pihak yang dengan sengaja ataupun tidak menyediakan informasi yang seharusnya dikecualikan, atau sebaliknya tidak menyediakan informasi yang seharusnya terbuka akan mendapatkan sanksi administrasi dan pidana.
Begitu pentingnya layanan informasi bagi publik dan dampaknya bagi kemaslahatan bersama, maka hal tersebut perlu diatur secara cermat terhadap jenis-jenis informasi arsip dari aspek pengamanan dan kewenangan akses arsip. Oleh karena itu penyusunan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di Lingkungan Badan POM perlu dilaksanakan dan dibakukan. Melalui Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di Lingkungan Badan POM, diharapkan layanan informasi arsip bagi publik dapat terlaksana secara benar dan efektif tanpa ada pihak-pihak yang dirugikan.
B. Dasar Hukum
1. UNDANG-UNDANG Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik INDONESIA Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4843) sebagaimana telah diubah dengan UNDANG-UNDANG Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas UNDANG-UNDANG Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik INDONESIA Tahun 2016 Nomor 251);
2. UNDANG-UNDANG Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik INDONESIA Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik INDONESIA Nomor 4846);
3. UNDANG-UNDANG Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik INDONESIA Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik INDONESIA Nomor 5038);
4. UNDANG-UNDANG Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik INDONESIA Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik INDONESIA Nomor 5071);
5. PERATURAN PEMERINTAH Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UNDANG-UNDANG Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik
(Lembaran Negara Republik INDONESIA Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik INDONESIA Nomor 4846);
6. PERATURAN PEMERINTAH Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UNDANG-UNDANG Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik INDONESIA Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik INDONESIA Nomor 5286);
7. Peraturan PRESIDEN Nomor 80 Tahun 2017 tentang Badan Pengawas Obat dan Makanan Makanan (Lembaran Negara. Republik INDONESIA Tahun 2017 Nomor 180);
8. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2010 Nomor 272, Tambahan Berita Negara Republik INDONESIA Nomor 1);
9. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;
10. Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 6 Tahun 2017 tentang Daftar Informasi Publik yang Dikecualikan di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2017 Nomor 542);
11. Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 26 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2017 Nomor 1745);
12. Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 12 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2018 Nomor 784).
C. Maksud dan Tujuan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan dimaksudkan sebagai acuan/ petunjuk bagi dimaksudkan sebagai acuan/ petunjuk pelaksanaan bagi para pejabat struktural dan fungsional dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis dan penentuan akses arsip bagi publik serta perlindungan terhadap keamanan arsip.
Tujuan disusunnya Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan adalah:
1. mendorong unit-unit kerja untuk melakukan pemberkasan arsip dinamis di unit kerjanya secara tertib disertai dengan daftar arsip aktifnya.
2. memberikan petunjuk kepada unit-unit kerja untuk dapat mengamankan dan mematuhi kewenangan akses terhadap klasifikasi informasi arsip yang telah ditetapkan.
3. melindungi fisik dan informasi arsip dari kerusakan dan kehilangan sehingga ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, otentisitas dan realibilitas arsip dapat tetap terjaga.
4. melindungi arsip dari pengaksesan yang tidak sesuai aturan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah.
5. menyediakan layanan informasi arsip dinamis kepada publik dengan prinsip cepat, tepat, murah, dan aman.
D. Ruang lingkup Ruang lingkup Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan adalah Satuan Kerja, Unit Kerja, dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) sesuai dengan Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 26 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan dan Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 12 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan.
E. Pengertian umum
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Jenis Arsip adalah kelompok dokumen yang diatur dalam suatu sistem pemberkasan tertentu atau dipertahankan sebagai satuan unit karena tercipta dari kesamaan proses akumulasi dan pemberkasan, kesamaan aktivitas, memiliki bentuk khusus, atau karena beberapa keterkaitan lain yang muncul dari penerimaan, penciptaan atau penggunaannya.
3. Arsip Fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan kerjasama, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, kepustakaan, informatika/ SIM/TIK, pengawasan dan perlengkapan.
4. Arsip Substantif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang pengawasan obat dan makanan yang meliputi riset dan kajian, standardisasi, registrasi, pengawasan, pemberdayaan masyarakat dan pelaku usaha, penindakan, dan pengembangan pengujian.
5. Badan Pengawas Obat dan Makanan yang selanjutnya disebut Badan adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang menyelenggarakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan obat dan makanan.
6. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip yang dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
7. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengkategorian/ penggolongan arsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan.
8. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip.
9. Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip dinamis berdasarkan klasifikasi keamanan yang ditetapkan sebelumnya.
10. Publik adalah warganegara atau badan hukum yang mengajukan permohonan untuk mengakses arsip dinamis
11. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
12. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
13. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
14. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
15. Biasa/Terbuka adalah arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh orang banyak tidak merugikan siapapun
16. Terbatas adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.
17. Rahasia adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat pada arsip bersifat sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi.
18. Sangat Rahasia adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA, dan keselamatan bangsa.
19. Penggunaan arsip adalah adalah kegiatan penyediaan dan pemanfaatan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
20. Pengguna Internal adalah setiap orang atau unit kerja yang menggunakan arsip dan berasal dari lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan.
21. Pengguna Eksternal adalah setiap orang atau badan hukum yang menggunakan arsip dan berasal dari luar lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan.
22. Prosedur Pengaksesan Informasi Publik adalah tata cara atau aturan ketersediaan informasi sesuai kewenangan hukum dan otorisasi legal pemanfaatan informasi publik.
F. PENGGOLONGAN AKSES ARSIP DINAMIS
1. Penggunan Akses Arsip Penggolongan pengguna yang berhak mengakses terhadap arsip dinamis, yaitu:
a. Pengguna yang berhak di lingkungan internal instansi 1) Penentu Kebijakan mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya, dengan ketentuan sebagai berikut:
(a) Pimpinan tingkat tertinggi mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya.
(b) Pimpinan tingkat tinggi (satu tingkat di bawah pimpinan tingkat tertinggi) mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi dan yang satu tingkat dengan unit di luar unit kerjanya, kecuali telah mendapatkan izin.
(c) Pimpinan tingkat menengah (satu tingkat di bawah pimpinan tingkat tinggi) mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi, pimpinan tingkat tinggi, dan yang satu tingkat dengan unit di luar unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin.
2) Pelaksana kebijakan mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya dengan tingkat klasifikasi biasa, tetapi tidak diberikan hak akses untuk arsip dengan tingkat klasifikasi terbatas, rahasia, dan sangat rahasia yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi, pimpinan tingkat tinggi, pimpinan tingkat menengah, dan yang satu tingkat di atas unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin.
3) Pengawas internal mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti pengawasan yang dilakukan oleh Inspektur Utama Badan Pengawas Obat dan Makanan.
b. Pengguna yang berhak di lingkungan eksternal instansi 1) Publik mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip dengan kategori biasa/terbuka.
2) Pengawas eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan eksternal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti pengawasan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan Badan Pengawasan Keuangan Pembangunan (BPKP)
3) Aparat penegak hukum mempunyai hak untuk mengakses arsip pada pencipta arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditangani dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum.
pelaksanaan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, pengguna yang berhak untuk mengakses arsip dinamis sebagaimana tabel berikut:
Tabel 1. Pengguna yang berhak akses arsip dinamis No Tingkat Klasifikasi Keamanan dan Akses Penentu Kebijakan Pelaksana Kebijakan Pengawas Internal/ Eksternal Publik Penegak Hukum
1. Biasa / Terbuka √ √ √ √ √
2. Terbatas √ - √ - √
3. Rahasia √ - √ - √
4. Sangat Rahasia √ - √ - √
2. Sifat Arsip
a. Arsip dinamis BPOM terbagi menjadi tiga (3) kategori yang meliputi:
1) biasa/umum/terbuka;
2) terbatas; dan 3) rahasia Arsip dinamis di lingkungan BPOM yang termasuk ke dalam kategori arsip biasa/umum/terbuka, merupakan arsip yang tidak memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja BPOM.
b. Arsip dinamis di lingkungan BPOM yang termasuk ke dalam kategori arsip terbatas merupakan arsip yang dari segi bobot informasinya memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja unit teknis di lingkungan BPOM, yang meliputi :
1) arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Kepegawaian seperti personal file, hasil pertimbanan BAPERJAKAT, rekam medis pegawai;
2) arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi perlengkapan seperti dokumen pengadaan barang BPOM;
3) arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi pemeriksaan seperti Laporan Hasil Pemeriksaan Auditor Internal dan Eksternal, Laporan Hasil Pemeriksaan Auditor Independen;
4) arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi keuangan seperti berkas pengelolaan anggaran di setiap unit kerja; dan 5) arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi pengelolaan arsip seperti daftar arsip vital dan daftar arsip terjaga.
c. Arsip dinamis di lingkungan BPOM yang termasuk ke dalam kategori arsip rahasia sebagaimana dimaksud dalam kategori arsip rahasia, mengandung dampak yang luas hingga mengganggu kinerja BPOM yang meliputi arsip dinamis seperti sertifikat tanah, rancang bangun instalasi telepon, instalasi listrik, daftar arsip vital, dan lain-lain.
3. Pengamanan Arsip
a. Pengamanan ruang simpan secara keseluruhan mencakup fasilitas pengamanan seperti pemasangan kamera pengawas (CCTV), kunci pengamanan ruangan, dan media simpan arsip. Pengamanan arsip kategori umum disimpan dalam rak arsip, arsip kategori terbatas di simpan pada filling cabinet, dan arsip kategori rahasia di simpan pada lemari besi.
b. Penentuan Pengelola Arsip meliputi Pejabat Fungsional Arsiparis di Bagian Arsip dan Pengelola Arsip Aktif (PAA) di Central File BPOM.
Arsiparis sebagai pengelola arsip inaktif berperan dalam pengamanan arsip di Records Center (Pusat Arsip) dalam MENETAPKAN hak akses arsip. Arsiparis dan/atau Pengelola Arsip Aktif (PAA) mempunyai wewenang dan tanggung jawab mengelola arsip di central file.
c. Pengamanan informasi arsip dinamis di lingkungan BPOM meliputi Penciptaan daftar arsip terbatas dan daftar arsip rahasia. Tujuan pengamanan merupakan acuan pembatasan akses yang digunakan oleh penyedia informasi yang berada di Records Centre dan Central File.